Que son as solicitudes de procesamento de documentos?
Aplicacións de procesamento de documentos utiliza a aprendizaxe automática e a intelixencia artificial (IA) para extraer datos de documentos e formularios. Recollen datos, como información de facturas, recibos e pedidos de entrega por correo electrónico ou en papel, dixitalízanos e gárdanos nun formato de base de datos estruturado. Despois, eses datos impórtanse a un sistema de destino, como por exemplo unha solución de planificación de recursos empresariais (ERP) ou xestión de relacións co cliente (CRM). As eficiencias que proporcionan as aplicacións de procesamento de documentos poden ter un gran impacto na forma en que as empresas aforran cartos, aumentan a produtividade e liberan aos empregados de tarefas repetitivas de pouco valor e propensas a erros.
Atopar unha solución para dixitalizar volumes de documentos en papel é un reto ao que se enfrontarán moitas empresas nalgún momento. As aplicacións de procesamento de documentos ofrecen unha gran eficiencia nesta área, xa que non só eliminan a tarefa intensiva de traballo da entrada manual de datos, senón que tamén proporcionan ás empresas información sobre como obter máis dos seus datos.
Como funciona o procesamento de documentos?
O procesamento de documentos baséase no recoñecemento óptico de caracteres (OCR), aprendizaxe automática e automatización robótica de procesos (RPA). Estes tres elementos son esencialmente capaces de interpretar e comprender a información de xeito similar ao que farían os humanos.
- OCR recoñece texto impreso, escrito a man ou en ordenador de documentos ou imaxes dixitalizados. Identifica as áreas claras e escuras do contido dixitalizado e busca letras ou díxitos, que despois se clasifican en función de padróns ou características.
- Aprendizaxe automática crea algoritmos que aprenden de padróns e contexto en documentos. A medida que procesa cada vez máis información, a aprendizaxe automática aprende de todos os casos de uso que atopa, facéndose cada vez máis intelixente e eficiente na forma en que toma decisións.
- RPA usa bots que executan regras e instrucións que reciben para automatizar tarefas repetitivas. Usando as capacidades avanzadas de recoñecemento de texto, RPA pode procesar rapidamente datos de varias orixes.
Con OCR, aprendizaxe automática e RPA xuntos, o procesamento de documentos normalmente segue estes pasos:
Colección
Os datos de orixes como documentos en papel, documentos PDF, correos electrónicos e formularios en formato electrónico analízanse e dixitalízanse.
Preparación
A calidade e a precisión dos datos dixitalizados mellóranse mediante a corrección de ángulos torcidos, a diminución do ruído eliminando as manchas ou marcas de fondo e o recorte das áreas exteriores non desexadas das imaxes.
Clasificación
Os documentos sepáranse en diferentes categorías segundo o seu formato, contido e tipo, o que axuda a mellorar a extracción e o arquivo dos datos.
Extracción
Un paso crucial no proceso mediante o cal OCR extrae datos dos documentos e define os tipos que se deben traducir (por exemplo, nomes, números, datas, texto manuscrito).
Validación
RPA comproba e verifica todos os datos antes de movelos aos sistemas, bases de datos e fluxos de traballo correspondentes. Calquera imprecisión sinálase nesta fase para a súa revisión e corrección manuais.
Integración
Unha vez que se executan todos os demais procesos, os datos envíanse ás bases de datos e repositorios correspondentes mediante interfaces de programación de aplicacións.
Que é a análise de documentos de aprendizaxe profunda?
A documentación de aprendizaxe profunda intégrase co procesamento de documentos confiando nas capacidades das redes neuronais para recoñecer padróns nos datos, especialmente para a análise de documentos e deseños, a identificación de textos e a recuperación de documentos. As redes neuronais, case do mesmo xeito que aprende un cerebro humano, recollen información en moitas capas adquirindo cada vez máis información e coñecemento e sendo cada vez máis intelixentes.
A análise de documentos de aprendizaxe profunda utiliza a súa capacidade para impulsar unha IA semellante á intelixencia humana a través de diferentes algoritmos de redes neuronais, principalmente convolucionais e recorrentes. As redes neuronais convolucionais filtran a través das imaxes para detectar cada elemento dentro delas, mentres que as redes neuronais recorrentes son capaces de lembrar puntos de datos, o que configura a súa capacidade para predicir resultados futuros.
