Liiketoimintaprosessien automatisoinnin kuusi etua

Mitä on liiketoimintaprosessien automatisointi?

Kun yrityksesi jatkaa suurien tietomäärien käsittelemistä ja erilaisten päivittäisten tehtävien suorittamista, tiimin jäsenten voi olla vaikeaa välttää virheitä, viivästyksiä ja tehottomien liiketoimintajärjestelmien haittoja. Liiketoimintaprosessien automaatiolla voi laatia, hallita ja optimoida työnkulkuja, jotka lisäävät organisaation tehokkuutta ja tuottavuutta.

Liiketoimintaprosessien automatisointi (BPA) on päivittäisten ja toistuvien, yleensä manuaalisesti suoritettavien liiketoimintaprosessien automatisointia. Liiketoimintaprosessien automatisointi tarjoaa mahdollisuuden suorittaa toistuvia tehtäviä ja muuntaa prosesseja – monitasoisista työnkuluista yksinkertaisiin vastauksiin asiakkaille – paperittomiksi nopeasti ja tehokkaasti. Tämä tarkoittaa sellaisten tehtävien automatisointia, joissa käsitellään suuria määriä raakadataa ja dokumentaatiota esimerkiksi tuotekehityksessä, myynnissä ja henkilöstöhallinnossa. Kun liiketoimintaprosessien hallintaohjelmisto (BPMS) lisätään, liiketoimintaprosessien automatisoinnilla luotuja uusia työnkulkuja voi hallita.

BPA-ratkaisun käyttöönoton edut

Kun ymmärrät, mitä prosesseja voi automatisoida ja mitä ei, sekä sen, kuinka voit luoda tiimillesi dynaamisia työnkulkuja, voit aloittaa liiketoimintaprosessien automatisointiohjelmiston hyödyntämisen. Tässä ovat kuusi tärkeintä etua, jotka organisaatiosi voi saavuttaa liiketoimintaprosessien automatisoinnin avulla:

1. Lisää tehokkuutta ja tuottavuutta. Kun lisäät uuden virhemahdollisuuksia poistavan automatisointiratkaisun, yrityksesi toimii välittömästi virtaviivaisemmin ja virheettömämmin. Poistamalla tiimiltä päivittäisiä kömpelöitä ja vaivalloisia manuaalisia prosesseja poistat pullonkauloja ja nopeutat korkean tason liiketoimintaprosesseja liiketoimintayksiköiden, tiimin jäsenten ja kaikkien organisaation jäsenten välillä.
2. Vähemmän aikaa ja kustannuksia. Automaatio auttaa yritystäsi alentamaan kustannuksia ja lisäämään kannattavuutta erityisesti sellaisissa tiimeissä, jotka suorittavat tehtäviään käyttäen manuaalisia paperipohjaisia prosesseja. Koska prosessien automatisointi nopeuttaa sisäistä toimintaasi, on helppo säästää aikaa ja rahaa resursseissa, joita tarvitaan näiden prosessien suorittamiseen. Tämän jälkeen voit antaa aiemmin manuaalisia tehtäviä suorittaneille työntekijöille tärkeämpiä vastuita.
3. Yksinkertaista tietojen ja tiedostojen hallintaa. Manuaalisia prosesseja käytettäessä työntekijöiden on helppo unohtaa kirjoitetut viestit, laskentataulukot ja muut asiakirjat riippumatta siitä, tulostetaanko ne vai välitetäänkö ne sähköpostitse. Lisäksi tietojen siirto tai laskenta tietolähteestä toiseen lisää inhimillisten virheiden mahdollisuutta ja tehtäviin kuluvaa aikaa. Prosessien automatisointi tarkoittaa, että kaikki asiakirjat ja tiedot pidetään yhdessä sijainnissa. Tämä sujuvoittaa asiakirjojen hallintaa ja yksinkertaistaa asiakirjojen järjestämistä ja noutamista.
4. Näkyvyyttä ja avoimuutta. Sinun ei tarvitse tarjota lisätukea tiimillesi, koska automaatioratkaisut auttavat hallinnon parhaiden käytäntöjen noudattamisessa. Tietojen keräämisen ja raportoinnin sekä analytiikkaominaisuuksien avulla voit tarkastella tietojen koontinäyttöjä, jotka tarjoavat näkyvyyttä ja läpinäkyvyyttä siihen, mitä tehtäviä työntekijät parhaillaan suorittavat ja mahdollistavat siten paremmin tietoihin perustuvia päätöksiä.
5. Prosessien standardisointi ja vaatimustenmukaisuus. Automaatioprosesseissa on tiukat ohjeet siitä, kuka voi muuttaa tai päivittää asiakirjoja, mutta tiimin jäsenet eivät välttämättä aina noudata niitä. Kun käytössä on liiketoimintaprosessien automatisointi, sinun ei tarvitse huolehtia ohitetuista työvaiheista, sillä prosessi on jo sisäänrakennettu järjestelmään. Muodostettu tehokas digitaalinen työnkulkujen automatisointi varmistaa, että oikeat tiedot reititetään oikealle henkilölle oikeaan aikaan. Tämä tarkoittaa myös sitä, että yritys voi seurata, kuka käyttää mitäkin tietoja – kirjaamalla lokiin nimiä, päivämääriä ja delegointitietoja vaivatta. Näiden tietojen dokumentoiminen auttaa sinua myös kirjausketjujen luonnissa sekä vaatimustenmukaisuuden osoittamisessa.
6. Parempaa työntekijä- ja asiakastyytyväisyyttä. Automatisoidun ratkaisun lisääminen prosessiin mahdollistaa työntekijöillä useiden päivittäisten tehtäviensä helpon ja virheettömän suorittamisen, mikä tekee tiimistä paljon tyytyväisemmän. Automaatio tuottaa kitkattoman ympäristön, jossa työntekijät voivat menestyä. Esimiesten hyväksynnät ovat nopeampia, mikä tarkoittaa, että työntekijäsi pystyvät keskittymään tärkeämpiin projekteihin, jotka motivoivat ja innovoivat liiketoimintapäätöksiä. Bonuksena saat tyytyväisempiä asiakkaita. Koska asiakkaasi saavat tarkempia ja yhtenäisempiä tietoja, he ovat tyytyväisempiä lopputuotteeseen tai -tuloksiin.