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व्यवसाय प्रक्रिया प्रबंधन क्या है?

व्यवसाय प्रक्रिया दोहराने योग्य कार्यों की एक श्रृंखला होती है, जो किसी नियमित उद्देश्य को प्राप्त करने के क्रम में की जाती है. व्यवसाय प्रक्रियाओं में मिनट या सप्ताह लग सकते हैं और इसमें कर्मचारी अवकाश अनुरोधों जैसी सरल या आपूर्ति-श्रृंखला लॉजिस्टिक जैसी जटिल गतिविधियाँ शामिल हो सकती हैं. कुशल, प्रभावी प्रक्रियाएं कर्मचारी उत्पादकता, Customer Engagement और आपके व्यवसाय के हर दूसरे पहलू को बेहतर बनाने में मदद करेंगी. अप्रभावी, दुष्क्रियात्मक प्रक्रियाएं कर्मचारियों को हताश करती हैं, अनावश्यक लागत, असंतुष्ट ग्राहक और अंतत: आय में कमी पैदा करती हैं.

व्यवसाय प्रक्रिया प्रबंधन (BPM), मैन्युअल प्रक्रियाओं को सुव्यवस्थित करने और विशिष्ट व्यावसायिक लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए अक्सर कार्यप्रवाह स्वचालन का उपयोग करके इन प्रक्रियाओं का विश्लेषण करने, उनमें तेज़ी लाने और अनुकूलित करने के आपकी कंपनी के दीर्घकालिक प्रयासों को संदर्भित करता है. सभी प्रकार के नियमित व्यावसायिक कार्यों को स्वचालित करके—फ़ाइलों को प्रबंधित करने से लेकर स्प्रैडशीट अद्यतन करने तक—आप दक्षता में सुधार कर सकते हैं, जोखिम कम कर सकते हैं और अपने व्यवसाय को अधिक रणनीतिक रूप से फ़ोकस रख सकते हैं.

BPM के लाभों को अनलॉक करना

BPM रणनीति बनाना शुरू करने से पहले, विभिन्न प्रकार की व्यवसाय प्रक्रियाओं, आपकी कंपनी के भीतर उनके लिए कौन जिम्मेदार है, और किन समस्याओं को हल करने में BPM आपकी मदद कर सकता है, इनके बारे में जानना महत्वपूर्ण है.

सबसे पहले, व्यवसाय प्रक्रियाओं को तीन मुख्य श्रेणियों में विभाजित किया जा सकता है:

  • परिचालन प्रक्रियाएं ग्राहक ऑर्डर, खाता निर्माण और उत्पादन अनुकूलन जैसी कोर व्यावसायिक और विशिष्ट मान स्ट्रीम्स को कवर करती हैं.

  • प्रबंधन प्रक्रियाएं में कॉरपोरेट गवर्नेंस, बजट और HR कार्यप्रवाह जैसी चीजें शामिल हैं.

  • सहायक प्रक्रियाएं लेखांकन, भर्ती और तकनीकी सहायता जैसे क्षेत्रों में बड़ी प्रक्रियाओं को रेखांकित करती हैं.

अपनी BPM टीम बनाना

किसी भी व्यवसाय प्रक्रिया के लिए जिम्मेदार कर्मचारियों को व्यवसाय प्रक्रिया स्वामी कहा जाता है. क्योंकि वे प्रक्रिया को शुरुआत से लेकर अंत तक प्रबंधित करते हैं, वे जानते हैं कि कैसे वह प्रक्रिया उन प्रक्रियाओं को प्रभावित कर सकती हैं और उनसे प्रभावित हो सकती है, जो उससे पहले या बाद की होती हैं. अन्य विभागों में काम करने वाले प्रमुख कर्मचारियों को असतत व्यवसाय प्रक्रियाओं का स्वामित्व देना समझ को बढ़ा सकता है और आपके पूरे संगठन में बेहतर BPM लागू कर सकता है.

उदाहरण के लिए, एक बड़ी कंपनी की एक सफल BPM टीम में ये सभी भूमिकाएँ शामिल हो सकती हैं:

  • व्यवसाय प्रक्रिया चैंपियन. एक चैंपियन दूरगामी लाभों को समझता है और संगठन को BPM के मूल्य के बारे में बताता है.

