Kaksi ihmistä keskustelee jostakin työstä kannettavalla tietokoneella

Liiketoimintaprosessien hallinnan kuusi vaihetta

Kuinka saavuttaa jatkuva prosessien parantaminen ja innovaatio

Edistä prosessimuutosta, joka tuottaa jatkuvaa arvoa

Ei ole kahta samanlaista liiketoimintaprosessia, mutta ne kaikki ovat lähes jatkuvassa muutoksessa. Toisinaan johtajat ja tiimit säätelevät prosesseja lennossa, joskus he suunnittelevat ne kokonaan uudelleen. Liiketoimintaprosessien hallinta (BPM) on tapa, jolla organisaatiot voivat varmistaa, että kaikki liiketoimintaprosessien muutokset ovat oikeita.

Tehokkailla BPM-aloitteilla yritys voi toteuttaa tehokkaampia ja joustavampia prosesseja. Määrittää työnkulun automaation ja muiden tekniikoiden käytön nopeammin ja täsmällisemmin. Ja jatkuvasti parantaa liiketoimintaprosessia seuranta- ja analyysiprosessien avulla.

BPM-aloitteet, jotka edistävät mielekästä muutosta, kattavat yleensä seuraavat liiketoimintaprosessien hallinnan vaiheet: suunnitelma, suunnittelu, malli, käyttöönotto, seuranta ja optimointi.

Nämä kuusi liiketoimintaprosessin hallinnan vaihetta muodostavat BPM-elinkaaren. Parhaiden käytäntöjen perusteella järjestetty syklinen menetelmä antaa BPM-elinkaarelle käyttökelpoisen kehyksen toiminnallisten, hallinta- ja tukiprosessien modernisoinnille.

Vaihe 1: Strategian suunnitteleminen

Luo ensinnäkin yhteistyössä johdon kanssa liiketoimintaprosessien hallintastrategia, joka tukee organisaation ydinliiketoiminnan tavoitteita. Yritykset haluavat investoida vaikuttaviin ja vähäriskisiin projekteihin, jotka tuottavat mitattavissa olevia tuloksia, jotka ovat tiukasti linjassa niiden KPI:n kanssa.

Voit tarkastella liiketoiminta-alueita, joilla edistyminen yrityksen tavoitteiden saavuttamisessa on hidastunut tai pysähtynyt. Määrittele laajasti, mitä on mahdollisesti muutettava – ja miten – luokittelemalla niihin liittyvät liiketoimintatoiminnot yhteen kolmesta liiketoimintaprosessien hallinnan päätyypistä:

  • Ihmiskeskeinen BPM. Suurilta osin automaation puuttuessa ihmiskeskeinen prosessi keskittyy ihmisiin. Tietyt päätökset, hyväksynnät ja muut prosessitehtävät on tarkoitettu yksilöivästi työntekijöille, asiakkaille ja muille tehtävissä toimiville henkilöille. Näissä tapauksissa BPM:n tulisi antaa yksilöille hyvin suunniteltuja sovellusliittymiä sekä ilmoitus- ja seurantatoimintoja.

    Esimerkkejä ihmiskeskeisistä BPM:istä ovat rekrytointiprosessit, joissa HR-henkilöstö ja esimiehet työskentelevät yhdessä ilmoittaessaan avoimia työpaikkoja, seuloessaan hakijoita, pyytäessään suosituksia ja haastatellessaan hakijoita.
  • Tiedostokeskeinen BPM. Paperidokumentteihin ja sähköisiin asiakirjoihin liittyviä prosesseja on käsiteltävä huolellisesti sekä yrityksen, toimialan ja säännösten vaatimusten mukaisesti. Tiedostokeskeinen BPM käyttää usein työnkulun automatisointia tehokkuuden ja tarkkuuden edistämiseksi ja noudattamisen ylläpitämiseksi.

