¿Qué es una herramienta RPA?

La Automatización robótica de procesos (RPA) utiliza bots de software para emular la interacción humana en una interfaz gráfica de usuario (GUI) y automatizar tareas repetitivas y manuales, lo que permite ahorrar tiempo, esfuerzo y problemas a las empresas. Una herramienta de RPA es un software que define flujos de trabajo y configura bots para realizar tareas designadas en una secuencia lógica. Un robot puede realizar cualquier proceso de varios pasos que se produzca en una GUI más rápido y sin errores. Por tanto, una herramienta de automatización robótica de procesos ayuda a acelerar los flujos de trabajo manuales, donde es fácil cometer errores, para que los empleados puedan dedicarse a tareas de mayor valor.

Por ejemplo, su departamento de recursos humanos puede implementar una herramienta de RPA para automatizar la forma de procesar las solicitudes de vacaciones. En lugar de que un empleado dedique cinco minutos a gestionar cada solicitud, un bot de RPA puede extraer los datos del sistema de planificación de recursos empresariales de la empresa y procesar la solicitud más rápido en otro sistema, incluso aquellos que no tienen API, y sin errores.

Los bots que crea una herramienta de automatización de procesos robóticos pueden realizar acciones asignadas e interactuar con otros sistemas mediante la copia de información de pantallas digitales (raspado de pantalla) o mediante el uso de API. Por ejemplo, su empresa puede usar una herramienta RPA para crear bots que inicien sesión en aplicaciones, manipulen archivos y carpetas, copien y peguen contenido, completen formularios, trabajen con datos estructurados e incluso interactúen con otras aplicaciones.

Las ventajas de implementar herramientas de RPA

Cualquier organización que implemente una herramienta de RPA puede observar total o parcialmente los siguientes beneficios:

• Mejor uso de los recursos humanos. RPA libera a los empleados de tareas repetitivas y de bajo valor, como la entrada de datos, para que puedan concentrarse en el trabajo que ofrece un mayor valor a la empresa.
• Puntos de contacto con el cliente mejorados. Cuando se utiliza RPA para acelerar procesos de cara al cliente, la experiencia de este mejora porque el proceso es más eficiente, lo que redunda en una mayor lealtad del cliente.
• Costes mas bajos. Los bots de RPA realizan el trabajo de humanos por una fracción del coste.
• Análisis mejorado para comprender la administración de su flujo de trabajo. Cada bot genera un archivo de registro de sus actividades para que pueda controlar la eficacia con la que realiza sus funciones.
• Escalabilidad mejorada. Es imposible escalar un equipo de empleados de la forma en que se puede escalar el alcance y la capacidad de un grupo de bots automatizados. Con el software RPA, los bots se pueden duplicar y programar fácilmente para lograr un conjunto de procedimientos similar pero ligeramente diferente.
• Mejor seguridad. Los bots de RPA nunca se olvidan de cerrar sesión. También se pueden configurar para que cierren automáticamente sus sistemas y que no estén disponibles en los momentos en que no deban estarlo, lo que reduce las vulnerabilidades que piratas informáticos malintencionados podrían aprovechar.

¿Son mejores las herramientas de RPA que otras soluciones de automatización de procesos?

Para comprender la ventaja de las herramientas de RPA en comparación con otras soluciones de automatización de flujos de trabajo, es útil comprender la diferencia entre la automatización y la RPA. La automatización de flujos de trabajo utiliza la tecnología para reducir los pasos manuales de los procesos comerciales, pero sigue requiriendo una persona para completar el proceso. Las herramientas de RPA crean robots para trabajar a través de la GUI, de modo que no sea necesaria la intervención humana. Pueden ser procesos atendidos en los que las personas sigan iniciando las tareas o procesos desatendidos completamente automatizados.

Las herramientas de RPA requieren poco o incluso nada de programación y, debido a que los bots usan la misma infraestructura y soluciones que usan los empleados, no es necesario que altere su plataforma tecnológica. Los usuarios empresariales impulsan las soluciones de RPA. De hecho, algunas soluciones de RPA están diseñadas para empleados sin experiencia técnica, que pueden así automatizar los procesos manuales con los que trabajan todos los días. Con una participación mínima o nula de TI, puede optimizar las operaciones y mejorar la satisfacción de los empleados sin pagar los costes del desarrollo de aplicaciones tradicional.

RPA también se diferencia de las herramientas tradicionales de automatización de procesos en estos aspectos:

• Los procesos de automatización tradicionales pueden requerir cambiar parte o la totalidad de una infraestructura tecnológica. Los bots de RPA funcionan en la GUI e interactúan con otros sistemas de la misma manera que los humanos.
• Los bots de RPA son lo suficientemente flexibles como para automatizar procesos para múltiples aplicaciones.
• Debido a que los bots de RPA están pensados para procesos genéricos y repetitivos, como la entrada de datos, son escalables y se actualizan más fácilmente que una automatización diseñada para un solo proceso.

