Pourquoi les entreprises adoptent les outils de RPA

Qu’est-ce qu’un outil de RPA ?

La RPA (automatisation robotisée des processus) utilise des bots logiciels pour émuler l’interaction humaine dans une interface utilisateur graphique (GUI). L’objectif est d’automatiser les tâches répétitives et manuelles, ce qui permet aux entreprises de gagner du temps, et de limiter les efforts et les problèmes. Un outil de RPA est un logiciel qui permet de définir des workflows et de configurer des bots afin d’exécuter des tâches désignées dans une séquence logique. Un bot peut exécuter plus rapidement et sans erreur n’importe quel processus à plusieurs étapes qui se déroule dans une interface utilisateur graphique. Par conséquent, un outil d’automatisation robotisée des processus vous aide à accélérer les workflows manuels et sources d’erreurs, afin que les employés puissent travailler sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Votre service RH peut par exemple déployer un outil de RPA pour automatiser le traitement des demandes de congés. Pour éviter qu’un employé consacre cinq minutes à traiter chaque demande, un bot de RPA peut extraire les données du système de planification des ressources de l’entreprise et traiter la demande plus rapidement dans un autre système, même sans API, et sans erreur.

Les bots créés par un outil d’automatisation robotisée des processus peuvent effectuer des actions affectées et interagir avec d’autres systèmes en copiant des informations à partir d’écrans numériques (récupération d’écran) ou en utilisant des API. Votre entreprise peut par exemple utiliser un outil de RPA pour créer des bots qui se connectent aux applications, manipulent des fichiers et des dossiers, copient et collent du contenu, remplissent des formulaires, travaillent avec des données structurées, voire interagissent avec d’autres applications.

Avantages de l’adoption des outils de RPA

Une organisation qui déploie un outil de RPA peut s’attendre à profiter d’une partie ou de tous les avantages suivants :

• Meilleure utilisation des ressources humaines. L’automatisation robotisée des processus libère les employés des tâches répétitives et à faible valeur ajoutée, comme la saisie de données, afin qu’ils puissent se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée pour l’entreprise.
• Amélioration des points de contact client. Lorsque l’automatisation robotisée des processus est utilisée pour accélérer les processus destinés aux clients, l’accroissement de l’efficacité améliore l’expérience client et stimule la fidélité.
• Réduction des coûts. Les bots de RPA effectuent le travail des humains à moindre coût.
• Amélioration des analyses pour comprendre la gestion de vos flux de travail. Chaque bot génère un fichier journal de ses activités afin que vous puissiez surveiller l’efficacité de l’exécution des fonctions.
• Amélioration de l’évolutivité. Il n’est tout simplement pas possible de mettre à l’échelle une équipe d’employés de la même manière qu’il est possible de mettre à l’échelle l’étendue et la portée d’un groupe de bots automatisés. En utilisant un logiciel de RPA, les bots peuvent facilement être dupliqués et programmés pour accomplir un ensemble de procédures similaire mais légèrement différent.
• Amélioration de la sécurité. Les bots de RPA n’oublient jamais de se déconnecter. Un délai d’expiration peut également être défini, pour que vos systèmes soient inaccessibles quand vous le souhaitez, ce qui les rend moins vulnérables aux utilisateurs malveillants.

Quelle est la différence entre les outils de RPA et les autres solutions d’automatisation des processus ?

Pour comprendre l’avantage des outils de RPA par rapport à d’autres solutions d’automatisation de flux de travail, il est utile de comprendre la différence entre l’automatisation et la RPA. Automatisation des flux de travail utilise la technologie pour réduire les étapes manuelles d’un processus métier, mais elle nécessite l’intervention d’une personne pour terminer le processus. Les outils de RPA créent des bots pour utiliser l’interface utilisateur graphique afin qu’aucune intervention humaine ne soit nécessaire. Il peut s’agir de processus assistés qui nécessitent une intervention humaine pour le lancement des tâches, ou processus sans assistance, entièrement automatisés.

