Zer dira lan-fluxua automatizatzeko tresnak?

Lan-fluxuak automatizatzeko softwarearen azalpena

Lan-fluxuak automatizatzeko softwareak errazten ditu eskuz egiten ohi diren zeregin gogaikarriak eta, horri esker, negozioek denbora aurrez dezakete, erabiltzaileek egindako erroreak murritz ditzakete eta lantokiaren produktibitatea hobe dezakete. Prozesuak automatizatzen badituzu, taldeek arreta osoa jar dezakete eragin handiko proiektuetan zeregin errepikakorrak egin baino; halaber, lan-fluxuen ikusgaitasuna hobetzen da abagune-eremuak hauteman ahal izateko.

Negozioek Lan-fluxuen automatizazioa erabil dezakete prozesuak fintzeko hainbat metodo erabiliz:

• Zereginak automatizatzea eta abiaraztea.
• Eraginkortasuna eta produktibitatea hobetzea.
• Prozesuak hobetzeko eremuak hautematea.
• Lan-fluxuak kudeatzea eta errendimendua gainbegiratzea.
• Abisuak konfiguratzea.
• Taldeak sinkronizatuta mantentzea.
• Xehetasun baliagarriak biltzea.
• Baliabideen erabilera hobetzea.

Lan-fluxuak automatizatzeko softwarea datuen iturburuetan eta arau multzoetan exekutatzen da datuak kudeatu ahal izateko erabiltzaileek egiten duten antzera. Normalean, lan-fluxuen tresna hauek "if/then" adierazpenak erabiltzen dituzte eta "A gertatzen bada, egin B" arauari jarraitzen diote. Arauetan oinarritutako sistema logiko honek zehazten ditu eman behar diren urratsak gertaera bat egiteko; horren ondorioz, denbora eta dirua aurrezten dira eta erabiltzaileek egin ditzaketen erroreak murrizten dira.

Lan-fluxuak automatizatzeko tresna motak

Lan-fluxuak automatizatzeko tresnak diseinatu dira datuen sarrerak kudeatzeko, bezerogaiak erakartzeko, lan errepikakorrak murrizteko eta prozesuak hobetzeko, besteak beste. Haiei esker, enpresa batek etekinik handiena atera diezaieke denborari eta baliabideei eta langileek arreta osoa jar dezakete eragin handiko proiektuetan, arazo gehiago ematen eta sormen-gaitasun handiagoak behar dituztelako (lan-fluxuak automatizatzeko softwarerik onenak ere ezin ditu ordeztu gaitasun hauek).

Lan-fluxuak automatizatzeko softwarea negozio-prozesuen kudeaketaren  (BPM) ezinbesteko zati bat da eta hainbat tresna ditu erabilgarri erakundeko oinarrizko funtzioak hobetzeko eta eskuz egiten ohi diren zereginak errazteko. Honako mota hauek aurki ditzakezu lan-fluxuak automatizatzeko tresnetan:

Proiektuen kudeaketa

Ziur asko, proiektuen kudeaketa da lan-fluxuak automatizatzeko tresnarik ezagunena; tresna honekin, erabiltzaileak, datuak eta baliabideak konekta ditzakezu prozesuak optimizatzeko. Halaber, tresna mota hauek lankidetza sustatzen dute eta hainbat taldek entregatu behar dituzten lanak zehazten, kudeatzen eta hobetzen lagunduko dizkizute. Proiektuen ikusgaitasun handia eta komunikazio irekiak mantentzen badituzu, prozesuak arazorik gabe eta eraginkortasunez exekutatuko dira.

Salmentak eta marketina

Salmentetarako eta marketinerako lan-fluxuen tresnak erabil ditzakezu hautagai eta bezeroen datuak erraz kudeatzeko. Aplikaziorik onenek analisi integratuak erabiltzen dituzte errendimenduaren arazoak hautemateko eta prozesuak bizkortzeko hainbat kanaletan (adibidez, mezu elektronikoetan, SMS mezuetan edo sare sozialetan). Automatizazio-tresna hauek ez dituzte behin eta berriro errepikatzen zeregin bera; horren ordez, lan-fluxuak sortzen dituzte marketin-eduki pertsonalizatua bidaltzeko bezeroen portaeren arabera.

Bezeroarentzako arreta-zerbitzua

Bezeroarentzako arreta-zerbitzuari dagozkion lan-fluxuen tresnak erabil ditzakezu agenteei eskaerak automatikoki esleitzeko, ohiko galderen erantzun automatikoak bidaltzeko eta eskaerei etiketak automatikoki ezartzeko bidalitako galderaren arabera. Bezeroarentzako arreta-zerbitzuaren lan-fluxuen automatizazioari esker, negozioek bizkorrago konpon ditzakete bezeroen arazoak eta agentek denbora gehiago izango dute arazo konplexuagoak kudeatzeko.

Finantzak

Finantzen lan-fluxuak automatizatzeko tresnei esker, enpresek finantza-prozesuak antola ditzakete, arauak gorde ditzakete eta koherentzia manten dezakete. Lan-fluxu mota hauei esker, eguneroko eragiketak erraztuko dituzu; besteak beste, aurrekontuen onarpenak, fakturazioa, erosketak eta gastuen eskaerak eta kontabilitate-sarrerak.

Giza baliabideak

Giza baliabideetarako lan-fluxuen tresnak erabil ditzakezu dokumentazioa automatizatzeko eta administrazio-zereginak murrizteko; horri esker, erroreak gertatzeko arriskua murrizten da eta langileek laguntza-aukera erabilgarriagoak izango dituzte eskura. Tresna mota hauek erabilgarriak izan daitezke kontratazio berriak, ordutegien lan-orriak, lan-eskaintzak eta oporrak kudeatzeko eta, horren ondorioz, Giza Baliabideen sailak denbora gehiago izango du balio handiko zereginak egiteko.

