¿Qué es la administración de los procesos de negocio?
La administración de procesos de negocio (BPM) hace referencia a los esfuerzos de una empresa para analizar, acelerar y optimizar procesos, a menudo mediante el uso de la automatización del flujo de trabajo para agilizar los procesos manuales.
Aproveche las ventajas de BPM
Antes de comenzar a crear una estrategia de BPM, es necesario comprender la importancia de los procesos de negocio eficientes, los distintos tipos de procesos de negocio, de quién son responsabilidad en la empresa y qué problemas puede ayudar a abordar BPM.
Conozca mejor sus procesos de negocio
Un proceso de negocio consiste en una serie de tareas repetibles que se realizan secuencialmente para lograr un objetivo rutinario. Los procesos de negocio pueden tardar minutos o semanas e incluir actividades tan simples como las solicitudes de vacaciones de los empleados o tan complicadas como la logística de la cadena de suministro. Si los procesos son eficientes y efectivos, ayudarán a mejorar la productividad de los empleados, el compromiso del cliente y todas las demás facetas de su negocio. Los procesos ineficientes y disfuncionales crean empleados frustrados, costes innecesarios, clientes insatisfechos y, en última instancia, la pérdida de ingresos.
Los procesos de negocio se pueden dividir en tres categorías principales:
- Procesos operativos: cubren el negocio principal y flujos de valor específicos, como los pedidos de los clientes, la creación de cuentas y la optimización de la fabricación.
- Procesos de administración: incluyen aspectos como el gobierno corporativo, los presupuestos y los flujos de trabajo de recursos humanos.
- Procesos de apoyo: sustentan procesos más amplios en áreas como contabilidad, contratación y soporte técnico.
Al automatizar todos los tipos de procesos de negocio, puede mejorar la eficiencia, reducir los riesgos y mantener su negocio más centrado estratégicamente.
Cree su equipo de BPM
Los empleados que son responsables de cualquier proceso de negocio se denominan "propietarios". Como administran un proceso en su totalidad, saben cómo afecta y cómo se ve afectado por los procesos que vienen antes y después de él. Ceder la propiedad de procesos de negocio discretos a los empleados clave que trabajan con otros departamentos puede fomentar una mayor comprensión y mejorar las prácticas de BPM en toda la organización.
Por ejemplo, un equipo de BPM exitoso en una gran empresa podría incluir todos estos roles:
- Experto en procesos empresariales. Un experto sabe cuáles son los beneficios a largo plazo y transmite el valor de BPM a la organización.
- Propietario del proceso. Una persona o un equipo con desafíos empresariales que abordar, flujos de trabajo que optimizar u oportunidades que aprovechar puede proporcionar una perspectiva y un aporte clave, lo que es fundamental para la aceptación del usuario y el éxito de BPM.
- Director de procesos de negocio. Un director lidera los esfuerzos de BPM en toda la organización.
- Consultor de procesos de negocio. Un consultor utiliza sus habilidades técnicas y sus conocimientos de BPM para asesorar a un director de procesos de negocio.
- Jefe de proyecto. Un jefe de proyecto ayuda a crear e implementar el plan del proyecto y administra las comunicaciones, los hitos, los entregables y los plazos del equipo.
- Analista de negocios. Un analista identifica las mejoras necesarias en los procesos.
- Arquitecto de soluciones. Un arquitecto de soluciones proporciona soporte técnico, particularmente cuando se trata de la interoperabilidad con aplicaciones de línea de negocio existentes.
- "Influencers". Los "influencers", que a menudo son líderes entre sus iguales, son los primeros en adoptar una solución y promulgan nuevas ideas, prácticas y herramientas, lo que ayuda a refinar las mejoras de los procesos de negocio y abre el camino hacia el cambio.
- Grupo de soporte de BPM. Este grupo comprende profesionales de TI clave, agentes de planificación corporativa y otros líderes que ayudan a institucionalizar los estándares, los métodos, la gobernanza y la tecnología de BPM.
Perder oportunidades no es una opción
Tradicionalmente, los líderes de las empresas han sido los propietarios o responsables de la BPM; al fin y al cabo, son procesos de negocio. Pero, con la llegada de un software de administración de procesos de negocio con un alto nivel de sofisticación, ahora los profesionales de TI desempeñan un papel más importante. Puede encontrar un equilibrio productivo entre su tecnología y los requisitos empresariales si permite que los encargados de TI implementen una plataforma de automatización de flujo de trabajo con poco código y con funcionalidades de autoservicio que los empleados comerciales puedan usar para optimizar los procesos y resolver los problemas que mejor conocen.
Automatice, automatice y automatice
La automatización es el corazón de BPM. Con la tecnología que hay ahora disponible, las empresas exitosas deben encontrar todas las oportunidades para automatizar procesos manuales repetitivos y que consumen mucho tiempo. Con la automatización de los flujos de trabajo, puede optimizar los procesos de negocio, como la entrada de datos, las actualizaciones de redes sociales, el inventario, los informes y más. Puede liberar a sus empleados de procesos repetitivos y rutinarios, aumentar la productividad, bajar los costes y reducir los errores humanos.
