Nainen käyttää prosessilouhinnan uusia tekniikoita

Mikä on Process Mining?

Prosessilouhinta on tekniikka, joka on suunniteltu prosessien löytämistä, valvomista ja parantamista varten. Tämä tapahtuu poimimalla tietojärjestelmistä valmiit, käytettävissä olevat tiedot.

Se on prosessi, joka poimii tietoja tapahtumalokeista ja kirjausketjuista organisaation kaikista tietojärjestelmistä, kuten toiminnanohjausjärjestelmästä (ERP) ja asiakkuudenhallintajärjestelmästä (CRM). Näin saadaan selkeä kokonaiskäsitys siitä, mitä yrityksessä tapahtuu.

Toisin sanoen prosessilouhinta toimii tavallaan liiketoimintaprosessien läpivalaisuna, joka antaa mahdollisimman selkeän kokonaiskäsityksen siitä, miten liiketoimintaprosessit suoriutuvat ja mitkä prosessit vaativat parannuksia. Parannuskohteita voivat olla ongelmalliset pullonkaulat tai liiketoiminnan muut alueet, joilla on huomattavaa viivettä.

Prosessilouhinta myös tarjoaa esihenkilöille täysin objektiivisen, tietoihin perustuvan lähestymistavan, joka auttaa ongelmien ratkaisemisessa ja ohjaa reaaliaikaisiin tietoihin perustuvaa päätöksentekoa.

Prosessilouhinta, tietojen louhinta ja liiketoimintaprosessien hallinta: Mitkä ovat niiden erot?

Koska prosessilouhinta sekoitetaan usein tietojen louhintaan ja liiketoimintaprosessien hallintaan (BPM), kannattaa tutustua näiden kolmen menetelmän eroihin ja siihen, mitä niillä tehdään.

Selvyyden vuoksi aloitetaan tietojen louhinnasta.

Tietojen louhinta on kattotermi suurten tietomäärien analysoimiselle, jossa etsitään malleja, tutustutaan trendeihin ja saadaan merkityksellisiä tietoja tulevaa käyttöä varten. Prosessilouhinta taas on yksinkertaisesti tietojen louhinnan muoto, jota käytetään etsittäessä malleja erityisesti organisaation prosessien sisältä.

Prosessilouhinnan tavoite on löytää tietoja liiketoimintaprosesseista tietyn liiketoimintaprosessin löytämiseksi, vertailemiseksi tai parantamiseksi. Tietojen louhinnassa käsitellään tätä paljon suurempaa tietojoukkoa, jonka avulla voidaan esimerkiksi ennustaa asiakkaiden toimintaa, tutkia asiakasvaihtuvuutta, havaita petoksia ja etsiä muita hyödyllisiä henkilökohtaisia tietoja asiakkaista.

Toisin sanoen prosessilouhinta on sisäinen prosessi, joka parantaa liiketoimintaa sisältä käsin. Tietojen louhinta sen sijaan käsittää laajemmin kaikkien tietojoukkojen analysoimisen, mutta voi sisältää myös liiketoimintaan kuulumattomien ulkoisten mahdollisuuksien parantamisen. Tästä esimerkkinä voidaan mainita myynnin tai liidien parantaminen.

Liiketoimintaprosessien hallinta (BPM) viittaa myös ihmisten tekemään työhön organisaatiossa prosessien analysoimiseksi, nopeuttamiseksi ja optimoimiseksi.

Liiketoimintaprosessien hallinnassa nämä prosessit on yleensä kirjattu manuaalisesti ohjelmiston seurantajärjestelmään haastattelujen, työpajojen ja kyselylomakkeiden avulla. Liiketoimintaprosessien hallinnasta saatavat tiedot ovat yleensä erittäin laadullisia, koska syötteen tekevät ihmiset. Prosessilouhinta puolestaan tarjoaa määrällisesti enemmän tietoja samasta datasta.

