Por que as empresas están a adoptar ferramentas de RPA

Que é unha ferramenta de RPA?

A automatización robótica de procesos (RPA) emprega bots de software para emular a interacción humana nunha interface gráfica de usuario (GUI) para automatizar tarefas repetitivas e manuais, de modo que as empresas aforran tempo, esforzo e dores de cabeza. Unha ferramenta de RPA é un software para definir fluxos de traballo e configurar bots a fin de realizar tarefas designadas nunha secuencia lóxica. Un robot pode realizar calquera proceso de varios pasos que se produza nunha GUI máis rápido e sen erros. Polo tanto, unha ferramenta de automatización robótica de procesos axúdalle a acelerar os fluxos de traballo manuais e propensos a erros para que os empregados poidan traballar en tarefas de maior valor.

Por exemplo, o departamento de recursos humanos pode aplicar unha ferramenta de RPA para automatizar o procesamento das solicitudes de vacacións. En lugar de que un empregado dedique cinco minutos a procesar cada solicitude, un bot de RPA pode extraer os datos do sistema de planificación de recursos empresariais da empresa e procesar a solicitude máis rápido e sen erros noutro sistema, incluso naqueles que non teñen API.

Os bots que crea unha ferramenta de automatización de procesos robóticos poden realizar as accións atribuídas e interactuar con outros sistemas mediante a copia de información de pantallas dixitais (extracción de pantalla) ou mediante unha API. Por exemplo, a súa empresa pode usar unha ferramenta de RPA para crear bots que inicien sesión en aplicacións, manipulen ficheiros e cartafoles, copien e peguen contido, enchan formularios, traballen con datos estruturados e incluso interactúen con outras aplicacións.

Beneficios da adopción das ferramentas de RPA

Calquera organización que aplique unha ferramenta de RPA pode esperar experimentar algúns ou todos os seguintes beneficios:

• Mellor uso dos recursos humanos. A RPA libera os empregados de tarefas repetitivas e de baixo valor, como a entrada de datos, para que poidan centrarse nun traballo que achegue maior valor á empresa.
• Mellores puntos de contacto do cliente. Cando se usa a RPA para axilizar os procesos de atención ao cliente, a eficiencia engadida mellora a experiencia do cliente e fomenta a fidelidade.
• Menores custos. Os bots de RPA realizan o traballo dos humanos por unha fracción do custo.
• Mellores análises para comprender a xestión do fluxo de traballo. Cada bot xera un ficheiro de rexistro das súas actividades para que poida monitorar a súa eficacia nas funcións que realiza.
• Mellor escalabilidade. É imposible escalar un equipo de empregados do mesmo xeito que pode escalar o ámbito e alcance dun grupo de bots automatizados. Co software de RPA, os bots pódense duplicar e programar facilmente para realizar un conxunto de procedementos similar con lixeiras diferenzas.
• Mellor seguridade. Os bots de RPA nunca esquecen pechar sesión. Tamén se poden configurar como "tempo de espera" para que os sistemas non sexan accesibles cando non o deban ser, de forma que se reducen as vulnerabilidades fronte aos hackers maliciosos.

Son mellores as ferramentas de RPA que outras solucións de automatización de procesos?

Para comprender a vantaxe das ferramentas de RPA en comparación con outras solucións de automatización de fluxos de traballo, é útil comprender a diferenza entre automatización e RPA. A Automatización de fluxos de traballo utiliza a tecnoloxía para reducir os pasos manuais nun proceso de negocio, pero aínda así require que unha persoa complete o proceso. As ferramentas de RPA crean robots para traballar na interface gráfica de usuario, de xeito que non é necesaria a intervención humana. Estes poden ser procesos con supervisión, nos que os humanos deben iniciar as tarefas, ou poden ser procesos sen supervisión totalmente automatizados.

As ferramentas de RPA requiren pouca ou ningunha programación e, debido a que os bots usan a mesma infraestrutura e solucións que os empregados, non ten que modificar a arquitectura subxacente. Os usuarios da empresa impulsan as solucións de RPA. De feito, algunhas destas solucións están deseñadas para programadores cidadáns, empregados sen experiencia técnica, que poden automatizar os procesos manuais cos que traballan todos os días. Cunha participación informática mínima ou nula, pode optimizar as operacións e mellorar a satisfacción dos empregados sen pagar os custos do desenvolvemento tradicional.

A RPA tamén se diferencia das ferramentas tradicionais de automatización de procesos nos seguintes puntos:

• Os procesos de automatización tradicionais poden requirir a modificación dunha parte ou da totalidade dunha infraestrutura tecnolóxica. Os bots de RPA traballan na interface gráfica de usuario e interactúan con outros sistemas do mesmo xeito que os humanos.
• Os bots de RPA son o suficientemente flexibles como para automatizar procesos para múltiples aplicacións.
• Debido a que os bots de RPA son para procesos xenéricos e repetitivos como a entrada de datos, son escalables e actualízanse máis facilmente que unha solución de fluxos de traballo deseñada para un único proceso.

