Que son as ferramentas de automatización de fluxos de traballo?

Definición do software de automatización de fluxos de traballo

O software de automatización de fluxos de traballo simplifica as tarefas tediosas que tradicionalmente se realizaban de forma manual para axudar ás empresas a aforrar tempo, reducir o risco de erros humanos e aumentar a produtividade do lugar de traballo. Ao automatizar os procesos, permite aos equipos centrarse en proxectos de maior impacto en lugar de en tarefas repetitivas. Así, ofrece visibilidade sobre os fluxos de traballo para simplificar a identificación de áreas de oportunidade.

A Automatización de fluxos de traballo axuda ás empresas a perfeccionar os seus procesos de diferentes formas:

• Automatización e desencadeamento de tarefas.
• Mellora da eficiencia e a produtividade.
• Identificación de áreas para mellorar os procesos.
• Xestión dos fluxos de traballo e monitoraxe do rendemento.
• Configuración de avisos.
• Sincronización de equipos.
• Recompilación de información que require accións.
• Optimización do uso dos recursos.

O software de automatización de fluxos de traballo execútase en orixes de datos e un conxunto de regras para manipular eses datos, de modo que se imita a intelixencia humana. Estas ferramentas de fluxos de traballo adoitan seguir "instrucións se/logo" e traballan nunha regra de "se ocorre A, faga B". Este sistema de lóxica baseada en regras describe as accións que deberían seguir a un evento, de modo que se aforra tempo e diñeiro e se reduce o risco de erros humanos.

Tipos de ferramentas de automatización de fluxos de traballo

Desde a entrada de datos á consolidación de clientes potenciais e a contabilidade, as ferramentas de automatización de fluxos de traballo están deseñadas para reducir o traballo pesado e optimizar os procesos. Deste xeito, axudan a maximizar os recursos e o tempo da empresa, o que permite aos empregados centrarse en proxectos de maior impacto que a miúdo requiren máis tarefas de solución de problemas e un pensamento creativo, algo que nin o mellor software de automatización de fluxos de traballo poderá substituír.

O software de automatización de fluxos de traballo é unha parte fundamental da xestión de procesos de negocio (BPM) e hai diversas ferramentas para optimizar as funcións básicas da organización e simplificar as tarefas manuais. Algúns tipos de ferramentas de automatización de fluxos de traballo son os seguintes:

Xestión de proxectos

As aplicacións de xestión de proxectos, quizais o tipo máis recoñecido de ferramentas de automatización de fluxos de traballo, axudan a vincular persoas, datos e outros activos para optimizar os procesos. Estes tipos de ferramentas melloran a colaboración e axudan a definir, xestionar e mellorar a entrega do traballo en varios equipos. Ao manter a visibilidade dos proxectos elevada e a comunicación aberta, en última instancia os procesos execútanse sen problemas e de forma máis eficiente.

Vendas e márketing

As ferramentas de fluxos de traballo de vendas e márketing fan que os datos sobre as previsións e os clientes sexan máis fáciles de xestionar. As mellores aplicacións usan análises incorporadas para axudar a detectar ineficiencias e acelerar os procesos en varias canles, desde o correo electrónico e os SMS ás redes sociais. Estas ferramentas de automatización non repiten simplemente a mesma tarefa; de feito, moitas crean fluxos de traballo para enviar contido personalizado de márketing en función do comportamento dos clientes.

Servizo de atención ao cliente

As ferramentas de servizo de atención ao cliente axudan a atribuír automaticamente tíckets aos axentes, enviar respostas automáticas a preguntas frecuentes e etiquetar automaticamente tíckets en función da pregunta enviada. Coa automatización de fluxos de traballo de servizo de atención ao cliente, as empresas poden resolver máis problemas de clientes con maior rapidez, de modo que os axentes se liberan dos problemas máis complicados.

Finanzas

As ferramentas de automatización de fluxos de traballo de finanzas axudan ás empresas a manter os procesos financeiros organizados, coherentes e conformes aos estándares. Estes tipos de fluxos de traballo poden axudar con operacións diarias, como as aprobacións de presupostos, a facturación, as solicitudes de gastos e compras e as entradas de contabilidade.

Recursos humanos

As ferramentas de fluxos de traballo de recursos humanos axudan a automatizar a documentación e reducir a supervisión administrativa, de xeito que se reduce o risco de erros e se fornece unha mellor asistencia aos empregados. Estes tipos de ferramentas poden axudar coa xestión das novas contratacións, os horarios, as ofertas de traballo e as solicitudes de tempo libre. Deste xeito, os profesionais de RR. HH. dispoñen de máis tempo para centrarse nas tarefas máis valiosas.

