Mitä sinun pitää tietää RPA:n eduista

Ohjelmistorobotiikan edut

RPA:n avulla yrityksesi pystyy automatisoimaan prosesseja ja tehtäviä, mikä auttaa säästämään aikaa ja välttämään inhimilliset virheet. RPA-ohjelmisto toimii määrittämällä normaalisti ihmisten suorittamia tehtäviä boteille. Botit voidaan opettaa napsauttamaan ja kirjoittamaan sovelluksissa sekä suorittamaan monimutkaisempia tehtäviä ilman ihmisten toimia. RPA hyödyttää yritystäsi automatisoimalla erilaisia tehtäviä, kuten tiedonsiirron, asiakasprofiilien päivityksen, tietojen syötön, varastonhallinnan ja muita monimutkaisia tehtäviä.

Tässä on ohjelmistorobotiikan seitsemän keskeistä etua:

1. Säästä aikaa

   Moniin liiketoimintaprosesseihin sisältyy usein toistuvia hallinnointitehtäviä. RPA:n avulla yrityksesi pystyy automatisoimaan ja suorittamaan toistuvat tehtävät verkkaisesti robotin nopeudella. Yrityksesi ja sen työntekijät hyötyvät RPA:sta myös niin, että heille jää enemmän aikaa arkaluonteisiin ja monimutkaisiin tehtäviin.

2. Lisää sijoitetun pääoman tuottoa

   RPA-työkalut ovat ihmisiä tehokkaampia toistuvien tehtävien hallinnassa, ja siten ne pystyvät auttamaan yritystäsi parantamaan työn tuottavuutta. Siksi yksi RPA:n suurimmista eduista on sen myönteinen vaikutus sijoitetun pääoman tuottoon. Ohjelmistorobotiikan avulla yrityksesi pystyy parantamaan useita prosesseja ja keräämään ajan myötä runsaasti laadullisia ja määrällisiä tietoja, joiden avulla yrityksesi pystyy ilmoittamaan kulut ja hallinnoimaan niitä entistä tehokkaammin.

3. Poista inhimilliset virheet

   Olipa ihminen kuinka ammattitaitoinen tahansa, inhimilliset virheet ja väsyminen ovat realistisesti ajateltuna aina seikkoja, jotka kannattaa huomioida. RPA:ssa käytettävät automaattiset botit eivät koskaan väsy, joten tehtävät suoritetaan joka kerta oikein aiotulla tavalla.

4. Paranna tietoturvaa

   Kyberturvallisuus on yrityksellesi elintärkeää, ja RPA-ratkaisut auttavat suojautumaan tietoturvauhilta. RPA parantaa suojausta vähentämällä arkaluonteisiin tietoihin liittyvää inhimillistä vuorovaikutusta, mikä auttaa estämään kalliit tietovuodot ja tietomurrot. RPA-työkalut parantavat yrityksesi tietoturvaa, olipa kyse suojautumisesta luvattomalta käytöltä tai käynnistettyjen tileiltä uloskirjautumisten suorittamisesta.

5. Lisää vaatimustenmukaisuutta

   Vaatimustenmukaisuus on tärkeää yrityksesi luotettavuuden ja kestävyyden kannalta, ja RPA-ratkaisut noudattavat määritettyjä sääntöjä ja ohjeita erittäin tarkasti ja yhtenäisesti. Useimmat organisaatiot noudattavat tyypillisesti erilaisia toimialakohtaisia ja julkishallinnollisia määräyksiä, ja nämä organisaatiot hyötyvät RPA:n eduista automaattisen ja yhtenäisen vaatimustenmukaisuuden ansiosta. Tämän lisäksi RPA voidaan auditoida yhdestä sijainnista useiden sovelluskohtaisten auditointien sijaan, mikä vähentää vaatimustenmukaisuuteen liittyviä riskejä. Ohjelmistorobotiikka on käytettävissä sopimustyönkulkuihin ja ‑lähetyksiin, lomakkeiden päivityksiin, vaatimustenmukaisuuteen liittyviin ilmoituksiin ja hälytyksiin.