Vantaxes do procesamento automatizado de documentos
Procesamento automatizado de documentos mellora os procesos de negocio e aumenta a eficiencia do equipo ao ofrecer velocidade, precisión e escalabilidade. Pode ter un impacto de gran alcance na forma en que sectores como o xurídico, inmobiliario, sanitario e bancario melloran os seus procesos e resultados finais.
As vantaxes clave do procesamento automatizado de documentos inclúen:
Recuperación rápida:
Unha vez que os documentos están dixitalizados, calquera persoa autorizada pode acceder a eles practicamente en calquera momento e en calquera lugar para velos.
Seguranza e privacidade melloradas
As empresas poden cifrar os seus ficheiros e atribuír niveis de seguranza para protexer os seus datos contra usuarios non desexados.
Aforro de tempo e custos:
Ao eliminar o proceso de xestión de ficheiros en papel, que é caro e leva moito tempo, os empregados teñen máis tempo para dedicarse a obxectivos cruciais para a empresa e ser máis produtivos.
Risco reducido de erros humanos:
Sen a necesidade de introducir manualmente os datos, a automatización de documentos mellora moito a precisión e a calidade dos documentos.
Máis colaboración:
Os empregados dos diferentes equipos dos departamentos poden compartir e traballar en documentos xuntos, estando ao tanto do estado en tempo real.
Modelos estandarizados:
A automatización de documentos permite a estandarización de modelos e estruturas que se poden aplicar aos fluxos de traballo de forma continua.
Como elixir unha solución de software de procesamento de documentos
A elección dunha solución de procesamento de documentos depende de factores específicos das súas necesidades. Unha das decisións máis importantes a ter en conta é se quere que a túa solución se execute na nube ou in situ na súa localización. Un provedor aloxa os sistemas baseados na nube por unha tarifa e gardan automaticamente todos os seus datos, de xeito que se poida acceder a todo en liña. Unha solución local significa que utilizará os seus propios servidores e almacenamento, realizará o seu propio mantemento e fará as súas propias copias de seguranza.
Outras consideracións importantes para seleccionar unha solución de procesamento de documentos inclúen:
Buscas:
É unha boa idea ter unha gran variedade de opcións de busca, como o nome e o tipo de ficheiro, o contido e as datas de modificación. Tamén é bo poder atribuír metadatos e etiquetas para organizar todos os ficheiros.
Estrutura de ficheiros sinxela:
É importante que a estrutura de ficheiros sexa fácil de usar e lóxica para todos os usuarios.
Seguranza:
O sistema debería permitirche restrinxir o acceso a documentos confidenciais e establecer permisos por usuario.
Simplicidade:
Todos os empregados deberían poder usar o sistema facilmente sen confusións e sen interromper as súas tarefas diarias.
Integración:
Asegúrese de que pode usar o sistema cos programas que xa está usando, como o cliente de correo electrónico e o software de relación co cliente.
Comezar agora coa transformación do procesamento de documentos
Microsoft Power Automate é unha solución de optimización do fluxo de traballo fácil de usar que permite aos seus empregados crear unha solución de procesamento de documentos. Minimiza as tarefas repetitivas, manuais e longas e crea máis tempo para que os equipos se centren no traballo estratéxico cunha única plataforma de automatización.
Preguntas máis frecuentes
Que son as solicitudes de procesamento de documentos?
As aplicacións de procesamento de documentos ofrecen unha solución automatizada para dixitalizar grandes cantidades de documentos en papel.
Como funciona o procesamento de documentos?
O procesamento de documentos baséase na aprendizaxe automática e na intelixencia artificial, que extraen datos dos documentos e os almacenan nunha base de datos.
Que é a análise de documentos de aprendizaxe profunda?
A análise da documentación de aprendizaxe profunda baséase nas capacidades das redes neuronais, que aprenden e adquiren coñecementos de maneira semellante aos cerebros humanos. Canta máis información adquiran e aprendan estas redes, máis intelixentes serán a medida que procesan máis información.
Cales son as vantaxes do procesamento automatizado de documentos?
O aumento da produtividade, o risco reducido de erros humanos e a mellora da escalabilidade son algunhas das moitas vantaxes do procesamento automatizado de documentos.
Como elixo unha solución de software de procesamento de documentos?
Comece avaliando o fluxo de traballo de documentos actual e determine que quere mellorar. Algunhas das cousas clave que quererá dunha solución de procesamento de documentos inclúen as capacidades de dixitalización, o almacenamento na nube, a funcionalidade de busca, o control de versións de documentos e a capacidade de xestionar permisos.