Toisin sanoen liiketoimintaprosessien hallinta on ihmisten tekemien toimintojen tarjoama näkymä liiketoimintaprosesseista, kun taas prosessilouhinta kertoo objektiivisten tietojen perusteella, millainen prosessi todellisuudessa on.

Liiketoimintaprosessien hallinta on sitä, mitä yritykset uskovat toimintansa olevan, kun taas prosessilouhinnan avulla yrityksissä ymmärretään, millaisia yritykset todella ovat objektiivisesti katsoen.

Lisätietoja liiketoimintaprosessien hallinnasta on kohdassa Mitä on liiketoimintaprosessien hallinta?

Liiketoimintaprosessilouhintamallien tyypit

Prosessilouhinta käsittää kolme päämuotoa: (1) tunnistaminen, (2) vaatimustenmukaisuus ja (3) parantaminen.

  1. Tunnistaminen: Prosessilouhinnan yleisin tyyppi on tunnistamisprosessi. Se on prosessi, jossa tapahtumalokin tietojen avulla luodaan prosessimalli ilman olemassa olevan prosessimallin vaikutusta. Tunnistamisprosessissa olemassa olevan prosessimallin tiedot eivät vaikuta uuden prosessimallin kehitykseen.
  2. Vaatimustenmukaisuus: Vaatimustenmukaisuuden tarkistusprosessi varmistaa, käytetäänkö aiottua prosessimallia käytännössä. Tämä prosessityyppi arvioi olemassa olevan prosessimallin prosessin kuvauksen sen tapahtumalokin tietojen ja suunnitellun prosessimallin poikkeamien tunnistusyritysten perusteella.
  3. Parantaminen: Parannusprosessi (joka tunnetaan myös organisaation louhintana, suorituskyvyn louhintana ja laajennusprosessina) käsittää olemassa olevan prosessimallin parantamisen vaatimustenmukaisuuden tarkistusprosessin tietojen perusteella. Parannusprosessi voi käyttää vaatimustenmukaisuuden tarkistusprosessin tietoja esimerkiksi prosessin löytämän pullonkaulan tai tuottamattoman variantin parantamisessa.

Miksi prosessilouhinta on tärkeää?

Prosessilouhinta tarjoaa useita etuja, jotka voivat hyödyntää useita toimialoja akateemisen maailman juurilta aina yritysmaailman valtavaan kirjoon asti.

Yksistään edellisen vuosikymmenen aikana prosessilouhinnasta on tullut eräs arvostetuimmista ja tärkeimmistä uusista teknologioista, joiden avulla yritykset parantavat liiketoimintaprosesseja sekä varmistavat menestymisen seuraavalla vuosikymmenellä.

Tämä johtuu siitä, että prosessilouhinta ei ole vain myynnin parantamista – se auttaa yrityksiä myös sijoitetun pääoman tuottoon vaikuttavien operatiivisten kustannusten vähentämisessä ilmaisemalla määrällisesti operatiivisten mallien tehottomuudet sekä antamalla esihenkilöille mahdollisuuden tehdä objektiivisia, tietoon perustuvia päätöksiä ja kohdistaa resurssit oikein. Näin voidaan parantaa työnkulkuja.

Jos haluat lisätietoja siitä, miten prosessilouhinta voi hyödyntää organisaatiotasi, katso Microsoftin prosessineuvojan ohjattu kierros tässä omatoimisessa esittelyssä.

Prosessilouhinnan edut

Prosessilouhinta sisältää useita etuja kaikille toimialoille. Seuraavassa kerrotaan joitakin näistä eduista:

  • Objektiiviset merkitykselliset tiedot: Prosessilouhinta tarjoaa todelliseen dataa perustuvia tietopohjaisia merkityksellisiä tietoja, joiden avulla esihenkilöt voivat tarkistaa, analysoida ja parantaa olemassa olevia liiketoimintaprosesseja.
  • Aiempaa halvempi, nopeampi ja tarkempi: Toisin kuin liiketoimintaprosessien hallinnassa usein nähtävät manuaaliset prosessit, prosessilouhinta tarjoaa tarkkoja tietoja aiempaa nopeammin ja alhaisemmin kustannuksin kuin prosesseihin yhdistetyt työpajat ja muut manuaalisten syötteiden prosessit.
  • Toimii olemassa olevien järjestelmien kanssa: Prosessilouhinta voi toimia olemassa olevissa ohjelmistojärjestelmissä ja auttaa käytössä olevien teknologisten investointien laajentamisessa ilman investointeja uusiin ohjelmistoteknologioihin.