Zer abantaila eskaintzen dio lan-fluxuaren automatizazioak erakundeari?

Finantza, marketin edo IKT arloetako prozesuak automatizatu nahi dituzu? Lan-fluxuak automatizatzeko softwarea erabiltzen baduzu, inoiz baino errazagoa izango da eskuz egiten ohi diren zeregin errepikakorren zama arintzea; horri esker, negozioek denbora, baliabide eta diru kopuru esanguratsuak aurreztuko dituzte. Lan-fluxuen tresnek negozio-prozesuak kudeatzeko softwarea  soluzio handiago baten zati gisa funtzionatzen dutenean, taldeetako prozesuak bizkortzen dira eta langileek denbora gehiago dute lan garrantzitsuak kudeatzeko eta erabaki hobeagoak hartzeko.

Lan-fluxuak automatizatzeko tresnen abantailak

1. Errore gutxiago

   Izugarri gogaikarria da datuak eskuz gehitu behar izatea eta, normalean, erakundeari eragiten dioten errore txikiak egiten dituzte erabiltzaileek (adibidez, kontabilitate-arazoak edo erabil ezin daitezkeen fakturak). Lan-fluxuen softwareak, ordea, denbora errealean bildutako datu zentralizatuak erabiltzen ditu administrazio-zereginak exekutatzeko eta, horren ondorioz, errore garrantzitsuak egiteko arriskua murrizten da.

2. Prozesu sinplifikatuak

   Lan-fluxuak automatizatzeko tresnek prozesuen ikusgaitasuna hobetzen dute; besteak beste, buxadurak murrizten dituzte eta proiektuak noranzko egokira bideratzen dituzte. Esleipenak eta segimendua egiteko zereginak automatikoki eslei ditzakezunez, errazagoa da errendimenduaren jarraipena eta kudeaketa egitea; horri esker, prozesuaren atzerapenak murriztuko dira.

3. Produktibitate hobetua

   Eskuz egiten ohi diren zeregin gogaikarriak automatizatzen dituzunean, taldeek denbora eta baliabide gehiago dituzte arreta osoa jartzeko eragin handiko proiektuetan. Lan-fluxuak automatizatzeko hainbat aplikazioren kasuan, lankidetza orokorra ere hobetzen da; horren ondorioz, denbora gutxiago xahutzen da informazioa bilatzen, onarpenak eskatzen edo komunikazio amaigabeen segimendua egiten.

4. Komunikazio hobea

   Argi eta garbi diseinatu diren lan-fluxu eta jakinarazpen automatikoei esker, langileek di-da batean ulertuko dute proiektuetan egin behar dituzten funtzioak. Halaber, funtzioen arteko lankidetza errazten denez eta zereginen eginbeharrak argitzen direnez, langileok xede bera lortzeko lan egiten dutela bermatzen da.

5. Xehetasun sakonagoak

   Bistaratze hobetua duten denbora errealeko txostenak lan-fluxuen automatizazioaren abantaila nagusi bat dira. Datuen analisiak erabiltzen badituzte prozesuetan, erakundeek errendimenduaren estatistikak lor, abagune-eremuak hauteman eta erabaki egokiagoak har ditzakete egin behar dituzten eragiketen arabera.

Nola aukeratu lan-fluxuak automatizatzeko tresnarik onenak zeure negozioaren beharrak asetzeko

Lan-fluxuak automatizatzeko tresnarik onena aukeratzen duzunean erakunderako, garrantzitsua da uneko prozesuak aztertzea, buxadurak hautematea eta tresnak erabiliko dituzten taldeak zehaztea. Negozioaren beharrak hobeto ulertzen dituzunean, eman begirada bat honako eginbide hauei eta alderatu soluzio desberdinak:

• Interfaze erabilerraza nabigazio sinplearekin.
• Dokumentuen prozesatze adimendunaren (IDP) AA eta ikaskuntza automatikoa.
• Integrazio sinpleak hirugarrenen tresnekin eta egunero erabiltzen dituzun aplikazioekin.
• Lan-fluxu pertsonalizagarriak.
• Hodeian oinarritutako funtzioak.
• Datuen analisiak eta denbora errealeko txostenak.
• Segurtasun eta datu-babes hobetuak.
• Negozioaren beharrak eraldatzeko eskalagarritasuna.

Lan-fluxuak automatizatzeko erabiltzen diren tresnen adibideak

Izugarri erraza da denbora xahutzea mezu elektronikoei erantzuten, zereginak sortzen, iturburu bateko datuak beste batera kopiatzen eta antzeko prozesu errazak egiten. Hori saihesteko, konfiguratu lan-fluxu automatikoak eta zeure negozioa di-da batean hobetuko du eraginkortasuna eta balio handia emango dio oinarrizko eragiketei (adibidez, marketina, finantzak eta giza baliabideak).

Honako hauek dira lan-fluxuak automatizatzeko erabiltzen diren zenbait adibide:

• Segimendu-mezu eta erantzun automatikoak bidaltzea bezero batek kontaktu-inprimaki bat betetzen duenean.
• Bezerogaien interesa pizteko mezu elektronikoen sekuentziak bidaltzea abiarazitako gertaera bat sortu ostean.
• Bezeroei hileko ordainketen fakturak automatikoki bidaltzea.
• SLA-k sortzea arazo larrietarako erantzun bizkorrak jasotzen direla bermatzeko.
• Langileen gastuak itzultzea.
• Mugaegunen eta onarpenen abisuak bidaltzea.
• Zereginak eta proiektuak automatikoki esleitzea taldeko kideei.
• Langile berriak kontratatzea.
• Oporren eskaerak onartzea.