¿Qué son las herramientas de automatización del flujo de trabajo?

Definición de software de automatización del flujo de trabajo

El software de automatización del flujo de trabajo optimiza la tareas tradicionalmente manuales y tediosas para ayudar a las empresas a ahorrar tiempo, reducir el riesgo de error humano y aumentar la productividad en el lugar de trabajo. Al automatizar procesos, los equipos pueden centrarse en proyectos con mayor impacto en lugar de en tareas repetitivas. Además, ofrece visibilidad de los flujos de trabajo para ayudar a identificar las áreas de oportunidad.

La automatización del flujo de trabajo ayuda a las empresas a perfeccionar sus procesos de varias maneras mediante:

• Automatización y desencadenamiento de tareas
• Mejora de la eficiencia y la productividad
• Identificación de las áreas para mejoras de procesos
• Administración de los flujos de trabajo y supervisión del rendimiento
• Configuración de avisos
• Mantenimiento de la sincronización de los equipos
• Recopilación de conocimientos prácticos
• Optimización del uso de recursos

El software de automatización del flujo de trabajo se ejecuta en orígenes de datos y una serie de reglas para manipular esos datos, imitando la inteligencia humana. Estas herramientas de flujo de trabajo normalmente siguen “instrucciones if/then” que trabajan en una regla de “si sucede A, entonces B.” Este sistema de lógica basada en reglas resume las acciones que deben seguir a un evento, lo cual ahorra tiempo y dinero, además de reducir el riesgo de errores humanos.

Tipos de herramientas de automatización del flujo de trabajo

Desde la entrada de datos hasta la consolidación de posibles clientes y la contabilidad, las herramientas de automatización del flujo de trabajo están diseñadas para reducir el trabajo pesado y optimizar los procesos. Esto ayuda a aprovechar al máximo el tiempo y los recursos de la empresa, lo que permite a los empleados centrarse en proyectos de mayor impacto que a menudo requieren una mayor resolución de problemas y pensamiento creativo, algo que incluso el mejor software de automatización del flujo de trabajo no podrá reemplazar.

El software de automatización del flujo de trabajo es una pieza clave de la administración de procesos de negocio (BPM), y existen varias herramientas para optimizar las funciones básicas de su organización y optimizar tareas manuales. Entre los tipos de herramientas de automatización del flujo de trabajo se incluyen:

Administración de proyectos

Las aplicaciones de gestión de proyectos, que quizá sean el tipo más reconocido de herramienta de automatización del flujo de trabajo, ayudan a vincular en conjunto personas, datos y otros activos para optimizar procesos. Estos tipos de herramientas mejoran la colaboración y ayudan a definir, gestionar y mejorar la entrega del trabajo en varios equipos. Al mantener alta la visibilidad del proyecto y la comunicación abierta, los procesos se ejecutan en última instancia de manera más fluida y eficiente.

Ventas y marketing

Las herramientas de flujo de trabajo de ventas y marketing facilitan la gestión de los datos de clientes y clientes potenciales. Las mejores aplicaciones emplean análisis integrados para ayudar a encontrar ineficiencias y acelerar procesos en varios canales, desde correo electrónico y SMS hasta redes sociales. Estas herramientas de automatización no solo repiten la misma tarea cada vez, de hecho, muchas crean flujos de trabajo para enviar contenido de marketing personalizado basado en el comportamiento del cliente.

Servicio al cliente

Las herramientas de flujo de trabajo de servicio al cliente ayudan a la asignación automática de incidencias a los agentes, envían respuestas automáticas a preguntas habituales y etiquetan incidencias automáticamente en función de la pregunta enviada. Con la automatización del flujo de trabajo del servicio al cliente, las empresas pueden resolver más incidencias de clientes con mayor rapidez, lo cual libera a los agentes por chat para incidencias más complicadas.

Finanzas

Las herramientas de automatización del flujo de trabajo de finanzas ayudan a las empresas a mantener procesos financieros organizados, compatibles y coherentes. Estos tipos de flujos de trabajo pueden ayudar con las operaciones diarias, como aprobaciones de presupuestos, facturación, solicitudes de compras y gastos, así como movimientos contables.

Recursos humanos

Las herramientas de flujo de trabajo en recursos humanos ayudan a automatizar la documentación y a disminuir la supervisión administrativa, al reducir el riesgo de error y proporcionar un mejor soporte a los empleados. Estos tipos de herramientas pueden ayudar con la gestión de nuevas contrataciones, hojas de horas, registros de trabajo y solicitudes de vacaciones, lo cual ofrece a los profesionales de Recursos Humanos más tiempo para centrarse en tareas de gran valor.

