מהם יישומי עיבוד מסמכים?
יישומי עיבוד מסמכים נעזר בלמידת מכונה ובבינה מלאכותית (AI) כדי לחלץ נתונים ממסמכים וטפסים. הם אוספים נתונים, כגון מידע מחשבוניות, קבלות והזמנות משלוח בצורת דוא"ל או על נייר, הופכים אותם לדיגיטליים ומאחסנים אותם בתבנית מסד נתונים מובנית. לאחר מכן הנתונים מיובאים למערכת היעד, כגון תכנון משאבים ארגוניים (EPR) או פתרון ניהול קשרי לקוחות (CRM). היעילות שמעניקים יישומי עיבוד המסמכים יכולה להיות בעלת השפעה רבה על החיסכון בעלויות, הגברת הפרודוקטיביות ושחרור העובדים ממשימות עם ערך מועט וסיכון מוגבר לטעויות עבור ארגונים.
עסקים רבים יתמודדו בשלב מסוים עם האתגר שבבחירת פתרון לדיגיטציה של כמויות מסמכי הנייר שברשותם. יישומי עיבוד מסמכים מעניקים יעילות נהדרת בתחום זה, לא רק על-ידי ביטול המשימה המייגעת של הזנת נתונים ידנית, אלא גם על-ידי הענקת תובנות עסקיות שיאפשרו לקבל ערך רב יותר מנתונים.
כיצד פועל עיבוד מסמכים?
עיבוד מסמכים בנוי על בסיס זיהוי תווים אופטי (OCR), למידת מכונה ו- אוטומציה רובוטית של תהליכים (RPA). שלושת הרכיבים הללו מסוגלים בעצם לפרש ולהבין מידע בדומה לבני אדם.
- OCR מזהה טקסט מודפס, כתוב או מוקלד ממסמכים או תמונות סרוקות. הוא מזהה אזורים בהירים וכהים בתוכן הסרוק ומחפש אותיות או ספרות, ואלה מסווגות לאחר מכן על סמך דפוסים או תכונות.
- למידת מכונה יוצר אלגוריתמים הלומדים מדפוסים ומהקשר במסמכים. ככל שלמידת המכונה מעבדת מידע רב יותר, היא לומדת מכל תרחישי השימוש שהיא נתקלת בהם, והופכת לחכמה יותר ויעילה יותר בקבלת ההחלטות.
- RPA משתמשת בבוטים שמופעלים על-ידי כללים והוראות הניתנים להם כדי להפוך משימות שחוזרות על עצמן לאוטומטיות. באמצעות שימוש ביכולות מתקדמות של זיהוי טקסט, RPA יכול לזהות במהירות נתונים ממקורות רבים.
באמצעות עבודה משותפת של OCR, למידת מכונה ו- RPA, עיבוד המסמכים מבצע בדרך כלל את השלבים הבאים:
איסוף
נתונים ממקורות כמו מסמכי נייר, מסמכי PDF, דוא"ל וטפסים אלקטרוניים נסרקים ועוברים דיגיטציה.
קדם-עיבוד
האיכות והדיוק של הנתונים הסרוקים עוברים שיפור על-ידי אמצעים כגון תיקון זוויות מוטות, הפחתת הרעש על-ידי ביטול כתמים או סימונים ברקע וחיתוך אזורים חיצוניים לא רצויים מתמונות.
סיווג
המסמכים מופרדים לקטגוריות שונות על סמך התבנית, התוכן והסוג שלהם, פעולה שעוזרת לחלץ נתונים ולאחסן אותם בארכיון.
חילוץ
שלב מכריע בתהליך שבו OCR מחלץ נתונים ממסמכים וקובע אילו סוגים יש לתרגם (למשל שמות, מספרים, תאריכים, טקסט בכתב יד).
אימות
RPA בודק ומאמת את כל הנתונים לפני העברתם למערכות, מסדי נתונים וזרמי עבודה רלוונטיים. בשל זה כל אי דיוק יסומן לצורך סקירה ותיקון ידניים.
אינטגרציה
לאחר ביצוע כל התהליכים האחרים, הנתונים נשלחים לבסיסי הנתונים והמאגרים הרלוונטיים באמצעות ממשקי תכנות יישומים.
מהו ניתוח מסמכים המבוסס על למידה מעמיקה?
תיעוד למידה עמוקה משתלב עם עיבוד מסמכים בהסתמכות על היכולות של רשתות עצביות לזהות דפוסים בנתונים, בייחוד לצורך ניתוח מסמכים ופריסה, זיהוי טקסט ואחזור מסמכים. בדומה ללמידה של המוח האנושי, רשתות עצביות אוספות מידע לגבי רבדים רבים באמצעות רכישה של עוד ידע ועוד מידע, והולכות ונעשות חכמות יותר.
ניתוח מסמכים בלמידה מעמיקה משתמש ביכולתו להפעיל בינה מלאכותית שדומה לבינה אנושית באלגוריתמים שונים ברשת העצבית, בעיקר קונבולוציוניים וחוזרים. רשתות עצביות קונבולוציוניות עוברות על תמונות כדי לזהות כל רכיב בהן, בעוד שרשתות עצביות חוזרות מסוגלות לזכור נקודות נתונים, וכך נבנית יכולתן לחזות תוצאות עתידיות.
