व्यवसाय प्रक्रिया प्रबंधन के छह चरण

प्रक्रिया में ऐसे परिवर्तन करें, जो जारी मान प्रदान करे

कोई भी दो व्यवसाय प्रक्रियाएं समान नहीं होती हैं, लेकिन लगभग सभी स्थिर स्थिति में होती हैं. कभी-कभी लीडर्स और टीम की बदलाव प्रक्रियाएं सही होती हैं; कभी-कभी उन्हें पूरी तरह से फिर से तैयार किया जाता है. व्यवसाय प्रक्रिया प्रबंधन (BPM) क्या है कि संगठन यह सुनिश्चित करने में कैसे मदद करते हैं कि कोई भी व्यवसाय प्रक्रिया परिवर्तन सही है या नहीं.

प्रभावी BPM पहल के माध्यम से, आपकी कंपनी अधिक कुशल, लचीली प्रक्रियाओं को लागू कर सकती है. अधिक तेज़ी से और सटीक रूप से निर्धारित करती है कि कार्यप्रवाह स्वचालन और अन्य नवीन तकनीकों को कहाँ लागू किया जाए. और मॉनीटरिंग और विश्लेषण के माध्यम से व्यवसाय प्रक्रिया में निरंतर सुधार प्राप्त करती है.

BPM पहल, जो सार्थक परिवर्तन लाती हैं, उनमें आम तौर पर निम्नलिखित व्यवसाय प्रक्रिया प्रबंधन चरण शामिल होते हैं: योजना, डिज़ाइन, मॉडल, कार्यान्वयन, मॉनीटर और अनुकूलन.

व्यवसाय प्रक्रिया प्रबंधन के ये छह चरण BPM जीवनचक्र बनाते हैं. सर्वोत्तम प्रथाओं के आधार पर एक संरचित, चक्रीय दृष्टिकोण, BPM जीवनचक्र परिचालन प्रक्रियाओं का आधुनिकीकरण, प्रबंधन और समर्थन करने के लिए एक उपयोगी फ़्रेमवर्क प्रदान करता है.

चरण एक: अपनी रणनीति बनाएं

सबसे पहले, एक ऐसी व्यवसाय प्रक्रिया प्रबंधन रणनीति बनाने के लिए प्रबंधन के साथ सहयोग करें, जो संगठन के मुख्य व्यावसायिक लक्ष्यों का समर्थन करती हो. कंपनियां ऐसी उच्च प्रभावी, कम जोखिम वाली परियोजनाओं में निवेश करना चाहती हैं, जो अपने KPI के साथ मजबूती से संरेखित मापने योग्य परिणाम प्रदान करें.

उन व्यावसायिक क्षेत्रों को देखें जहां कंपनी के उद्देश्यों को पूरा करने की प्रगति धीमी या रुकी हुई है. संबंधित व्यावसायिक गतिविधियों को तीन मुख्य प्रकार के व्यवसाय प्रक्रिया प्रबंधन में से एक में वर्गीकृत करके—मोटे तौर पर परिभाषित करें कि संभावित रूप से क्या बदलने की जरूरत है—और कैसे:

• मानव-केंद्रित BPM. बड़े पैमाने पर स्वचालन की कमी, मानव-केंद्रित प्रक्रिया लोगों के इर्द-गिर्द घूमती है. कुछ निर्णय, अनुमोदन और अन्य प्रक्रिया कार्य विशिष्ट रूप से कर्मचारियों, ग्राहकों और अन्य व्यक्तियों के करने हेतु होते हैं. ऐसे मामलों में, BPM को अच्छी तरह से डिज़ाइन किए गए एप्लिकेशन इंटरफ़ेस, सूचना और ट्रैकिंग फ़ंक्शन के माध्यम से व्यक्तियों को सशक्त बनाना चाहिए.
  
