व्यवसाय प्रक्रिया स्वचालन के 6 लाभ

व्यवसाय प्रक्रिया स्वचालन क्या है?

चूँकि आपका व्यवसाय बड़ी मात्रा में डेटा संसाधित करता रहता है और प्रतिदिन अनेक कार्यों को संभालता है, अतः आपकी टीम के सदस्यों के लिए त्रुटि, देरी और अक्षम प्रणालियों में सुधार की गुंजाइश को कम करने में मुश्किल आ सकती है. व्यवसाय प्रक्रिया स्वचालन आपको ऐसे कार्यप्रवाह बनाने, प्रबंधित करने और अनुकूलित करने में सक्षम बनाता है, जो संगठनात्मक प्रभावशीलता और उत्पादकता को बढ़ाते हैं.

व्यवसाय प्रक्रिया स्वचालन दैनिक, दोहराई जाने वाली व्यवसाय प्रक्रियाओं, जो सामान्यतः मैन्युअल सेटिंग में पूरी की जाती हैं, का स्वचालन करना है. BPA से आप बहु-स्तरीय कार्यप्रवाहों से लेकर साधारण ग्राहक की प्रतिक्रियाओं तक, दोहराने वाले कार्यों को जल्दी और कुशलतापूर्वक पूरा करने और पेपरलेस प्रक्रियाओं में रूपांतरित करने में सक्षम बनते हैं. इसका अर्थ उन कार्यों को, जो अत्यधिक मात्रा में अपरिष्कृत डेटा और दस्तावेज़ीकरण, जैसे उत्पाद विकास, विक्रय, मानव संसाधन, आदि से संबंध रखते हैं, स्वचालित करना है. व्यवसाय प्रक्रिया प्रबंधन सॉफ़्टवेयर (BPMS) को शामिल करने से आप व्यवसाय प्रक्रिया स्वचालन का उपयोग करके बनाए गए सभी नए कार्यप्रवाहों को प्रबंधित कर सकते हैं.

BPA समाधान लागू करने के लाभ

जब आप समझ जाते हैं कि कौन-कौन सी प्रक्रियाओं को स्वचालित किया जा सकता है और किन को नहीं और अपनी टीम के लिए एक गतिशील कार्यप्रवाह कैसे बनाया जाए, तो आप व्यवसाय प्रक्रिया स्वचालन सॉफ़्टवेयर की पेशकश का लाभ उठा सकते हैं. आपके संगठन को अपनी व्यवसाय प्रक्रियाएँ स्वचालित करने से जो शीर्ष छह लाभ मिलेंगे, वे नीचे दिए गए हैं:

1. बेहतर दक्षता और उत्पादकता. एक नया स्वचालन समाधान को, जो ग़लतियों की संभावनाएँ समाप्त करता है, शामिल करते समय आपका व्यवसाय तुरंत अधिक सुव्यवस्थित हो जाता है और उसमें त्रुटियों में कमी आती है. आपकी टीम रोजाना जिन जटिल और कठिन मैनुअल प्रक्रियाओं को करती है, उन्हें हटाते हुए आप रूकावट उत्पन्न करने वाले कार्य दूर करते हैं और व्यवसाय इकाइयों, टीम के सदस्यों और अपने संगठन के सभी लोगों के बीच अधिक उच्च-स्तरीय व्यवसाय प्रक्रियाओं को तेज़ करते हैं.
2. समय और लागत में कमी. स्वचालन लागत को कम करने और लाभप्रदता को बढ़ाने में आपके व्यवसाय की मदद करता है, विशेष रूप से उन टीमों की मदद करता है, जो अपनी जिम्मेदारियों को पूरा करने के लिए मैन्युअल पेपर प्रक्रियाओं का उपयोग करती हैं. चूँकि प्रक्रियाओं को स्वचालित करने से आपके आंतरिक संचालन में तेजी आती है, अतः उन प्रक्रियाओं को पूर्ण करने वाले संसाधनों पर लगने वाले समय और धन की बचत आसानी से की जा सकती है और जो कर्मचारी पहले इन कार्यों को मैन्युअल प्रयासों से करते थे, उन्हें आप अधिक महत्वपूर्ण मामले असाइन कर पुनः कार्य पर लगा सकते हैं.
3. डेटा और दस्तावेज़ प्रबंधन में आसानी. मैन्युअल प्रक्रियाओं का उपयोग करते समय, कर्मचारी लिखित पत्रव्यवहारों, स्प्रेडशीट और अन्य दस्तावेज़ों के विषयों से भटक सकते हैं, चाहे वे मुद्रित हों या ईमेल के बीच पारित हों. साथ ही, जानकारी के स्थानांतरण या एक डेटा स्रोत से गणना कर दूसरा डेटा स्रोत बनाने का अर्थ है मानवीय त्रुटियों के लिए अवसरों का बढ़ना, साथ ही अधिक समय व्यतीत होना. प्रक्रिया स्वचालन का अर्थ है कि आपके सभी दस्तावेज़ और डेटा एक ही स्थान पर रखे जाते हैं, दस्तावेज़ प्रबंधन को सुव्यवस्थित किया जाता है, ताकि इन्हें संगठित करना और इनकी पुनर्प्राप्ति सरल हो सके.
4. दृश्यता और पारदर्शिता. आपको अपनी टीम को अतिरिक्त सहायता प्रदान करने की आवश्यकता नहीं होगी, क्योंकि स्वचालन समाधान यह सुनिश्चित करते हैं कि सर्वोत्तम प्रथाओं का पालन किया गया है और शासन विधि लागू की गई है. डेटा एकत्रण, रिपोर्टिंग और विश्लेषण क्षमताओं के जरिए, आप वह डेटा डैशबोर्ड देख सकते हैं, जिसमें आपको दृश्यता और पारदर्शिता मिलती है कि प्रत्येक व्यक्ति वर्तमान में किस पर कार्य कर रहा है, ताकि आप अधिक सूचित निर्णय ले सकें.
5. प्रक्रिया मानकीकरण और अनुपालन. स्वचालन प्रक्रियाओं में सख्त दिशानिर्देश होते हैं कि दस्तावेज़ों में परिवर्तन या अपडेट करने के लिए कौन सक्षम है, परंतु हो सकता है कि आपकी टीम के सदस्य हमेशा उनका पालन न करें. BPA लागू करने पर, आपको छूटे हुए चरणों के बारे में चिंता करने की आवश्यकता नहीं है, क्योंकि सिस्टम में प्रक्रिया पहले से ही अंतर्निहित है. आप एक कुशल डिजिटल कार्यप्रवाह स्वचालन का निर्माण कर सकते हैं जो सुनिश्चित करता है कि सही जानकारी, सही समय पर, सही व्यक्ति तक पहुंचे. इसका अर्थ यह भी है कि व्यवसाय उन लॉगिंग नाम, दिनांक और असाइनमेंट विवरण के माध्यम से बिना किसी परेशानी के यह ट्रैक कर सकेंगे कि कौन सा व्यक्ति किस डेटा का उपयोग कर रहा है. इस जानकारी को दर्ज रखने से आपको ऑडिट ट्रेल और अनुपालन प्रदर्शित करने में भी मदद मिलती है.
6. बेहतर कर्मचारी और ग्राहक संतुष्टि. अपनी प्रक्रिया में स्वचालित समाधान जोड़ने से आपके कर्मचारी बिना किसी त्रुटि के अपनी दिन-प्रतिदिन की बहुत सारी जिम्मेदारियों को आसानी से पूरा कर सकते हैं, जिससे आपकी टीम को अधिक खुशी मिलेगी. स्वचालन एक ऐसा संघर्ष-रहित परिवेश प्रदान करता है, जिसमें कर्मचारियों को पनपने का अवसर मिलता है. प्रबंधकीय अनुमोदन तेज़ी से होते हैं जिसका अर्थ है कि आपके कर्मचारी अधिक महत्वपूर्ण परियोजनाओं पर ध्यान केंद्रित कर सकेंगे, जिनसे व्यावसायिक निर्णयों के लिए प्रेरणा और नवप्रवर्तन मिलेगा. और एक बोनस के रूप में, आपको खुश ग्राहक भी मिलेंगे. चूँकि आपके ग्राहकों को अधिक सटीक और सुसंगत डेटा मिलेगा, अतः वे अंतिम उत्पाद या परिणामों से अधिक संतुष्ट होंगे.