Si bien el software RPA crea valor al mejorar la eficiencia de los flujos de trabajo repetitivos y basados en reglas, es mejor dejar algunos procesos a sus empleados. En general, los procesos que utilizan una gran cantidad de datos no estructurados, o información gráfica, y dependen de parámetros que cambian con frecuencia, es mejor dejar que los administren sus empleados.

El papel de la RPA en el presente y en el futuro

Actualmente, el software RPA está ganando mucha visibilidad a medida que las empresas aprenden a usarlo y observan de primera mano los beneficios que ofrece, como el ahorro de tiempo y costes. Pero como todas las tecnologías, la RPA se volverá más sofisticada y cambiará a medida que cambien las necesidades comerciales. A continuación, se muestran algunas predicciones sobre la posible evolución de las herramientas de RPA:

• Mayor integración con IA. A medida que avanza la RPA, es probable que las empresas descubran nuevas formas de combinarla con tecnología de nivel superior como la inteligencia artificial, el aprendizaje automático o incluso el Internet de las cosas (IoT) y algunas empresas ya lo han hecho. La hiperautomatización, o automatización inteligente, amplía los tipos de tareas que las herramientas de RPA pueden realizar y les da el poder de automatizar gran variedad de tareas complejas.
• Automatizaciones más complejas. Las empresas usan RPA para automatizar todo tipo de tareas mundanas, pero fusionarlo con IA y aprendizaje automático desbloqueará una gama completamente nueva de tareas que puede simplificar. Por ejemplo, las empresas pueden utilizar actualmente herramientas de RPA para digitalizar documentos, pero las herramientas de RPA mejoradas con inteligencia artificial también podrían comprender el contenido de los documentos y clasificarlos de manera eficiente sin errores.
• Más barato y accesible. Cuando las herramientas de RPA llegaron al mercado por primera vez, eran más difíciles de conseguir y podían ser caras. Pero debido a que la demanda de software RPA ha aumentado, ahora más empresas lo ofrecen. Con más opciones disponibles, es probable que los precios bajen y sus funcionalidades se volverán más competitivas.

Funcionalidades clave del software RPA

En la actualidad, hay muchas herramientas de RPA en el mercado, todas con características diferentes. Pero, como mínimo, estas son las funcionalidades básicas que un buen software de RPA debe ofrecer:

• Interoperabilidad. Su software RPA debería funcionar con sus aplicaciones de escritorio, aplicaciones web y otras aplicaciones de software importantes. También debería poder conectarse a las API del sistema y leer o escribir en bases de datos.
• Aumento de datos. Su software debería poder extraer datos de sitios web y redes sociales.
• Procesamiento de diferentes tipos de datos. Es importante que su software pueda extraer e introducir datos, combinar datos de múltiples fuentes y seguir declaraciones condicionales como "if / else".
• Interfaces de programación. Una interfaz programable es importante. El software RPA puede proporcionar capacidades inteligentes o cognitivas para configurar bots para tomar decisiones, lo que ayuda a que su negocio funcione de manera más eficiente. Por ejemplo, los bots pueden ayudar a responder a las incidencias de soporte técnico de TI, aliviando al equipo de TI de cierta carga administrativa para que se pueda concentrar en otras iniciativas. Algunas opciones de software incluso proporcionan métodos sin código para programar bots, pero todas las herramientas de RPA deberían poder interactuar con diferentes tipos de aplicaciones, correos electrónicos, archivos y carpetas.

Elegir un software RPA y trabajar con él

Cuando comience a evaluar las herramientas de RPA disponibles, tenga en cuenta qué tipos de procesos planea automatizar. En cada herramienta robótica de automatización de procesos se incorporan diferentes controles y comandos que dictan sus capacidades, así que asegúrese de que coincidan con sus objetivos de automatización del flujo de trabajo. Además, intente encontrar componentes reutilizables y asegúrese de que sus bots puedan funcionar fácilmente en sus sistemas actuales.

Tenga en cuenta los siguientes criterios al seleccionar el software de RPA adecuado para su organización:

• Fácil de usar. El software RPA debe ser fácil de usar y permitir que alguien con habilidades de programación limitadas pueda crear una automatización y pueda configurar un flujo de trabajo. Incluso hay algunas ofertas de RPA de poco código que empleados sin conocimientos de TI pueden utilizar para automatizar sus flujos de trabajo. Cualquiera que sea el software que elija, debe ofrecer asistentes, comandos extensibles y GUI integrados.
• Flexible. El software debería permitirle configurar funciones personalizadas sin costes añadidos por la personalización. También debería poder manejar diferentes casos de uso y diferentes cantidades de datos mientras mantiene un rendimiento constante.
• Escalable. El software RPA debe escalar rápidamente para cumplir con los requisitos operativos de su empresa y adaptarse a las actualizaciones. El software también debería poder ejecutar múltiples bots y múltiples flujos de trabajo.