היתרונות של עיבוד מסמכים אוטומטי
עיבוד מסמכים אוטומטי משפר תהליכים עסקיים ומגביר את יעילות הצוות על-ידי אספקת מהירות, דיוק ומדרגיות. לשיפורים אלה יכולה להיות השפעה מרחיקת לכת על הדרך שבה ענפי תעשייה כגון משפטים, נדל"ן, שירותי בריאות ובנקאות משפרים את התהליכים ואת היעדים שלהם.
בין היתרונות המרכזיים של עיבוד מסמכים אוטומטי:
אחזור מהיר:
לאחר שמסמכים עוברים דיגיטציה, הם נגישים בכל זמן וכל מקום לכל אדם בעל הרשאה להציג אותם.
אבטחה ופרטיות משופרת
עסקים יכולים להצפין את הקבצים שלהם ולהקצות רמות אבטחה כדי להגן על הנתונים מפני משתמשים שהתכנים אינם מיועדים להם.
חיסכון בזמן ובעלויות:
על-ידי ביטול התהליך היקר והארוך של ניהול מסמכי נייר, לעובדים יהיה זמן רב יותר שיוכלו להקדיש למטרות החיוניות לעסק ולהגברת הפרודוקטיביות.
סיכון מופחת לטעות אנוש:
ללא צורך בהזנת נתונים ידנית, אוטומציה של מסמכים משפרת מאוד את הדיוק והאיכות של המסמכים.
הגדלת שיתוף פעולה:
עובדים בצוותים שונים בין המחלקות יכולים לשתף מסמכים ולעבוד עליהם יחד, ולהישאר מודעים למצב בזמן אמת.
תבניות סטנדרטיות:
אוטומציה של מסמכים מאפשרת תיקנון של תבניות ומבנים שניתן להחיל על זרימות עבודה באופן שוטף.
כיצד לבחור פתרון תוכנה לעיבוד מסמכים
בחירת פתרון לעיבוד מסמכים תלויה בגורמים התלויים בצרכים שלך. אחת ההחלטות החשובות ביותר שיש לקחת בחשבון היא ברצונך שהפתרון יופעל בענן או באתר שלך. מערכות מבוססות ענן מתארחות אצל ספק תמורת תשלום ושומרות אוטומטית את כל הנתונים שלך, כך שהכול יהיה נגיש באינטרנט. פתרון מקומי משמעותו שתשתמש בשרתים ובאחסון שלך, תבצע את התחזוקה בעצמך ותבצע גיבויים משלך.
בין השיקולים החשובים הנוספים לבחירת פתרון לעיבוד מסמכים:
חיפוש:
טוב שיהיו אפשרויות חיפוש רבות, כולל שם וסוג קובץ, תוכן ותאריכי שינוי. חשוב גם שיהיה ניתן להקצות מטה-נתונים ותגיות כדי לארגון את הקבצים.
מבנה קובץ פשוט:
חשוב שמבנה הקבצים יהיה קל לשימוש והגיוני עבור כל המשתמשים.
אבטחה:
על המערכת לאפשר לך להגביל את הגישה למסמכים רגישים ולהגדיר הרשאות עבור כל משתמש.
פשטות:
לכל העובדים צריכה להיות יכולת להשתמש בקלות במערכת, ללא בלבול וללא הפרעות למשימות היומיומיות שלהם.
אינטגרציה:
ודא שניתן להשתמש במערכת עם תוכניות שכבר נמצאות אצלך בשימוש, כגון תוכנת קשרי הלקוחות ולקוח הדוא"ל שלך.
התחל עם שינוי עיבוד המסמכים שלך עכשיו
Microsoft Power Automate הוא פתרון קל לשימוש למיטב של זרימת עבודה המאפשרת לעובדים שלך ליצור פתרון לעיבוד מסמכים. צמצם משימות ידניות, ארוכות ומשימות שחוזרות על עצמן ופנה לצוותים יותר זמן להתמקד בעבודת אסטרטגית באמצעות פלטפורמה אחת לאוטומציה.
שאלות נפוצות
מהם יישומי עיבוד מסמכים?
יישומי עיבוד מסמכים מספקים פתרון אוטומטי לדיגיטציה של כמויות גדולות של מסמכי נייר.
כיצד פועל עיבוד מסמכים?
עיבוד המסמכים מבוסס על למידת מכונה ובינה מלאכותית, הפועלות לחילוץ נתונים ממסמכים ואחסונם במסד נתונים.
מהו ניתוח מסמכים המבוסס על למידה מעמיקה?
ניתוח מסמכים על בסיס למידה מעמיקה נשען על רשתות עצביות ורוכש ידע באופן הדומה למוח של בני אדם. ככל שרשתות אלה רוכשות מידע רב יותר ולומדות ממנו, עיבוד המידע הופך אותן לחכמות יותר.
מהם היתרונות של עיבוד מסמכים אוטומטי?
פרודוקטיביות מוגברת, סיכון מופחת לטעות אנוש ושיפור המדרגיות הם חלק מהיתרונות הרבים של עיבוד מסמכים אוטומטי.
כיצד אוכל לבחור פתרון תוכנה לעיבוד מסמכים?
התחל בהערכת זרימת העבודה הנוכחית של המסמכים וקבע מה ברצונך לשפר. חלק מהיתרונות המרכזיים שתוכל לקבל מפתרון עיבוד נתונים הם יכולות סריקה, אחסון בענן, פונקציונליות חיפוש, בקרת גירסאות מסמכים ויכולת לנהל הרשאות.