Les outils de RPA nécessitent peu voire aucun codage, et comme les bots utilisent la même infrastructure et les mêmes solutions que les employés, vous n’avez pas à modifier votre architecture sous-jacente. Les utilisateurs métier inspirent des solutions de RPA. En fait, certaines solutions de RPA sont conçues pour les développeurs citoyens, c’est-à-dire des employés sans connaissances techniques, qui peuvent automatiser les processus manuels qu’ils utilisent au quotidien. Avec une implication informatique minimale voire nulle, vous pouvez optimiser les opérations et améliorer la satisfaction des employés sans investir dans un développement traditionnel.

L’automatisation robotisée des processus diffère également des outils d’automatisation de processus traditionnels des manières suivantes :

• Les processus d’automatisation traditionnels peuvent nécessiter la modification d’une partie ou de la totalité d’une infrastructure technologique. Les bots de RPA fonctionnent dans l’interface utilisateur graphique et interagissent avec d’autres systèmes de la même manière que les humains.
• Les bots de RPA sont suffisamment flexibles pour automatiser les processus de plusieurs applications.
• Étant donné que les bots de RPA sont destinés à des processus génériques répétitifs tels que la saisie de données, ils sont évolutifs et plus faciles à mettre à niveau qu’une solution de flux de travail conçue pour un seul processus.

Les logiciels de RPA créent de la valeur en améliorant l’efficacité des flux de travail répétitifs basés sur des règles. En revanche, il est préférable de continuer à confier certains processus à vos employés. En général il vaut mieux laisser à vos employés créatifs le soin de gérer les processus qui utilisent beaucoup de données non structurées ou d’informations graphiques, et qui dépendent de paramètres qui évoluent rapidement.

Rôle de la RPA aujourd’hui et demain

À l’heure actuelle, les logiciels de RPA gagnent beaucoup en visibilité, à mesure que les entreprises apprennent à les utiliser et observent par elles-mêmes leurs avantages, tels que les économies de temps et de coûts. Mais comme toutes les technologies, la RPA deviendra plus sophistiquée et évoluera pour suivre les besoins des entreprises. Voici quelques prévisions d’évolution des outils de RPA :

• Intégration approfondie avec l’IA. Au fur et à mesure de la progression de l’automatisation robotisée des processus, les entreprises découvriront probablement de nouvelles façons de l’associer à une technologie de niveau supérieur comme l’IA, le Machine Learning ou même l’Internet des objets (IoT). Certaines entreprises l’ont d’ailleurs déjà fait. L’hyperautomatisation, ou automatisation intelligente, élargit l’éventail des tâches que les outils de RPA peuvent exécuter et donne à ces outils le pouvoir d’automatiser de nombreuses tâches complexes.
• Automatisations plus complexes. Les entreprises utilisent l’automatisation robotisée des processus pour automatiser toutes sortes de tâches banales, mais la fusion de la RPA avec l’IA et l’apprentissage automatique permettra d’accéder à des nouveaux types de tâches à rationaliser. Par exemple, les entreprises peuvent actuellement utiliser des outils de RPA pour numériser des documents, mais les outils de RPA basés sur l’IA pourraient également comprendre le contenu des documents et le classifier efficacement sans erreur.
• Moins cher et plus accessible. Lorsque les outils de RPA sont arrivés sur le marché, ils étaient plus difficiles à trouver et leur prix pouvait être élevé. Mais l’augmentation de la demande en logiciels de RPA a entraîné une augmentation de l’offre. Les tarifs sont susceptibles de baisser et les fonctionnalités devraient devenir plus compétitives.