  मानव-केंद्रित BPM के उदाहरणों में भर्ती प्रक्रियाएँ शामिल हैं, जिसमें मानव संसाधन कर्मचारी नौकरी उपलब्धता के बारे में पोस्ट करने, उम्मीदवारों की स्क्रीनिंग करने, संदर्भों की माँग करने और उम्मीदवारों का साक्षात्कार करने के लिए प्रबंधकों के साथ काम करते हैं. एक अन्य उदाहरण ग्राहक शिकायत प्रक्रिया है, जिसे सेवा प्रतिनिधियों द्वारा नियंत्रित किया जाता है.
• दस्तावेज़-केंद्रित BPM. ऐसी प्रक्रियाएँ, जिनमें कागज़-और इलेक्ट्रॉनिक-आधारित दस्तावेज़ शामिल होते हैं, उन्हें कंपनी, उद्योग और नियामक आवश्यकताओं के अनुसार सावधानी से हैंडल किया जाना चाहिए. दस्तावेज़-केंद्रित BPM दक्षता और सटीकता को बढ़ावा देने के लिए अनुपालन बनाए रखते हुए अक्सर कार्यप्रवाह का उपयोग करता है.
  
  दस्तावेज़-गहन BPM के उदाहरण कानूनी, वित्त, क्रय, और ऐसे अन्य विभागों में देखे जा सकते हैं, जो समीक्षा और साइनऑफ़ के लिए अनुबंधों और समझौतों को कई लोगों तक पहुंचाते हैं. एक अन्य उदाहरण चिकित्सा संगठन हैं, जो इलेक्ट्रॉनिक स्वास्थ्य रिकॉर्ड कायम रखता है.
• एकीकरण-केंद्रित BPM. यह श्रेणी एंटरप्राइज़ संसाधन प्रबंधन (ERP), ग्राहक संबंध प्रबंधन () और मानव संसाधन प्रबंधन प्रणाली (HRMS) एप्लिकेशन जैसे सिस्टम को एकीकृत और स्वचालित करने पर केंद्रित है. एकीकरण-केंद्रित BPM लोगों को कनेक्टर्स और API के माध्यम से ऐप, डेटा और सेवाओं तक त्वरित रूप से पहुँचने में सक्षम बनाता है, जिससे उपयोगकर्ता की उत्पादकता और संतुष्टि बढ़ती है.
  
  एकीकरण-केंद्रित BPM के उदाहरणों में मार्केटिंग और विक्रय टीम शामिल हैं, जो संभावित और मौजूदा ग्राहकों के बारे में विस्तृत जानकारी साझा करने के लिए इंटरकनेक्टेड अभियान, लीड विश्लेषण और CRM उपकरणों का उपयोग करती हैं.

चरण दो: आदर्श प्रक्रियाएँ डिज़ाइन और मैप करें

स्पष्ट रूप से रणनीतिक उद्देश्यों को परिभाषित कर लेने और व्यवसाय से समर्थन प्राप्त करने के बाद, सुधार के लिए लक्षित प्रत्येक प्रक्रिया का विश्लेषण और मानचित्रण करें. प्रमुख प्रक्रिया इवेंट, प्रत्येक के लिए आवश्यक मैन्युअल और स्वचालित कार्य, उन्हें निष्पादित करने वाले लोगों, टाइमलाइन और उपयोग की जाने वाली सभी तकनीकों की पहचान करें. बाधाओं और विलंबों; निरर्थक, अनावश्यक कार्यों; और अत्यधिक लागत और मानवीय त्रुटियों वाले क्षेत्रों, ग्राहक असंतोष, या गैर-अनुपालन को खोजें.

इसके बाद, एक बार "जैसी है" स्थिति को पूरी तरह से समझ लेने के बाद, प्रक्रिया के लिए नई व्यावसायिक आवश्यकताओं को स्थापित करने हेतु इनसाइट का उपयोग करें. उसके बाद, एक आदर्श "भावी" स्थिति को डिज़ाइन और मैप करें. समस्याओं को हल करने के लिए विभिन्न तरीकों पर मंथन करें. साथ ही, व्यवसाय प्रक्रिया में सुधार को ट्रैक करने के लिए मेट्रिक्स की रूपरेखा तैयार करें. उन प्रक्रिया हिताधिकारियों से बात करें, जिनकी भागीदारी परियोजना की सफलता के लिए महत्वपूर्ण है, ताकि मूल्यांकन डेटा एकत्र करने और डिज़ाइन पर प्रतिक्रिया प्रदान करने में मदद मिल सके.

