Liiketoimintaprosessien hallinnan kuusi vaihetta

Edistä prosessimuutosta, joka tuottaa jatkuvaa arvoa

Ei ole kahta samanlaista liiketoimintaprosessia, mutta ne kaikki ovat lähes jatkuvassa muutoksessa. Toisinaan johtajat ja tiimit säätelevät prosesseja lennossa, joskus he suunnittelevat ne kokonaan uudelleen. Liiketoimintaprosessien hallinta (BPM) on tapa, jolla organisaatiot voivat varmistaa, että kaikki liiketoimintaprosessien muutokset ovat oikeita.

Tehokkailla BPM-aloitteilla yritys voi toteuttaa entistä tehokkaampia ja joustavampia prosesseja. Se voi määrittää työnkulun automaation ja muiden tekniikoiden käytön nopeammin ja täsmällisemmin. Lisäksi se voi parantaa jatkuvasti liiketoimintaprosessia seuranta- ja analyysiprosessien avulla.

BPM-aloitteet, jotka edistävät mielekästä muutosta, kattavat yleensä seuraavat liiketoimintaprosessien hallinnan vaiheet: suunnitelma, suunnittelu, malli, käyttöönotto, seuranta ja optimointi.

Nämä kuusi liiketoimintaprosessin hallinnan vaihetta muodostavat BPM-elinkaaren. Parhaiden käytäntöjen perusteella järjestetty syklinen menetelmä antaa BPM-elinkaarelle käyttökelpoisen kehyksen toiminnallisten prosessien sekä hallinta- ja tukiprosessien modernisoinnille.

Vaihe 1: Strategian suunnitteleminen

Luo ensinnäkin yhteistyössä johdon kanssa liiketoimintaprosessien hallintastrategia, joka tukee organisaation ydinliiketoiminnan tavoitteita. Yritykset haluavat investoida vaikuttaviin ja vähäriskisiin projekteihin, jotka tuottavat mitattavissa olevia tuloksia, jotka ovat tiukasti linjassa niiden KPI:n kanssa.

Voit tarkastella liiketoiminta-alueita, joilla edistyminen yrityksen tavoitteiden saavuttamisessa on hidastunut tai pysähtynyt. Määrittele laajasti, mitä on mahdollisesti muutettava – ja miten – luokittelemalla niihin liittyvät liiketoimintatoiminnot yhteen kolmesta liiketoimintaprosessien hallinnan päätyypistä:

• Ihmiskeskeinen BPM. Koska automaatio puuttuu lähes kokonaan, ihmiskeskeinen prosessi keskittyy ihmisiin. Tietyt päätökset, hyväksynnät ja muut prosessitehtävät on tarkoitettu yksilöivästi työntekijöiden, asiakkaiden ja muiden henkilöiden suoritettaviksi. Näissä tapauksissa BPM:n tulisi antaa yksilöille hyvin suunniteltuja sovellusliittymiä sekä ilmoitus- ja seurantatoimintoja.
  
  Esimerkkejä ihmiskeskeisistä BPM:istä ovat rekrytointiprosessit, joissa HR-henkilöstö ja esihenkilöt yhdessä ilmoittavat avoimia työpaikkoja, seulovat hakijoita, pyytävät suosituksia ja haastattelevat hakijoita.
• Asiakirjakeskeinen BPM. Paperiasiakirjoihin ja sähköisiin asiakirjoihin liittyviä prosesseja on käsiteltävä huolellisesti yrityksen, toimialan ja säännösten vaatimusten mukaisesti. Asiakirjakeskeinen BPM käyttää usein työnkulun automatisointia parantamaan tehokkuutta ja tarkkuutta kuitenkin vaatimustenmukaisuutta noudattaen.
  
  Asiakirjaintensiivisiä BPM-esimerkkejä löytyy laki-, talous- ja hankintaosastoilta sekä muilta osastoilta, jotka välittävät palvelusopimukset ja sopimukset useille henkilöille tarkastettavaksi ja allekirjoitettavaksi. Toinen esimerkki ovat lääketieteelliset organisaatiot, jotka ylläpitävät sähköisiä terveystietoja.
• Integraatiokeskeinen BPM. Tämä luokka keskittyy integroimaan ja automatisoimaan järjestelmiä, kuten toiminnanohjausjärjestelmää (ERP), asiakassuhteiden hallintaa (CRM) ja henkilöstöhallintajärjestelmiä (HRMS). Integraatiokeskeisen BPM:n avulla ihmiset voivat nopeasti käyttää sovelluksia, tietoja ja palveluita yhdistimien ja ohjelmointirajaapintojen kautta, mikä parantaa käyttäjien tuottavuutta ja tyytyväisyyttä.
  
