Que sont les outils d’automatisation des flux de travail ?

Définition d’un logiciel d’automatisation des flux de travail

Un logiciel d’automatisation des flux de travail simplifie les tâches normalement manuelles et fastidieuses pour permettre aux entreprises de gagner du temps, de réduire le risque d’erreurs humaines et d’augmenter la productivité du lieu de travail. Grâce à l’automatisation des processus, les équipes peuvent se consacrer à des tâches plus importantes plutôt qu’aux tâches répétitives, et obtiennent une visibilité des flux de travail suffisante pour identifier les possibilités d’amélioration.

L’Automatisation des flux de travail aide les entreprises à affiner leurs processus de plusieurs manières grâce à :

• Automatisation et déclenchement de tâches.
• Amélioration de l’efficacité et de la productivité.
• Identification des possibilités d’amélioration des processus.
• Gestion et pilotage des performances des flux de travail.
• Configuration de rappels.
• Préservation de la synchronisation des équipes.
• Collecte d’informations exploitables.
• Optimisation de l’utilisation des ressources.

Un logiciel d’automatisation des flux de travail s’exécute sur des sources de données et selon un ensemble de règles pour manipuler ces données, en imitant l’intelligence humaine. Ces outils de flux de travail suivent généralement des « déclaration si/alors », en suivant une règle du type « Si A se produit, alors fais B ». Ce système logique fondé sur des règles décrit les actions qui doivent suivre un événement. Cela fait économiser du temps et de l’argent, et réduit le risque d’erreurs humaines.

Types d’outils d’automatisation des flux de travail

Depuis la saisie de données jusqu’à la culture de prospects et à la comptabilité, les outils d’automatisation des flux de travail sont conçus pour réduire la charge de travail et optimiser les processus. L’utilisation du temps et des ressources de l’entreprise s’en trouve optimisée, et les collaborateurs peuvent se consacrer à des projets plus importants qui demandent souvent de la créativité et des compétences de résolution de problèmes (quelque chose que même les meilleurs logiciels d’automatisation des flux de travail ne pourront pas remplacer).

Un logiciel d’automatisation des flux de travail est un composant majeur de la gestion des processus d’entreprise (BPM), et plusieurs outils sont à votre disposition pour optimiser les fonctions de base de votre organisation et simplifier les tâches manuelles. Certains types d’outils d’automatisation des flux de travail incluent :

Gestion de projets

Les applications de gestion de projet sont peut-être le type d’outil d’automatisation des flux de travail le plus connu. Elles permettent de relier les personnes, les données et les autres actifs pour optimiser les processus. Ce type d’outil améliore la collaboration et permet de définir, gérer et améliorer le travail rendu par plusieurs équipes. Grâce à une bonne visibilité du projet et à l’ouverture des communications, les processus s’exécutent de manière plus fluide et plus efficace.

Ventes et marketing

Les outils de flux de travail pour la vente et le marketing facilitent la gestion des données des prospects et des clients. Les meilleures applications utilisent l’analyse intégrée pour détecter les manques d’efficacité et accélérer les processus sur les différents canaux (du courrier électronique et des SMS jusqu’aux réseaux sociaux). Ces outils d’automatisation ne se contentent pas de répéter les mêmes tâches à l’infini ; en réalité, la plupart créent des flux de travail pour envoyer du contenu marketing spécialisé en fonction du comportement de chaque client.

Service clientèle

Les outils de flux de travail pour le service clientèle permettent d’affecter automatiquement des tickets aux agentes, d’envoyer des réponses automatiques aux questions courantes et d’étiqueter automatiquement les tickets en fonction de la question posée. Avec l’automatisation des flux de travail pour le service clientèle, les entreprises peuvent résoudre plus rapidement les problèmes de clients, ce qui libère les conseillers pour se consacrer à des problèmes plus difficiles.

Finances

L’automatisation des flux de travail pour les finances aide les entreprises à maintenir l’organisation, la conformité et la cohérence de leurs processus. Ces types de flux de travail facilitent les opérations quotidiennes telles que les approbations de budget, la facturation, les demandes d’achats et de dépenses et la saisie comptable.

Ressources humaines

Les outils de flux de travail pour les ressources humaines permettant d’automatiser la documentation et de réduire la supervision administrative. Cela réduit le risque d’erreur et facilite le travail des collaborateurs. Ces types d’outils peuvent faciliter la gestion des embauches, des feuilles de temps, des offres d’emploi et des demandes de congés. Cela permet aux professionnels des RH de se consacrer davantage aux tâches à forte valeur ajoutée.

