Zer da dokumentuen prozesatze adimenduna?
Datuak saturazio puntu batera iritsi dira. Gaur egun erakundeek hainbeste datu dituzte, zaila egiten dela deszifratzea zer den informazio baliotsua eta zarata besterik ez dena. Datu-kopuru zabalen meatzatzea informazio esanguratsua lortzeko garestia izan daiteke eta denbora asko eskatzen du. Hemen sartzen da jokoan dokumentuen prozesamendu adimenduna edo IDP.
Dokumentuen prozesatze adimenduna (IDP) lan-fluxuen automatizazioa teknologia bat da, informazio esanguratsua datu-korronte handietatik eskaneatu, irakurri, atera, sailkatu eta antolatzen duena formatu eskuragarrietan. Teknologiak hainbat dokumentu mota prozesatu ditzake: paperak, PDFak, Word dokumentuak, kalkulu-orriak eta beste formatu ugari. IDPren funtzio nagusia datu multzo handietan informazio baliotsua ateratzea da, gizakiaren sarrerarik gabe.
IDP bidez zure dokumentuen prozesamendu batzuk automatizatzeak hainbat abantaila ditu. Adimen artifizialaren bidez, IDP-k datuak eskuz sartzeko eta prozesatzeko langileen beharra ezaba dezake. Horrek datuak prozesatzeko abiadura handitzeaz gain, kostua murrizten du, eta, aldi berean, giza errorea murrizten du eraginkortasun handiagoa lortzeko.
Erakunde modernoek normalean hiru datu motako bolumen handiak dituzte: egituratuak, egituratu gabekoak eta erdiegituratuak. Datu egituratuak giza datu prozesadoreek antolatu eta errazago irakurtzen dituzte. Egituratu gabeko datuek, berriz, denbora asko hartzen dute prozesatzeko eta aztertzeko. Datu erdiegituratuak tartean sartzen dira. Dokumentu prozesatzeko soluzio adimendunak gai dira datu egituratu, ez egituratu eta erdiegituratuen prozesamendua automatizatzeko.
Nola funtzionatzen du dokumentuen prozesatze adimenduna?
Dokumentu adimendunaren tratamendurako urrats batzuk daude.
Dokumentu adimendunaren ezagutzarekin hasten da, IDP-k ikaskuntza sakoneko AI teknologia konplexua erabiltzen duenean dokumentuak eskaneatzeko eta sailkatzeko. Teknologia hau 190 hizkuntzatan treba daiteke eta dokumentuak irakurtzeko eta interpretatzeko gai da datuak prozesatzeko langile batek egingo lukeen antzera.
Zure datuak sailkatu ondoren, dokumentuak automatizatzeko software adimenduna zure erakunderako balio duten datuak ateratzen hasten da. Erauzketa dokumentu handiagoko datu zehatzak identifikatzen dituzten AI teknologia kognitiboen bidez lortzen da. Ondoren, IDPk dagozkion datuak antolatzen ditu eta erraz eskura daitezkeen formatu batean aurkezten ditu.
Zure erakundeak datu egituratu, erdiegituratu edo egituratu gabeko kopuru handiak baditu, dokumentuen prozesamendu adimenduna zure negozio-prozesuak kudeatzeko estrategia -ren parte gisa kontuan hartzea merezi duen inbertsioa da.
Dokumentuen prozesatze adimendunaren abantailak
Dokumentuen prozesamendu adimenduna negozio-prozesuak hobetzen dituela eta taldearen eraginkortasuna areagotzen duela frogatu da. Hona hemen dokumentuen prozesamendua automatizatzeko abantaila nagusietako batzuk:
- Hobetu zehaztasuna dokumentuen prozesatze adimendunarekin. Giza datu-prozesatzearen errore-tasa IDPrena baino askoz handiagoa da.
- Kostua murriztu dokumentuak prozesatzean zure lan-fluxu batzuk automatizatuz. Batez beste, eskuzko dokumentuak prozesatzea 6 eta 8 dolar balio du dokumentu bakoitzeko. Dokumentuen prozesamendu automatikoaren dokumentu bakoitzeko kostua hori baino dezente txikiagoa da.