6. Skaalaa liiketoimintaprosessien automatisointia

   Kun yrityksesi ottaa RPA-työkalun käyttöön yhä useammissa liiketoiminnoissa, prosessien ja tehtävien automatisointi laajenee koko organisaatiossa. Ohjelmistorobotiikan avulla yrityksesi voi myös skaalautua entistä varmemmin kysynnän kausikohtaisen kasvun ja arvioitujen tavoitteiden mukaan, olipa kyse tilausten käsittelystä, laskuista, varastonhallinnasta tai muista tuotanto- ja palvelumuodoista.

7. Työntekijöiden tyytyväisyys

   Kun yksitoikkoiset prosessit automatisoidaan, työntekijät voivat keskittyä yrityksesi kriittisempiin tarpeisiin. RPA vähentää tyypillisesti ihmisten suorittamia toistuvia tehtäviä, mikä lisää työntekijöiden tyytyväisyyttä. Työntekijät voivat sitten soveltaa taitojaan strategista ajattelua edellyttäviin tehtäviin, kuten liiketoiminnan suunnitteluun, suhdetoimintaan ja ideointiin.

Miten työnkulkujen automatisointi hyödyttää organisaatiotasi?

Työnkulkujen automatisoinnilla viitataan sellaisen automaatiotekniikan käyttöön, jonka avulla liiketoimintaprosessit voidaan automatisoida ja yhdistää virtaviivaistetuksi työnkuluksi. Vaikka työnkulkujen automatisoinnissa käytetään RPA:ta työnkulun yksittäisten tehtävien suorittamiseen, se eroaa RPA:sta, sillä siinä automatisoidaan ja yhdistetään kokonaisia prosesseja alusta loppuun ja luodaan kokonainen työnkulku.

Tässä on neljä tapaa, joilla työnkulkujen automatisointi voi hyödyttää organisaatiotasi:

1. Yksinkertaista prosesseja

   Työnkulkujen automatisointi yhdistää ja automatisoi töihin liittyvät toimet sekä mahdollistaa tehtävien suorittamisen ihmisiä nopeammin ja tarkemmin, minkä ansiosta prosessit ovat organisaatiollesi helpompia.

2. Lisää tuottavuutta

   Yritysten on ajoittain suoritettava prosessit nopeammin keskimääräistä suuremman kysynnän tyydyttämiseksi. Työnkulkujen automatisointiohjelmisto parantaa tuottavuutta lisäämällä liiketoimintaprosessien nopeutta ja tarkkuutta sekä skaalaamalla organisaatiosi automaattiset prosessit. Tuottavuuden lisääntymisen ansiosta pystyt palvelemaan ja kasvattamaan organisaatiotasi ja asiakaskuntaasi entistä paremmin.

3. Lisää luotettavuutta

   Koska automaattiset prosessit noudattavat työnkulun sääntöjä tarkasti, niiden tuloksena syntyy huomattavasti vähemmän virheitä. Organisaatiosi pystyy toimimaan entistä varmemmin, sillä automaatiotyökalut tuottavat joka kerta luotettavia tuloksia.

4. Hallitse kustannuksia

   Jokainen yritys haluaa hallita kustannuksiaan ja rahankäyttöään tarkasti. Liiketoimintaan vaikuttaa kuitenkin usein monia muuttujia, kuten kysyntä ja ihmisten muuttuva tuottavuus, mikä voi aiheuttaa kustannuksissa vaihtelua. Työnkulkujen ja standardoitujen prosessien automatisoinnin avulla yrityksesi pystyy ennakoimaan tuloksia ja kustannuksia entistä tarkemmin. Työnkulkujen automatisointi vähentää lisäresurssien tarvetta, ja siksi organisaatiosi pystyy hallitsemaan kustannuksia entistä paremmin ja vastaamaan vaihtelevaan kysyntään entistä yhtenäisemmin.

