Prosessien louhinta, tietojen louhinta ja liiketoimintaprosessien hallinta: Mitkä ovat niiden erot?

Koska prosessien louhinta sekoitetaan usein tietojen louhintaan ja liiketoimintaprosessien hallintaan (BPM), kannattaa tutustua näiden kolmen menetelmän eroihin ja siihen, mitä niillä tehdään.

Selvyyden vuoksi aloitetaan tietojen louhinnasta.

Tietojen louhinta on kattotermi suurten tietomäärien analysoimiselle, jossa etsitään malleja, tutustutaan trendeihin ja saadaan merkityksellisiä tietoja tulevaa käyttöä varten. Prosessien louhinta taas on yksinkertaisesti tietojen louhinnan muoto, jota käytetään etsittäessä malleja erityisesti organisaation prosessien sisältä.

Prosessien louhinnan tavoite on löytää tietoja liiketoimintaprosesseista tietyn liiketoimintaprosessin löytämiseksi, vertailemiseksi tai parantamiseksi. Tietojen louhinnassa käsitellään tätä paljon suurempaa tietojoukkoa, jonka avulla voidaan esimerkiksi ennustaa asiakkaiden toimintaa, tutkia asiakasvaihtuvuutta, havaita petoksia ja etsiä muita hyödyllisiä henkilökohtaisia tietoja asiakkaista.

Toisin sanoen prosessien louhinta on sisäinen prosessi, joka parantaa liiketoimintaa sisältä käsin. Tietojen louhinta sen sijaan käsittää laajemmin kaikkien tietojoukkojen analysoimisen, mutta voi sisältää myös liiketoimintaan kuulumattomien ulkoisten mahdollisuuksien parantamisen. Tästä esimerkkinä voidaan mainita myynnin tai liidien parantaminen.

Liiketoimintaprosessien hallinta (BPM) viittaa myös ihmisten tekemään työhön organisaatiossa prosessien analysoimiseksi, nopeuttamiseksi ja optimoimiseksi.

Liiketoimintaprosessien hallinnassa nämä prosessit on yleensä kirjattu manuaalisesti ohjelmiston seurantajärjestelmään haastattelujen, työpajojen ja kyselylomakkeiden avulla. Liiketoimintaprosessien hallinnasta saatavat tiedot ovat yleensä erittäin laadullisia, koska syötteen tekevät ihmiset. Prosessien louhinta puolestaan tarjoaa määrällisesti enemmän tietoja samasta datasta.

Toisin sanoen liiketoimintaprosessien hallinta on ihmisten tekemien toimintojen tarjoama näkymä liiketoimintaprosesseista, kun taas prosessien louhinta kertoo objektiivisten tietojen perusteella, millainen prosessi todellisuudessa on.

Liiketoimintaprosessien hallinta on sitä, mitä yritykset uskovat toimintansa olevan, kun taas prosessien louhinnan avulla yrityksissä ymmärretään, millaisia yritykset todella ovat objektiivisesti katsoen.

Lisätietoja liiketoimintaprosessien hallinnasta on kohdassa Mitä on liiketoimintaprosessien hallinta?

Liiketoimintaprosessien louhintamallien tyypit

Prosessien louhinta käsittää kolme päämuotoa: (1) tunnistaminen, (2) vaatimustenmukaisuus ja (3) parantaminen.

1. Tunnistaminen: Prosessien louhinnan yleisin tyyppi on tunnistamisprosessi. Se on prosessi, jossa tapahtumalokin tietojen avulla luodaan prosessimalli ilman olemassa olevan prosessimallin vaikutusta. Tunnistamisprosessissa olemassa olevan prosessimallin tiedot eivät vaikuta uuden prosessimallin kehitykseen.
2. Vaatimustenmukaisuus: Vaatimustenmukaisuuden tarkistusprosessi varmistaa, käytetäänkö aiottua prosessimallia käytännössä. Tämä prosessityyppi arvioi olemassa olevan prosessimallin prosessin kuvauksen sen tapahtumalokin tietojen ja suunnitellun prosessimallin poikkeamien tunnistusyritysten perusteella.
3. Parantaminen: Parannusprosessi (joka tunnetaan myös organisaation louhintana, suorituskyvyn louhintana ja laajennusprosessina) käsittää olemassa olevan prosessimallin parantamisen vaatimustenmukaisuuden tarkistusprosessin tietojen perusteella. Parannusprosessi voi käyttää vaatimustenmukaisuuden tarkistusprosessin tietoja esimerkiksi prosessin löytämän pullonkaulan tai tuottamattoman variantin parantamisessa.

Miksi prosessien louhinta on tärkeää?

Prosessien louhinta tarjoaa useita etuja, jotka voivat hyödyntää useita toimialoja akateemisen maailman juurilta aina yritysmaailman valtavaan kirjoon asti.

Yksistään edellisen vuosikymmenen aikana prosessien louhinnasta on tullut eräs arvostetuimmista ja tärkeimmistä uusista teknologioista, joiden avulla yritykset parantavat liiketoimintaprosesseja sekä varmistavat menestymisen seuraavalla vuosikymmenellä.

