Unha persoa con documentos nunha man mentres mira unha tableta

Seis vantaxes da automatización de procesos de negocio

Coa automatización de procesos de negocio (BPA), a empresa pode obter moitos beneficios inmediatos e a longo prazo mediante a automatización das operacións diarias, o cal aumentará a súa competitividade global.

Que é a automatización de procesos de negocio?

A medida que a empresa segue procesando grandes cantidades de datos e resolvendo moitas tarefas a diario, pode resultar máis difícil para os membros do equipo reducir as marxes de erro e os atrasos e mellorar os sistemas ineficientes. A automatización de procesos de negocio permítelle compilar, xestionar e optimizar fluxos de traballo que aumenten a eficacia e a produtividade da organización.

A automatización de procesos empresariais consiste en automatizar procesos empresariais diarios e repetibles que normalmente se levan a cabo á man. Nestes procesos inclúense desde fluxos de traballo de varios niveis até as simples respostas dos clientes. A BPA ofrécelle a posibilidade de realizar traballos repetitivos e deixar atrás os procesos en papel con rapidez e eficiencia. Isto implica automatizar aqueles traballos que tratan unha cantidade desmesurada de documentación e datos sen procesar, como o desenvolvemento de produtos, as vendas, os recursos humanos etc. A incorporación de software de xestión de procesos de negocio (BPMS) axúdalle a xestionar todos os novos fluxos de traballo creados mediante a automatización de procesos de negocio.

Vantaxes de implantar unha solución de BPA

En canto distinga que procesos poden automatizarse e cales non e identifique a forma de compilar un fluxo de traballo dinámico para o equipo, poderá tirar proveito de todo o que ofrece o software de automatización de procesos de negocio. Estas son as seis vantaxes principais que pode obter a organización por automatizar os seus procesos de negocio:

  1. Mellora da eficiencia e da produtividade. Ao engadir unha nova solución de automatización que elimine as posibilidades de equivocarse, a empresa optimízase ao instante e incorre en menos erros. Se elimina os procesos manuais ineficientes e laboriosos que o equipo realiza a diario, eliminará tamén as tarefas que provocan atoamentos e axilizará máis procesos empresariais de alto nivel entre as unidades empresariais, os membros do equipo e todas as persoas da organización.
  2. Aforro de tempo e custos. A automatización axúdalle á empresa a reducir custos e a aumentar a rendibilidade, en especial entre os equipos que asumen as súas responsabilidades mediante procesos manuais en papel. Dado que a automatización de procesos acelera as operacións internas, resulta doado aforrar tempo e cartos nos recursos necesarios para levar a cabo eses procesos e, ao mesmo tempo, pode atribuír tarefas máis importantes a eses traballadores que antes dedicaban os seus esforzos a actividades manuais.
  3. Xestión sinxela de datos e documentos. Cando se usan procesos manuais, os empregados poden perderlle a pista ás comunicacións escritas, ás follas de cálculo e a outros documentos, tanto impresos como enviados por correo electrónico. Ademais, ter que mover información ou calcular dunha orixe de datos a outra significa que hai máis probabilidades de que se cometan erros humanos, á parte de que leva máis tempo. A automatización de procesos entraña que todos os documentos e os datos se aloxen nunha mesma localización, o cal simplifica a xestión de documentos facendo que a súa organización e recuperación resulten sinxelas.
  4. Visibilidade e transparencia. Non terá que proporcionar asistencia adicional ao equipo, xa que as solucións de automatización contribúen a garantir que se sigan as prácticas recomendadas e que se aplique a regulación. A través das funcionalidades de recompilación de datos, creación de informes e análises, pode ver paneis de datos que ofrecen visibilidade e transparencia sobre todas as tarefas que cada persoa está a desenvolver na actualidade, para poder tomar decisións máis informadas.
  5. Normalización e cumprimento dos procesos. Os procesos de automatización contan con pautas estritas sobre quen pode facer cambios ou actualizar documentos; porén, é posible que os membros do equipo non sempre as sigan. Coa implantación da BPA, non terá que preocuparse por se se saltan pasos, porque o proceso xa está integrado no sistema. Pode crear unha automatización de fluxos de traballo dixital eficiente que garanta que se encamiñe a información correcta á persoa axeitada no momento adecuado. Isto tamén significa que as empresas poderán facer un seguimento de quen usa os datos, a través dos nomes de inicio de sesión, as datas e os detalles de atribución, sen complicacións. Documentar esa información tamén serve de axuda a crear rastros de auditoría e a demostrar o cumprimento.
  6. Mellora da satisfacción dos empregados e dos clientes. Engadir unha solución automatizada ao seu proceso permitirá que os empregados poidan cumprir con facilidade moitas das súas responsabilidades diarias sen erros, o que fará o equipo se sinta máis feliz. A automatización xera un ambiente sen friccións no que os empregados poden prosperar. As aprobacións dos xestores van máis rápido, polo que os empregados poden centrarse en proxectos máis importantes que estimulen e renoven as decisións empresariais. E de premio, tamén terá clientes máis felices, xa que ao recibir datos máis precisos e coherentes, quedarán máis satisfeitos co produto final ou cos resultados.

Inicie a optimización con Microsoft Power Automate

Ao adoptar unha nova automatización de procesos, fará que o traballo sexa máis rendible, optimizado e menos susceptible aos erros. Porén, aínda que a BPA funciona como un enfoque holístico para optimizar os procesos empresariais, engadir algún software, como unha ferramenta de automatización robótica de procesos , contribúe a automatizar as tarefas controladas por regras que normalmente son necesarias ao comezo dun proceso.

A clave para equilibrar a BPA coa RPA é atopar unha solución á que vostede, o seu equipo e a organización poidan adaptarse facilmente sen interromper ningunha das estratexias empresariais actuais. Power Automate compila automatizacións de fluxos de traballo escalables, que aforran tempo e que son capaces de afrontar todos os traballos individuais, permitíndolle realizar múltiples tarefas tediosas nun curto período de tempo.