Qu’est-ce que la gestion des processus métier ?
La gestion des processus métier (BPM) fait référence aux efforts entrepris par votre entreprise pour analyser, accélérer et optimiser les processus, souvent en utilisant l’ automatisation des workflows pour rationaliser les processus manuels.
Tirer parti des avantages d’une solution de BPM
Avant de commencer à élaborer une stratégie de BPM, il est important de comprendre l’importance de la mise en place de processus métier efficaces, les différents types de processus métier, qui en est responsable au sein de votre entreprise et les problèmes que la BPM peut vous aider à résoudre.
Mieux connaître vos processus métier
Un processus métier est une série de tâches reproductibles qui sont effectuées en séquence pour atteindre un objectif de routine. Les processus métier peuvent prendre des minutes ou des semaines et inclure des activités simples comme les demandes de congés des employés, ou compliquées comme la logistique de la chaîne d’approvisionnement. Des processus efficaces aideront à améliorer la productivité des employés, l’engagement des clients et toutes les autres facettes de votre activité. Des processus inefficaces et dysfonctionnels entraînent la frustration des employés, des coûts inutiles, l’insatisfaction des clients et, en fin de compte, des pertes de revenus.
Les processus métier peuvent être divisés en trois catégories principales :
- Les processus opérationnels couvrent les principales chaînes de valeur métier et spécifiques, telles que les commandes clients, la création de comptes et l’optimisation de la fabrication.
- Les processus de gestion incluent des éléments tels que la gouvernance d’entreprise, les budgets et les workflows de RH.
- Les processus de support sous-tendent des processus plus globaux dans des domaines tels que la comptabilité, le recrutement et le support technique.
En automatisant tous les types de processus métier, vous pouvez améliorer l’efficacité, réduire les risques et maintenir l’orientation stratégique de votre entreprise.
Composez votre équipe chargée de la BPM
Les employés responsables de processus métier sont appelés « propriétaires de processus métier ». Étant donné qu’ils gèrent un processus de bout en bout, ils comprennent comment ce processus affecte et est affecté par les processus qui viennent avant et après. Accorder la propriété de processus métier discrets à des employés clés qui travaillent avec d’autres services peut favoriser une meilleure compréhension et conduire à une meilleure BPM au sein de votre organisation.
Par exemple, une équipe chargée de la BPM qui réussit dans une grande entreprise peut inclure tous ces rôles :
- Champion des processus métier. Un champion comprend les avantages considérables et communique la valeur de la BPM à l’organisation.
- Propriétaire du processus. Une personne ou une équipe devant relever des défis commerciaux, rationaliser des workflows ou saisir des opportunités peut fournir une perspective et une contribution clés, essentielles à l’adhésion des utilisateurs et à la réussite de la BPM.
- Directeur des processus métier. Un directeur dirige les efforts de BPM à l’échelle de l’organisation.
- Consultant en processus métier. Un consultant utilise ses compétences techniques et sa compréhension de la BPM pour conseiller un directeur de processus métier.
- Chef de projet. Un chef de projet aide à créer et à mettre en œuvre le plan de projet et gère les communications de l’équipe, les jalons, les livrables et les délais.
- Analyste métier. Un analyste identifie les améliorations nécessaires au niveau des processus.
- Architecte de solutions. Un architecte de solution fournit un support technique, en particulier en ce qui concerne l’interopérabilité avec les applications métier existantes.
- Influenceurs. Les influenceurs, souvent leaders parmi leurs pairs, sont des utilisateurs précoces qui défendent de nouvelles idées et pratiques, et de nouveaux outils. Ils aident à affiner les améliorations des processus métier et à plaider en faveur du changement.
- Groupe de soutien de BPM. Ce groupe comprend des professionnels de l’informatique clés, des responsables de la planification d’entreprise et d’autres dirigeants qui aident à institutionnaliser les normes, les méthodes, la gouvernance et la technologie de BPM.
Ne vous accommodez pas des opportunités perdues
Traditionnellement, ce sont les dirigeants d’entreprise qui sont chargés de la BPM. Car après tout, il s’agit de processus métier. Mais avec l’avènement des logiciels de gestion des processus métier (BPM) hautement sophistiqués, le service informatique joue désormais un rôle plus important. Vous pouvez trouver un équilibre productif entre votre technologie et les exigences métier si vous permettez au service informatique de déployer une plateforme d’automatisation des workflows en libre-service et « low code » que les employés de l’entreprise peuvent utiliser pour rationaliser les processus et résoudre les problèmes qu’ils comprennent le mieux.
Automatiser, encore et encore
L’automatisation est au cœur de la BPM. Avec la technologie désormais disponible, les entreprises prospères doivent trouver toutes les occasions d’automatiser les processus manuels, répétitifs et chronophages. Avec l’automatisation des workflows, vous pouvez rationaliser les processus métier tels que la saisie de données, les mises à jour des réseaux sociaux, les stocks, les rapports, etc. Vous pouvez libérer vos employés des processus répétitifs et routiniers, augmenter la productivité, réduire les coûts et limiter les erreurs humaines.
