Mitä ovat asiakirjojen käsittelysovellukset?

Asiakirjojen käsittelysovellukset käyttää koneoppimista ja tekoälyä (AI) tietojen poimimiseen asiakirjoista ja lomakkeista. Ne keräävät tietoja esimerkiksi laskuista, kuiteista ja toimitustilauksista sähköposti- tai paperimuodossa, digitoivat tiedot ja tallentavat tiedot rakenteisessa tietokantamuodossa. Nämä tiedot tuodaan sitten kohdejärjestelmään, kuten toiminnanohjauksen (ERP) tai asiakkuudenhallinnan (CRM) ratkaisuun. Asiakirjojen käsittelysovellusten tehokkuudella voi olla suuri vaikutus siihen, miten yritykset voivat säästää rahaa, parantaa tuottavuutta ja vapauttaa työntekijät toistuvista, vähäarvoisista ja virhealttiista tehtävistä.

Suurien paperiasiakirjamäärien digitointiratkaisun löytäminen on haaste, jonka moni yritys kohtaa jossain vaiheessa. Asiakirjojen käsittelysovellukset tuovat merkittäviä tehokkuusetuja tällä alueella – ei vain vähentämällä tietojen manuaalisen syöttämisen työläitä tehtäviä vaan myös tarjoamalla yrityksille merkityksellisiä havaintoja siitä, miten ne voivat hyödyntää tietojaan monipuolisemmin.

Kerääminen

Tiedot eri lähteistä, kuten paperiasiakirjoista, PDF-tiedostoista, sähköposteista ja sähköisistä lomakkeista skannataan ja digitoidaan.

Esikäsittely

Skannattujen tietojen laatua ja tarkkuutta parannetaan esimerkiksi korjaamalla vinot kulmat, vähentämällä häiritsevää dataa eliminoimalla taustan tahrat tai merkinnät sekä rajaamalla ei-toivotut reuna-alueet pois kuvista.

Luokittelu

Asiakirjat erotellaan eri luokkiin niiden muodon, sisällön ja tyypin mukaan, mikä helpottaa tietojen poimintaa ja arkistointia.

Poimiminen

Tärkeä vaihe prosessissa on se, jossa OCR poimii tiedot asiakirjoista ja määrittää käännettävät tyypit (esimerkiksi nimet, numerot, päivämäärät, käsin kirjoitettu teksti).

Tarkistus

RPA tarkistaa ja vahvistaa kaikki tiedot, ennen kuin ne siirretään asianmukaisiin järjestelmiin, tietokantoihin ja työnkulkuihin. Mahdolliset epätarkkuudet merkitään tässä vaiheessa manuaalista tarkistamista ja korjaamista varten.

Integraatio

Kun kaikki muut prosessit suoritetaan, tiedot lähetetään asianomaisiin tietokantoihin ja tietovarastoihin ohjelmointirajapintojen kautta.

Mitä on asiakirjojen syväoppimisanalyysi?

Asiakirjojen syväoppiminen integroituu asiakirjojen käsittelyyn käyttämällä neuroverkkojen ominaisuuksia, joiden avulla se tunnistaa tietojen malleja erityisesti asiakirjojen ja asetteluiden analyysissa, tekstin tunnistuksessa sekä asiakirjojen noutamisessa. Ihmisaivojen tapaan neuroverkot keräävät tietoa monilla tasoilla hankkimalla yhä enemmän tietoa ja tietämystä muuttuen koko ajan älykkäämmiksi.

Asiakirjojen syväoppimisanalyysi hyödyntää ihmisaivojen tapaan toimivaa tekoälyä erilaisten neuroverkkoalgoritmien, pääasiassa konvoluutio- ja takaisinkytkentäalgoritmien, avulla. Konvoluutioneuroverkoissa suodatetaan kuvia ja etsitään kaikki niiden elementit. Takaisinkytketyt neuroverkot voivat muistaa datapisteitä, mikä vaikuttaa niiden kykyyn arvioida tulevia tuloksia.

