Mitä työnkulun automatisointityökalut ovat?

Työnkulun automatisointiohjelmiston määritelmä

Työnkulun automatisointiohjelmisto sujuvoittaa perinteisesti manuaalisia ja pitkäveteisiä tehtäviä, mikä auttaa yrityksiä säästämään aikaa, vähentää inhimillisiä erehdyksiä ja tehostaa työpaikan toimintaa. Prosessien automatisoinnin ansiosta tiimit voivat keskittyä merkitykseltään tärkeisiin projekteihin toistuvien tehtävien sijaan – lisäksi ne saavat näkyvyyden työnkulkuihin, mikä auttaa tunnistamaan mahdollisuuksia sisältäviä alueita.

Työnkulun automatisointi auttaa yrityksiä tarkentamaan prosesseja esimerkiksi

• automatisoimalla ja käynnistämällä tehtäviä
• parantamalla tehokkuutta ja tuottavuutta
• tunnistamalla prosessin parannusalueet
• hallitsemalla työnkulkuja ja seuraamalla suorituskykyä
• määrittämällä muistutuksia
• pitämällä tiimit synkronoituina
• keräämällä toimintaa ohjaavia tietoja
• optimoimalla resurssien käyttö.

Työnkulun automatisointiohjelmisto suoritetaan tietolähteissä ja tietolähteiden tietoja käsitellään sääntöjoukon avulla ihmisen tekemää käsittelyä muistuttavalla tavalla. Näissä työnkulkutyökaluissa käytetään yleensä jos/sitten-lausekkeita, jossa käytettävän säännön periaate on seuraava: jos A tapahtuu, tee sitten B. Tämä sääntöpohjainen logiikkajärjestelmä määrittää toiminnot, joita on tehtävä tapahtuman jälkeen – tämä säästää aikaa ja rahaa sekä vähentää inhimillisten erehdysten riskiä.

Työnkulun automatisointityökalujen tyypit

Olipa kyse sitten tietojen syöttämisestä tai liidien kehittämistä ja ottamisesta huomioon, työnkulun automatisointityökalut on suunniteltu vähentämään rutiinitöitä ja optimoimaan prosessit. Tällä tavoin ajan ja resurssien käyttö voida maksimoida yrityksessä, joten työntekijät voivat keskittyä projekteihin, joissa tarvitaan ongelmanratkaisukykyä ja luovaa ajattelua – mitä paraskaan työnkulun automatisointiohjelmisto ei voi korvata.

Työnkulun automatisointiohjelmisto on liiketoimintaprosessien hallinnan  (BPM) keskeinen osa, ja monilla työkaluilla voidaankin optimoida organisaation perustoiminnot ja sujuvoittaa manuaalisia tehtäviä. Työnkulkujen automatisointityökalujen tyyppejä ovat esimerkiksi seuraavat:

Projektinhallinta

Projektinhallintasovellukset ovat ehkä tunnetuin työnkulun automatisointityökalujen tyyppi. Niiden avulla voidaan tuoda yhteen ihmiset, tiedot ja muut resurssit prosessien optimointia varten. Tällaiset työkalut parantavat yhteistyötä sekä auttavat määrittämään, hallitsemaan ja parantamaan työn toimittamista useisiin tiimeihin. Kun projektin näkyvyys on hyvä ja viestintä avointa, prosessit etenevät sujuvasti ja tehokkaasti.

Myynti ja markkinointi

Myynti- ja markkinointityönkulkujen työkalut helpottavat prospekteja ja asiakkaita koskevien tietojen hallintaa. Parhaat sovellukset sisältävät analytiikkaa, joiden avulla löydetään tehottomuuksia ja nopeutetaan prosesseja useissa kanavissa niin sähköpostissa ja tekstiviesteissä kuin yhteisöpalveluissakin. Nämä automatisointityökalut eivät vain tee samaa tehtävää joka kerta, vaan monet luovat työnkulkuja, joilla lähetetään asiakkaan toimintaan perustuvaa mukautettua markkinointisisältöä.

Asiakaspalvelu

Asiakaspalvelutyönkulun työkalut auttavat määrittämään palvelupyyntöjä automaattisesti asiakaspalvelijoille, lähettämään automaattisia vastauksia yleisiin kysymyksiin ja merkitsemään palvelupyyntöihin automaattisesti tunnisteen lähetetyn kysymyksen perusteella. Asiakaspalvelutyönkulun automatisoinnin ansiosta yritykset voivat ratkaista entistä useampia asiakkaiden ongelmia entistä nopeammin – ja live-asiakaspalvelijoille jää aikaa monimutkaisten ongelmien ratkaisemiseen.

Taloushallinto

Taloushallinnon työkulun automatisointityökalut auttavat yrityksiä pitämään taloushallinnon prosessit järjestyksessä, vaatimustenmukaisina ja yhteneväisinä. Tällaisia työnkulkuja voidaan käyttää päivittäisissä toiminnoissa, kuten budjettien hyväksymisessä, laskutuksessa, osto- ja kulupyynnöissä sekä kirjanpitotapahtumissa.

Henkilöstöhallinto

Henkilöstöhallinnon työnkulkujen työkalut auttavat ohjeiden automatisoinnissa ja hallinnollisen valvonnan vähentämisessä, jolloin myös virheiden syntymisen riski pienenee ja työntekijöiden tuki paranee. Tällaisia työkaluja voidaan hyödyntää rekrytoinnin hallinnassa sekä aikaraporttien, työpaikkailmoitusten ja poissaolopyyntöjen yhteydessä – niinpä henkilöstöhallinnon työntekijöille jää enemmän aikaa tärkeiden tehtävien suorittamiseen.