RPA toimialoille ja osastoille

RPA voidaan mukauttaa eri toimialojen ja osastojen tehtäviin. Tässä esitetään, miten seuraavat kuusi toimialaa ja osastoa voivat käyttää ohjelmistorobotiikkaa:

1. Tietotekniikka

   IT-osastot hyötyvät RPA-työkaluista vaatimustenmukaisuuden lisääntymisen, työmäärän vähentymisen ja tietoturvariskien pienenemisen muodossa. Näillä osastoilla riittää kysymyksiä, tukipyyntöjä ja tietoturvaan liittyviä tehtäviä. RPA vähentää IT-osastojen työkuormaa, kun se otetaan käyttöön erikoisasiantuntijoiden toimia edellyttämättömien tehtävien suorittamiseen, kuten tukipyyntöjen lajitteluun ja ohjelmistopäivitysmuistutusten lähettämiseen. RPA:lla voidaan kuitenkin myös hallita erikoistehtäviä, kuten sovellusten välisiä vaatimustenmukaisuustarkistuksia sekä infrastruktuurin käyttöönottoa ja hallintaa.

2. Henkilöstöhallinto

   Vähennä toistuviin tehtäviin, kuten työntekijöiden hankintaan liittyviin toimiin ja perehdytykseen, käytettävää aikaa. Henkilöstöosasto voi RPA-ohjelmiston avulla käsitellä hakemukset nopeasti hakiessaan koulutettuja ja tehtävän kannalta sopivia ehdokkaita. RPA voidaan myös mukauttaa perehdytykseen liittyvien rutiinitehtävien suorittamiseen: sen avulla voidaan toimittaa tunnistetiedot, kuten sähköpostiosoitteet ja salasanat, sekä tarvittavat perehdytysasiakirjat uusille työntekijöille.

3. Rahoitus

   Rahoitustiimeille tietojen tarkkuus ja kirjanpito ovat välttämättömiä. RPA-työkalut lisäävät kirjanpidon ja tiedonhallinnan tarkkuutta ja luotettavuutta. RPA-ohjelmisto pystyy auttamaan talousosastoja suorittamalla yksinkertaisia tai monimutkaisia taloushallinnon laskelmia, automatisoimalla myyntisaamisiin liittyvän viestinnän, konsolidoinnin ja raportoinnin sekä tarkistamalla maksut.

4. Myynti

   RPA-ratkaisu helpottaa myyntiprosesseja. Automaation avulla myyntitiimit pystyvät lisäämään potentiaalisen liiketoiminnan määrää hyödyntämällä automaattista yhteydenottoa, profiilipäivityksiä ja uusien liidien hankintaa. RPA-työkalu vähentää myös asiantuntemuksen tarvetta rutiininomaisissa, osastojen välisissä tehtävissä, mikä parantaa yhteistyötä myyntitiimien ja muiden osastojen välillä.

5. Markkinointi

   Markkinointitiimit hyödyntävät ohjelmistorobotiikkaa usealla eri tavalla. Esimerkiksi markkinointiosastot käyttävät RPA:ta mainosten hankintaan, käynnistettyihin ohjeisiin, työnkulkujen hallintaan ja analytiikkaan. RPA-ohjelmiston avulla markkinointitiimit pystyvät välttämään luovuuden ehtymisen sekä keskittymään sisällön luontiin ja toimitukseen.

6. Liiketoiminta

   RPA pystyy yksinkertaistamaan toiminnallisia prosesseja ja vähentämään niiden kustannuksia. RPA:lla voidaan esimerkiksi arvioida kyselyt nopeasti ja vastata pyyntöihin osana hankintaprosesseja. Toimitusketjuissa RPA vastaa jätetyistä tilauksista, tilauksiin liittyvistä viesteistä, tilausten täyttämisestä ja maksujen käsittelystä.