שישה שלבים לשיפור תהליכים עסקיים

קדם שינוי בתהליכים שמספקים ערך על בסיס קבוע

כל תהליך עסקי נראה אחרת, אבל כולם נמצאים במצב כמעט קבוע של תנופה. לפעמים מנהיגים וצוותים מבצעים שינויים קטנים בתהליכים תוך כדי תנועה; במקרים אחרים הם מהנדסים אותם מחדש לחלוטין.ניהול תהליכים עסקיים (BPM) הוא הדרך שמאפשרת לארגונים לוודא שכל שינוי בתהליכים עסקיים הוא השינוי הנכון.

בעזרת יוזמות BPM יעילות, החברה שלך יכולה ליישם תהליכים יעילים וגמישים יותר. קבע בצורה מהירה ומדויקת יותר היכן לפרוס אוטומציה של זרימת עבודה וטכנולוגיות חדשניות אחרות. השג שיפור מתמיד של תהליכים עסקיים באמצעות ניטור וניתוח.

יוזמות BPM שמניעות שינוי משמעותי כוללות בדרך כלל את שלבי ניהול הבאים של תהליכים עסקיים: תכנון, עיצוב, בניית מודל, יישום, ניטור ומיטוב.

ששת השלבים לניהול תהליכים עסקיים מרכיבים את מחזור החיים של ה- - זוהי גישה מובנית ומחזורית המבוססת על שיטות עבודה מומלצות ל- BPM, שמספקת מסגרת שימושית למודרניזציה של תהליכי תפעול, ניהול ותמיכה.

שלב ראשון: תכנן את האסטרטגיה שלך

ראשית, שתף פעולה עם ההנהלה ליצירת אסטרטגיה של ניהול תהליכים עסקיים, התומכת ביעדי הליבה העסקיים של הארגון. חברות רוצות להשקיע בפרויקטים בעלי השפעה גבוהה ובסיכון נמוך שמספקים תוצאות ניתנות למדידה שתואמות בצורה הדוקה למדדי ה-KPI שלהן.

בחן תחומים עסקיים שבהם ההתקדמות לעבר עמידה ביעדי החברה האטה או נמצאת בקיפאון. הגדר בצורה רחבה את מה שדורש שינוי - כולל הדרך לעשות זאת - על ידי סיווג הפעילויות העסקיות הקשורות לאחד משלושה סוגים עיקריים של ניהול תהליכים עסקיים:

• BPM ממוקד באדם. תהליך ממוקד באדם לרוב אינו כולל אוטומציה רבה ומבוסס על אנשים. ישנם החלטות, אישורים ומשימות תהליך מסוימים שנועדו לביצוע אך ורק על ידי עובדים, לקוחות ואנשים אחרים. במקרים אלו, ה- BPM אמור להעצים אנשים עם ממשקי יישומים מתוכננים היטב ופונקציות של הודעות ומעקב.
  
  דוגמאות ל- BPM שממוקד באדם כוללות תהליכי גיוס, שבהם אנשי מחלקת משאבי אנוש עובדים עם מנהלים כדי לפרסם משרות פנויות, לסנן מועמדים, לבקש המלצות ולראיין מועמדים. מקרה נוסף הוא תהליכי תלונות לקוחות שמטופלים על ידי נציגי שירות.
• BPM ממוקד במסמך. תהליכים הכוללים מסמכים אלקטרוניים או מנייר חייבים להיות מטופלים בזהירות ובהתאם לדרישות החברה, התעשייה והרגולציה. BPM ממוקד במסמך משתמש לעתים קרובות באוטומציה של זרימת עבודה כדי לקדם יעילות ודיוק תוך כדי שמירה על תאימות.
  
  דוגמאות ל- BPM עתיר מסמכים ניתן למצוא במחלקות משפטיות, כספים, רכש ומחלקות אחרות ששולחות חוזים והסכמים למספר אנשים לצורך בדיקה וחתימה. דוגמה נוספת היא ארגונים רפואיים השומרים רשומות רפואיות אלקטרוניות.
• BPM ממוקד באינטגרציה. קטגוריה זו מתמקדת באינטגרציה ואוטומציה של מערכות, כגון ניהול משאבים ארגוניים (ERP), ניהול קשרי לקוחות (ERP) ויישומים של מערכות ניהול משאבי אנוש (HRMS)‏. BPM ממוקד באינטגרציה מאפשר לאנשים לגשת במהירות ליישומים, נתונים ושירותים דרך מחברים וממשקי API, תוך שיפור פרודוקטיביות המשתמש ושביעות הרצון שלו.
  
