מהם כלי אוטומציה של זרימת עבודה?
כלי אוטומציה ותוכנה של זרימת עבודה הופכים תהליכים ידניים ומשימות שחוזרות על עצמן לאוטומטיים עם לוגיקה מבוססת-כללים - תוך שיפור הפרודוקטיביות, היעילות והדיוק הארגוני.
הגדרת תוכנת אוטומציה של זרימת עבודה
תוכנת אוטומציה של זרימת עבודה מייעלת משימות שהן בדרך כלל ידניות ומייגעות כדי לעזור לעסקים לחסוך זמן, להפחית את הסיכון לטעויות אנוש ולהגביר את הפרודוקטיביות במקום העבודה. על-ידי הפיכת תהליכים לאוטומטיים, זה מאפשר לצוותים להתמקד בפרוייקטים עם השפעה גדולה יותר במקום במשימות שחוזרות על עצמן - ומספק ניראות לגבי זרימות העבודה כדי לעזור בזיהוי תחומים של הזדמנות.
אוטומציה של זרימת עבודה עוזר לעסקים ללטש את התהליכים שלהם במספר דרכים על-ידי:
- הפיכת משימות לאוטומטיות והפעלה שלהן.
- שיפור היעילות והפרודוקטיביות.
- זיהוי תחומים של שיפורי תהליכים.
- ניהול זרימות עבודה וניטור ביצועים.
- הגדרת תזכורות.
- שמירה על סינכרון הצוותים.
- איסוף תובנות ישימות.
- מיטוב שימוש במשאבים.
תוכנת אוטומציה של זרימת עבודה פועלת במקורות נתונים ובערכת כללים כדי לטפל בנתונים אלה, תוך חיקוי בינה אנושית. כלי זרימת עבודה אלה פועלים בדרך כלל לפי "משפטי אם/אז", כלומר כלל מסוג "אם א' מתרחש, אז בצע את ב'." מערכת לוגיקה מבוססת-כללים זו מתארת את הפעולות שאמורות ללוות אירוע - מה שחוסך זמן וכסף וגם מפחית את הסיכון לטעויות אנוש.
סוגי כלי אוטומציה של זרימת עבודה
החל מהזנת נתונים וכלה בטיפוח הפניות ובחשבונאות, כלי אוטומציה של זרימת עבודה נועדו להפחית את העבודה ולמטב תהליכים. זה עוזר להגדיל את הזמן והמשאבים של החברה, ומאפשר לעובדים להתמקד בפרוייקטים בעלי השפעה גדולה יותר שדורשים לעתים קרובות פתרון בעיות וחשיבה יצירתית - משהו שאפילו תוכנת האוטומציה הטובה ביותר של זרימת העבודה לא תוכל להחליף.
תוכנת אוטומציה של זרימת עבודה היא חלק עיקרי מ- ניהול תהליכים עסקיים (BPM), ויש מספר כלים למיטוב פונקציות ליבה בארגון שלך ולייעול משימות ידניות. חלק מסוגי כלי האוטומציה של זרימת העבודה כוללים:
ניהול פרוייקט
אולי הסוג המוכר ביותר של כלי אוטומציה של זרימת עבודה, יישומי ניהול פרוייקטים עוזרים לקשר בין אנשים, נתונים ונכסים אחרים כדי למטב תהליכים. סוגים אלה של כלים משפרים את שיתוף הפעולה ועוזרים להגדיר, לנהל ולשפר את אספקת העבודה בין צוותים מרובים. על-ידי שמירה על ניראות גבוהה של פרוייקטים ועל תקשורת פתוחה, התהליכים פועלים בסופו של דבר בצורה חלקה יותר ויעילה יותר.
מכירות ושיווק
כלי זרימת עבודה של מכירות ושיווק הופכים נתונים מלקוחות פוטנציאליים ומלקוחות לקלים יותר לניהול. היישומים הטובים ביותר משתמשים בניתוח מוכלל כדי לעזור במציאות אי יעילות וכדי להאיץ תהליכים בערוצים מרובים - החל מדוא"ל ו- SMS וכלה במדיה החברתית. כלי אוטומציה אלה אינם רק חוזרים על אותה משימה בכל פעם; למעשה, רבים מהם יוצרים זרימות עבודה כדי לשלוח תוכן שיווק מותאם אישית בהתבסס על התנהגות הלקוח.
שירות לקוחות
כלי זרימת עבודה של שירות לקוחות עוזרים להקצות אוטומטית כרטיסים לסוכנים, לשלוח תשובות אוטומטיות לשאלות נפוצות ולתייג אוטומטית כרטיסים בהתבסס על השאלה שנשלחה. עם אוטומציית זרימת עבודה של שירות לקוחות, עסקים יכולים לפתור בעיות של לקוחות מהר יותר - ולפנות את הסוכנים בזמן אמת לבעיות מורכבות יותר.