Fonctionnalités clés du logiciel de RPA

Le marché regorge aujourd’hui de nombreux outils de RPA, tous dotés de fonctionnalités différentes. Voici les fonctionnalités de base qu’un bon logiciel de RPA doit au minimum offrir :

• Interopérabilité. Votre logiciel de RPA doit fonctionner avec vos applications de bureau, des applications web et d’autres applications logicielles majeures existantes. Il doit également pouvoir se connecter aux API du système et lire/écrire dans les bases de données.
• Augmentation des données. Votre logiciel doit pouvoir extraire des données de sites web et de réseaux sociaux.
• Traitement de différents types de données. Il est important que votre logiciel puisse extraire et saisir des données, combiner des données provenant de plusieurs sources et suivre des instructions conditionnelles telles que if/else.
• Interfaces de programmation. Une interface programmable est importante. Un logiciel de RPA peut fournir des capacités intelligentes, ou cognitives, pour configurer les bots pour prendre des décisions, ce qui aide votre entreprise à fonctionner plus efficacement. Par exemple, les bots peuvent aider à répondre aux tickets de support informatique, soulageant l’équipe informatique d’une partie de la charge administrative afin qu’elle puisse se concentrer sur d’autres initiatives. Certaines options logicielles fournissent même des méthodes sans code pour programmer les bots, mais tous les outils de RPA doivent pouvoir interagir avec différents types d’applications, de courriers électroniques, de fichiers et de dossiers.

Sélection et utilisation d’un logiciel de RPA

Lorsque vous commencez à évaluer les outils de RPA disponibles, ne perdez pas de vue quels sont les types de processus à automatiser. Différents contrôles et commandes sont intégrés dans chaque outil d’automatisation robotisée des processus et dictent ses fonctionnalités. Vous devez donc vous assurer qu’ils correspondent à vos objectifs d’automatisation des flux de travail. Essayez également de trouver des composants réutilisables et assurez-vous que vos bots peuvent facilement fonctionner dans les systèmes existants.

Tenez compte des critères suivants pour choisir le logiciel de RPA adapté à votre organisation :

• Facilité d’utilisation. Un logiciel de RPA doit être suffisamment simple pour qu’une personne ayant des compétences limitées en programmation puisse créer l’automatisation, puis configurer un flux de travail dans le logiciel de RPA. Il existe même des offres de RPA « low code » que les développeurs citoyens sans compétences informatiques peuvent utiliser pour automatiser leurs flux de travail. Quel que soit le logiciel que vous choisissez, il doit offrir des commandes, des assistants et des interfaces utilisateur graphiques intégrés et extensibles.
• Flexibilité. Le logiciel doit vous permettre de configurer des fonctionnalités personnalisées sans avoir à payer de supplément au fournisseur pour la personnalisation. Il doit également être capable de gérer différents cas d’utilisation et différentes quantités de données tout en maintenant des performances constantes.
• Évolutivité. Un logiciel de RPA doit évoluer rapidement pour répondre aux exigences opérationnelles de votre entreprise et procéder aux mises à jour. Le logiciel doit également être capable d’exécuter plusieurs bots et plusieurs flux de travail.

Comment les différents secteurs utilisent les logiciels de RPA

Toutes sortes d’entreprises ont trouvé un moyen de tirer profit des logiciels de RPA. Par exemple, des secteurs comme celui de la santé peuvent utiliser la RPA pour prendre des rendez-vous, saisir les données des patients, traiter les réclamations et gérer la facturation. Voici comment d’autres secteurs utilisent les outils de RPA pour transformer leurs processus :

• Distribution. Mise à jour des commandes, expédition des produits et suivi des expéditions.
• Télécommunications. Surveillance, gestion des données de fraude et mise à jour des données client.
• Banque. Amélioration de l’efficacité du travail, de la précision des données et de la sécurité.
• Assurance. Gestion des processus de travail, saisie des données client et aide à l’exécution des applications.
• Industrie. Aide dans le cadre des processus de la chaîne d’approvisionnement, de facturation des matériaux, du service client et du support, et d’administration.

Limites des outils de RPA

La technologie logicielle de RPA offre de nombreux avantages, mais elle ne peut pas tout faire. Elle se développe, mais elle fonctionne toujours mieux dans le cadre d’un réseau d’autres technologies. Il ne s’agit pas encore une solution globale capable de résoudre tous les défis opérationnels.

