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Cómo sacar más provecho a la automatización de flujos de trabajo

Desde el personal de atención al cliente hasta los directores ejecutivos, casi todos los profesionales de negocios dedican una gran parte de sus días de trabajo (hasta la mitad) a procesos manuales, redundantes e improductivos que podrían automatizarse. Las tareas rutinarias que requieren mucho tiempo hacen que los empleados sean menos eficientes, pero las empresas inteligentes utilizan la automatización para ayudar a todos a trabajar de manera más eficaz.

La automatización del flujo de trabajo es el corazón de la administración empresarial moderna y está impulsada por la mejora continua de la tecnología y la rápida innovación. Cuantas más empresas comiencen a implementar la automatización en sus procesos comerciales y se den cuenta de sus beneficios, más crecerá el mercado de la automatización. A medida que la tecnología se vuelve más utilizada y sofisticada, más empresas aprovecharán la automatización del flujo de trabajo para crear formas de trabajo optimizadas y eficientes, cambiando el funcionamiento de múltiples sectores y creando ventajas competitivas en sus mercados.

¿Qué es la automatización de flujos de trabajo?

Al utilizar el software de automatización del flujo de trabajo adecuado para su empresa, puede reemplazar los procesos manuales como la entrada de datos, las actualizaciones de redes sociales y las respuestas por correo electrónico con flujos de trabajo optimizados y automatizados que ahorran tiempo y reducen los errores. Así podrá dedicar menos tiempo a corregir errores y ayudará a los empleados a concentrarse en un trabajo más estratégico y con mayor impacto.

Con la automatización del flujo de trabajo, incluso digitalizará y optimizará procesos empresariales basados en papel como realizar pedidos de inventario o responder a solicitudes para aprobaciones. En cualquier lugar donde su empresa se encuentre con tareas manuales repetitivas, puede utilizar la automatización del flujo de trabajo para ayudar a que esos procesos sean más eficientes.

Automatización eficaz del flujo de trabajo en cinco sencillos pasos

Con el software adecuado, automatizar los procesos manuales puede resultar sencillo y muy beneficioso. Para eliminar de manera efectiva las tareas manuales ineficientes y transformar la forma en que funciona su negocio, necesita saber qué procesos lo están frenando, comprender sus opciones de automatización, administrar la implantación, capacitar a sus empleados y medir su éxito.

Utilice estos cinco sencillos pasos para automatizar sus flujos de trabajo:

  1. Elija sus procesos. Identifique los procedimientos que son ineficientes, demasiado complicados o demasiado costosos y luego clasifíquelos y elija sus principales candidatos para la automatización.
  2. Haga su investigación. ¿Cómo han automatizado otras organizaciones procesos similares? Considere sus opciones para crear e implementar flujos de trabajo automatizados: ¿necesitará informáticos profesionales o los empleados sin conocimientos de programación de su empresa pueden usar una herramienta de automatización que apenas requiere código para crear sus propios flujos de trabajo automatizados?
  3. Administre el cambio e impulse la adopción. Después de lanzar sus nuevos flujos de trabajo, es importante asegurarse de que sean adoptados en toda la empresa: cuantas más personas utilicen los flujos de trabajo automatizados, más efectivos serán.
  4. Comuníquese con sus empleados y capacítelos. Asegúrese de que todos sepan que existen nuevas herramientas para facilitarles la vida laboral. Proporcione la documentación y la formación que necesitan para facilitar la adopción.
  5. Evalúe y perfeccione. Empiece a medir de inmediato el éxito de sus nuevos procesos. Al realizar un seguimiento de los indicadores clave de rendimiento predeterminados, la eficacia de los flujos de trabajo automatizados quedará clara y podrá realizar los ajustes necesarios.

Consiga que sus empleados destaquen con el software de automatización de flujos de trabajo

Ahora que sabe qué es la automatización del flujo de trabajo, considere cómo puede lograrla y el valor que le ayudará a generar. La forma más sencilla de llevar la automatización del flujo de trabajo a su empresa es a través del software de automatización del flujo de trabajo o de un servicio de automatización basado en la nube.

Más poder para las personas idóneas

Estas tecnologías facilitan el desarrollo de flujos de trabajo innovadores a las personas que mejor conocen su negocio: sus empleados, que conocen de primera mano los procesos que pueden acelerarse y mejorarse con la automatización. No tiene por qué ser difícil. En la mayoría de las empresas, casi todos los empleados pueden utilizar sin problemas tecnología de automatización de poco o ningún código y crear flujos de trabajo muy útiles.

Es importante buscar un solución de automatización del flujo de trabajo que sea intuitivo, fácil de usar y flexible. Lo mejor es adquirir una tecnología con conectores prediseñados que le permita incorporar una variedad de aplicaciones en sus flujos de trabajo.

Otra forma de optimizar los procesos de negocio es mediante el uso de una tecnología de desarrollo de aplicaciones de poco código para ayudar a los ingenieros, usuarios y directivos de la empresa diseñe las aplicaciones móviles que necesitan a mantenerse conectados, trabajar de manera productiva y aprovechar las oportunidades, sin tener que depender de desarrolladores profesionales.

Flujos de trabajo en la nube

Tenga en cuenta que las herramientas de automatización basadas en la nube ofrecen beneficios sobre el software local, incluida una escalabilidad mejorada y un alto grado de seguridad. Además, el software de automatización del flujo de trabajo debe funcionar junto con las herramientas de análisis empresarial existentes en su empresa, lo que facilita el seguimiento del rendimiento de los flujos de trabajo automatizados.

Por último, el software de automatización del flujo de trabajo con capacidades móviles permitirá a los empleados automatizar los flujos de trabajo de forma segura desde cualquier lugar y en cualquier momento.

Cómo funciona

Con la automatización del flujo de trabajo, los usuarios establecen un desencadenador para una serie de acciones. Por ejemplo, cuando se contrata a un nuevo empleado, se puede crear un flujo de trabajo automatizado para enviar inmediatamente a ese empleado un correo electrónico de bienvenida y guiarlo a través del proceso de completar el papeleo correcto de la nueva incorporación.

Los usuarios definen la serie de tareas que son necesarias para completar procesos de negocio habituales. Después de la definición, el flujo de trabajo automatizado llevará a cabo las acciones asignadas siempre que se produzca el desencadenador especificado.

Descubra formas de trabajar más eficaces

Capacite a sus empleados para que sepan automatizar y así aprovechen al máximo su día de trabajo con Microsoft Power Automate. Utilice flujos (lo que Power Automate llama automatización del flujo de trabajo) para comenzar a ayudar a todos los empleados a liberarse de tareas repetitivas que requieren mucho tiempo y crear un lugar de trabajo más estratégico y dinámico.