Lisätietoja siitä, miten prosessilouhinta ja ohjelmistorobotiikka (RPA) voivat parantaa työn tuottavuutta, tarkkuutta, nopeutta ja vaatimustenmukaisuutta, on kohdassa Mitä sinun pitää tietää RPA:n eduista.

Miten prosessilouhinta toimii low-code-kehityksen siirrossa

Useimmat yritykset jatkavat työn suorittamisen nopeuttamista. Tämän vuoksi yritykset ovat alkaneet siirtyä käyttämään low-code-kehitysmalleja, jotka edellyttävät aiempaa vähemmän koodaukseen perustuvia projekteja ja kehittäjätiimejä.

Prosessilouhinta on prosessi, joka auttaa määrittämään low-code-kehitysmallin avulla parhaiten toimivat liiketoimintaprosessit.

Mutta mitä low-code-kehitys on? Low-code-kehitys on vaihtoehtoinen ohjelmistokehityksen muoto, joka edellyttää vain vähäistä koodauskokemusta ja -tietämystä.

Toisin sanoen kehittäjät ja muut kuin kehittäjät voivat helposti ja nopeasti tuottaa uusia sovelluksia ja tuotteita valmiiksi määritettyjen moduulien, mallien, vedä ja pudota -toimintojen ja automaattisten prosessien avulla.

Näin kehittäjien ja muiden kuin kehittäjien osastoissa voidaan tuottaa sivustoja, sovelluksia ja muita digitaalisia tuotteita todella nopeasti.

Kun organisaatioissa on käytössä prosessilouhinta, ne voivat määrittää prosessit, jotka voidaan kehittää nopeasti low-code-kehitysmallin avulla, ennen kuin koko yrityksessä tehdään uudistus low-code-kehitysmallin käyttämiseksi. Organisaatiot voivat myös määrittää, mitkä prosessit priorisoidaan käsiteltäviksi raskaassa koodausprosessissa kehittäjien avulla.

Toisin sanoen prosessilouhinta auttaa pitämään toiminnot sujuvina samalla, kun siirrytään low-code-kehitysmalliin niin, että muodostu tarpeetonta keskeneräisten töiden joukkoa.

Prosessilouhinnan objektiiviset tiedot tarjoavat esihenkilöille myös tarkan kuvan siitä, miten jokapäiväistä työnkulkuprosessia tulee muuttaa alusta loppuun, jotta siirtyminen low-code-kehitysmalliin on sujuva ja saumaton.

Lisätietoja low-code-kehityksestä: Mikä on low-code-kehitysympäristö?

Miten prosessilouhintaohjelmisto parantaa työnkulkuja: esimerkkejä ja käyttötapauksia

Prosessilouhintatyökaluja ja -tekniikkoja voidaan käyttää prosessin työnkulkujen parantamisessa useilla eri toimialoilla.

Koska prosessilouhinta osoittaa tehottoman toiminnan ja sen määrän, useat toimialat ovat alkaneet käyttää prosessilouhintatyökaluja etsiessään keinoja, joilla parantaa jokaista organisaation prosessia.