Pour l’instant, la technologie de RPA est basée sur des règles et fonctionne mieux avec des données structurées ou des informations qui suivent un modèle de données prédéterminé. Pour qu’elle fonctionne correctement, vous devez programmer les bots afin qu’ils agissent comme vous le souhaitez. Ils ne fonctionneront alors que dans le cadre de ces paramètres. Votre solution de RPA est seulement capable de suivre les règles que vous affectez et elle n’est pas capable de comprendre ou d’interpréter le contenu auquel elle accède, sauf si vous l’associez avec des technologies d’IA ou de Machine Learning.

Par exemple, pour qu’un outil de RPA traite des informations provenant de factures ou d’autres documents, ces derniers doivent tous respecter le même format. L’outil ne peut traiter aucun fichier dont le format est différent. Pour cette raison, les outils de RPA ne conviennent pas aux données non structurées ni aux informations qui ne suivent pas un modèle de données prédéterminé.

De plus, les outils de RPA ne sont pas capables d’apprendre ni de s’adapter. Si vos processus métier changent, vous devrez reprogrammer vos bots afin qu’ils fonctionnent avec les nouveaux processus, ce qui peut prendre du temps. Et si votre outil de RPA n’est pas compatible avec vos nouveaux processus, votre investissement dans l’outil peut être éphémère. Pour éviter ce problème, réfléchissez à la probabilité que vos processus et technologies changent avant d’adopter un outil de RPA.

Comment contribuer à assurer le succès avec les outils de RPA

Comme pour toute technologie, le succès que vous rencontrez avec un logiciel de RPA dépend de la manière dont vous l’appliquez. Même les meilleurs outils ne peuvent pas réparer un processus sérieusement endommagé. Il est donc important de bien réfléchir aux tâches que vous automatisez. Lorsque l’outil de RPA adapté est appliqué dans le contexte approprié pour un objectif spécifique et mesurable, il peut redéfinir l’efficacité dans votre entreprise. Gardez à l’esprit les meilleures pratiques suivantes lorsque vous commencez à utiliser la technologie de RPA pour automatiser vos processus :

• Identifiez le processus que vous souhaitez automatiser. Auditez tous vos processus opérationnels pour déterminer quelles tâches sont les mieux adaptées à la RPA. N’oubliez pas que les outils de RPA ne peuvent généralement pas comprendre les informations. Par conséquent, à moins que vous ne prévoyiez également d’intégrer l’IA, choisissez un processus dont les paramètres sont clairement définis et qui ne nécessite pas beaucoup d’implication ou de surveillance humaine, comme la planification de rendez-vous ou le traitement de factures. Certains logiciels, comme Microsoft Power Automate, proposent des capacités pour vous aider à identifier les processus adaptés à l’automatisation.
• Choisissez l’outil adapté. Une fois que vous avez déterminé les processus que vous souhaitez automatiser, identifiez les outils qui prennent le mieux en charge ce type de tâche. Tous les outils ont des atouts différents. Évaluez-les en fonction de leurs capacités, de leur prix, de leur facilité de mise en œuvre et de leur adéquation avec votre logiciel existant.
• Formez vos employés. Pour préserver la valeur et augmenter l’adoption de votre outil de RPA à l’échelle de l’entreprise, enseignez à vos collaborateurs l’utilisation, et, à terme, les modifications ou la maintenance de l’outil.
• Mesurez vos résultats. Avant et après la mise en œuvre, surveillez les indicateurs de performance clés (KPI) tels que la productivité des employés, l’exactitude de la saisie des données, le nombre de rendez-vous planifiés ou les documents traités. Si vous ne constatez aucune évolution des indicateurs de performances clés après la mise en œuvre, cela peut signifier que vous avez choisi des processus inadaptés ou que vous n’avez pas correctement paramétré vos bots.