Como se beneficia a súa organización da automatización de fluxos de traballo?

Se pretende automatizar procesos de finanzas, márketing ou TI, o software de automatización de fluxos de traballo diminúe a carga das tarefas manuais e axuda ás empresas a aforrar diñeiro, tempo e recursos de xeito significativo. Estas ferramentas de fluxos de traballos no só aceleran os procesos dos equipos, senón que tamén deixan tempo libre para levar a cabo o traballo que máis importa e guían a toma de decisións futuras, como parte dunha solución maior de software de xestión de procesos de negocio.

Vantaxes das ferramentas de automatización de fluxos de traballo

1. Menos erros

   A entrada manual de datos é tediosa e abre a porta a pequenos erros humanos que poden ter un gran impacto na súa organización, desde imprecisións nas reservas a facturas incorrectas. O software de fluxos de traballo, pola contra, utiliza datos centralizados e en tempo real para executar tarefas administrativas, de xeito que se reduce o risco de erros custosos.

2. Procesos simplificados

   As ferramentas de automatización de fluxos de traballo aumentan a visibilidade dos procesos, reducen os atoamentos e manteñen o desenvolvemento dos procesos na dirección correcta. Como as tarefas de atribución e seguimento se poden atribuír automaticamente, o desempeño é máis fácil de rastrexar e de xestionar, de modo que se minimizan os atrasos no proceso.

3. Produtividade aumentada

   Cando se automatizan as tarefas tediosas e manuais, os equipos dispoñen de máis tempo e recursos para centrarse en proxectos de maior impacto. Moitas aplicacións de automatización de fluxos de traballo tamén melloran a colaboración global, polo que se perde menos tempo no rastrexo de información, a busca de aprobacións ou o seguimento con comunicacións dun lado para outro.

4. Mellor comunicación

   As notificacións automatizadas e os fluxos de traballo deseñados con claridade axudan aos empregados a estar en sintonía e a comprender as súas funcións nun proxecto. Tamén facilitan a colaboración transversal e melloran a contabilidade das tarefas, garantindo que todo o mundo traballe co mesmo obxectivo.

5. Información máis detallada

   A creación de informes en tempo real cunha mellor visualización é unha vantaxe clave da automatización de fluxos de traballo. O uso de análises de datos nos procesos significa que as organizacións poden capturar métricas de desempeño, identificar áreas de oportunidades e tomar decisións máis fundamentadas acerca das súas operacións.

Como escoller as mellores ferramentas de automatización de fluxos de traballo para as súas necesidades empresariais

Ao elixir a mellor ferramenta de automatización de fluxos de traballo para a súa organización, é importante analizar primeiros os procesos actuais, identificar os atoamentos e pensar que equipos usarán as ferramentas. Cando comprenda mellor as súas necesidades empresariais, busque as seguintes funcións ao comparar diferentes solucións:

• Unha interface intuitiva e unha navegación sinxela.
• IA e aprendizaxe automático para o procesamento de documentos intelixente (IDP).
• Integracións sen problemas con ferramentas de terceiros e as aplicacións que usa no seu día a día.
• Fluxos de traballo personalizables.
• Operabilidade baseada na nube.
• Análises de datos e creación de informes en tempo real.
• Protección de datos e seguranza melloradas.
• Escalabilidade para as necesidades empresariais en evolución.

Exemplos de ferramentas de automatización de fluxos de traballo que se están a usar

O tempo dedicado a procesos sinxelos (como responder a correos electrónicos, crear tarefas ou copiar datos dun orixe a outro) pode acumularse rapidamente. Non obstante, se as empresas configuran fluxos de traballo automatizados, poden incrementar drasticamente a eficiencia e devolver valor ás operacións básicas, dende o márketing e as finanzas aos recursos humanos.

Algúns exemplos da automatización de fluxos de traballo en accións son os seguintes:

• Envío de respostas e seguimentos automatizados despois de que un cliente encha un formulario de contacto.
• Envío de secuencias de correo electrónico de consolidación de clientes potenciais despois do desencadeamento dun evento.
• Facturación automática dos clientes para os pagamentos mensuais.
• Creación de SLA para garantir respostas puntuais a problemas urxentes.
• Reembolso de gastos dos empregados.
• Envío de avisos de prazos e aprobacións.
• Atribución automática de tarefas e proxectos aos membros dos equipos.
• Incorporación de novos empregados.
• Aprobación de solicitudes de vacacións.