Seuraavassa mainitaan joitakin toimialojen käyttötapauksia:

  • Tuotanto: Prosessilouhinta voi auttaa tuotantoteollisuuden esimiehiä hankkimaan merkityksellisiä tietoja tietyn tuotteen tuotantoajoista sekä kohdistamaan uudelleen resursseja, kuten säilytystilaa, koneita ja työntekijöitä, tuotannon parantamiseksi ja kysynnän täyttämiseksi.
  • Esimerkki: Coca-Cola Bottling Company Unitedilla oli ongelmia suosittujen Freestyle-juoma-automaattien tilausten kanssa. Heidän käytössään olevan ohjelmistorobotiikan (RPA) ja Microsoft Power Automaten ansiosta tilausten täyttäminen sujuu aiempaa paremmin ja nopeammin, eikä yrityksen tarvinnut palkata lisää kokoaikaisia työntekijöitä.
  • Koulutus: Prosessilouhinta voi valvoa ja arvioida opiskelijoiden suorituksia ja toimintaa, kuten sitä, miten kauan kukin opiskelija viettää aikaa opintomateriaalien parissa. Se voi myös auttaa opettajia ja hallintohenkilöstöä tunnistamaan parhaiten kussakin opinto-ohjelmassa toimivat prosessit.
  • Terveydenhuolto: Prosessilouhinta auttaa vähentämään hoitoon kuluvaa aikaa kunkin potilaan kohdalla. Se voi jopa auttaa antamalla suosituksia, jotka johtavat nopeaan toipumiseen.
  • Julkinen työ: Prosessilouhinta voi tehostaa ja nopeuttaa useiden sidosryhmien laskutusprosessia teollisuusyritysten julkisen työn projekteissa, kuten rakennusalalla, siivousalalla, ympäristötoimistoissa sekä IT- ja viestintäalalla.
  • Esimerkki: Vodafone on Euroopan ja Afrikan johtava tietoliikenneyritys, joka tehosti ja nopeutti liiketoimintaprosessejaan ottamalla Microsoft Power Platformin kaikkien työntekijöiden käyttöön. Tämän ansiosta työntekijät saivat käyttöönsä yli 1 000 ratkaisua päivittäisten tehtävien automatisointia varten.
  • Taloushallinto: Prosessilouhinta voi auttaa rahoituslaitoksia parantamaan organisaatioiden välisiä prosesseja, kuten tilintarkastusta, tuoton parantamista ja asiakaskannan laajentamista.
  • For example: Illimity, Italy’s first cloud-native bank, used process mining and other robotic process automations (RPA) to improve its loan application and approvals processes for its applicants.
  • Sähköinen kaupankäynti: Prosessilouhinta voi auttaa verkko-ostajien toiminnan tutkimisessa ja uusien strategioiden suosittelemisessa sijoitetun pääoman tuoton ja myynnin maksimoimiseksi sähköisen kaupankäynnin jälleenmyyjille sekä kaikissa verkko-ostokokemuksissa.
  • Ohjelmistokehitys: Prosessilouhinnan avulla ohjelmistokehittäjät ja IT-järjestelmänvalvojat voivat järjestää uudelleen kehitysprosessit selkeästi dokumentoiduksi visuaaliseksi kartaksi. Sen avulla voidaan valvoa prosesseja ja varmistaa, että kehitys etenee odotetulla tavalla.

Digitaaliset muutokset Process Miningin avulla

Organisaatioiden ympäri maailman on pysyttävä vuosittain tapahtuvien digitaalisten muutosten mukana. Tämän vuoksi useat organisaatiot tarvitsevat kipeästi apua liiketoimintaprosessiensa kokonaisvaltaisessa tarkastamisessa.

Prosessilouhinnan avulla organisaatiot voivat parantaa liiketoimintaprosessien jokaista vaihetta ja saada merkityksellisiä tietoja siitä, millaista toiminta todellisuudessa on ja miten organisaatiossa ajatellaan toiminnan sujuvan. Tiedot ovat käytettävissä prosessilouhintatyökalujen tarjoaman selkeän visuaalisen kartan muodossa.

Prosessilouhinta on jatkuva prosessi, joka voi tarjota organisaatiolle automaattisen prosessien yhdistämisen, tunnistamisprosesseja ja tietoanalytiikkaa. Niiden avulla on mahdollista parantaa liiketoiminnan jokaista prosessia, jotta suorituskyky säilyy hyvänä ja tulostavoitteet saavutetaan.