Aínda que o software de RPA xera valor mediante a mellora da eficiencia de fluxos de traballo repetitivos baseados en regras, algúns procesos é mellor deixarllos aos empregados. En xeral, é mellor que os empregados creativos sexan os encargados de xestionar os procesos que utilizan moita información gráfica ou datos sen estruturar e dependen de parámetros que cambian rapidamente.

O rol da RPA no presente e no futuro

Actualmente, o software de RPA está a gañar moita visibilidade ao mesmo tempo que as empresas o aprenden a usar e observan de primeira man os beneficios que ofrece, como o aforro de tempo e custos. Non obstante, como todas as tecnoloxías, a RPA volverase máis sofisticada e cambiará a medida que cambien as necesidades empresariais. Aquí ten algunhas predicións sobre a posible evolución das ferramentas de RPA:

• Mellor integración coa IA. A medida que avance a RPA, as empresas probablemente descubrirán novas formas de unila á tecnoloxía de nivel superior, como a IA, a aprendizaxe automática ou incluso a Internet das cousas (IoT), e algunhas empresas xa o fixeron. A hiperautomatización, ou automatización intelixente, amplía o tipo de tarefas que poden realizar as ferramentas de RPA e dálles o poder de automatizar unha variedade de tarefas complexas.
• Automatizacións máis intricadas. As empresas usan a RPA para automatizar todo tipo de tarefas mundanas, pero a súa combinación coa IA e a aprendizaxe automática desbloqueará unha nova gama de tarefas que pode simplificar. Por exemplo, actualmente as empresas poden utilizar ferramentas de RPA para dixitalizar documentos, pero as ferramentas de RPA con IA introducida tamén poderían comprender o contido dos documentos e clasificalo de forma eficiente sen erros.
• Menor custo e maior accesibilidade. Cando as ferramentas de RPA chegaron ao mercado por primeira vez, eran máis difíciles de conseguir e podían ser caras. Non obstante, debido a que aumentou a demanda de software de RPA, agora ofréceno máis empresas. Con máis opcións dispoñibles, é probable que caian os prezos e as funcións serán máis competitivas.

Funcionalidades clave do software de RPA

Na actualidade, hai moitas ferramentas de RPA no mercado e todas teñen funcións diferentes. Non obstante, estas son as funcionalidades principais que debería, como mínimo, ofrecer un bo software de RPA:

• Interoperabilidade. O software de RPA debería funcionar coas súas aplicacións de escritorio, aplicacións web e outras aplicacións de software importantes que teña. Tamén debería poder conectarse ás API do sistema e ler ou escribir en bases de datos.
• Aumento de datos. O seu software debería poder extraer datos de sitios web e redes sociais.
• Procesamento de diferentes tipos de datos. É importante que o seu software poida extraer e introducir datos, combinar datos de varias orixes e seguir instrucións condicionais como if/else.
• Interfaces de programación. Unha interface programable é importante. O software de RPA pode proporcionar capacidades intelixentes ou cognitivas para configurar os bots a fin de que tomen decisións, axudando a que a súa empresa funcione de xeito máis eficiente. Por exemplo, os bots poden axudar a responder aos tíckets de asistencia de TI, de forma que se libera o equipo de TI dunha parte da carga administrativa para que poida centrarse noutras iniciativas. Algunhas opcións de software incluso proporcionan métodos sen código para programar bots, pero todas as ferramentas de RPA deberían poder interactuar con diferentes tipos de aplicacións, correos electrónicos, ficheiros e cartafoles.

Elección e traballo cun software de RPA

Cando comece a avaliar as ferramentas de RPA dispoñibles, teña en conta que tipo de procesos planea automatizar. Cada ferramenta de automatización de procesos robóticos ten integrados diferentes controis e comandos que ditan as súas capacidades, así que asegúrese de que coincidan cos seus obxectivos da automatización de fluxos de traballo. Tente atopar tamén compoñentes reutilizables e asegúrese de que os bots poidan funcionar facilmente nos sistemas existentes.

Teña en conta os seguintes criterios ao seleccionar o software de RPA adecuado para a súa organización:

• Fácil de usar. O software de RPA debería ser o suficientemente sinxelo como para que alguén con habilidades de programación limitadas compile a automatización e configure un fluxo de traballo no software de RPA. Incluso hai algunhas ofertas de RPA con pouco código que os programadores cidadáns sen habilidades de informática poden empregar para automatizar os seus fluxos de traballo. O software que escolla debe ofrecer interfaces gráficas de usuario, asistentes e comandos integrados e extensibles.
• Flexible. O software debería permitirlle configurar funcións personalizadas sen ter que pagarlle máis ao fornecedor pola personalización. Tamén debería poder tratar diferentes casos de uso e cantidades variables de datos mantendo un desempeño constante.
• Escalable. O software de RPA debería escalar rapidamente para cumprir cos requisitos operativos da súa empresa e adaptarse ás actualizacións. O software tamén debería poder executar múltiples bots e fluxos de traballo.