  Integrointikeskeisiä BPM-esimerkkejä ovat markkinointi- ja myyntitiimit, jotka käyttävät toisiinsa yhteydessä olevia kampanja-, liidi- ja CRM-työkaluja jakamaan potentiaalisia ja nykyisiä asiakkaita koskevia yksityiskohtaisia tietoja.

Vaihe kaksi: Ihanteellisten prosessien suunnitteleminen ja määrittäminen

Kun olet määritellyt selkeästi strategiset tavoitteet ja saanut tukea liiketoiminnalta, analysoi ja määritä jokainen parannettava prosessi. Tunnista tärkeimmät prosessitapahtumat, kullekin vaadittavat manuaaliset ja automatisoidut tehtävät, niitä suorittavat ihmiset, aikajanat ja käytetyt tekniikat. Etsi pullonkauloja ja viivästyksiä, ylimääräisiä, tarpeettomia tehtäviä ja alueita, joille on ominaista liialliset kustannukset ja inhimilliset virheet, asiakkaiden tyytymättömyys tai sääntöjen noudattamattomuus.

Seuraavaksi, kun ymmärrät täysin "sellaisenaan"-tilan, käytä oivalluksia prosessin uusien liiketoimintavaatimusten määrittämiseen. Suunnittele ja määritä sitten ihanteellinen "tuleva"-tila. Mieti erilaisia tapoja ratkaista ongelmia. Voit myös hahmotella mittaustietoja liiketoimintaprosessin parannusta varten. Pyydä prosessin sidosryhmiä, joiden osallistuminen on ratkaisevan tärkeää hankkeen onnistumisen kannalta, auttamaan keräämään arviointitietoja ja antamaan palautetta suunnitelmista.

BPM-aloitteiden varhaisessa vaiheessa yrityksesi saattaa haluta ottaa käyttöön liiketoimintaprosessien parantamismenetelmiä, joilla lähestymistapaasi jäsennetään entisestään ja edistetään yhteistä päämäärää. Vaikka liiketoimintaprosessien parantamismenetelmillä on erilaiset periaatteet ja tekniikat, ne kaikki pyrkivät poistamaan tuhlausta, poistamaan esteitä, tehostamaan yhteistyötä ja edistämään kulttuurista muutosta.

Yleisiä liiketoimintaprosessin kehitysmenetelmiä ovat:

• Ketterä hallinta
• Kaizen
• Lean-hallinta
• Six Sigma
• Kokonaisvaltainen laadunhallinta

Lisäksi on otettava huomioon prosessilouhinta, prosessimääritys ja muut liiketoimintaprosessien hallintaohjelmisto (BPMS), jotka analysoivat ja havainnollistavat työnkulkuja nopeasti. Vastaavasti myös älykkäät BPMS (iBPMS) -ratkaisut voivat auttaa parantamaan työnkulkuja pilvi-, tekoäly- ja massadata-analytiikkaominaisuuksien avulla.

Vaihe kolme: Malli- ja testiprosessityönkulut

Testaa tässä vaiheessa ihanteellinen rakenne. Luo prototyyppimalli, joka edustaa digitaalisesti kaikkia prosessitoimintoja, liiketoimintasääntöjä ja tiedonkulkuja. Suorita sitten mallin simuloinnit käyttämällä erilaisia muuttujien yhdistelmiä, kuten aikaa, kustannuksia ja resursseja. Jatka mallin muokkaamista ja testaamista tulosten perusteella, aiemmin luotujen työnkulkujen muokkaamista tai uusien työnkulkujen luomista optimaalisten liiketoimintatulosten edistämiseksi.