Tämä johtuu siitä, että prosessien louhinta ei ole vain myynnin parantamista – se auttaa yrityksiä myös sijoitetun pääoman tuottoon vaikuttavien operatiivisten kustannusten vähentämisessä ilmaisemalla määrällisesti operatiivisten mallien tehottomuudet sekä antamalla esihenkilöille mahdollisuuden tehdä objektiivisia, tietoon perustuvia päätöksiä ja kohdistaa resurssit oikein. Näin voidaan parantaa työnkulkuja.

Jos haluat lisätietoja siitä, miten prosessien louhinta voi hyödyntää organisaatiotasi, katso Microsoftin prosessineuvojan ohjattu kierros tässä omatoimisessa esittelyssä.

Prosessien louhinnan edut

Prosessien louhinta sisältää useita etuja kaikille toimialoille. Seuraavassa kerrotaan joitakin näistä eduista:

• Objektiiviset merkitykselliset tiedot: Prosessien louhinta tarjoaa todelliseen dataa perustuvia tietopohjaisia merkityksellisiä tietoja, joiden avulla esihenkilöt voivat tarkistaa, analysoida ja parantaa olemassa olevia liiketoimintaprosesseja.
• Aiempaa halvempi, nopeampi ja tarkempi: Toisin kuin liiketoimintaprosessien hallinnassa usein nähtävät manuaaliset prosessit, prosessien louhinta tarjoaa tarkkoja tietoja aiempaa nopeammin ja alhaisemmin kustannuksin kuin prosesseihin yhdistetyt työpajat ja muut manuaalisten syötteiden prosessit.
• Toimii olemassa olevien järjestelmien kanssa: Prosessien louhinta voi toimia olemassa olevissa ohjelmistojärjestelmissä ja auttaa käytössä olevien teknologisten investointien laajentamisessa ilman investointeja uusiin ohjelmistoteknologioihin.

Lisätietoja siitä, miten prosessien louhinta ja ohjelmistorobotiikka (RPA) voivat parantaa työn tuottavuutta, tarkkuutta, nopeutta ja vaatimustenmukaisuutta, on kohdassa Mitä sinun pitää tietää RPA:n eduista.

Miten prosessien louhinta toimii low-code-kehityksen siirrossa

Useimmat yritykset jatkavat työn suorittamisen nopeuttamista. Tämän vuoksi yritykset ovat alkaneet siirtyä käyttämään low-code-kehitysmalleja, jotka edellyttävät aiempaa vähemmän koodaukseen perustuvia projekteja ja kehittäjätiimejä.

Prosessien louhinta on prosessi, joka auttaa määrittämään low-code-kehitysmallin avulla parhaiten toimivat liiketoimintaprosessit.

Mutta mitä low-code-kehitys on? Low-code-kehitys on vaihtoehtoinen ohjelmistokehityksen muoto, joka edellyttää vain vähäistä koodauskokemusta ja -tietämystä.

Toisin sanoen kehittäjät ja muut kuin kehittäjät voivat helposti ja nopeasti tuottaa uusia sovelluksia ja tuotteita valmiiksi määritettyjen moduulien, mallien, vedä ja pudota -toimintojen ja automaattisten prosessien avulla.

Näin kehittäjien ja muiden kuin kehittäjien osastoissa voidaan tuottaa sivustoja, sovelluksia ja muita digitaalisia tuotteita todella nopeasti.

Kun organisaatioissa on käytössä prosessien louhinta, ne voivat määrittää prosessit, jotka voidaan kehittää nopeasti low-code-kehitysmallin avulla, ennen kuin koko yrityksessä tehdään uudistus low-code-kehitysmallin käyttämiseksi. Organisaatiot voivat myös määrittää, mitkä prosessit priorisoidaan käsiteltäviksi raskaassa koodausprosessissa kehittäjien avulla.

Toisin sanoen prosessien louhinta auttaa pitämään toiminnot sujuvina samalla, kun siirrytään low-code-kehitysmalliin niin, että muodostu tarpeetonta keskeneräisten töiden joukkoa.

Prosessien louhinnan objektiiviset tiedot tarjoavat esihenkilöille myös tarkan kuvan siitä, miten jokapäiväistä työnkulkuprosessia tulee muuttaa alusta loppuun, jotta siirtyminen low-code-kehitysmalliin on sujuva ja saumaton.

Lisätietoja low-code-kehityksestä: Mikä on low-code-kehitysympäristö?

Miten prosessien louhintaohjelmisto parantaa työnkulkuja: esimerkkejä ja käyttötapauksia

Prosessien louhintatyökaluja ja -tekniikkoja voidaan käyttää prosessin työnkulkujen parantamisessa useilla eri toimialoilla.

Koska prosessien louhinta osoittaa tehottoman toiminnan ja sen määrän, useat toimialat ovat alkaneet käyttää prosessien louhintatyökaluja etsiessään keinoja, joilla parantaa jokaista organisaation prosessia.

