Mis on töövoo automatiseerimise tööriistad?

Töövoogude automatiseerimise tarkvara määratlus

Töövoogude automatiseerimise tarkvara muudab traditsiooniliselt käsitsi tehtavad tüütud toimingud sujuvamaks, mis hoiab ettevõtetele aega kokku, aitab vältida inimlikke vigu ning tõstab tööviljakust. Protsesside automaatseks muutmine võimaldab meeskondadel rutiinsete toimingute asemel keskenduda olulisematele projektidele. Lisaks toob see töövoogudesse läbipaistvust, mis aitab leida valdkonnad, milles on arenguruumi.

Töövoogude automatiseerimine aitab ettevõtetel protsesse täpsustada ja piiritleda mitmel viisil:

• Ülesannete automatiseerimine ja käivitamine.
• Parem tõhusus ja tööviljakus.
• Protsesside täiustamiseks võimaluste tuvastamine.
• Töövoogude haldamine ja tööviljakuse jälgimine.
• Meeldetuletuste seadmine.
• Meeskondade sünkroonis hoidmine.
• Praktiliste ülevaadete kogumine.
• Ressursikasutuse optimeerimine.

Töövoo automatiseerimise tarkvara kasutab andmete töötlemiseks andmeallikaid ja teatud kindlaid reegleid, jäljendades inimintellekti. Enamasti kasutavad need töövootööriistad „kui/siis-lauseid“, töötades põhimõttel „kui juhtub A, siis tee B“. See reeglipõhise loogika süsteem annab ülevaate toimingutest, mis peaksid kindlale sündmusele järgnema, võimaldades säästa nii aega kui ka raha ja lisaks vähendades inimlike vigade tekkimise tõenäosust.

Töövoogude autoriseerimise tööriistade tüübid

Töövoogude automatiseerimise tööriistad on loodud rutiinse näputöö vähendamiseks ja protsesside optimeerimiseks, olgu tegemist siis andmete sisestamise, müügivihjete toetamise või raamatupidamisega. Need tööriistad aitavad ettevõttel oma aega ja ressursse optimaalselt ära kasutada, võimaldades töötajatel keskenduda olulisematele projektidele, mis nõuavad sageli keerukamate probleemide lahendamist ja loomingulist mõtlemist – ehk asju, milles ei suuda inimest asendada ka parim töövoo automatiseerimise tarkvara.

Töövoogude automatiseerimise tarkvara moodustab äriprotsesside haldusest (BPM) olulise osa ning organisatsiooni põhifunktsioonide optimeerimiseks ja käsitsi tehtavate toimingute sujuvamaks muutmiseks on saadaval mitmesuguseid tööriistu. Töövoogude automatiseerimise tööriistade hulgas on näiteks:

Projektijuhtimine

Projektijuhtimise rakendused on paljude töövoo automatiseerimise tööriistade hulgast vast kõige rohkem tuntud. Need rakendused aitavad protsesside optimeerimiseks ühte tuua inimesed, andmed ja muud varad. Sellist tüüpi tööriistad tõhustavad koostööd ning aitavad tööülesandeid määratleda, hallata ja täita mitmes meeskonnas. Kui projektid on nähtavad ja suhtlus vaba, töötavad protsessid enamasti ka sujuvamalt ja tõhusamalt.

Müük ja turundus

Müügi ja turunduse töövoogude tööriistad lihtsustavad potentsiaalsete ja olemasolevate klientide haldamist. Parimad rakendused kasutavad sisseehitatud analüüsifunktsioone kitsaskohtade leidmiseks ja protsesside kiirendamiseks mitmes kanalis, meili- ja tekstsõnumitega alustades ning sotsiaalmeediaga lõpetades. Need automatiseerimise tööriistad ei piirdu pelgalt sama toimingu kordamisega; paljud tööriistad oskavad koguni luua töövooge kliendi käitumisel põhineva kohandatud turundussisu saatmiseks.

Klienditeenindus

Klienditeeninduse töövoogude tööriistad aitavad agentidele või klienditeenindajatele automaatselt pileteid määrata, sagedamini tekkivatele küsimustele automaatselt vastata ning pileteid esitatud küsimuse põhjal automaatselt sildistada. Klienditeeninduse töövoogude automatiseerimine aitab ettevõtetel klientide levinumaid probleeme kiiremini lahendada, jättes klienditeenindajatele rohkem aega keerulisemate küsimustega tegelemiseks.

Rahandus

Rahandustöövoogude automatiseerimise tööriistad aitavad ettevõtetel tagada, et rahandusega seotud protsessid püsiksid korras, vastaksid nõuetele ja oleksid järjepidevad. Sellist tüüpi töövood võivad abiks olla näiteks sellistes igapäevastes tegevustes nagu eelarve kinnitamine, arveldamine, ostu- ja kulutaotlused ning raamatupidamiskannete kirjendamine.

Inimressursid

Inimressursside ehk personalihalduse töövoogude tööriistad aitavad dokumentatsiooni automatiseerida ja vähendada võimalust, et midagi olulist jääb kahe silma vahele – see omakorda võimaldab töötajaid paremini toetada. Sellist tüüpi tööriistad on abiks näiteks uute töötajate palkamisel, ajatabelite koostamisel, tööpakkumiste postitamisel ja puhkusetaotluste töötlemisel; personaliosakonna töötajad saavad aga säästetud aja arvelt keskenduda olulisematele tegevustele.