¿Cómo beneficia la automatización del flujo de trabajo a su organización?

Ya desee automatizar procesos en finanzas, marketing o TI, el software de automatización del flujo de trabajo alivia la carga de tareas manuales y ahorra a las empresas considerables cantidades de dinero, tiempo y recursos. Estas herramientas de flujo de trabajo no solo aceleran procesos para su equipo, sino que también liberan tiempo para el trabajo más importante y guía la toma de decisiones futuras, al trabajar como parte de una solución de software de administración de procesos de negocio mayor.

Ventajas de las herramientas de automatización del flujo de trabajo

1. Menos errores

   La entrada de datos manual resulta tediosa y abre la posibilidad de pequeños errores humanos que pueden tener un gran impacto en la organización, desde imprecisiones de contabilidad hasta facturas incorrectas. Por otra parte, el software de flujo de trabajo usa datos centralizados en tiempo real para ejecutar tareas administrativas, lo cual reduce el riesgo de costosos errores.

2. Procesos agilizados

   Las herramientas de automatización del flujo de trabajo aumentan la visibilidad de los procesos, con lo que se reducen los cuellos de botella y se mantienen los proyectos en la dirección correcta. Puesto que las asignaciones y las tareas de seguimiento se pueden asignar automáticamente, resulta más sencillo gestionar y realizar el seguimiento del rendimiento, lo cual minimiza los retrasos en el proceso.

3. Mejora de la productividad

   Cuando se automatizan las tareas manuales y tediosas, los equipos disponen de más tiempo y recursos para centrarse en proyectos de mayor impacto. Muchas aplicaciones de automatización del flujo de trabajo también mejoran la colaboración general, por lo que se pierde menos tiempo realizando un seguimiento de la información, buscando aprobaciones o realizando un seguimiento de la circulación de la comunicación.

4. Mejor comunicación

   Las notificaciones automatizadas y los flujos de trabajo diseñados con claridad ayudan a los empleados a permanecer en sintonía y a comprender sus roles en un proyecto. También facilitan la colaboración multidisciplinar y mejoran la responsabilidad de las tareas, lo cual garantiza que todo el mundo trabaja con el mismo objetivo.

5. Conocimientos más amplios

   Los informes en tiempo real con mejor visualización son una prestación esencial de la automatización del flujo de trabajo. El uso de análisis de datos en procesos implica que las organizaciones pueden capturar métricas de rendimiento, identificar áreas de oportunidades y tomar decisiones más fundamentadas acerca de sus operaciones.

Cómo elegir las mejores herramientas de automatización del flujo de trabajo para sus necesidades empresariales

Al elegir la mejor herramienta de automatización del flujo de trabajo para su organización, es importante analizar primero sus procesos actuales, señalar los cuellos de botella y comprender qué equipos utilizarán las herramientas. Una vez que comprenda mejor sus necesidades empresariales, busque las siguientes características al comparar diferentes soluciones:

• Una interfaz intuitiva y una navegación sencilla
• IA y aprendizaje automático para procesamiento de documentos inteligentes (IDP)
• Integraciones perfectas con herramientas de terceros y las aplicaciones que usa a diario
• Flujos de trabajo personalizables
• Operabilidad basada en la nube
• Análisis de datos e informes en tiempo real
• Seguridad y protección de datos mejorados
• Escalabilidad para cambiantes necesidades de negocio

Ejemplos de herramientas de automatización del flujo de trabajo en uso

El tiempo dedicado a procesos sencillos, como responder a correos electrónicos, crear tareas o copiar datos de un origen a otro puede acumularse rápidamente. Al configurar flujos de trabajo automatizados, las empresas pueden aumentar drásticamente la eficiencia y devolver valor a operaciones básicas, desde marketing hasta recursos humanos.

Algunos ejemplos de automatización del flujo de trabajo en acción son:

• Envío de respuestas y seguimientos automatizados después de que un cliente complete un formulario de contacto
• Envío de secuencias de correo electrónico de consolidación de clientes potenciales tras un evento desencadenado
• Facturación automática a clientes por pagos mensuales
• Creación de SLA para garantizar respuestas puntuales a problemas urgentes
• Reembolso de gastos de empleados
• Envío de recordatorios para plazos y aprobaciones
• Asignación automática de tareas y proyectos a miembros del equipo
• Incorporación de nuevos empleados
• Aprobación de solicitudes de vacaciones