BPMS क्या है?

व्यावसायिक प्रक्रिया प्रबंधन सॉफ़्टवेयर (BPMS) व्यवसाय अनुप्रयोगों के भीतर व्यवसाय को स्वचालित व्यवसायक प्रक्रियाओं को परिभाषित करने परिनियोजित करने और प्रबंधित करने, समय लेने वाली मैनुअल प्रक्रियाओं को सुव्यवस्थित कार्यप्रवाह में बदलने में मदद करता है.

क्लाउड, AI और बड़ी डेटा एनालिटिक्स क्षमताओं के अलावा, BPMS इंटेलिजेंट BPMS (iBPMS) में बदल जाता है, और भी प्रक्रियाओं को स्वचालित करता है, कार्यप्रवाह विकास को गति देता है, और व्यावसायिक प्रक्रियाओं के ऑर्केस्ट्रेशन को बढ़ाता है.

BPMS आपको विभिन्न प्रकार के कार्यों को सुव्यवस्थित करने के लिए व्यवसायिक प्रक्रिया स्वचालन का उपयोग करने में सक्षम बनाता है, यह सुनिश्चित करता है कि दस्तावेज़ समीक्षा और अनुमोदन, दस्तावेज़ प्रबंधन, HR ऑनबोर्डिंग और कर्मचारी अनुरोधों के प्रबंधन जैसी गतिविधियों के लिए प्रक्रियाओं का पालन किया जाता है.

ट्रिगर किए गए संचार को स्वचालित करके—जैसे कि ईमेल के माध्यम से कार्य अलर्ट, भुगतान के रिमाइंडर, और धन्यवाद पत्र—BPMS आपके पूरे व्यवसाय में कार्यप्रवाह में सुधार करता है. ईमेल मार्केटिंग अभियानों को व्यवस्थित करने के लिए भी BPMS का उपयोग किया जा सकता है, जिससे आपको सही संदेश या प्रतिक्रिया को सही समय पर लागू करने में मदद मिलती है.

BPMS और iBPMS समाधान व्यवसायिक अनुप्रयोगों की एक विस्तृत श्रृंखला में कार्यप्रवाह स्वचालन बनाना आसान बनाते हैं, प्रक्रियाओं और वितरण को मानकीकृत करते हैं:

बेहतर कुशलता

व्यवसाय प्रक्रिया प्रबंधन सॉफ़्टवेयर को लागू करने का मतलब है कि कंपनी भर में लोग दोहराई जाती मैनुअल प्रक्रियाओं पर कम समय बिताते हैं, जिससे उन्हें काम करने पर ध्यान केंद्रित करने का समय मिलता है और उत्पादकता में वृद्धि होती है.

चपलता में वृद्धि

कंपनियों को व्यावसायिक प्रक्रियाओं को प्रलेखित, मानकीकृत और स्वचालित करने में सक्षम करके, BPMS पूरे संगठन में नई प्रक्रियाओं के तेज़ी से और निरंतर रोलआउट के माध्यम से बदलाव लाना और प्रतिक्रिया करना आसान बनाता है.

सुव्यवस्थित सहयोग

BPMS टीमों को कार्यों और असाइनमेंट को स्वचालित रूप से रूट करने में सक्षम बनाता है और यह सुनिश्चित करता है कि सभी नई या अपडेट की गई प्रक्रियाएँ वास्तविक समय में अंगीकरण हो जाएँ और सभी हर समय उसी पृष्ठ पर ही रहे.

बेहतर अनुपालन

BPMS का उपयोग अपनी प्रक्रियाओं में नियम बनाने के लिए करके, व्यवसाय मौजूदा विनियमों का अनुपालन सुनिश्चित कर सकते हैं और कम से कम व्यवधान के साथ विधायी परिवर्तनों के अनुकूल हो सकते हैं.

बेहतर ग्राहक सहभागिता और समर्थन

क्योंकि BPMS व्यवसाय प्रक्रियाओं के सुसंगत अनुप्रयोग को सुनिश्चित करता है, इसलिए कंपनियाँ ग्राहक सहभागिता के प्रमुख पहलुओं को स्थापित, लागू और मॉनिटर कर सकती हैं. ग्राहकों और कंपनियों को अधिक वैयक्तिकरण, स्वचालित टिकट निर्माण, एक-समान ट्रिगर प्रतिक्रियाओं और सुसंगत लीड या केस प्रबंधन से लाभ होता है.

आभासी रूप से आपके व्यवसाय का हर वह व्यक्ति स्वचालन को डिज़ाइन और परिनियोजित कर सकता है, जो आधुनिक BPMS समाधान के साथ कम समय में अधिक काम करने में मदद करता है.

अभी कुछ वर्ष पहले, व्यावसायिक प्रक्रियाओं को स्वचालित करना अपने आप में जटिल प्रक्रिया थी. डेवलपर्स ने शुरू से प्रत्येक स्वचालित प्रक्रिया के लिए कोड लिखने से पहले एक प्रक्रिया के अंदर प्रत्येक कार्य को मैप करने के लिए व्यवसाय-पक्ष के हिताधिकारीओं के साथ काफी समय बिताया. किसी प्रक्रिया में बाद के परिवर्तनों का मतलब अधिक मैपिंग, अधिक कोडिंग और अपडेट पर अधिक समय लगाना था.