आपकी BPM पहल के प्रारंभ में, हो सकता है कि आपकी कंपनी आपके दृष्टिकोण को और अधिक संरचित करने और उद्देश्य की साझा भावना को बढ़ावा देने के लिए एक व्यवसाय प्रक्रिया सुधार विधि को अपनाना चाहे. हालांकि व्यवसाय प्रक्रिया सुधार विधियों के अलग-अलग सिद्धांत और तकनीकें हैं, ये सभी विधियाँ अपशिष्ट को खत्म करने, बाधाओं को दूर करने, सहयोग बढ़ाने और सांस्कृतिक परिवर्तन को बढ़ावा देने में मदद करना चाहती हैं.

सामान्य व्यवसाय प्रक्रिया सुधार विधियों में निम्न शामिल हैं:

• एजाइल प्रबंधन
• काइज़न
• लीन प्रबंधन
• सिक्स सिग्मा
• संपूर्ण गुणवत्ता प्रबंधन

साथ ही, कार्यप्रवाहों का त्वरित रूप से विश्लेषण और विज़ुअलाइज़ करने के लिए प्रक्रिया माइनिंग, प्रक्रिया मैपिंग और अन्य व्यवसाय प्रक्रिया प्रबंधन सॉफ़्टवेयर (BPMS) का लाभ उठाएं. इसी तरह से, इंटेलिजेंट BPMS (iBPMS) समाधान क्लाउड, AI और बड़ी डेटा विश्लेषण क्षमताओं के साथ कार्यप्रवाहों को बेहतर बनाने में मदद कर सकते हैं.

चरण तीन: प्रक्रिया प्रवाहों का मॉडल बनाएँ और परीक्षण करें

इस चरण में, आदर्श डिज़ाइन का परीक्षण करें. एक ऐसा प्रोटोटाइप मॉडल बनाएं, जो सभी प्रक्रिया गतिविधियों, व्यावसायिक नियमों और डेटा प्रवाहों का डिजिटल रूप से प्रतिनिधित्व करे. उसके बाद, समय, लागत और संसाधनों जैसे चर के विभिन्न संयोजनों का उपयोग करके मॉडल के विरुद्ध सिम्यूलेशन चलाएं. परिणामों के आधार पर, मॉडल को समायोजित और उसका परीक्षण करना जारी रखें और इष्टतम व्यवसाय परिणाम पाने के लिए मौजूदा कार्यप्रवाह को संशोधित करें या नए बनाएँ.

सिम्यूलेशन मॉडलिंग यह विश्लेषण करने के लिए एक लागत प्रभावी तरीका प्रदान करती है कि विभिन्न परिस्थितियों में एक प्रक्रिया कैसा प्रदर्शन करती है. मॉडलिंग, परीक्षण और विश्लेषण को स्वचालित करने वाले BPMS उपकरण इस चरण को महत्वपूर्ण रूप से सुव्यवस्थित कर सकते हैं. वे आपकी कंपनी के कार्य परिवेश में परिवर्तन करने से पहले तेज़ी से यह निर्धारित करने में मदद कर सकते हैं कि किसी डिज़ाइन को कैसे बेहतर बनाया जाए.

चरण चार: सुधार लागू करें

आप अपनी अनुकूलित प्रक्रिया के साथ लाइव होने के लिए तैयार हैं. एक ऐसे प्रूफ़-ऑफ़-कॉन्सेप्ट समाधान के साथ शुरू करें, जिसमें एक छोटा समूह प्रक्रिया का परीक्षण करता है. उसके बाद, प्रक्रिया को तदनुसार विकसित करने के लिए उनकी प्रतिक्रिया का उपयोग करें. नई स्वचालित और एकीकृत प्रक्रियाओं के लिए सहज उपयोगकर्ता इंटरफ़ेस विकसित करने हेतु BPMS पूर्वनिर्मित टेम्पलेट और कनेक्टर का लाभ उठाएं.

औपचारिक रूप से बड़े संगठन के साथ प्रक्रिया लॉन्च करने से पहले, परियोजना और परिवर्तन प्रबंधन के लिए योजनाओं और संसाधनों को व्यवस्थित करें. टीमों को उचित रूप से ट्रांज़िशन करें, ताकि आप प्रारंभिक अड़चनों को सुचारू कर सकें, परिचालन संबंधी रुकावटों को रोक सकें और एडॉप्शन को बढ़ावा दे सकें. इसके अलावा, मेट्रिक्स को अंतिम रूप दें, और डैशबोर्ड बनाने के लिए बिजनेस इंटेलिजेंस (BI) टूल्स का उपयोग करें और ऐसी रिपोर्ट जनरेट करें, जो रीयल-टाइम या लगभग रीयल-टाइम इनसाइट प्रदान करें.