  • प्रक्रिया स्वामी. एक व्यक्ति या टीम, जिसे व्यवसाय की चुनौतियों का सामना करना होता है, कार्यप्रवाह को सुव्यवस्थित करना होता है, अवसरों को पकड़ना होता है, वह महत्वपूर्ण परिप्रेक्ष्य और इनपुट प्रदान कर सकता है—जो उपयोगकर्ता को शामिल करने और BPM की सफलता के लिए महत्वपूर्ण है.

  • व्यापार प्रक्रिया निदेशक. एक निदेशक, जो संगठन-व्यापी BPM प्रयासों का नेतृत्व करता है.

  • व्यापार प्रक्रिया सलाहकार. एक सलाहकार, जो व्यावसायिक प्रक्रिया निदेशक को सलाह देने के लिए तकनीकी कौशल और BPM की समझ का उपयोग करता है.

  • परियोजना प्रबंधक. एक परियोजना प्रबंधक, जो परियोजना योजना को बनाने और लागू करने में मदद करता है और टीम संचार, माइलस्टोन, डिलिवरेबल्स और समय सीमा का प्रबंधन करता है.

  • व्यापार विश्लेषक. एक विश्लेषक, जो आवश्यक प्रक्रिया सुधारों को इंगित करता है.

  • समाधान वास्तुकार. एक समाधान वास्तुकार तकनीकी सहायता प्रदान करता है, खासकर तब, जब मौजूदा लाइन-ऑफ-बिजनेस एप्लिकेशन के साथ अंतरसंचालनीयता की बात आती है.

  • प्रभावित करने वाले. अक्सर अपने साथियों के बीच के नेता, प्रभावित करने वाले लोग शुरुआती रूप से नए विचारों, प्रथाओं और उपकरणों को अपनाते हैं, और वे व्यवसाय प्रक्रिया में सुधार को परिष्कृत करने और परिवर्तन की वकालत करने में मदद करते हैं.

  • BPM सहायता समूह. इस समूह में प्रमुख IT पेशेवर, कॉर्पोरेट नियोजन अधिकारी और अन्य नेतृत्व शामिल होते हैं, जो BPM मानकों, विधियों, शासन और तकनीक को संस्थागत बनाने में मदद करते हैं.

खोए हुए अवसरों के साथ न रहें

परंपरागत रूप से, व्यावसायिक नेतृत्व के पास BPM का स्वामित्व होता है; आखिरकार वे व्यावसायिक प्रक्रियाएं हैं. लेकिन अत्यधिक परिष्कृत व्यवसाय प्रक्रिया प्रबंधन सॉफ़्टवेयर के आगमन के साथ, IT अब एक बड़ी भूमिका निभा रहा है. यदि आप IT को एक स्वयं-सेवा, लो-कोड कार्यप्रवाह स्वचालन प्लेटफ़ॉर्म परिनियोजित करने देते हैं जिसका उपयोग व्यावसायिक कर्मचारी प्रक्रियाओं को सुव्यवस्थित करने और उन समस्याओं को हल करने के लिए कर सकते हैं जिन्हें वे सबसे अच्छी तरह समझते हैं, तो आपको अपनी तकनीक और व्यावसायिक आवश्यकताओं के बीच एक उत्पादकता युक्त संतुलन मिल सकता है.

स्वचालित, स्वचालित, स्वचालित

स्वचालन BPM का दिल है. अब उपलब्ध तकनीक के साथ, सफल व्यवसायों को दोहराए जाने वाली, समय लेने वाली मैन्युअल प्रक्रियाओं को स्वचालित करने का हर अवसर मिलना चाहिए. कार्यप्रवाह स्वचालन के साथ, आप डेटा प्रविष्टि, सोशल मीडिया अद्यतन, इन्वेंट्री, रिपोर्ट आदि जैसी व्यावसायिक प्रक्रियाओं को सुव्यवस्थित कर सकते हैं. आप अपने कर्मचारियों को दोहराए जाने वाली और नियमित प्रक्रियाओं से मुक्त कर सकते हैं, उत्पादकता बढ़ा सकते हैं, लागत और मानवीय त्रुटि को कम कर सकते हैं.