आज का सबसे अच्छा BPMS प्लेटफ़ॉर्म डेवलपर और IT समर्थन की आवश्यकता को कम करके या समाप्त करके प्रक्रिया स्वचालन की पहल को सरल बनाता है. ये सिस्टम संगठनों को अत्यधिक जटिल प्रक्रियाओं को लागू करने में सक्षम बनाते हैं, और टीमों और व्यक्तियों को आसानी से स्वचालित प्रक्रियाओं को बनाने और लागू करने की अनुमति देते हैं.

इसलिए, "BPMS का उपयोग कौन करता है?" का संक्षिप्त उत्तर है, हर कोई जिसे इसकी ज़रूरत है.

1. उस प्रक्रिया को पहचानें और डिज़ाइन करें, जिसे आप स्वचालित करना चाहते हैं.

   प्रक्रिया के लिए व्यावसायिक औचित्य को समझें और हर मौजूदा प्रलेखन या प्रक्रिया मॉडल की जांच करें, जो इसे परिभाषित करते हैं.

2. व्यावसायिक प्रक्रिया प्रवाह में तर्क या चरणों को मॉडल करें.

   BPMS के अंदर व्यावसायिक प्रक्रिया के चरणों और कदमों को परिभाषित करें और बिल्ट-इन मॉडलिंग टूल का उपयोग करके प्लेटफ़ॉर्म में विभिन्न व्यावसायिक परिदृश्यों की जांच करें.

3. कोड लिखने के बजाय पॉइंट और क्लिक डिज़ाइन साधन का उपयोग करके अपने स्वचालन का निर्माण करें.

   पूर्व-निर्मित टेम्प्लेट और कनेक्टर्स के BPMS समाधान की लाइब्रेरी का उपयोग करके व्यावसायिक प्रक्रिया के लिए प्रक्रिया प्रवाह और उपयोगकर्ता इंटरफ़ेस बनाएँ.

4. अपना स्वचालन लॉन्च करें और अपनी टीम या कंपनी के साथ साझा करें.

   चुनें कि अपना स्वचालन कैसे और किसको वितरित किया जाए, फिर देखें कि यह बिना नियंत्रण कैसे काम करता है.

यदि आपका लक्ष्य व्यवसाय प्रक्रिया प्रबंधन को सरल बनाना है, तो BPMS समाधानों की एक शॉर्टलिस्ट बनाना एक स्मार्ट तरीका है, जो लोगों के लिए स्वचालन को सीखना और उपयोग करना आसान बनाता है. आज के सबसे बढ़िया स्वचालन प्लेटफ़ॉर्म यही करते हैं और बहुत कुछ. सुनिश्चित करें कि आप अपनी खोज शुरू करने से पहले निम्नलिखित प्रश्नों का उत्तर दे सकते हैं:

आप किन प्रक्रियाओं पर ध्यान केंद्रित करेंगे?

तय करें कि क्या आपको इनवॉइस प्रक्रिया जैसे अधिक नियमित कार्यों को स्वचालित करने के लिए एक समाधान की आवश्यकता है, या आपको बजट प्रबंधन या प्रदर्शन निगरानी जैसे जटिल लंबी चलने वाली प्रक्रियाओं के स्वचालन का समर्थन करने वाले की आवश्यकता है.

इसका उपयोग कौन करेगा?

प्रभावी डिजिटल रूपांतरण के एक प्रमुख घटक के रूप में, आपके द्वारा चुना गया BPMS समाधान कंपनी में सभी के लिए प्रयोज्य की ओर होना चाहिए. आज के सबसे बढ़िया कम-कोड वाले BPMS समाधान में रोबोटिक प्रक्रिया स्वचालन (RPA) क्षमताओं की सुविधा मिलती है, जो पूरे संगठन में अंगीकरण को आसान बन देती है.

आप BPMS को कैसे परिनियोजित करेंगे?

आपको एक महत्वपूर्ण निर्णय करना होगा कि क्लाउड-आधारित या ऑन-प्रिमाइसेस BPMS समाधान परिनियोजित करना है या नहीं.

क्लाउड सॉफ़्टवेयर एक सेवा (SaaS) BPMS प्लेटफ़ॉर्म के प्राथमिक लाभों में सरलीकृत रोलआउट शामिल है, क्योंकि अनुप्रयोग तैयार है और पहले दिन से चल रहा है; स्केलेबिलिटी, क्योंकि आप अपनी सदस्यता बढ़ाते हैं, न कि आपका बुनियादी ढांचा; और अनुमानित भुगतान करते हैं जितना आपका खर्च आता है.

ऑन-प्रिमाइसेस BPMS प्लेटफ़ॉर्म के लाभ काफी हद तक नियंत्रित (क्योंकि यह आपके बुनियादी ढांचे के भीतर रहता है) और सुरक्षित होते हैं, क्योंकि आपका डेटा आपके सिस्टम के भीतर रहता है, एक्सपोज़र कम होता है.

आपके BPMS समाधान का समर्थन कौन करेगा?

ऑन-प्रिमाइसेस BPMS समाधान को लागू करने और बनाए रखने के लिए IT बुनियादी ढांचे और कर्मचारियों में एक महत्वपूर्ण निवेश की आवश्यकता होती है. कम-कोड वाले SaaS BPMS प्लेटफ़ॉर्म के साथ, IT पर मांग नाटकीय रूप से कम हो जाती है.

आप क्या वहन कर सकते हैं?

हालाँकि लागत हमेशा महत्वपूर्ण होती है, लेकिन निवेश पर अपने अपेक्षित रिटर्न पर गौर करना याद रखें. साधन जितना अधिक सक्षम होगा, उतना ही अधिक मूल्य आपके व्यवसाय को देने की संभावना रहेगी.