अपनी परिवर्तन प्रबंधन योजना के हिस्से के रूप में, कार्य भूमिकाओं और जिम्मेदारियों को अपडेट करें और कर्मचारियों के साथ प्रशिक्षण सत्र आयोजित करें. प्रभावित ग्राहकों और आपूर्तिकर्ताओं को सूचित करें और सहायता प्रदान करें.

चरण पांच: प्रदर्शन मेट्रिक्स मॉनीटर और ट्रैक करें

BPM जीवनचक्र के इस चरण में, प्रदर्शन मेट्रिक्स जनरेट करने के लिए डेटा मॉनीटर करके भावी परिवर्तन के संभावित क्षेत्रों की पहचान करें. अपने उद्देश्यों के आधार पर, आप नई प्रक्रिया दक्षताओं के विभिन्न पहलुओं में खोजबीन कर सकते हैं, जैसे कि कितनी अच्छी तरह:

• एक कार्यप्रवाह प्रक्रिया में कार्य करता है.
• एक प्रक्रिया बड़े संगठन में कार्य करती है.
• एक प्रक्रिया तकनीकी परिप्रेक्ष्य से संचालित होती है.

साथ ही, समय और लागत बचत—साधित और संभावित दोनों के बारे में और अधिक जानने के लिए हिताधिकारियों के साथ बात करें और—अड़चनों को उजागर करें.

मेट्रिक्स जनरेट, विज़ुअलाइज़ और रिपोर्ट करने, उद्योग बेंचमार्क के साथ आँकड़ों की तुलना करने और यह मूल्यांकन करके कि वे आपके संगठन के KPI को कैसे मापते हैं, BI टूल्स का उपयोग करें. एक बार फिर, डेटा संग्रह और सिम्यूलेशन मॉडलिंग में सहायता के लिए BPMS समाधानों का लाभ उठाएं. यह सुनिश्चित करने के लिए यथासंभव नियमित रूप से प्रदर्शन को मॉनीटर करें कि BPM पहल अपने उद्देश्यों को पूरा करना और संगठन के बड़े व्यावसायिक लक्ष्यों का समर्थन करना जारी रखेगी.

छठा चरण: ताज़ा इनसाइट के आधार पर अनुकूलित करें

आपके मॉनीटरिंग और ट्रैकिंग प्रयासों ने बहुतायत में कार्रवाई योग्य इनसाइट जनरेट की हैं. अब समय आ गया है कि इस जानकारी का उपयोग व्यवसाय प्रक्रिया में सुधार को दोगुना करने के लिए किया जाए. निरंतर पुनरावृत्ति और नवाचार के माध्यम से प्रक्रिया और उसके कार्यप्रवाहों को परिष्कृत करते रहें, ताकि नई परिचालन क्षमता प्राप्त की जा सकें. अक्सर, आप स्वचालन, मानकीकरण और एकीकरण के लिए अतिरिक्त अवसरों को उजागर करेंगे.

अधिक से अधिक व्यावसायिक मूल्य उत्पन्न करने की तलाश कभी समाप्त नहीं होती है और न ही प्रक्रिया की मॉनीटरिंग और गतिविधियों को अनुकूलित करने की प्रक्रिया समाप्त होती है. व्यावसायिक रणनीतियां, मार्केटप्लेस की स्थितियां और नियामक आवश्यकताएँ बदलती रहेंगी, इसलिए अपनी प्रक्रियाओं को अनुकूलित करने के लिए तैयार रहें.

यदि परिस्थितियाँ महत्वपूर्ण अपडेट की मांग करती हैं, तो BPM जीवनचक्र फिर से प्रारंभ करें. अब तक, आपके एंटरप्राइज़ ने व्यवसाय प्रक्रिया प्रबंधन के चरणों को अपनाया है. लीडर्स और प्रक्रिया हिताधिकारी नई पहलों की रणनीति बनाने के लिए एक साथ मिलकर काम कर सकते हैं.