    Asiakirjaintensiivisiä BPM-esimerkkejä löytyy laki-, rahoitus-, osto- ja muilta osastoilta, jotka välittävät palvelusopimukset ja sopimukset useille henkilöille tarkastettavaksi ja allekirjoitettavaksi. Toinen esimerkki ovat lääketieteelliset organisaatiot, jotka ylläpitävät sähköisiä terveystietoja.
  • Integraatiokeskeinen BPM. Tämä luokka keskittyy integroimaan ja automatisoimaan järjestelmiä, kuten yrityksen resurssienhallintaa (ERP), asiakassuhteiden hallintaa (CRM) ja henkilöstöhallintajärjestelmiä (HRMS). Integraatiokeskeisen BPM:n avulla ihmiset voivat nopeasti käyttää sovelluksia, tietoja ja palveluita yhdistimien ja sovellusrajapintojen kautta, mikä parantaa käyttäjien tuottavuutta ja tyytyväisyyttä.

    Integrointikeskeiset BPM-esimerkit sisältävät markkinointi- ja myyntiryhmiä, jotka käyttävät toisiinsa yhteydessä olevia kampanja-, liidi- ja CRM-työkaluja, joiden avulla voidaan jakaa potentiaalisia ja olemassa olevia asiakkaita koskevat yksityiskohtaisia tietoja.

Vaihe kaksi: Ihanteellisten prosessien suunnitteleminen ja määrittäminen

Kun olet määritellyt selkeästi strategiset tavoitteet ja saanut tukea liiketoiminnalta, analysoi ja määritä jokainen parannettava prosessi. Tunnista tärkeimmät prosessitapahtumat, kullekin vaadittavat manuaaliset ja automatisoidut tehtävät, niitä suorittavat ihmiset, aikajanat ja käytetyt tekniikat. Etsi pullonkauloja ja viivästyksiä, ylimääräisiä, tarpeettomia tehtäviä ja alueita, joille on ominaista liialliset kustannukset ja inhimilliset virheet, asiakkaiden tyytymättömyys tai sääntöjen noudattamattomuus.

Seuraavaksi, kun ymmärrät täysin "sellaisenaan"-tilan, käytä oivalluksia prosessin uusien liiketoimintavaatimusten määrittämiseen. Suunnittele ja määritä sitten ihanteellinen "tuleva"-tila. Mieti erilaisia tapoja ratkaista ongelmia. Voit myös hahmotella mittaustietoja liiketoimintaprosessin parannusta varten. Pyydä prosessin sidosryhmiä, joiden osallistuminen on ratkaisevan tärkeää hankkeen onnistumisen kannalta, auttamaan keräämään arviointitietoja ja antamaan palautetta suunnitelmista.

BPM-aloitteidesi varhaisessa vaiheessa yrityksesi saattaa haluta ottaa käyttöön liiketoimintaprosessien parantamismenetelmiä, jotta lähestymistapasi jäsennetään entisestään ja edistetään yhteistä päämäärää. Vaikka liiketoimintaprosessien parantamismenetelmillä on erilaiset periaatteet ja tekniikat, ne kaikki pyrkivät poistamaan tuhlausta, poistamaan esteitä, tehostamaan yhteistyötä ja edistämään kulttuurista muutosta.

Yleisiä liiketoimintaprosessin kehitysmenetelmiä ovat:

  • Ketterä hallinta
  • Kaizen
  • Lean-hallinta
  • Six Sigma
  • Kokonaisvaltainen laadunhallinta

Lisäksi on otettava huomioon prosessien louhinta, prosessimääritys ja muut liiketoimintaprosessien hallintaohjelmisto (BPMS), jotka analysoivat ja havainnollistavat työnkulkuja nopeasti. Vastaavasti myös älykkäät BPMS (iBPMS) -ratkaisut voivat auttaa parantamaan työnkulkuja pilvi-, tekoäly- ja massadata-analytiikkaominaisuuksien avulla.