Instaurer une culture de développement citoyen
Vous pouvez également optimiser certains processus métier par la création d’applications mobiles , ce qui aide vos employés à rester plus connectés et plus efficaces, transformer leur façon de travailler et générer des perspectives d’affaires en temps réel. Avec la plateforme de développement d’applications adaptée, les ingénieurs, les informaticiens et les utilisateurs métier ordinaires peuvent créer une culture de développement citoyen et créer leurs propres solutions métier « low code », sans avoir à dépendre de ou à attendre les dirigeants de l’entreprise et les développeurs professionnels.
Profiter de chaque opportunité
Vous n’êtes pas obligé de vous accommoder des processus manuels inefficaces, des coûts supplémentaires et des opportunités perdues. Avec les personnes adaptées aux rôles appropriés, une solide compréhension de vos processus et des outils d’automatisation performants, votre entreprise peut utiliser la gestion des processus métier pour :
- Limitez les processus de paiement en ligne fastidieux qui découragent les clients et empêchent des ventes.
- Automatisez les processus manuels qui prennent trop de temps, coûtent trop cher et entraînent la frustration des employés.
- Éliminez les obstacles des processus financiers qui retardent les paiements.
- Réduisez la duplication qui gaspille des ressources.
- Écourtez ou standardisez les processus longs ou irréguliers qui affectent les délais.
- Rationalisez l’intégration inefficace des clients qui dégrade les relations.
Élaborer une stratégie de gestion des processus métier
Si votre entreprise est aux prises avec des processus opérationnels, de gestion et de support qui sont fastidieux, redondants, trop longs, trop lents ou trop coûteux, la création d’une stratégie de BPM complète peut vous aider. Les meilleures pratiques suivantes vous aideront à lancer une initiative de BPM et à évaluer votre réussite :
- Obtenez le soutien de la direction. Ceci est essentiel si vous avez besoin de ressources pour soutenir vos plans d’amélioration des processus métier.
- Analysez et mappez le processus spécifique. Utilisez des graphiques, des cartes mentales ou des logiciels d’exploration des processus pour identifier les goulots d’étranglement, les efforts dupliqués et les retards inutiles. Obtenez des commentaires des personnes les plus impliquées dans le processus pour comprendre ce que vous pouvez améliorer : elles constituent le premier maillon de l’adhésion.
- Repensez le processus. Sollicitez les commentaires des parties prenantes et assurez-vous que tout le monde comprend la valeur de la rationalisation du processus. Intégrez les leçons tirées des cartes mentales et de l’analyse. Envisagez une analyse d’impact pour les workflows critiques ou complexes.
- Rassemblez les ressources et mettez en œuvre le changement. Collectez les ressources dont vous avez besoin pour créer une plateforme de BPM efficace, telles que des logiciels de gestion de projet, des outils d’automatisation des flux de travail et des tableaux de bord en temps réel. Choisissez des ressources qui correspondent à la valeur commerciale que vous souhaitez créer et gérez le changement avec des livrables et des délais spécifiques. En déployant d’abord un petit pilote, vous pouvez résoudre les bogues, susciter l’enthousiasme envers des pratiques améliorées et favoriser l’adoption.
- Assurez le suivi et l’optimisation. Surveillez le fonctionnement de vos nouveaux processus en consultant les parties prenantes. Soyez prêt à ajouter des améliorations si nécessaire.
Créer de la valeur liée à la BPM
Si vous suivez les meilleures pratiques ci-dessus, constituez une équipe de BPM solide et déterminez comment vous pouvez améliorer les processus pour créer plus de valeur, la gestion des processus métier peut générer des avantages tangibles, notamment :
- Augmentation de la productivité. Des processus plus efficaces entraînent une augmentation de l’efficacité des employés et vous permettent d’évaluer les mesures de performance à l’aide d’un logiciel d’analyse du lieu de travail.
- Rentabilisation plus rapide. L’amélioration de vos processus informatiques peut affecter la rapidité avec laquelle les applications logicielles sont développées et déployées dans votre entreprise.
- Amélioration de la qualité. En plus d’accélérer le développement, les améliorations des tests peuvent résoudre rapidement les problèmes de performance ou de sécurité, améliorant ainsi la qualité de votre produit ou de votre service.
- Augmentation de la satisfaction client. La correction des processus de service client de votre entreprise peut vous aider à gagner des clients et à fidéliser vos clients.
- Amélioration des expériences de travail des employés. Des processus métier efficaces constituent la base de la satisfaction sur le lieu de travail, améliorent le moral et peuvent aider à réduire la rotation du personnel.
Commencez dès maintenant à optimiser vos processus métier
Chaque entreprise s’efforce d’agir mieux, plus rapidement et plus intelligemment. La combinaison d’une stratégie de BPM complète avec le logiciel d’automatisation des flux de travail adapté peut aider votre entreprise à atteindre ces objectifs.
Microsoft Power Automate est une solution d’optimisation des workflows facile à utiliser qui peut permettre à vos employés de rationaliser les inefficacités quotidiennes pour obtenir des résultats à l’échelle de l’entreprise.