Automatisoidun asiakirjojen käsittelyn edut

Automatisoitu asiakirjojen käsittely parantaa liiketoimintaprosesseja ja tiimien tehokkuutta lisäämällä nopeutta, tarkkuutta ja skaalautuvuutta. Tällä voi olla kauaskantoiset vaikutukset siihen, miten asianajotoimistoissa, kiinteistönvälityksessä, terveydenhuollossa ja pankkitoiminnassa parannetaan prosesseja ja tulosta.

Automatisoidun asiakirjojen käsittelyn tärkeimpiä etuja:

Nopea nouto:

Kun asiakirjat on digitoitu, ne ovat käytettävissä periaatteessa koska tahansa ja missä tahansa, kun käyttäjällä vain on tarvittavat käyttöoikeudet.

Parannettu tietoturva ja tietosuoja

Yritykset voivat salata tiedostonsa ja määrittää suojaustasot, jotka suojaavat yrityksen tietoja asiattomilta käyttäjiltä.

Aika- ja kustannussäästöt:

Kun poistat aikaa vievän ja kalliin paperiasiakirjojen hallintaprosessin, työntekijöillä on enemmän aikaa keskittyä liiketoiminnan kannalta tärkeisiin tavoitteisiin ja toimia tuottavammin.

Pienempi inhimillisen virheen riski:

Kun tietojen manuaalista syöttämistä ei tarvita, asiakirjojen automatisointi parantaa merkittävästi asiakirjojen tarkkuutta ja laatua.

Enemmän yhteistyötä:

Eri osastojen ja eri tiimien työntekijät voivat jakaa ja käsitellä asiakirjoja yhteistyössä sekä olla tietoisia asiakirjojen tilasta reaaliaikaisesti.

Standardoidut mallit:

Asiakirjojen automatisointi mahdollistaa työnkuluissa jatkuvasti käytettävien mallien ja rakenteiden standardoinnin.

Asiakirjojen käsittelyn ohjelmistoratkaisun valinta

Asiakirjojen käsittelyratkaisun valitseminen riippuu eri tekijöistä tarpeidesi mukaan. Yksi tärkeimmistä päätöksistä on se, suoritetaanko ratkaisuasi pilvipalvelussa vai paikallisesti. Pilvipalvelupohjaiset järjestelmät ovat saatavilla maksua vastaan palveluntarjoajalta, ja ne tallentavat automaattisesti kaikki tiedot, jolloin ne ovat käytettävissä verkossa. Paikallinen ratkaisu tarkoittaa, että käytät omia palvelimia ja tallennustilaa, huolehdit ylläpidosta ja otat omat varmuuskopiot.

Muita tärkeitä asiakirjojen käsittelyratkaisun valitsemiseen liittyviä seikkoja:

Haku:

On hyvä periaate, että käytettävissä on erilaisia hakuvaihtoehtoja, kuten haku asiakirjan nimen, tyypin, sisällön ja muokkauspäivämäärän mukaan. Lisäksi on hyvä, jos asiakirjoihin voidaan määrittää metatietoja ja tunnisteita kaikkien asiakirjojen järjestämistä varten.

Helppokäyttöinen tiedostorakenne:

On tärkeää, että tiedostorakenne on helppokäyttöinen ja looginen kaikille käyttäjille.

Tietoturva:

Järjestelmän tulisi mahdollistaa luottamuksellisten asiakirjojen käyttöoikeuksien rajoittaminen ja määrittäminen käyttäjäkohtaisesti.

Yksinkertaisuus:

Kaikilla työntekijöillä pitää olla mahdollisuus käyttää järjestelmää helposti, suoraviivaisesti ja ilman keskeytyksiä päivittäisissä tehtävissä.

Integraatio:

Varmista, että voit käyttää järjestelmää jo käytössäsi olevilla ohjelmilla, kuten sähköpostiohjelmalla ja asiakkuudenhallinnan ohjelmistolla.