Äriprotsesside halduse kuus etappi

Pidevat väärtust tagav protsesside muutmise juhtimine

Ükski äriprotsess ei sarnane teisega, kuid need kõik on peaaegu alati pidevas liikumises. Mõnikord juhid ja meeskonnad kohandavad neid möödaminnes, teine kord tuleb need aga täielikult ümber kujundada. Äriprotsesside haldus (BPM) näitab, kuidas organisatsioonid aitavad tagada, et iga äriprotsessi muudatus on õige.

Tõhusate BPM-i algatuste kaudu saab teie ettevõte rakendada tõhusamaid, paindlikumaid protsesse. Samuti saate kiiremini ja täpsemalt otsustada, kus tasub töövoo automatiseerimist ja muid uuenduslikke tehnoloogiaid juurutada. Jälgimise ja analüüsi abil saate äriprotsesse aina paremaks muuta.

BPM-i algatused, mis juhivad sisulisi muutusi, hõlmavad üldiselt järgmisi äriprotsesside haldustoiminguid: plaanimine, kujundus, mudeldamine, juurutamine, jälgimine ja optimeerimine.

Need kuus äriprotsesside haldamise etappi moodustavad BPM-i elutsükli. Headel tavadel põhineva struktureeritud tsüklilise lähenemisega BPM-i elutsükkel on kasulik raamistik töö-, haldus- ja tugiprotsesside moderniseerimiseks.

Esimene etapp: strateegia plaanimine

Esmalt tehke koostööd juhtkonnaga, et luua äriprotsesside haldusstrateegia, mis toetab organisatsiooni peamisi eesmärke. Ettevõtted soovivad investeerida suure mõjuga madala riskitasemega projektidesse, mis annavad nende KPI-dega tihedalt seotud mõõdetavaid tulemusi.

Vaadake ärivaldkondi, kus ettevõtte eesmärkide saavutamise edenemine on aeglustanud või seiskunud. Määratlege üldiselt, mida on vaja potentsiaalselt muuta (ja kuidas), liigitades seotud äritegevused ühte kolmest peamisest äriprotsesside halduse tüübist.

• Inimkeskne BPM. Inimkesksed protsessid on suuresti automatiseerimata ja sõltuvad inimestest. Teatud otsuseid, kinnitusi ja muid protsessiülesandeid saavad teha üksnes töötajad, kliendid ja teised indiviidid. Sel juhul peab BPM andma inimeste käsutusse mugava ülesehitusega rakenduseliidesed ning teavitus- ja jälgimisfunktsioonid.
  
  Inimkeskse BPM-i näidete hulka kuuluvad värbamisprotsessid, mille korral personaliosakonna töötajad teevad ülemustega koostööd tööpakkumiste postitamiseks, kandidaatide hulgast töövestlusele kutsumiseks sobivate inimeste valimiseks, soovituste küsimiseks ja kandidaatidega vestlemiseks. Teine näide on klientide kaebused, mida töötlevad klienditeenindajad.
• Dokumendikeskne BPM. Paberkandjal ja elektroonilisi dokumente hõlmavaid protsesse tuleb käidelda hoolikalt ning vastavalt ettevõtte, valdkonna ja regulatiivsetele nõuetele. Dokumendikeskne BPM kasutab sageli töövoo automatiseerimist tõhususe ja täpsuse edendamiseks, tagades samas vastavuse kõigile nõuetele.
  
  Dokumendimahuka BPM-i näiteid võib tuua õigus-, finants-, ostu- ja muude selliste osakondade kohta, kus suunatakse lepinguid ja kokkuleppeid mitmele inimesele ülevaatamiseks ja allkirjastamiseks. Teine näide on meditsiiniasutused, kus käideldakse elektroonilisi terviseandmeid.
• Integreerimiskeskne BPM. See kategooria keskendub mitmesuguste süsteemide integreerimisele ja automatiseerimisele: näiteks ettevõtte ressursihaldus (ERP), kliendisuhete haldus (CRM) ja personalijuhtimissüsteemide (HRMS) rakendused. Integreerimiskeskne BPM võimaldab inimestel rakendustele, andmetele ja teenustele kiiresti juurde pääseda konnektorite ja API-de kaudu, suurendades kasutaja tööviljakust ja rahulolu.
  