  דוגמאות ל- BPM ממוקד באינטגרציה כוללות צוותי שיווק ומכירות שמשתמשים במסעות פרסום מקושרים, ניתוח לידים וכלי CRM כדי לשתף מידע מפורט על לקוחות פוטנציאליים וקיימים.

שלב שני: תכנון ומיפוי תהליכים אידיאליים

לאחר שהגדרת בבירור יעדים אסטרטגיים ויש לך תמיכה מהעסק, נתח ומפה כל תהליך המיועד לשיפור. זהה אירועי תהליכים מרכזיים, המשימות הידניות והאוטומטיות הנדרשות לכל אחד מהם, האנשים שמבצעים אותן, צירי זמנים וכל הטכנולוגיות שבהן נעשה שימוש. חפש צווארי בקבוק ועיכובים; משימות מיותרות ותחומים המאופיינים בעלויות מוגזמות וטעויות אנוש, חוסר שביעות רצון של לקוחות או חוסר תאימות.

כעת, לאחר שהבנת היטב את המצב הקיים, השתמש בתובנות אלה כדי לקבוע דרישות עסקיות חדשות לתהליך. לאחר מכן, תכנן ומפה מצב אידיאלי שאליו יש לחתור. נהל דיונים למציאת דרכים שונות לפתרון בעיות. כמו כן, התווה מדדים למעקב אחר שיפור תהליכים עסקיים. בקש מבעלי עניין בתהליך, שהשתתפותם חיונית להצלחת הפרויקט, לסייע באיסוף נתוני הערכה ולספק משוב על התכנונים.

בשלב מוקדם של יוזמות ה- BPM שלך, ייתכן שהחברה תרצה לאמץ מתודולוגיה לשיפור תהליכים עסקיים כדי להפוך את הגישה שלך למובנית יותר ולטפח תחושת מטרה משותפת. למרות שלמתודולוגיות לשיפור תהליכים עסקיים יש עקרונות וטכניקות שונות, כולן מבקשות לסייע במניעת בזבוז, הסרת מכשולים, שיפור שיתוף הפעולה והנעת שינוי תרבותי.

שיטות נפוצות לשיפור תהליכים עסקיים כוללות:

• ניהול זריז
• קאיזן
• ניהול רזה
• Six Sigma
• ניהול איכות כוללני

כמו כן, נצל את היתרון של כריית תהליכים, מיפוי תהליכים ועוד תוכנה לניהול תהליכים עסקיים (BPMS) כדי לנתח ולהמחיש במהירות זרימות עבודה. באופן דומה, פתרונות BPMS חכמים (iBPMS) יכולים לשדרג זרימות עבודה עם יכולות ניתוח ענן, בינה מלאכותית ו-Big Data.

שלב שלישי: בניית מודל לזרימות תהליכים ובדיקתן

בשלב זה, העמד את העיצוב האידיאלי למבחן. בנה מודל אב טיפוס שמייצג באופן דיגיטלי את כל פעילויות התהליך, הכללים העסקיים וזרימות הנתונים. לאחר מכן, הפעל סימולציות כנגד המודל באמצעות שילובים שונים של משתנים, כגון זמן, עלויות ומשאבים. בהתבסס על התוצאות, המשך להתאים ולבדוק את המודל, לשנות זרימות עבודה קיימות או ליצור זרימות חדשות כדי לקדם תוצאות עסקיות אופטימליות.

מודלים של סימולציה מספקים דרך חסכונית לנתח כיצד תהליך מתפקד בהינתן תנאים שונים. כלי BPMS המייצרים מודלים, בדיקות וניתוחים אוטומטיים יכולים לייעל שלב זה באופן משמעותי. הם גם יכולים לעזור לחברה שלך לקבוע מהר יותר כיצד לשפר את העיצוב לפני הטמעת השינויים בסביבת העבודה.