Cree una cultura de desarrollo civil
También puede optimizar algunos procesos de negocio al creando aplicaciones móviles que ayudan a sus empleados a mantenerse más conectados y eficientes, a transformar la forma en que hacen su trabajo y a generar información empresarial en tiempo real. Con la plataforma de desarrollo de aplicaciones adecuada, los ingenieros, los especialistas en TI y los usuarios comerciales comunes pueden construir una cultura de desarrollo civil y crear sus propias soluciones empresariales de bajo código, sin tener que depender o esperar a líderes comerciales y desarrolladores profesionales.
Aproveche al máximo cada oportunidad
No tiene que conformarse con procesos manuales ineficientes, costes adicionales y oportunidades perdidas. Con las personas adecuadas en los roles adecuados, una sólida comprensión de sus procesos y buenas herramientas de automatización, su empresa puede utilizar BPM para:
- Mitigar los engorrosos procesos de pago en línea que desaniman a los clientes y repercuten en las ventas.
- Automatizar los procesos manuales que llevan demasiado tiempo, cuestan demasiado y frustran a los empleados.
- Eliminar los obstáculos en los procesos financieros que retrasan los pagos.
- Reducir la duplicación y, por tanto, el desperdicio de recursos.
- Acortar o estandarizar los procesos largos o erráticos que afectan a los plazos.
- Optimizar la incorporación ineficiente de clientes que socava las relaciones.
Cree una estrategia de administración de procesos de negocio
Si su empresa tiene problemas con los procesos operativos, de gestión y de soporte porque son engorrosos, redundantes, demasiado largos, demasiado lentos o demasiado costosos, la creación de una estrategia integral de BPM puede ayudar. Las siguientes prácticas recomendadas le ayudarán a lanzar una iniciativa de BPM y a evaluar su éxito:
- Obtenga apoyo de la dirección. Es fundamental si necesita recursos para respaldar sus planes de mejora de los procesos de negocio.
- Analice y trace el proceso en sí. Utilice diagramas de flujo, mapas mentales o software de minería de procesos para encontrar cuellos de botella, esfuerzos duplicados y retrasos innecesarios. Obtenga comentarios de las personas que están más involucradas en el proceso para comprender qué puede mejorar; la aceptación del cambio comienza con ellos.
- Rediseñe el proceso. Solicite la opinión de las partes interesadas y asegúrese de que todas comprendan el valor de simplificar el proceso. Incluya las lecciones aprendidas de los análisis y los mapas mentales. Considere la posibilidad de usar un análisis de impacto para los flujos de trabajo críticos o complejos.
- Reúna recursos e implemente el cambio. Recopile los recursos que necesita para crear una plataforma de BPM eficaz, como un software de gestión de proyectos, herramientas de automatización de flujos de trabajo y paneles de control en tiempo real. Elija recursos que se alineen con el valor empresarial que desea crear y administre el cambio con entregables y plazos específicos. Al implementar primero una pequeña prueba piloto, puede solucionar errores, generar entusiasmo por las prácticas mejoradas e impulsar la adopción.
- Realice un seguimiento y optimice. Supervise cómo funcionan sus nuevos procesos consultando con las partes interesadas. Esté preparado para agregar mejoras según sea necesario.
Cree valor con BPM
Si sigue las prácticas recomendadas anteriores, crea un equipo de BPM sólido y comprende cómo puede mejorar los procesos para crear más valor, la gestión de procesos de negocio puede generar beneficios tangibles, como:
- Mayor productividad. Con procesos más eficientes, puede crear empleados más eficientes y evaluar las métricas de rendimiento mediante un software de análisis del lugar de trabajo.
- Obtener beneficios más rápido. La mejora de los procesos de TI puede afectar a la rapidez con que se desarrollan e implementan las aplicaciones de software en la empresa.
- Calidad mejorada. Además de acelerar el desarrollo, las mejoras en las pruebas pueden resolver rápidamente cualquier problema de rendimiento o seguridad y aumentar la calidad del producto o servicio.
- Mayor satisfacción del cliente. Corregir los procesos de servicio al cliente de la empresa puede ayudar a ganar clientes e impulsar la lealtad.
- Mejores experiencias laborales de los empleados. Los procesos de negocio eficientes son la base de la satisfacción en el lugar de trabajo, mejoran la moral y pueden reducir la rotación.
Empiece a optimizar los procesos de negocio ahora
Todas las empresas se esfuerzan por hacer las cosas mejor, más rápido y de forma más inteligente. La combinación de una estrategia integral de BPM con el software de automatización de flujo de trabajo adecuado puede ayudar a su empresa a cumplir estos objetivos.
Microsoft Power Automate es una solución de optimización de flujos de trabajo fácil de usar que puede capacitar a sus empleados para optimizar las ineficiencias diarias y lograr un impacto en toda la empresa.