En quoi l’automatisation des flux de travail est-elle un avantage pour votre organisation ?

Que vous cherchiez à automatiser vos processus dans les domaines des finances, du marketing ou de l’informatique, les logiciels d’automatisation des flux de travail allègent le fardeau des tâches manuelles et font gagner à l’entreprise du temps, des ressources et de l’argent en quantités significatives. ces outils d’automatisation des flux de travail ne se contentent pas d’accélérer les processus pour votre équipe ; ils libèrent également du temps pour les tâches plus importantes et orientent la prise des décisions futures, dans le cadre d’une solution logiciel de gestion des processus d’entreprise plus vaste.

Avantages des outils d’automatisation des flux de travail

1. Moins d’erreurs

   La saisie manuelle des données est une tâche fastidieuse et est surtout une porte ouverte aux erreurs humaines qui peuvent avoir des conséquences importantes pour votre organisation (depuis les inexactitudes comptables aux factures erronées). En revanche, les logiciels de flux de travail utilisent des données centralisées en temps réel pour exécuter les tâches administratives, ce qui réduit le risque d’erreurs coûteuses.

2. Processus simplifiés

   Les outils d’automatisation des flux de travail améliorent la visibilité des processus, réduisent les goulots d’étranglement et maintiennent le bon déroulement des projets. Comme les attributions et le suivi des tâches peuvent être automatisés, il est plus facile de suivre et gérer les performances, ce qui réduit les délais d’exécution des processus.

3. Amélioration de la productivité

   Lorsque les tâches manuelles et fastidieuses sont automatisées, les équipes disposent de plus de temps et de ressources pour se consacrer à des projets plus importants. De nombreuses applications d’automatisation des flux de travail renforcent également la collaboration dans son ensemble. Ainsi, le temps perdu à rechercher des informations, à demander des approbations et à suivre les allers-retours des communications s’en trouve réduit.

4. Amélioration de la communication

   Les flux de travail clairement définis et les notifications automatiques permettent aux collaborateurs de rester au diapason et de comprendre leurs rôles dans un projet. Ils facilitent également la collaboration interservices et renforcent la responsabilité quant aux tâches, assurant que tous travaillent à l’accomplissement du même objectif.

5. Informations plus approfondies

   Les rapports en temps réel avec visualisation améliorée constituent un avantage incontournable de l’automatisation des flux de travail. L’application de l’analyse de données aux processus permet aux organisations de capturer des métriques de performances, d’identifier les possibilités et de prendre des décisions plus éclairées quant à leurs opérations.

Choisir les meilleurs outils d’automatisation des flux de travail pour les besoins de votre entreprise

Au moment de choisir le meilleur outil d’automatisation des flux de travail pour votre organisation, il est important d’analyser au préalable vos processus, d’identifier les goulots d’étranglement et de déterminer quelles équipes utiliseront l’outil. Une fois que vous avez bien cerné les besoins de votre entreprise, examinez les fonctionnalités suivantes et comparez les différentes solutions :

• Une interface conviviale et une navigation simple.
• IA et Machine Learning pour le traitement de documents intelligent (IDP).
• Intégration parfaite avec les outils et applications tiers que vous utilisez chaque jour.
• Flux de travail personnalisables.
• Fonctionnement basé sur le cloud.
• Analyse de données et création de rapports en temps réel.
• Sécurité et protection des données renforcées.
• Évolutivité en fonction des besoins de l’entreprise.

Exemples d’outils d’automatisation des flux de travail en usage

Le temps consacré à des processus simples tels que répondre à des e-mails, créer des tâches ou copier des données d’une source à une autre peut vite devenir considérable. Mais grâce à la définition de flux de travail automatisés, les entreprises peuvent gagner en efficacité et donner un surcroît de valeur aux opérations de base, du marketing aux ressources humaines, en passant par les finances.

Voici quelques exemples de l’automatisation des flux de travail en action :

• Envoi automatisé de messages de suivi et de réponses après qu’un client a rempli un formulaire de contact.
• Envoi de séquences de messages d’encouragement de prospect après le déclenchement d’un événement.
• Facturation automatique des clients pour les paiements mensuels.
• Création de SLA pour garantir des réponses en temps utile aux problèmes urgents.
• Remboursement des frais des collaborateurs.
• Envoi de rappels concernant les dates butoirs et les approbations.
• Attribution automatique de tâches et de projets aux membres de l’équipe.
• Intégration des nouveaux collaborateurs.
• Approbation des demandes de congés.