Kun organisaation jokainen prosessi toimii koko ajan optimaalisen tehokkaasti, organisaatiossa voidaan muokata toimintoja ja ottaa käyttöön uusia teknologioita nopeasti ja tehokkaasti ilman, että tuotanto hidastuu tai sijoitetun pääoman tuotto vähenee. Organisaatiossa jää aikaa myös uusien innovointien tekemiseen ja asiakassuhteiden vahvistamiseen.

Jos haluat lisätietoja prosessilouhinnan ja ohjelmistorobotiikan (RPA) työkaluista, katso, miksi yritykset hyödyntävät RPA-työkaluja. Näet, miten Microsoft Power Automate voi auttaa parantamaan liiketoimintaprosesseja.

Usein kysyttyjä kysymyksiä

Mitä on prosessilouhinta?

Prosessilouhinta on tekniikka, jonka avulla voi tutustua prosesseihin sekä valvoa ja parantaa niitä poimimalla tietojärjestelmistä valmiita tietoja. Prosessi poimii tietoja organisaation kaikkien tietojärjestelmien tapahtumalokeista ja kirjausketjuista ja näyttää selkeän kokonaiskuvan siitä, mitä yrityksessä tapahtuu. Prosessilouhinta luo selkeän visuaalisen kartan, joka osoittaa tehottoman toiminnan ja sen määrän. Kartassa voidaan mainita esimerkiksi pullonkaulat, tuottamattomat variantit, poikkeamat aiotusta suunnitelmasta ja uudelleen tehty työ.

Mitkä ovat prosessilouhinnan tyypit?

Prosessilouhinnassa on kolme päämuotoa: (1) tunnistaminen, (2) vaatimustenmukaisuus ja (3) parantaminen. Tunnistusprosessissa tutustutaan uusiin tapoihin, joilla prosessin voi suorittaa ilman olemassa olevan prosessimallin ulkoista vaikutusta. Vaatimustenmukaisuuden tarkistusprosessi testaa prosessin ja varmistaa, että prosessi toimii halutulla tavalla. Parannusprosessissa parannetaan vaatimustenmukaisuuden tarkistusprosessin ongelmalliseksi merkitsemää olemassa olevaa prosessia.

Miksi prosessilouhintaa kannattaa käyttää?

Prosessilouhinta auttaa organisaatioita löytämään kokonaistuotantoon vaikuttavan tehottoman toiminnan, joka voi olla esimerkiksi pullonkaula, tuottamaton variantti, poikkeama aiotusta suunnitelmasta tai uudelleen tehty työ. Kun tehoton toiminta löydetään, yritykset voivat usein järjestää työprosesseja uudelleen ja parantaa työnkulkuja tekemällä oikeita resurssien kohdistuksia objektiivisten tietojen perusteella.

Millainen rooli prosessilouhinnalla on organisaation digitaalisen muutoksen siirtymässä?

Prosessilouhinnan avulla organisaatiot voivat määrittää, mitkä prosessit hyödyttävät kokonaistyönkulkuja ja mitkä vahingoittavat niitä. Esihenkilöt saavat käyttöönsä organisaation jokaisen tietojärjestelmän tapahtumalokien merkinnöistä ja kirjausketjuista kerättyihin tietoihin perustuvan selkeän visuaalisen kartan. Kartan avulla esihenkilöt voivat tarvittaessa kohdistaa resursseja uudelleen työnkulkujen ja tuotannon parantamiseksi.

Miten prosessilouhinta ja low-code-automaatio täydentävät toisiaan?

Prosessilouhinta voi auttaa organisaatioita priorisoimaan tehtävät, jotka voidaan siirtää low-code-kehitysmalliin niin, että ei muodostu keskeneräisten töiden joukkoa. Prosessilouhinnan avulla organisaatiot voivat myös määrittää prosessit, jotka voidaan tehdä low-code-kehityksessä sekä prosessit, joissa käytetään kehittäjää.