Zer dira dokumentuak prozesatzeko aplikazioak?

Dokumentuak prozesatzeko aplikazioak ikaskuntza automatikoa eta adimen artifiziala (AI) erabiltzen du dokumentuetatik eta inprimakietatik datuak ateratzeko. Datuak, hala nola, fakturen, ordainagirien eta entrega-aginduen informazioa posta elektronikoz edo paperean hartzen dituzte, digitalizatu eta datu-base egituratu batean gordetzen dituzte. Datu horiek helburu-sistema batera inportatzen dira, hala nola, enpresa-baliabideen plangintza (ERP) edo bezeroekiko harremanen kudeaketa (CRM) konponbidea. Dokumentuak prozesatzeko aplikazioek ematen duten eraginkortasunek eragin handia izan dezakete enpresek dirua aurrezten, produktibitatea areagotzen eta langileak balio baxuko errepikakorrak, akatsak izateko joera duten zereginetatik askatzeko moduan.

Paperean oinarritutako dokumentu handiak digitalizatzeko irtenbide bat aurkitzea negozio askok uneren batean izango duten erronka da. Dokumentuak prozesatzeko aplikazioek errendimendu handiak eskaintzen dituzte arlo honetan, eskuzko datuak sartzeko lan handia kendu ez ezik, enpresei datuetatik gehiago nola lortu jakiteko.

Bilduma

Paperezko dokumentuak, PDFak, mezu elektronikoak eta inprimaki elektronikoak bezalako iturrietako datuak eskaneatu eta digitalizatu egiten dira.

Aurreprozesaketa

Eskaneatutako datuen kalitatea eta zehaztasuna hobetu egiten dira, besteak beste, angelu okertuak zuzenduz, atzeko planoko orbanak edo markak ezabatuta zarata murriztuz eta nahi ez diren kanpoaldeko eremuak irudietatik moztuz.

Sailkapena

Dokumentuak hainbat kategoriatan bereizten dira formatuaren, edukiaren eta motaren arabera. Horrek hobetu egiten du datuak ateratzeko eta artxibatzeko prozesua.

Erauzketa

Prozesu honetan, oso urrats garrantzitsua da OCRk dokumentuetatik datuak ateratzen dituenekoa eta zer motatakoak itzuli behar diren definitzen duenekoa (adibidez, izenak, zenbakiak, datak, eskuz idatzitako testua).

Balidazioa

RPA gaitasunak datu guztiak egiaztatzen ditu, horiek sistema, datu-base eta lan-korronte garrantzitsuetara eraman aurretik. Zehatzak ez diren datuak markatu egiten dira, eskuz berrikusteko eta zuzentzeko.

Integrazioa

Behin beste prozesu guztiak exekutatuta, datuak dagozkien datu-base eta biltegietara bidaltzen dira aplikazioen programazio-interfazeen bidez.

Zer da deep learning dokumentuen azterketa?

Ikaskuntza sakoneko dokumentazioa dokumentu-prozesaketarekin integratzen da, sare neuronalen gaitasunetan oinarrituz datuetako ereduak ezagutzeko (bereziki dokumentuak eta diseinuak aztertzeko, testua hautemateko eta dokumentuak berreskuratzeko). Giza garunak ikasten duen moduan, sare neuronalek informazioa geruza askotan biltzen dute eta, hori eginez, gero eta informazio eta ezagutza gehiago eskuratzen dute eta adimentsuago bihurtzen dira.

Ikaskuntza sakoneko dokumentuen analisiak gizakiarenaren pareko adimen artifiziala hobetzeko gaitasuna erabiltzen du sare neuronaletako algoritmoen bidez, zeintzuk konboluzionalak eta errepikakorrak izan ohi diren. Sare neuronal konbuluzionalek irudiak iragazten dituzte, horietako elementu guztiak hautemateko. Sare neuronal errepikakorrek, aldiz, datu-puntuak gogoratu ditzakete eta horrek etorkizuneko emaitzak aurreikusteko gaitasuna moldatzen du.