Vaihe kolme: Malli- ja testiprosessityönkulut

Testaa tässä vaiheessa ihanteellinen rakenne. Luo prototyyppimalli, joka edustaa digitaalisesti kaikkia prosessitoimintoja, liiketoimintasääntöjä ja tiedonkulkuja. Suorita sitten mallin simuloinnit käyttämällä erilaisia muuttujien yhdistelmiä, kuten aikaa, kustannuksia ja resursseja. Jatka mallin muokkaamista ja testaamista tulosten perusteella, aiemmin luotujen työnkulkujen muokkaamista tai uusien työnkulkujen luomista optimaalisten liiketoimintatulosten edistämiseksi.

Simuloinnin mallinnus tarjoaa kustannustehokkaan tavan analysoida, miten prosessi toteuttaa erilaisia ehtoja. Mallinnusta, testausta ja analyysiä automatisoivat BPMS-työkalut voivat tehostaa tätä vaihetta merkittävästi. Niiden avulla yritys voi myös määrittää, miten suunnittelua voidaan parantaa, ennen kuin muutokset voidaan ottaa käyttöön työympäristössä.

Vaihe 4: Parannusten käyttöönotto

Optimoitu prosessi on valmis käyttöönotettavaksi. Aloita soveltuvuusselvitysratkaisulla, jossa pieni ryhmä testaa prosessin. Käytä sitten palautetta prosessin kehittämiseen. Hyödynnä BPMS:n valmiita malleja ja yhdistimiä kehittääksesi intuitiivisia käyttöliittymiä äskettäin automatisoituja ja integroituja prosesseja varten.

Ennen kuin aloitat prosessin virallisesti suuremman organisaation kanssa, tee suunnitelmat ja resurssit projektien ja muutosten hallintaa varten. Siirrä ryhmät sopivalla tavalla, jotta voit tasoittaa alkuperäisiä mutkia, välttää toimintahäiriöitä ja edistää omaksumista. Viimeistele myös mittarit ja käytä liiketoimintatiedon (BI) työkaluja koontinäyttöjen ja raporttien luomiseen, jotka tarjoavat reaaliaikaisia tai lähes reaaliaikaisia tietoja.

Päivitä työroolit ja vastuualueet ja pidä koulutustilaisuuksia työntekijöiden kanssa osana muutoksenhallintasuunnitelmaa. Ilmoita muutoksista asiakkaille ja toimittajille ja tarjoa tukea.

Vaihe 5: Suorituskykymittareiden valvonta ja seuranta

Tunnista BPM:n elinkaaren tässä vaiheessa mahdolliset lisämuutosalueet tarkkailemalla tietoja suorituskykymittareiden luomiseksi. Tavoitteistasi riippuen voit syventyä uusien prosessien tehokkuuden eri puoliin, kuten siihen, kuinka hyvin:

  • Prosessin työnkulun toiminnot.
  • Prosessitoiminnot laajemmassa organisaatiossa.
  • Prosessi toimii teknisestä perspektiivistä.

Keskustele myös sidosryhmien kanssa saadaksesi lisätietoja ajan- ja kustannussäästöistä – sekä toteutuneista että mahdollisista – ja paljastaaksesi pullonkauloja.

Käytä BI-työkaluja luomaan, visualisoimaan ja raportoimaan mittareista, vertaamaan tilastoja alan vertailuarvoihin ja arvioimaan, kuinka ne vastaavat organisaatiosi KPI:itä. Jälleen kerran voit hyödyntää BMPS-ratkaisuja ja auttaa tietojen keruussa ja simuloinnissa. Seuraa suorituskykyä mahdollisimman säännöllisesti varmistaaksesi, että BPM-aloite täyttää edelleen tavoitteensa ja tukee organisaation suurempia liiketoimintatavoitteita.