  Integreerimiskeskse BPM-i näited hõlmavad turundus- ja müügimeeskondi, kes kasutavad ühendatud kampaaniat, müügivihjete analüüsi ja CRM-i tööriistu võimalike ja olemasolevate klientide kohta üksikasjaliku teabe jagamiseks.

Teine etapp: ideaalprotsesside kujundamine ja kaardistamine

Kui olete arusaadavalt määratlenud strateegilised eesmärgid ning teil ettevõtte toetus, analüüsige ja kaardistage iga täiustamisele suunatud protsess. Määrake protsessi põhisündmused, igaühe jaoks nõutavad käsitsi ja automatiseeritud ülesanded, neid sooritavad inimesed, ajaskaalad ja kõik kasutatavad tehnoloogiad. Otsige kitsaskohti ja viivitust, liigseid, mittevajalikke ülesanded; ja valdkondi, mida iseloomustavad liigsed kulud ja inimlikud eksimused, klientide rahulolematus või mittevastavus.

Kui olete täielikult mõistnud olemasolevat olekut, kasutage protsesside uute ärinõuete loomiseks ülevaateid. Seejärel kujundage ja kaardistage ideaalne olek. Tehke ajurünnak probleemide lahendamise erinevate viiside leidmiseks. Äriprotsessi täiustamise jälgimiseks looge ka mõõdikud. Paluge protsessi huvirühmadel, kelle osavõtt on projekti edukuse jaoks kriitilise tähtsusega, aidata koguda hindamisandmeid ja anda kujunduste kohta tagasisidet.

BPM-i kasutuselevõtu algusjärgus võiks teie ettevõte kasutusele võtta äriprotsesside täiustamise metoodika, et lähenemist veelgi täpsemini struktureerida ja aidata inimestel eesmärkidest sarnaselt aru saada. Kuigi äriprotsesside täiustamise meetoditel on erinevad põhimõtted ja võtted, proovivad need kõik ära hoida või vähendada raiskamist ja takistusi, tõhustada koostööd ning edendada ettevõttes töökultuuri muutumist.

Äriprotsesside ühised täiustusmeetodid on järgmised.

• Agiilne juhtimine
• Kaizen
• Kulusäästlik juhtimine
• Six Sigma
• Terviklik kvaliteedijuhtimine

Lisaks kasutage töövoogude kiireks analüüsimiseks ja visualiseerimiseks ära ka protsessikaevandamist, protsesside kaardistamist ja muud äriprotsesside halduse tarkvara (BPMS). Samamoodi võivad nutikad BPMS-i (iBPMS-u) lahendused täiustada töövooge pilvteenuste, AI ja suurte andmemahtude analüüsi võimalustega.

Kolmas etapp: mudeldamis- ja testimisprotsesside vood

Selles etapis hakake oma ideaalkujundust testima. Koostage prototüüpmudel, mis esindab digitaalselt kõiki protsessitegevusi, ärireegleid ja andmevoogusid. Seejärel käivitage simulatsioonid mudeli suhtes, kasutades muutujate erinevaid kombinatsioone, nt aega, kulusid ja ressursse. Tulemuste põhjal jätkake mudeli korrigeerimist ja testimist, olemasolevate töövoogude muutmist või uute loomist optimaalsete äritulemuste saavutamiseks.

Simulatsiooni mudeldamine võimaldab kulutõhusalt analüüsida protsessi tööd antud erinevate tingimuste puhul. BPMS-i tööriistad, mis automatiseerivad mudeldamist, testimist ja analüüsi, saavad seda sammu oluliselt sujuvamaks muuta. Need aitavad teie ettevõttel kiiremini määratleda, kuidas kujundust parandada enne muudatuste tegemist töökeskkonnas.