- Hobetu langileen produktibitatea lan eragingarriagoa egiteko aukera eskainiz. Denbora asko hartzen duten dokumentuak prozesatu beharrik gabe, langileak libre dira arreta beste norabait bideratzeko.
Zein da dokumentuen prozesatze adimendunaren eta dokumentuen prozesatze automatikoaren arteko desberdintasuna?
Dokumentuen prozesaketa automatizatua IDPren teknologiarekin erlazionatuta dago, baina oso desberdina da. Dokumentuen prozesamendu automatikoa paperezko dokumentuak digitalizatzeko erabiltzen da batez ere. Paperezko dokumentuen kopia digitalak sortzean, datu-base batean indexatu eta bila daitezke. Hau funtsezkoa da paperezko dokumentazioan oinarritzen diren baina datuak digitalizatu behar dituzten DMV bezalako erakundeentzat.
Dokumentuen prozesamendu adimenduna negozio-prozesuak kudeatzeko softwarea bat da, paperezko dokumentuak digitalizatzeko eta indexatzeko gai dena, baina gainera, urrats gehiago ematen dituena informazio baliotsua bereizten eta paperean (edo beste edozein euskarrian) dauden dokumentuetatik informazioa ateratzen, eta ez bakarrik haietarako sarbide informatizatua bermatzen.
Nola aukeratu dokumentuen prozesatze adimendunerako software soluzio bat
Zure erakunderako dokumentuak prozesatzeko software adimendun onena aukeratzeko urrats batzuk daude.
- IDP bat aukeratzeko lehen urratsa zure erakundearen datuak prozesatzeko beharrak identifikatzea da. Egituratu edo egituratu gabeko datu gehiago dituzu? Zein formatutan daude zure datu gehienak? Zure datuen tratamenduaren zenbat automatizatu nahi duzu?
- Ondoren, ebaluatu beharko zenuke zure datuetatik zein litzateke egokiena dokumentuen prozesatze adimendunerako. Kontuan izan zure datu-multzo bakoitzak prozesatzeko zenbat denbora behar duen, eta automatizatzean zure erakundeari onura gehien emango diona. Eskuz prozesatzeko denbora gehien behar duten dokumentuak IDPrako hautagai onak izan daitezke.
- Automatizatu nahi dituzun dokumentuak prozesatzeko lan-fluxuak identifikatu ondoren, dokumentuak prozesatzeko software adimenduna erabakitzeko prest zaude. Zure erabakia automatizazio-eskaeran eta zure erakundeak dokumentuak automatikoki prozesatzeko dituen eskakizunen arabera hartu beharko zenuke. Hona hemen zure aukera hartzeko egin ditzakezun galdera batzuk:
- Zeinen azkar inplementa daiteke dokumentuen automatizazio adimendunaren soluzioa?
- Zeinen erraz mantendu daiteke softwarea?
- Zein laguntza-maila eskaintzen du software-enpresak dokumentuak automatizatzeko zerbitzu adimendunetarako?
- Softwareko dokumentuak ezagutzeko teknologia adimendunak irakur ditzake zure erakundeak prozesatu nahi dituen dokumentu guztiak?
- Softwarearen zehaztasunak zure errore-tasa nabarmen hobetuko al du?
Erabili kasuak dokumentuen prozesatze adimendunerako
IDP industria guztietan erabiltzen da. Hona hemen dokumentuen prozesatze adimendunaren erabilera kasu batzuk:
- Finantza sailek ordaintzeko kontuen funtzioak automatiza ditzakete, hala nola fakturak prozesatzea.
- Giza baliabideen sailek curriculumak prozesatu, langileak pantailaratu eta langileen inkestak eta beste HR datuak prozesatu ditzake IDPrekin.
- Gobernu-agentziak dokumentuak prozesatzeko software adimendunarekin baimenak kudeatu, dokumentu elektronikoak igorri eta aplikazioak prozesatzen dituzte.