Cómo utilizan las industrias el software RPA

Todo tipo de empresas han encontrado la forma de beneficiarse del software RPA. Por ejemplo, sectores como la atención médica pueden usar RPA para programar citas, grabar datos de pacientes, procesar reclamaciones y administrar la facturación. Otras industrias también están utilizando herramientas de RPA para transformar sus procesos, por ejemplo:

• Venta minorista. Actualización de pedidos, envío de productos y seguimiento de envíos.
• Telecomunicaciones. Vigilancia, administración de datos de fraude y actualización de datos de clientes.
• Bancario. Mejoras en la eficiencia del trabajo, la precisión de los datos y la seguridad.
• Seguros. Administración de procesos de trabajo, grabación de datos de clientes y ayuda al ejecutar aplicaciones.
• Fabricación. Ayuda con los procesos de la cadena de suministro, facturación de materiales, servicio y soporte al cliente y administración.

Las limitaciones de las herramientas de RPA

El software RPA ofrece muchos beneficios, pero no puede hacer todo. Es una tecnología que está en pleno desarrollo, pero aún debe estar integrada en una red de otras tecnologías, todavía no es una solución integral que pueda resolver todos los desafíos operativos.

Por ahora, RPA es una tecnología basada en reglas que funciona mejor con datos estructurados o información que sigue un modelo de datos predeterminado. Para que funcione correctamente, debe programar los bots para que hagan lo que usted quiere que hagan y operarán solo dentro de esos parámetros. A menos que lo superponga con tecnologías de inteligencia artificial o aprendizaje automático, su solución de RPA solo es capaz de seguir las reglas que usted asigna, no de comprender o interpretar el contenido al que accede.

Por ejemplo, para que una herramienta de RPA procese información de las facturas u otro papeleo, esos documentos deben tener el mismo formato. La herramienta no puede procesar ningún archivo que se desvíe de dicho formato. Por esa razón, las herramientas de RPA no son adecuadas para datos no estructurados o información que no se ajusta a un modelo de datos predeterminado.

Además, las herramientas de RPA no aprenden ni se adaptan. Si sus procesos comerciales cambian, deberá reprogramar sus bots para que funcionen con los nuevos procesos, lo que puede llevar mucho tiempo. Y si su herramienta RPA no es compatible con sus nuevos procesos, su inversión en ella puede ser de corta duración. Para evitar este problema, considere qué probabilidad hay de que sus procesos y tecnologías cambien antes de adoptar una herramienta de RPA.

Cómo ayudar a garantizar el éxito con las herramientas de RPA

Como cualquier otra tecnología, su éxito con el software RPA depende de cómo lo aplique. Incluso las mejores herramientas pueden ser incapaces de reparar un proceso defectuoso en su concepción, por lo que es importante estar atento a las tareas que automatiza. Si se aplica en el contexto adecuado con un objetivo específico y medible en mente, la herramienta de RPA adecuada puede redefinir la eficiencia en su empresa. Tenga en cuenta las mejores prácticas que describimos a continuación cuando comience a utilizar la tecnología RPA para automatizar sus procesos:

• Conozca el proceso que desea automatizar. Audite todos sus procesos operativos para averiguar qué tareas son las más adecuadas para RPA. Recuerde que las herramientas de RPA generalmente no pueden comprender la información, por lo que, a menos que también planee incorporar IA, elija un proceso que tenga parámetros claramente definidos y no necesite mucha participación o supervisión humana, como programar citas o procesar facturas. Algunos programas, como Microsoft Power Automate, ofrecen capacidades para ayudar a identificar los procesos más adecuados para automatizar.
• Elija la herramienta adecuada. Después de determinar los procesos que desea automatizar, busque las herramientas que mejor gestionen ese tipo de trabajo. Todas las herramientas tienen diferentes fortalezas, por lo tanto, evalúelas en función de las capacidades, el precio, la facilidad de implementación y cómo de bien funcionan con su software actual.
• Capacite a sus empleados. Enseñar a su personal cómo usar, y eventualmente cambiar o mantener, su herramienta RPA es una excelente manera de ayudar a garantizar su valor continuo y aumentar la implantación en toda la empresa.
• Mida sus resultados. Antes y después de la implementación, supervise los indicadores clave de rendimiento (KPI) como la productividad de los empleados, la precisión de la entrada de datos, la cantidad de citas programadas o el número de documentos procesados. Si sus KPI no mejoran después de la implementación, podría ser una señal de que ha elegido procesos poco adecuados o ha dado a sus bots algunos parámetros incorrectos.