Neljas etapp: täiustuste juurutamine

Olete valmis oma optimeeritud protsessi avaldama. Alustage kontseptsiooni tõestamise lahendusega, milles väike grupp testib protsessi. Seejärel kasutage nende tagasisidet, et arendada protsessi vastavalt. Kasutage BPMS-i eelkoostatud malle ja konnektoreid, et töötada välja intuitiivsed kasutajaliidesed uute automatiseeritud ja integreeritud protsesside jaoks.

Enne protsessi ametlikku käivitamist suurema organisatsiooniga, kehtestage projekti- ja muudatusehalduse plaanid ja ressursid. Paigutage meeskonnad sobivalt, et te saaks esialgsed ebatäpsusi siluda, tegevuskatkestusi vältida ja propageerida kasutuselevõttu. Lisaks vormistage mõõdikud ja kasutage ärianalüüsi (BI) tööriistu armatuurlaudade loomiseks ja aruannete genereerimiseks, mis pakuvad reaalajas või peaaegu reaalajas ülevaateid.

Muudatuste halduse plaani osana värskendage töörolle ja vastutusi ning viige töötajatele läbi koolitusi. Teavitage mõjutatud kliente ja hankijaid ja pakkuge tuge.

Viis etapp: jõudluse mõõdikute seire ja jälgimine

Selles BPM-i töötsükli faasis saate kindlaks teha potentsiaalsed edasisi muudatusi vajavad valdkonnad, jälgides jõudlusmõõdikute genereerimise andmeid. Olenevalt teie eesmärkidest saate süveneda uute protsesside tõhususe erinevatesse aspektidesse, näiteks sellesse, kui hästi:

• Töövoo funktsioonid protsessi sees.
• Protsessifunktsioonid suuremas organisatsioonis.
• Protsess töötab tehnilisest perspektiivist lähtudes.

Rääkige ka huvirühmadega, et saada rohkem teavet aja- ja kulude kokkuhoiu kohta (nii realiseeritud kui ka potentsiaalsed) otsige üles kitsaskohad.

BI tööriistu saate kasutada mõõdikute genereerimiseks ja visualiseerimiseks ning aruannete koostamiseks, statistika võrdlemiseks valdkonna alusnäitajatega ning analüüsimaks, kuidas need vastavad teie organisatsiooni KPI-dele. Kasutage BPMS-i lahendusi, mis on abiks andmete kogumisel ja simulatsioonide mudeldamisel. Hoidke jõudlusel regulaarselt silma peal, et tagada BPM-i algatuse jätkuv vastavus teie eesmärkidele ning organisatsiooni suuremate tegevuseesmärkide toetamine.

Kuues etapp: optimeerimine värskete ülevaadete põhjal

Teie seire- ja jälgimispüüded on loonud hulgaliselt praktilisi ülevaateid. Nüüd on aeg seda teavet kasutada äriprotsesside täiustamise kahekordistamiseks. Pideva iteratsiooni ja uuenduste kaudu jätkake tõhusamaks töötamiseks protsessi ja selle töövoogude täpsustamist. Sageli näete lisavõimalusi automatiseerimiseks, standardimiseks ja integreerimiseks.

Ettevõttele suurema väärtuse loomise otsingud ei lõpe kunagi ning samuti ka mitte protsessi jälgimine ja optimeerimine. Äristrateegiad, turutingimused ja regulatiivsed nõuded muutuvad pidevalt, seega olge valmis oma protsesse vastavalt kohandama.

Kui tingimused nõuavad olulisi värskendusi, alustage BPM-i elutsüklit uuesti otsast peale. Nüüdseks on teie ettevõte on äriprotsesside halduse etapid juba omaks võtnud. Juhtkond ja protsesside huvirühmad saavad uute algatuste strateegiate koostamisel üheskoos tööd teha.