Vaihe 6: Optimointi uusien tietojen perusteella

Valvonta- ja seurantatoimesi ovat tuottaneet runsaasti käyttökelpoisia oivalluksia. Nyt on aika käyttää näitä tietoja liiketoimintaprosessien parantamiseen. Jatkuvan iteroinnin ja innovaation avulla voit jatkaa prosessin ja sen työnkulkujen hiomista uusien toiminnan tehokkuusetujen saavuttamiseksi. Usein löydät uusia mahdollisuuksia automatisointiin, standardointiin ja integrointiin.

Pyrkimys tuottaa suurempaa liiketoiminta-arvoa ei lopu koskaan, eivätkä myöskään prosessien seuranta- ja optimointitoiminnot. Liiketoimintastrategiat, markkinaolosuhteet ja sääntelyvaatimukset muuttuvat jatkuvasti, joten ole valmis muokkaamaan prosessejasi tarpeen mukaan.

Jos olosuhteet vaativat tärkeitä päivityksiä, BPM-elinkaari aloitetaan uudelleen. Tähän mennessä yrityksesi on tehnyt liiketoimintaprosessien hallinnan vaiheista omiaan. Johtajat ja prosessin sidosryhmät voivat kokoontua yhdessä laatimaan uusia aloitteita.

Jätä tehottomuus menneisyyteen

Jos yritys on valmis prosessin tehokkuuden parantamiseksi tarvittaviin toimenpiteisiin, Microsoft Power Automate voi auttaa. Kuka tahansa perusyrityskäyttäjistä IT-asiantuntijoihin voi kehittää liiketoimintaprosessien hallintaa ilman koodia tai matalan koodin alustalla työnkulun automatisointia varten.

Usein kysyttyjä kysymyksiä

Mitkä ovat liiketoimintaprosessien hallinnan vaiheet?

Liiketoimintaprosessien hallinnassa (BPM) on yleensä kuusi vaihetta: suunnitelma, suunnittelu, malli, käyttöönotto, seuranta ja optimointi. Nämä vaiheet tarjoavat jäsennellyn, syklisen lähestymistavan liiketoimintaprosessien parantamiseen, mukaan lukien manuaalisten prosessien virtaviivaistaminen työnkulkujen automatisoinnin avulla.

Mikä on BPM-elinkaari?

BPM-elinkaari on standardoitu, vaiheittainen kehys iteratiiviseen liiketoimintaprosessien parantamiseen. Se kattaa strategia-, suunnittelu-, malli-, toteutus-, valvonta- ja optimointivaiheet. Yritykset käyttävät usein liiketoimintaprosessien hallintaohjelmistoa toimintojen yksinkertaistamiseen ja nopeuttamiseen jokaisessa vaiheessa erityisesti manuaalisia prosesseja automatisoitaessa.

Mitkä ovat eri liiketoimintaprosessien hallintatyypit?

Liiketoimintaprosessien hallinta voidaan luokitella kolmeen pääluokkaan: ihmiskeskeinen, asiakirjakeskeinen ja integrointikeskeinen. Se, missä määrin BPM käyttää automaatiota ja integraatiota, riippuu siitä, missä määrin vain ihmiset voivat suorittaa kriittisiä prosessitehtäviä.

Mistä löydän esimerkkejä liiketoimintaprosessien hallinnasta?

BPM-esimerkkejä on olemassa kaikkien organisaatiotyyppien sisällä ja niiden välillä. Esimerkiksi ihmiskeskeinen BPM keskittyy luoviin prosesseihin. Asiakirjakeskeiset BPM-prosessit ovat juridisia ja kirjanpitoon liittyviä prosesseja. Integrointikeskeinen BPM helpottaa verkko-osto- ja -pankkitoimintoprosesseja.

Mitkä ovat eri liiketoimintaprosessien parantamismenetelmät?

Yleisiä liiketoimintaprosessien parantamismenetelmiä ovat ketterä hallinta, Kaizen, Lean-hallinta, Six Sigma ja kokonaisvaltainen laadunhallinta.