नागरिक विकास संस्कृति बनाना

आप मोबाइल ऐप बनाना के द्वारा कुछ ऐसी व्यावसायिक प्रक्रियाओं को अनुकूलित भी कर सकते हैं, जो आपके कर्मचारियों को कनेक्टेड और प्रभावी रहने में मदद करती हैं, उनके काम करने के तरीके को बदलती हैं, और रियल-टाइम व्यावसायिक इनसाइट जनरेट करती हैं. सही ऐप डेवलपमेंट प्लेटफ़ॉर्म के साथ, इंजीनियर, IT विशेषज्ञ और सामान्य व्यवसाय उपयोगकर्ता एक नागरिक विकास संस्कृति का निर्माण कर सकते हैं और—व्यवसाय नेतृत्व और पेशेवर डेवलपर्स पर निर्भर हुए बिना या उनकी प्रतीक्षा किए बिना अपने स्वयं के लो-कोड वाले व्यावसायिक समाधान बना सकते हैं.

हर अवसर का अधिकतम लाभ उठाना

आपको अप्रभावी मैन्युअल प्रक्रियाओं, अतिरिक्त लागतों और खोए हुए अवसरों के साथ जीने की ज़रूरत नहीं है. सही भूमिकाओं वाले सही लोगों, अपनी प्रक्रियाओं की एक ठोस समझ और अच्छे स्वचालन उपकरण के साथ, आपका व्यवसाय BPM का उपयोग निम्नलिखित के लिए कर सकता है:

  • ग्राहकों और लागत बिक्री को हतोत्साहित करने वाली बोझिल ऑनलाइन चेकआउट प्रक्रियाओं को कम करना.
  • ऐसी मैन्युअल प्रक्रियाओं को स्वचालित करना, जिनमें बहुत अधिक समय लगता है, बहुत अधिक लागत आती है और कर्मचारियों को हताश करती हैं.
  • वित्तीय प्रक्रियाओं में उन बाधाओं को दूर करना, जिनके कारण भुगतान में देरी होती है.
  • संसाधनों को बर्बाद करने वाले डुप्लिकेशन कार्यों को कम करना.
  • समय सीमा को प्रभावित करने वाली लंबी या अनिश्चित प्रक्रियाओं को छोटा या मानकीकृत करना.
  • संबंधों को कमजोर करने वाली अप्रभावी क्लाइंट ऑनबोर्डिंग को सुव्यवस्थित बनाना.

व्यवसाय प्रक्रिया प्रबंधन रणनीति बनाना

यदि आपका व्यवसाय ऐसी परिचालन, प्रबंधन और समर्थन प्रक्रियाओं से जूझ रहा है, जो बोझिल, निरर्थक, बहुत लंबी, बहुत धीमी या बहुत महंगी हैं, तो एक व्यापक BPM रणनीति बनाने से मदद मिल सकती है. निम्नलिखित सर्वोत्तम प्रथाएँ BPM पहल शुरू करने और अपनी सफलता का मूल्यांकन करने में आपकी मदद करेंगी:

  • प्रबंधन से सहयोग प्राप्त करना. यदि आपको अपनी व्यवसाय प्रक्रिया सुधार योजनाओं का समर्थन करने के लिए संसाधनों की आवश्यकता है, तो यह महत्वपूर्ण है.

  • विशिष्ट प्रक्रिया का विश्लेषण और मानचित्रण करना. अड़चनों, दोहराए गए प्रयास और अनावश्यक देरी का पता लगाएं के लिए फ़्लो चार्ट, माइंड मैपिंग या प्रोसेस-माइनिंग सॉफ़्टवेयर का उपयोग करें. उन लोगों से प्रतिक्रिया प्राप्त करें जो इस प्रक्रिया में सबसे अधिक शामिल हैं, ताकि आप यह समझ सकें कि आप उनके साथ बदलाव शुरू करने के लिए किन चीज़ों में सुधार कर सकते हैं—किन चीज़ों को शामिल कर सकते हैं.