Seuraavassa mainitaan joitakin toimialojen käyttötapauksia:

• Tuotanto: Prosessien louhinta voi auttaa tuotantoteollisuuden esimiehiä hankkimaan merkityksellisiä tietoja tietyn tuotteen tuotantoajoista sekä kohdistamaan uudelleen resursseja, kuten säilytystilaa, koneita ja työntekijöitä, tuotannon parantamiseksi ja kysynnän täyttämiseksi.
• Esimerkki: Coca-Cola Bottling Company Unitedilla oli ongelmia suosittujen Freestyle-juoma-automaattien tilausten kanssa. Heidän käytössään olevan ohjelmistorobotiikan (RPA) ja Microsoft Power Automaten ansiosta tilausten täyttäminen sujuu aiempaa paremmin ja nopeammin, eikä yrityksen tarvinnut palkata lisää kokoaikaisia työntekijöitä.
• Koulutus: Prosessien louhinta voi valvoa ja arvioida opiskelijoiden suorituksia ja toimintaa, kuten sitä, miten kauan kukin opiskelija viettää aikaa opintomateriaalien parissa. Se voi myös auttaa opettajia ja hallintohenkilöstöä tunnistamaan parhaiten kussakin opinto-ohjelmassa toimivat prosessit.
• Terveydenhuolto: Prosessien louhinta auttaa vähentämään hoitoon kuluvaa aikaa kunkin potilaan kohdalla. Se voi jopa auttaa antamalla suosituksia, jotka johtavat nopeaan toipumiseen.
• Julkinen työ: Prosessien louhinta voi tehostaa ja nopeuttaa useiden sidosryhmien laskutusprosessia teollisuusyritysten julkisen työn projekteissa, kuten rakennusalalla, siivousalalla, ympäristötoimistoissa sekä IT- ja viestintäalalla.
• Esimerkki: Vodafone on Euroopan ja Afrikan johtava tietoliikenneyritys, joka tehosti ja nopeutti liiketoimintaprosessejaan ottamalla Microsoft Power Platformin kaikkien työntekijöiden käyttöön. Tämän ansiosta työntekijät saivat käyttöönsä yli 1 000 ratkaisua päivittäisten tehtävien automatisointia varten.
• Taloushallinto: Prosessien louhinta voi auttaa rahoituslaitoksia parantamaan organisaatioiden välisiä prosesseja, kuten tilintarkastusta, tuoton parantamista ja asiakaskannan laajentamista.
• Esimerkki: Illimity, Italian ensimmäinen pilvipalvelupankki, käyttää prosessien louhintaa ja muuta ohjelmistorobotiikkaa (RPA) lainahakemusten ja hakijoiden hyväksyntäprosessien parantamisessa.
• Sähköinen kaupankäynti: Prosessien louhinta voi auttaa verkko-ostajien toiminnan tutkimisessa ja uusien strategioiden suosittelemisessa sijoitetun pääoman tuoton ja myynnin maksimoimiseksi sähköisen kaupankäynnin jälleenmyyjille sekä kaikissa verkko-ostokokemuksissa.
• Ohjelmistokehitys: Prosessien louhinnan avulla ohjelmistokehittäjät ja IT-järjestelmänvalvojat voivat järjestää uudelleen kehitysprosessit selkeästi dokumentoiduksi visuaaliseksi kartaksi. Sen avulla voidaan valvoa prosesseja ja varmistaa, että kehitys etenee odotetulla tavalla.

Digitaaliset muutokset prosessien louhinnan avulla

Organisaatioiden ympäri maailman on pysyttävä vuosittain tapahtuvien digitaalisten muutosten mukana. Tämän vuoksi useat organisaatiot tarvitsevat kipeästi apua liiketoimintaprosessiensa kokonaisvaltaisessa tarkastamisessa.

Prosessien louhinnan avulla organisaatiot voivat parantaa liiketoimintaprosessien jokaista vaihetta ja saada merkityksellisiä tietoja siitä, millaista toiminta todellisuudessa on ja miten organisaatiossa ajatellaan toiminnan sujuvan. Tiedot ovat käytettävissä prosessien louhintatyökalujen tarjoaman selkeän visuaalisen kartan muodossa.

Prosessien louhinta on jatkuva prosessi, joka voi tarjota organisaatiolle automaattisen prosessien yhdistämisen, tunnistamisprosesseja ja tietoanalytiikkaa. Niiden avulla on mahdollista parantaa liiketoiminnan jokaista prosessia, jotta suorituskyky säilyy hyvänä ja tulostavoitteet saavutetaan.

Kun organisaation jokainen prosessi toimii koko ajan optimaalisen tehokkaasti, organisaatiossa voidaan muokata toimintoja ja ottaa käyttöön uusia teknologioita nopeasti ja tehokkaasti ilman, että tuotanto hidastuu tai sijoitetun pääoman tuotto vähenee. Organisaatiossa jää aikaa myös uusien innovointien tekemiseen ja asiakassuhteiden vahvistamiseen.

Jos haluat lisätietoja prosessien louhinnan ja ohjelmistorobotiikan (RPA) työkaluista, katso, miksi yritykset hyödyntävät RPA-työkaluja. Näet, miten Microsoft Power Automate voi auttaa parantamaan liiketoimintaprosesseja.