Mitä hyötyä työnkulkujen automatisoinnista on organisaatiolle?

Olipa kyse sitten taloushallinnon, markkinoinnin tai IT-osaston prosessien automatisoinnista, työnkulun automatisointiohjelmisto vähentää manuaalisista tehtävistä syntyvää työtaakkaa ja säästää yrityksissä merkittävästi aikaa, resursseja ja rahaa. Nämä työnkulkutyökalut eivät ainoastaan nopeuta tiimin prosesseja vaan myös vapauttavat aikaa sellaisten olennaisten tehtävien suorittamiseen, jotka ohjaavat tulevaa päätöksentekoa – ne ovatkin osa laajempaa liiketoimintaprosessien hallintaohjelmistoratkaisua.

Työnkulun automatisointityökalujen edut

1. Vähemmän virheitä

   Tietojen manuaalinen syöttäminen on pitkäveteistä ja jättää tilaa pienille inhimillisille erehdyksille, joilla voi olla suuria vaikutuksia organisaatiolle – kirjanpidossa voi olla epätarkkuuksia ja laskuissa virheitä. Työnkulkuohjelmisto sen sijaan käyttää keskitettyjä, reaaliaikaisia tietoja hallinnollisten tehtävien suorittamiseen, joten kalliiksi tulevien virheiden riski pienenee.

2. Sujuvoitetut prosessit

   Työkulkujen automatisointityökalut parantavat prosessien näkyvyyttä, vähentävät pullonkauloja ja varmistavat projektien etenemisen oikeaan suuntaan. Koska määritykset ja seurantatehtävät voidaan määrittää automaattisesti, suorittamisen seuranta ja hallinta helpottuu – mikä puolestaan minimoi prosessissa esiintyvät viiveet.

3. Parannettu tuottavuus

   Kun pitkäveteiset ja manuaaliset tehtävät automatisoidaan, tiimeille jää enemmän aikaa ja resursseja merkityksellisiin projekteihin keskittymiseen. Monet työnkulkujen automatisointisovellukset parantavat yhteistyötä myös yleisesti – niinpä aikaa ei hukata tietojen hakemiseen, hyväksyntöjen pyytämiseen tai seurantaan lähettämällä viestejä edestakaisin.

4. Parantanut viestintä

   Hyvin suunnitellut työnkulut ja automatisoidut ilmoitukset auttavat työntekijöitä pysymään ajan tasalla ja hahmottamaan oman roolinsa projektissa. Ne myös helpottavat toimintojen välistä yhteistyötä ja parantavat tehtäviä koskevia vastuita. Näin varmistetaan, että kaikilla on sama tavoite.

5. Entistä parempia merkityksellisiä tietoja

   Reaaliaikainen raportointi ja parantunut visualisointi ovat työnkulun automatisoinnin tärkeimmät edut. Tietoanalytiikan käyttäminen prosesseissa antaa organisaatiolle mahdollisuuden siepata suorituskykymittareita, tunnistaa mahdollisuuksia sisältäviä alueita ja tehdä tietopohjaisia toimintoihin liittyviä päätöksiä.

Parhaiden liiketoiminnan tarvitsemien työnkulun automatisointityökalujen valinta

Organisaatiolle parhaiten sopivaa työnkulun automatisointityökalua valittaessa on tärkeää analysoida ensin nykyiset prosessit, selvittää pullonkaulat ja hahmottaa, miten tiimit käyttävät työkaluja. Kun liiketoimintatarpeista on saatu hyvä käsitys, ratkaisuja vertailtaessa kannattaa tarkastella seuraavia ominaisuuksia:

• Helppokäyttöinen käyttöliittymä ja yksinkertainen siirtyminen.
• Tekoälyä ja koneoppimista hyödyntävä älykäs asiakirjojen käsittely (IDP).
• Sujuvat integroinnit päivittäin käytettyihin kolmannen osapuolen työkaluihin ja sovelluksiin.
• Mukautettavat työnkulut.
• Pilvipohjainen käytettävyys.
• Tietoanalytiikka ja reaaliaikainen raportointi.
• Parannettu suojaus ja tietoturva.
• Skaalattavuus liiketoimintatarpeiden kehittyessä.

Esimerkkejä käytössä olevista työnkulun automatisointityökaluista

Yksinkertaisiin prosesseihin, kuten sähköpostiin vastaamiseen, tehtävien luontiin tai tietojen kopiointiin lähteestä toiseen, voi kulua yllättävän paljon aikaa. Automatisoimalla nämä työnkulut yritykset voivat tehostaa merkittävästi toimintaansa ja tuoda lisäarvoa perustoimintoihin – olipa kyse sitten markkinoinnista, taloushallinnosta tai henkilöstöhallinnosta.

Esimerkkejä käytössä olevista työnkulun automatisoinnista:

• Automaattisten seuranta- ja vastausviestien lähettäminen, kun asiakas täyttää yhteystietolomakkeen.
• Liidin hoitamiseen liittyvän sähköpostiviestisarjojen lähettäminen käynnistävän tapahtuman jälkeen.
• Asiakkaan kuukausimaksujen laskuttaminen automaattisesti.
• Palvelutasosopimusten luominen varmistamaan oikea-aikaiset vastaukset kiireellisiin ongelmiin.
• Työntekijän kulujen hyvittäminen.
• Määräaika- ja hyväksymismuistutusten lähettäminen.
• Tehtävien ja projektien määrittäminen automaattisesti tiimin jäsenille.
• Uusien työntekijöiden perehdyttäminen.
• Lomapyyntöjen hyväksyminen.