כספים
כלי אוטומציה של זרימת עבודה של כספים עוזרים לחברות לשמור על התהליכים הפיננסיים מאורגנים, תואמים ועקביים. סוגים אלה של זרימות עבודה עשויים לעזור בפעולות יומיומיות כגון אישורי תקציב, הנפקת חשבוניות, בקשות רכש והוצאות ורשומות חשבונאיות.
משאבי אנוש
כלי זרימת עבודה בתחום משאבי האנוש עוזרים להפוך תיעוד לאוטומטי ולצמצם את הפיקוח המנהלי, תוך הפחתת הסיכון לשגיאות ומתן תמיכה טובה יותר לעובדים. סוגי כלים אלה עשויים לעזור בניהול עובדים חדשים, גליונות זמנים, פרסומי משרות ובקשות לחופשה - וכך אנשי המקצוע בתחום משאבי האנוש מקבלים זמן נוסף להתמקד במשימות בעלות ערך גבוה.
כיצד אוטומציה של זרימת עבודה מסייעת לארגון שלך?
בין אם אתה מעוניין להפוך תהליכים לאוטומטיים בתחום הכספים, השיווק או ה- IT, תוכנת אוטומציה של זרימת עבודה מקלה על העומס של משימות ידניות וחוסכת זמן ניכר, משאבים וכסף לעסק. כלי זרימת עבודה אלה לא רק מאיצים תהליכים עבור הצוות שלך, אלא גם עוזרים לפנות זמן עבור העבודה החשובה ביותר ולהנחות קבלת החלטות עתידיות - ופועלים כחלק מפתרון תוכנה לניהול תהליכים עסקיים גדול יותר.
היתרונות של כלי אוטומציה של זרימת עבודה
-
פחות טעויות
הזנת נתונים ידנית היא מייגעת ומאפשרת שגיאות אנוש קטנות שעשויות להשפיע במידה רבה על הארגון שלך - החל מחוסר דיוק בהנהלת החשבונות וכלה בחשבוניות שגויות. תוכנת זרימת עבודה, מצד שני, משתמשת בנתונים מרכזיים ובזמן אמת להפעלת משימות ניהול, תוך הפחתת הסיכון לשגיאות יקרות.
-
תהליכים יעילים
כלי אוטומציה של זרימת עבודה מגדילים את הניראות של תהליכים, מפחיתים צווארי בקבוק ושומרים על התקדמות נכונה של פרוייקטים. משום שניתן להקצות אוטומטית מטלות ומשימות המשך מעקב, קל יותר לעקוב אחר הביצועים ולנהל אותם - מה שממזער עיכובים בתהליך.
-
פרודוקטיביות משופרת
כאשר משימות מייגעות וידניות הן אוטומטיות, לצוותים יש זמן ומשאבים רבים יותר כדי להתמקד בפרוייקטים בעלי השפעה רבה יותר. יישומים רבים של אוטומציה של זרימת עבודה משפרים גם הם את שיתוף הפעולה הכולל - כך שפחות זמן מתבזבז על מעקב אחר מידע, חיפוש אישורים או המשך מעקב עם תקשורת הלוך וחזור.
-
תקשורת טובה יותר
זרימות עבודה והודעות אוטומטיות המעוצבות בצורה ברורה עוזרות לעובדים להיות מתואמים ולהבין את תפקידיהם בפרוייקט. הן גם הופכות שיתוף פעולה רב-תחומי לקל יותר ומשפרות את האחריות עבור משימות, תוך הקפדה על כך שכולם עובדים כדי להשיג את אותו יעד.
-
תובנות עמוקות יותר
דיווח בזמן אמת עם תצוגה חזותית משופרת הוא יתרון עיקרי של אוטומציה של זרימת עבודה. שימוש באנליסטים של נתונים בתהליכים פירושו שארגונים יכולים ללכוד את מדדי הביצועים, לזהות תחומים של הזדמנויות ולקבל החלטות מושכלות יותר בנוגע לפעולות שלהם.
כיצד לבחור את כלי האוטומציה של זרימת העבודה הטובים ביותר עבור הצרכים העסקיים שלך
בעת בחירת כלי האוטומציה של זרימת העבודה הטוב ביותר עבור הארגון שלך, חשוב ראשית לנתח את התהליכים הנוכחיים שלך, לאתר צווארי בקבוק ולהבין אילו צוותים ישתמשו בכלים. כאשר אתה מבין טוב יותר את הצרכים העסקיים שלך, חפש את התכונות הבאות כשאתה משווה בין פתרונות שונים:
- ממשק ידידותי למשתמש וניווט פשוט.
- AI ולמידת מכונה עבור עיבוד מסמכים חכם (IDP).