- Aseguru konpainiek dokumentuen prozesamendu automatizatua erabiltzen dute erreklamazioak prozesatzeko, iruzurra detektatzeko, aseguru-polizak probatzeko eta zure erakundeko dokumentuen prozesamendua bizkortzeko.
- Abokatu bulegoek datu juridikoak prozesatu, artxibatu eta kudeatu ditzakete IDP erabiliz dokumentuen eskuzko prozesamenduak baino zehaztasun handiagoarekin.
Hauek dira datuak prozesatzeko, lan-fluxuak azkartzeko eta hobetzeko dokumentuen prozesamendu adimenduna erabiltzen duten sektoreetako batzuk. Software egokiarekin lan egiten baduzu, IDP-k aplikazio eta abantaila ugari ditu erakunde gehienentzat.
Erraztu dokumentuak prozesatzeko eragiketak Microsoft Power Automate aplikazioarekin
Zure erakundean dokumentuen prozesamendu adimenduna erabiltzean, zure dokumentuetatik datu erabilgarriak bildu ahal izango dituzu giza errore gutxiagorekin, eta kostu txikiago batekin. IDPk zure langileak datu-prozesamendu neketsuetatik askatzen dituenez, datu-informazio esanguratsuak aterako ditu formatu erabilerrazetan.
IDP Power Automate gaitutako lan-fluxuen automatizazioetako bat besterik ez da, zeregin errepikakorrak ezabatzen dituena eta lana eraginkorragoa egiten duena. Kode baxukoa, arrastatu eta jaregin tresnekin, Power Automate gauzak egiteko modu berritzaileak sortzen lagun zaitzake.
Maiz egiten diren galderak
Zer da dokumentuen prozesatze adimenduna?
Dokumentuen prozesamendu adimenduna (IDP) datu-korronte handietako informazio esanguratsua eskaneatu, irakurri, atera eta antolatzen duen lan-fluxuen automatizazio-teknologia da.
Nola funtzionatzen du prozesatze adimenduna?
Dokumentuen prozesamendu adimendunak dokumentuak ezagutzeko teknologia adimenduna erabiltzen du dokumentuak sailkatzeko, eta, ondoren, haien datuak ereduak ezagutzeko teknologiarekin prozesatzen ditu. Dokumentua prozesatu ondoren, IDP softwareak datu esanguratsuak ateratzen ditu eta formatu eskuragarri batean biltzen ditu.
Zeintzuk dira dokumentuen prozesatze adimendunaren abantailak?
Dokumentuen prozesatze adimendunak industria guztietako erakundeentzako datuak prozesatzeko zehaztasuna, eraginkortasuna eta abiadura areagotzen dituela erakusten da.
Zein da dokumentuen prozesatze adimendunaren eta dokumentuen prozesatze automatikoaren arteko desberdintasuna?
Dokumentuen prozesamendu automatikoa paperezko dokumentuak digitalizatzeko erabiltzen da batez ere. Dokumentuen prozesamendu adimendunak hainbat dokumentu mota guztiz prozesatzen ditu eta haien datu garrantzitsuak antolatzen ditu, giza datu-prozesadoreen beharra ezeztatuz.
Nola inplementatu dezaket dokumentuen prozesatze adimendunerako softwarearen soluzio bat?
Dokumentu adimendunaren softwarea ezartzea dokumentuak prozesatzeko lan-fluxuen ebaluazioarekin hasten da, zeintzuk automatiza daitezkeen zehazteko. Automatizatu nahi dituzun dokumentuak ezagutzen dituzunean, zehaztasun-maila handiena eskatzen duten lan-fluxuak identifikatu eta haiekin automatizatzen hasi beharko zenuke.
Zeintzuk dira dokumentuen prozesatze adimendunaren erabilera kasu batzuk?
Dokumentuen prozesamendu adimenduna industria guztietan erabil daiteke, aseguru-etxeetatik hasi eta gobernu-agentzietaraino, datu mota askoren prozesamendua azkartzeko eta hobetzeko.