Como usan os sectores o software de RPA

Todo os tipos de empresas atoparon un xeito de beneficiarse do software de RPA. Por exemplo, sectores como a asistencia sanitaria poden usar a RPA para concertar compromisos, introducir os datos dos pacientes, procesar as reclamacións e xestionar a facturación. Así é como outras industrias están a usar ferramentas de RPA para transformar os seus procesos:

• Venda ao retallo. Actualización de pedidos, envío de produtos e rastrexo de envíos.
• Telecomunicacións. Monitoraxe, xestión de datos de fraude e actualización de datos de clientes.
• Banca. Mellora da eficiencia no traballo, a precisión dos datos e a seguranza.
• Seguro. Xestión dos procesos de traballo, introdución dos datos de clientes e axuda na execución de aplicacións.
• Fabricación. Axuda nos procesos da cadea de subministración, facturación de materiais, servizo de atención ao cliente e asistencia técnica e administración.

Limitacións das ferramentas de RPA

O software de RPA ofrece moitas vantaxes, pero non pode facelo todo. Malia que a tecnoloxía está a desenvolverse, aínda funciona mellor como parte dunha rede doutras tecnoloxías, aínda non é unha solución integral que poida resolver todos os desafíos operativos.

Polo de agora, a RPA é unha tecnoloxía baseada en regras que funciona mellor con información ou datos estruturados que sigan un modelo de datos predeterminado. Para que funcione correctamente, debe programar os bots para que fagan o que queira que fagan e só funcionarán neses parámetros. A menos que a cubra con tecnoloxías de aprendizaxe automática ou IA, a solución de RPA só pode seguir as regras que atribúe, pero non comprender nin interpretar o contido ao que accede.

Por exemplo, para que unha ferramenta de RPA procese información de facturas ou outros documentos, todos eses documentos deben seguir o mesmo formato. A ferramenta non pode procesar ningún ficheiro que se desvíe do formato. Por este motivo, as ferramentas de RPA non son adecuadas para información ou datos sen estruturar que non sigan un modelo de datos predeterminado.

Ademais, as ferramentas de RPA non aprenden nin se adaptan. Se os procesos de negocio cambian, terá que volver programar os bots para que funcionen cos novos procesos, o que pode levar moito tempo. Se a súa ferramenta de RPA non é compatible cos novos procesos, é posible que o seu investimento nela sexa de curta duración. Para evitar este problema, teña en conta a posibilidade de que os procesos e tecnoloxías cambien antes de adoptar unha ferramenta de RPA.

Como axudar a garantir o éxito coas ferramentas de RPA

Como calquera outra tecnoloxía, o éxito co software de RPA depende de como o aplique. Incluso as mellores ferramentas non poden solucionar un proceso totalmente danado, polo que é importante ter en conta as tarefas que automatiza. Se se aplica no contexto correcto cun obxectivo específico e medible en mente, a ferramenta de RPA correcta pode redefinir o aspecto da eficiencia na súa empresa. Teña presente as seguintes prácticas recomendadas cando comece a usar a tecnoloxía de RPA para automatizar os seus procesos:

• Coñeza o proceso que quere automatizar. Audite todos os seus procesos operativos para determinar cales son as tarefas que mellor se axustan á RPA. Lembre que as ferramentas de RPA xeralmente non poden entender a información, de modo que, a non ser que tamén teña previsto incorporar IA, escolla un proceso que teña uns parámetros claramente definidos e que non precise moita participación ou supervisión humana, como programar compromisos ou procesar facturas. Algún software, como Microsoft Power Automate, ofrece capacidades para axudarlle a identificar os procesos axeitados para automatizar.
• Elixa a ferramenta axeitada. Despois de determinar os procesos que quere automatizar, atope as ferramentas que mellor admitan ese tipo de traballo. Todas as ferramentas teñen diferentes puntos fortes, así que avalíeas en función das capacidades, o prezo, a facilidade de implantación e o nivel de adecuación do seu funcionamento ao software existente.
• Forme os empregados. Ensinarlle ao persoal a usar e, en última instancia, modificar ou manter a ferramenta de RPA é unha boa forma de axudar a garantir o seu valor continuo e aumentar a adopción en toda a empresa.
• Mida os resultados. Antes e despois da implantación, monitore os indicadores clave de rendemento (KPI), como a produtividade dos empregados, a precisión da inxesta de datos, o número de compromisos programados ou documentos procesados. Que os KPI non melloren despois da implantación pode indicar que escolleu os procesos incorrectos ou que lles proporcionou aos bots os parámetros incorrectos.