- שילובים פשוטים עם כלי הצד השלישי והיישומים שבהם אתה משתמש מדי יום.
- זרימות עבודה ניתנות להתאמה אישית.
- פעולה מבוססת-ענן.
- ניתוח נתונים ודיווח בזמן אמת.
- אבטחה והגנת נתונים משופרות.
- מדרגיות עבור צרכים עסקיים מתפתחים.
דוגמאות לכלי אוטומציה של זרימת עבודה שנמצאים בשימוש
הזמן המוקדש לתהליכים פשוטים כמו השבה להודעות דוא"ל, יצירת משימות או העתקת נתונים ממקור אחד לאחר יכול להצטבר במהירות. אבל על-ידי הגדרת זרימות עבודה אוטומטיות, עסקים יכולים להגדיל באופן דרסטי את היעילות ולהוסיף ערך בחזרה לפעולות ליבה - החל משיווק וכספים וכלה במשאבי אנוש.
חלק מהדוגמאות לכלי אוטומציה של זרימת עבודה שנמצאים בשימוש כוללות:
- שליחת המשך טיפול ותשובות אוטומטיות לאחר שלקוח ממלא טופס יצירת קשר.
- שליחת רצפי הודעות דוא"ל לטיפוח הפניות לאחר אירוע מופעל.
- הנפקת חשבוניות אוטומטית ללקוחות עבור תשלומים חודשיים.
- יצירת הסכמי SLA כדי לוודא תשובות בזמן המתאים לבעיות דחופות.
- החזר על הוצאות עובדים.
- שליחת תזכורות עבור מועדים אחרונים ואישורים.
- הקצאה אוטומטית של משימות ופרוייקטים לחברי צוות.
- קליטת עובדים חדשים.
- אישור בקשות לחופשה.
גלה דרכים טובות יותר לעבוד
העצם את כולם כדי ליצור פתרונות אוטומטיים לייעול זרימות העבודה והתהליכים שלהם עם Microsoft Power Automate. השתמש באוטומציה של מקום עבודה כדי להתחיל לסייע לכל עובד להשתחרר ממשימות גוזלות זמן שחוזרות על עצמן וליצור מקום עבודה אסטרטגי ודינאמי יותר.
שאלות נפוצות
מהם כלי אוטומציה ותוכנה של זרימת עבודה?
כלי אוטומציה ותוכנה של זרימת עבודה מייעלים משימות שהן ידניות ומייגעות בדרך כלל באמצעות לוגיקה מבוססת-כללים ובכך עוזרים לעסקים לחסוך זמן, להפחית את הסיכון לטעויות אנוש ולהגביר את הפרודוקטיביות במקום העבודה.
מהם הסוגים השונים של כלי אוטומציה של זרימת עבודה?
קיימים מספר סוגים של כלי אוטומציה למיטוב פונקציות ליבה בארגון שלך ולייעול משימות ידניות. כלים אלה כוללים כלי זרימת עבודה עבור ניהול פרוייקטים, שיווק ומכירות, שירות לקוחות, כספים ומשאבי אנוש.
כיצד אוטומציה של זרימת עבודה מסייעת לארגון שלך?
אוטומציה של זרימת עבודה מסייעת לעסקים לחסוך זמן, משאבים וכסף. היתרונות של אוטומציה של זרימת עבודה כוללים פחות שגיאות של הזנת נתונים, תהליכים יעילים, פרודוקטיביות משופרת, תקשורת ושיתוף פעולה טובים יותר ותובנות עסקיות עמוקות יותר.
מה ההבדל בין עיבוד מסמכים חכם לבין עיבוד מסמכים אוטומטי?
עיבוד מסמכים חכם משתמש ב- AI ובלמידת מכונה כדי לעבד מסמכים, תוך חילוץ מידע רלוונטי מנתונים לא מובנים או מובנים למחצה והפיכתם לתבניות ניתנות לשימוש עבור יישומים או ניתוח עסקיים אחרים. עיבוד מסמכים אוטומטי הוא גירסה פשוטה של זה. הוא לוכד, מחלץ ומאחסן נתונים על-ידי המרתם למערכת עסקית פנימית או לגיליון אלקטרוני; עם זאת, הוא אינו כרוך בדרך כלל בסיווג מסמכים, אימות או ניתוח עבור למידה עמוקה יותר.
אילו דוגמאות יש לכלי אוטומציה של זרימת עבודה שנמצאים בשימוש?
כלי אוטומציה של זרימת עבודה מגדילים באופן דרסטי את היעילות ומוסיפים ערך לפעולות הליבה. חלק מהדוגמאות לאוטומציה של זרימת עבודה בשימוש כוללות הפיכת המשך מעקב ותשובות לאוטומטיים, יצירה והקצאה של משימות, שליחת חשבוניות חודשיות או אפילו אישור בקשות לחופשה.