Dokumentu-prozesaketa automatizatuaren abantailak

Dokumentu-prozesaketa automatizatua gaitasunak negozio-prozesuak hobetzen ditu eta taldearen eraginkortasuna areagotzen du, abiadura, zehaztasuna eta eskalagarritasuna eskainiz. Eragin handia izan dezake sektore juridikoak, higiezinenak, osasunarenak eta bankuenak euren prozesuak eta irabazi garbiak hobetzeari dagokionez.

Honako hauek dokumentu-prozesaketa automatizatuaren abantaila nagusiak, besteak beste:

Berreskuratze azkarra:

Dokumentuak digitalizatu ondoren, edozein unetan eta edonon lortu ahal izango ditu haiek ikusteko baimena duenak.

Segurtasun eta pribatutasun hobetua

Enpresek fitxategiak enkriptatu ditzakete eta horiei segurtasun-mailak esleitu diezaiekete, euren datuak nahi ez dituzten erabiltzaileetatik babesteko.

Denbora eta kostua aurreztea:

Paperezko fitxategiak kudeatzeko prozesu luze eta garestia kenduta, langileek denbora gehiago izango dute negozioarentzat garrantzitsuak diren helburuei eskaintzeko eta eraginkorragoak izateko.

Giza erroreak izateko arrisku gutxiago:

Datuak eskuz sartu beharrik ez dagoenez, dokumentuen automatizazioak asko hobetzen ditu dokumentuen zehaztasuna eta kalitatea.

Lankidetza handiagoa:

Sail desberdinetako taldeetako lankideek euren lana partekatzeko eta elkarlanean aritzeko aukera dute. Horri esker, egoeraren berri izango dute denbora errealean.

Txantiloi estandarizatuak:

Dokumentuen automatizazioak lan-fluxuetan aplika daitezkeen txantiloiak eta egiturak etengabe estandarizatzeko aukera ematen du.

Nola aukeratu dokumentuak prozesatzeko softwarearen soluzio bat

Dokumentuak prozesatzeko soluzioaren aukeraketa zure beharretara egokitzen diren faktoreen araberakoa da. Oso garrantzitsua da soluzioa hodeian edo in situ exekutatzea nahi duzun erabakitzea. Hodeian oinarritutako sistemak hornitzaileek ostatatzen dituzte kuota baten truke eta automatikoki gordetzen dituzte datuak. Ondorioz, dena erabilgarri edukiko duzu linean. In situ soluzioen kasuan, zure zerbitzari eta biltegiak erabili beharko dituzu eta mantentze-lanak eta babeskopiak zure kontura egin.

Dokumentuak prozesatzeko soluzio bat aukeratzeko, komeni da alderdi hauek ere kontuan hartzea:

Bilatzerakoan:

Arau ona da hainbat bilaketa-aukera edukitzea, fitxategiaren izena eta mota, edukia eta aldaketa-datak barne. Halaber, komeni da metadatuak eta etiketak esleitzeko gai izatea fitxategi guztiak antolatzeko.

Fitxategien egitura zuzena:

Garrantzitsua da fitxategien egitura erabilerraza eta logikoa izatea erabiltzaile guztientzat.

Segurtasuna:

Sistemak kontuzko dokumentuetarako sarbidea mugatzeko eta erabiltzaileen baimenak ezartzeko aukera eman beharko lizuke.

Sinpletasuna:

Langile guztiak sistema erraz erabiltzeko gai izan behar dute, nahasterik gabe eta euren eguneroko zereginak eten gabe.

Integrazioa:

Ziurtatu sistema erabil dezakezula dagoeneko erabiltzen dituzun programekin, adibidez, zure posta elektronikoko bezeroarekin eta bezeroekiko harremanetarako softwarearekin.