שלב רביעי: יישם שיפורים

כעת אתה מוכן להעלות לאוויר את התהליך הממוטב שלך. התחל עם פתרון להוכחת היתכנות שבו קבוצה קטנה בוחנת את התהליך. לאחר מכן, השתמש במשוב של חברי הקבוצה כדי לפתח את התהליך בהתאם. נצל את היתרון של תבניות ומחברים שנבנו מראש ב-BPMS כדי לפתח ממשקי משתמש אינטואיטיביים תהליכים חדשים, משולבים ואוטומטיים.

לפני שתשיק את התהליך באופן רשמי ברחבי כלל הארגון, הקצה תוכניות ומשאבים לניהול פרויקטים ושינויים. העבר צוותים באופן המתאים כדי לצלוח מהמורות ראשוניות, להימנע משיבושים בתפעול ולעודד אימוץ. כמו כן, השלם את הגדרת המדדים והשתמש בכלי בינה עסקית (BI) לבניית לוחות מחוונים ויצירת דוחות שמספקים תובנות בזמן אמת או כמעט בזמן אמת.

כחלק מתוכנית ניהול השינויים שלך, עדכן הגדרות תפקידים ותחומי אחריות והדרך את העובדים. הודע ללקוחות וספקים שעשויים להיות מושפעים מהתהליך והצע להם תמיכה.

שלב חמישי: ניטור ומעקב אחר מדדי ביצועים

בשלב זה של מחזור החיים של BPM, זהה תחומים פוטנציאליים שדורשים שינוי נוסף על ידי ניטור נתונים להפקת מדדי ביצועים. בהתאם ליעדים שלך, אתה יכול להתעמק בהיבטים שונים של יעילות תהליכית חדשה, למשל, עד כמה:

• זרימת עבודה מתפקדת כחלק מתהליך.
• תהליך מתפקד כחלק מארגון גדול יותר.
• תהליך פועל מתוך נקודת מבט טכנית.

כמו כן, שוחח עם בעלי עניין כדי ללמוד עוד על חיסכון בזמן ובעלויות - הן בפועל והן בפוטנציאל - וגלה צווארי בקבוק.

השתמש בכלי BI כדי ליצור מדדים, להמחיש אותם ולדווח עליהם, השווה את הנתונים הסטטיסטיים לאמות מידה בתעשייה והערך כיצד הם עומדים במדדי ה-KPI של הארגון שלך. שוב, נצל את היתרונות של פתרונות BPMS כדי לסייע באיסוף נתונים ומידול סימולציה. עקוב אחר הביצועים באופן קבוע ככל האפשר כדי להבטיח שיוזמת ה- BPM ממשיכה לעמוד ביעדיה ולתמוך ביעדים העסקיים הגדולים יותר של הארגון.

שלב שישי: בצע אופטימיזציה על סמך תובנות חדשות

מאמצי הניטור והמעקב שלך יצרו שפע של תובנות שניתן לפעול על פיהן. זה הזמן להשתמש במידע הזה כדי להאיץ את שיפור התהליכים העסקיים. באמצעות חזרתיות וחדשנות מתמשכות, לטש עוד ועוד את התהליך ואת זרימות העבודה שלו כדי להשיג יעילות תפעולית חדשה. לעתים קרובות, תחשוף הזדמנויות נוספות לאוטומציה, סטנדרטיזציה  ואינטגרציה.

החתירה להשגת ערך עסקי גדול יותר לעולם לא מסתיימת, וכך גם ניטור תהליכים ופעילויות אופטימיזציה. האסטרטגיות העסקיות, תנאי השוק ודרישות הרגולציה משתנים ללא הרף, אז היה מוכן להגיב לכך עם התאמות של התהליכים שלך.

אם הנסיבות דורשות עדכונים משמעותיים, התחל מחדש את מחזור החיים של ה- BPM. בשלב זה, הארגון שלך כבר קיבל בעלות על שלבי ניהול התהליכים העסקיים. מנהיגים ובעלי עניין בתהליך יכולים לשלב כוחות כדי ליצור אסטרטגיה עבור יוזמות חדשות.