Simuloinnin mallinnus tarjoaa kustannustehokkaan tavan analysoida, miten prosessi toteuttaa erilaisia ehtoja. Mallinnusta, testausta ja analyysiä automatisoivat BPMS-työkalut voivat tehostaa tätä vaihetta merkittävästi. Niiden avulla yritys voi myös määrittää, miten suunnittelua voidaan parantaa, ennen kuin muutokset voidaan ottaa käyttöön työympäristössä.

Vaihe 4: Parannusten käyttöönotto

Optimoitu prosessi on valmis käyttöönotettavaksi. Aloita soveltuvuusselvitysratkaisulla, jossa pieni ryhmä testaa prosessin. Käytä sitten palautetta prosessin kehittämiseen. Hyödynnä BPMS:n valmiita malleja ja yhdistimiä kehittääksesi intuitiivisia käyttöliittymiä äskettäin automatisoituja ja integroituja prosesseja varten.

Ennen kuin aloitat prosessin virallisesti suuremman organisaation kanssa, tee suunnitelmat ja resurssit projektien ja muutosten hallintaa varten. Siirrä ryhmät sopivalla tavalla, jotta voit tasoittaa alkuperäisiä mutkia, välttää toimintahäiriöitä ja edistää omaksumista. Viimeistele myös mittarit ja käytä liiketoimintatiedon (BI) työkaluja koontinäyttöjen ja raporttien luomiseen, jotka tarjoavat reaaliaikaisia tai lähes reaaliaikaisia tietoja.

Päivitä työroolit ja vastuualueet ja pidä koulutustilaisuuksia työntekijöiden kanssa osana muutoksenhallintasuunnitelmaa. Ilmoita muutoksista asiakkaille ja toimittajille ja tarjoa tukea.

Vaihe 5: Suorituskykymittareiden valvonta ja seuranta

Tunnista BPM:n elinkaaren tässä vaiheessa mahdolliset lisämuutosalueet tarkkailemalla tietoja suorituskykymittareiden luomiseksi. Tavoitteistasi riippuen voit syventyä uusien prosessien tehokkuuden eri puoliin, kuten siihen, kuinka hyvin:

• Prosessin työnkulun toiminnot.
• Prosessitoiminnot laajemmassa organisaatiossa.
• Prosessi toimii teknisestä perspektiivistä.

Keskustele myös sidosryhmien kanssa saadaksesi lisätietoja ajan- ja kustannussäästöistä – sekä toteutuneista että mahdollisista – ja paljastaaksesi pullonkauloja.

Luo, visualisoi ja raportoi mittareita BI-työkalujen avulla, vertaile tilastoja alan vertailuarvoihin ja arvioi, kuinka ne vastaavat organisaatiosi tunnuslukuja. Jälleen kerran voit hyödyntää BPMS-ratkaisuja tietojen keräämisessä ja niiden simuloinnissa. Seuraa suorituskykyä mahdollisimman säännöllisesti, sillä niin voit varmistaa, että BPM-aloite vastaa tarkoitustaan ja tukee organisaation merkittäviä liiketoimintatavoitteita.

Vaihe 6: Optimointi uusien tietojen perusteella

Valvonta- ja seurantatoimesi ovat tuottaneet runsaasti käyttökelpoisia oivalluksia. Nyt on aika käyttää näitä tietoja liiketoimintaprosessien parantamiseen. Jatkuvan iteroinnin ja innovaation avulla voit jatkaa prosessin ja sen työnkulkujen hiomista uusien toiminnan tehokkuusetujen saavuttamiseksi. Usein löydät uusia mahdollisuuksia automatisointiin, standardointiin ja integrointiin.

Pyrkimys tuottaa suurempaa liiketoiminta-arvoa ei lopu koskaan, eivätkä myöskään prosessien seuranta- ja optimointitoiminnot. Liiketoimintastrategiat, markkinaolosuhteet ja sääntelyvaatimukset muuttuvat jatkuvasti, joten ole valmis muokkaamaan prosessejasi tarpeen mukaan.

Jos olosuhteet edellyttävät tärkeitä päivityksiä, BPM-elinkaari aloitetaan uudelleen. Tähän mennessä yrityksesi on ottanut liiketoimintaprosessien hallinnan vaiheet haltuun. Johtajat ja prosessin sidosryhmät voivat kokoontua yhdessä laatimaan uusia aloitteita.