Kuidas on töövoogude automatiseerimisest teie organisatsioonile kasu?

Olenemata sellest, kas soovite automatiseerida rahanduse, turunduse või IT-valdkonna protsesse, kergendab töövoo automatiseerimise tarkvara rutiinsete ülesannete käsitsi tegemisega kaasnevat koormust ning hoiab ettevõtetele kokku olulisel määral aega, ressursse ja raha. Lisaks protsesside kiirendamisele aitavad need töövoo tööriistad teie meeskonnal ka aega säästa, et inimesed saaksid keskenduda kõige olulisemale tööle, mis mõjutab edaspidiste otsuste langetamist, moodustades osa suuremast äriprotsesside halduse tarkvara lahendusest.

Töövoo automatiseerimise tööriistade eelised

1. Vähem vigu

   Andmete sisestamine käsitsi on tüütu ja jätab ruumi inimlikuks eksimiseks. Ka väikesed vead võivad aga teie organisatsioonile olulist mõju avaldada, olgu need siis ebatäpsused raamatupidamises või valed arved. Töövootarkvara see-eest kasutab haldustoimingute jaoks tsentraliseeritud reaalajaandmeid, mis vähendab võimalust kalliks maksva minevate vigade tekkeks.

2. Sujuvad protsessid

   Töövoogude automatiseerimise tööriistad suurendavad protsesside nähtavust, vähendades kitsaskohti ja tagades projektide liikumise õiges suunas. Kuna ülesandeid ja järeltegevusi saab määrata automaatselt, on tööviljakust lihtsam jälgida ja hallata, see aga omakorda vähendab viivitusi.

3. Suurem tööviljakus

   Tüütute muidu käsitsi tehtavate toimingute automatiseerimise korral jääb meeskondadel rohkem aega ja ressursse olulisematele projektidele keskendumiseks. Lisaks tõhustavad paljud töövoogude automatiseerimise rakendused ka üldist koostööd. Nii kulub vähem aega teabe otsimisele, kinnituste taotlemisele või sellise kirjavahetusega tegelemisele, kus eeldatakse teatud järeltegevust.

4. Parem suhtlus

   Selge ülesehitusega töövood ja automaatsed teatised aitavad töötajatel teabega kursis püsida ning aru saada sellest, milline roll neil projektis on. Samuti lihtsustab see ristfunktsionaalset koostööd ning toob selgust sellesse, kes millise ülesande eest vastutab. Kõik see kokku aitab tagada, et kogu meeskond töötaks ühtse eesmärgi nimel.

5. Põhjalikud ülevaated

   Üks töövoogude automatiseerimise eeliseid on senisest paremat visualiseerimist võimaldavad reaalajaaruanded. Andmeanalüüside kasutamine protsessides tähendab, et organisatsioonid saavad jäädvustada jõudlusmõõdikuid, teha kindlaks valdkondi, kus on arenguruumi, ning võtta tööga seoses vastu teadlikumaid otsuseid.

Kuidas valida teie ettevõtte vajaduste jaoks parimad töövoo automatiseerimise tööriistad?

Organisatsiooni jaoks sobivaima töövoo automatiseerimise tööriista valimisel on oluline analüüsida esmalt oma praegusi protsesse, teha kindlaks kitsaskohad ning mõista, millised meeskonnad tööriistu kasutama hakkavad. Kui teil on oma ärivajadustest parem arusaam olemas, pöörake eri lahendusi võrreldes tähelepanu järgmistele omadustele.

• Kasutajasõbralik liides ja lihtne navigeerimine.
• Tehisintellekt ja masinõpe tehisintelligentse dokumenditöötluse (IDP) jaoks.
• Sujuv integreerimine kolmandate osapoolte tööriistade ja igapäevaselt kasutatavate rakendustega.
• Kohandatavad töövood.
• Pilvepõhine koostalitlusvõime.
• Andmeanalüüs ja reaalajas aruandlus.
• Täiustatud turve ja andmekaitse.
• Skaleeritavus arenevate ärivajaduste toetamiseks.

Töövoogude automatiseerimise tööriistade kasutamise näited

Lihtsatele toimingutele – näiteks meilisõnumitele vastamisele, ülesannete loomisele või andmete ühest allikast teise kopeerimisele – kuluv aeg kipub kokkuvõttes kuhjuma. Automatiseeritud töövoogude häälestamine aitab ettevõtetel tööd märkimisväärselt tõhustada ja põhitoimingutele lisaväärtust anda igas valdkonnas, turundusest ja rahandusest alustades ning personalitööga lõpetades.

Töövoogude automatiseerimise kasutamise näited:

• Automaatne järeltegevus ja vastuste saatmine pärast seda, kui klient täidab kontaktivormi.
• Müügivihjeid toetavate meilisõnumite saatmine pärast käivitatud sündmust.
• Klientidele automaatselt igakuiste arvete saatmine.
• SLA-de koostamine pakilistele küsimustele õigeaegsete vastuste saamiseks.
• Töötaja kulude hüvitamine.
• Tähtaegade ja kinnituste kohta meeldetuletuste saatmine.
• Ülesannete ja projektide automaatselt meeskonnaliikmetele määramine.
• Uute töötajate abistamine sisseelamisel.
• Puhkuseavalduste kinnitamine.