  • प्रक्रिया को रिडिज़ाइन करना. हिताधिकारी इनपुट मांगें और सुनिश्चित करें कि हर कोई प्रक्रिया को सुव्यवस्थित करने के महत्व को समझता है. माइंड मैपिंग और विश्लेषण से सीखे गए अपने पाठों को शामिल करें. महत्वपूर्ण या जटिल कार्यप्रवाहों के लिए प्रभाव विश्लेषण पर विचार करें.

  • संसाधन इकट्ठा करना और परिवर्तन लागू करना. परियोजना प्रबंधन सॉफ़्टवेयर, कार्यप्रवाह स्वचालन उपकरण और रीयल-टाइम डैशबोर्ड जैसे प्रभावी BPM प्लेटफ़ॉर्म बनाने के लिए आवश्यक संसाधनों को एकत्रित करें. ऐसे संसाधन चुनें जो उस व्यावसायिक मूल्य के साथ संरेखित हों जिसे आप बनाना चाहते हैं और विशिष्ट डिलिवरेबल्स और टाइमलाइन के साथ परिवर्तन का प्रबंधन करें. पहले एक छोटे से पायलट को रोल आउट करके, आप बग का समाधान कर सकते हैं, बेहतर प्रथाओं के लिए उत्साह पैदा कर सकते हैं, और एडॉप्शन को बढ़ावा दे सकते हैं.

  • ट्रैक और अनुकूलित करना. हितधारकों के साथ चेक इन करके मॉनीटर करें कि आपकी नई प्रक्रियाएं कैसे काम करती हैं. आवश्यकतानुसार परिशोधन जोड़ने के लिए तैयार रहें.

BPM मान बनाना

यदि आप उपरोक्त सर्वोत्तम प्रथाओं का पालन करते हैं, एक ठोस BPM टीम बनाते हैं, और जानते हैं कि आप अधिक मान बनाने के लिए प्रक्रियाओं को कैसे सुधार सकते हैं, तो व्यवसाय प्रक्रिया प्रबंधन वास्तविक लाभ दे कर सकता है, जिसमें निम्नलिखित शामिल हैं:

  • उत्पादकता में वृद्धि. अधिक कुशल प्रक्रियाएं अधिक कुशल कर्मचारी देती हैं, और आप कार्यस्थल विश्लेषण सॉफ़्टवेयर का उपयोग करके प्रदर्शन मीट्रिक का मूल्यांकन कर सकते हैं.

  • लाभ के लिए तेज़ समय. अपनी IT प्रक्रियाओं में सुधार करना यह प्रभावित कर सकता है कि आपके व्यवसाय में सॉफ़्टवेयर एप्लिकेशन कितनी तेज़ी से विकसित और परिनियोजित किए जाते हैं.

  • बेहतर गुणवत्ता. विकास में तेज़ी लाने के अलावा, परीक्षण में सुधार किसी भी प्रदर्शन या सुरक्षा समस्या को तुरंत हल कर सकते हैं, जिससे आपके उत्पाद या सेवा की गुणवत्ता में सुधार होता है.

  • ग्राहकों की संतुष्टि में वृद्धि. अपने व्यवसाय की ग्राहक सेवा प्रक्रियाओं को ठीक करने से ग्राहकों की संख्या और उनकी लॉयल्टी बढ़ाने में मदद मिल सकती है.

  • बेहतर कर्मचारी कार्य अनुभव. कुशल व्यावसायिक प्रक्रियाएं कार्यस्थान में संतुष्टि बढ़ाने, मनोबल में सुधार करने और संभावित रूप से टर्नओवर को कम करने की नींव हैं.

अपनी व्यवसाय प्रक्रियाओं को अभी अनुकूलित करना शुरू करें

हर व्यवसाय चीजों को बेहतर, तेज़ और स्मार्ट तरीके से करने का प्रयास करता है. एक व्यापक BPM रणनीति को सही कार्यप्रवाह स्वचालन सॉफ़्टवेयर के साथ संयोजित करने से आपके व्यवसाय को इन लक्ष्यों को पूरा करने में मदद मिल सकती है.

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