¿Qué es RPA?
De qué manera la automatización robótica de procesos agiliza los procesos de negocio
En fábricas y empresas manufactureras, el uso de robots no es algo nuevo. Durante décadas, han estado mejorando la productividad y liberando a los trabajadores para que se centren en otras tareas de nivel superior. Y ahora ese mismo nivel de aumento de productividad está llegando a empresas en las que los empleados llevan a cabo procesos de flujo de trabajo, ofrecen soporte técnico de TI y realizan negocios de gran volumen, todo ello gracias a RPA.
Al usar herramientas de RPA como parte de una estrategia automatización de procesos de negocio más amplia, los “robots” de software pueden configurarse fácilmente para desencadenar respuestas, manipular datos y comunicarse con otros sistemas digitales. Como ejemplos pueden citarse cosas tan sencillas como la generación de un mensaje de respuesta automática a un correo que implementa miles de bots, cada uno de ellos preprogramado previamente para automatizar tareas de ERP.
Dos clases de RPA: asistida y desasistida
Al explorar RPA como solución de automatización del flujo de trabajo, resulta útil tener en cuenta las dos categorías distintas (automatización asistida y desasistida) antes de decidir cuál es la adecuada para su organización.
Automatización asistida
La automatización asistida le permite centrarse en el trabajo de mayor valor en su organización gracias a la automatización de actividades repetitivas y manuales relacionadas con la interacción con los clientes y a la imitación de acciones que realiza en el escritorio o navegador (por ejemplo, los clics del ratón) mediante la grabación y reproducción de estas acciones en tiempo real.
Automatización desasistida
Por el contrario, tal y como su nombre sugiere, la automatización desasistida no requiere que alguien se encuentre delante del ordenador. En cambio, los bots desasistidos hacen ellos mismos el trabajo mediante la grabación y reproducción de acciones. Dado que pueden utilizar desencadenadores y programar eventos automatizados, son ideales para acelerar la automatización de tareas de gran volumen en su organización.
Las ventajas de utilizar RPA
Como cualquier persona que alguna vez haya realizado la tarea de cortar y pegar el contenido de una hoja de cálculo masiva a otra puede corroborar, las tareas repetitivas y tediosas no son la mejor forma de hacer uso de las capacidades cognitivas de un ser humano. No solo son tareas aburridas para la persona que las realiza, sino que es muy probable que el resultado final incluya errores. También es probable que se tarde más tiempo en realizar las tareas en comparación con un bot.
En esto consisten las dos principales ventajas de usar RPA: mayor productividad y precisión. Los trabajadores se liberan para realizar tareas de un valor superior, lo que eleva la naturaleza del trabajo que realizan. Y cuando los robots se programan una vez, siguen las reglas todas las veces. Nunca se cansan ni se aburren ni tampoco cometen errores; sus resultados son coherentes y fiables.
Los bots también facilitan que las organizaciones puedan escalar o reducir verticalmente de forma rápida, para poder hacer frente con fácilmente a los flujos de trabajo o picos de demanda estacionales en las unidades de negocio, ubicaciones y desde el escritorio hasta la nube.
¿Por qué utilizar RPA?
- Los trabajadores se liberan para realizar tareas de mayor valor
- Mayor productividad
- Mayor precisión
- Es un proceso más rápido y fácil de escalar o reducir verticalmente según sea necesario
Rendimiento de la inversión más rápido y cumplimiento normativo mejorado
Dado que no requieren la creación de código personalizado por parte del equipo de desarrollo, los bots son una solución muy económica. También se pueden implementar rápidamente. Por tanto, el rendimiento de la inversión de la implementación de una solución RPA suele obtenerse en unas semanas.
Además, hacer frente, así como documentar, los requisitos de cumplimiento es mucho más sencillo, ya que los bots de RPA ejecutan sus tareas de forma coherente y fiable. Esto reduce los riesgos, elimina el factor de error humano y acelera la elaboración de informes, ya que todo se supervisa y cuantifica de forma sencilla.
Cómo determinar si su empresa puede beneficiarse de RPA
Las organizaciones de distintos sectores pueden beneficiarse de la implementación de una solución RPA. Al evaluar si es la opción ideal para su empresa, primero debe considerar si tiene tareas "administrativas" que se beneficiarían de la automatización de procesos. Estos procesos no subjetivos y basados en reglas suelen llevarse a cabo en áreas como finanzas, adquisiciones, administración de cadenas de suministro, atención sanitaria, contabilidad, servicio de atención al cliente y recursos humanos.
Las empresas que ofrecen administración y soporte técnico de TI también son candidatas óptimas para la solución RPA, ya que mejora las operaciones del servicio de asistencia al cliente y la supervisión de los dispositivos de red. Al automatizar los procesos, las infraestructuras de TI pueden investigar y solucionar los problemas con mayor rapidez.
Además, los sectores que dependen del reconocimiento de voz o de los asistentes automatizados y en línea a menudo les resulta ventajosa la solución RPA, ya que los desarrollos recientes ahora permiten a los bots ofrecer respuestas en el lenguaje normal en lugar de hacerlo en código. Esto supone una gran ventaja para los grandes centros de llamadas y otras organizaciones que tengan mucha interacción con los clientes, puesto que ayuda a conservar los recursos.
¿Quién puede sacar partido de RPA?
- Organizaciones con tareas "administrativas" que se beneficiarían de la automatización de procesos
- Empresas que ofrecen administración y soporte técnico de TI
- Cualquier empresa que dependa del reconocimiento de voz o de los asistentes automatizados y en línea
Características que se deben buscar al elegir un software de RPA
Existen numerosas opciones a la hora de encontrar la solución RPA adecuada para su empresa. Al igual que tantas otras decisiones empresariales, encontrar una solución que sea una buena opción es fundamental, por lo que debe buscar una que reúna los siguientes requisitos:
- Fácil de usar: Cualquier empleado de la organización debe ser capaz de crear y usar bots. También debe poder recopilar datos que permitan a los responsables tomar decisiones empresariales.
- Escalable: Opte por una plataforma RPA que se pueda administrar de forma centralizada en tantas ubicaciones como sea necesario.
- Fiable: Dado que se pueden automatizar cientos o miles de tareas, resulta obvio que la fiabilidad, así como la supervisión integrada con análisis, son fundamentales.
- Rápida: La mejor solución le permitirá diseñar y probar nuevos procesos robóticos en cuestión de horas y optimizar rápidamente los bots.
- Inteligente: Las mejores herramientas admiten actividades sencillas y basadas en tareas, leen y escriben cualquier origen de datos y usan el aprendizaje avanzado para mejorar las futuras automatizaciones.
Considere una solución de pila completa que incluya hiperautomatización
Como toda tecnología, las capacidades de RPA siguen evolucionando con rapidez. Contar con una solución sólida, principal y completa debe ser la principal prioridad de cualquier organización. Sin embargo, también es esencial incorporar funcionalidad adicional. Aquí es donde la hiperautomatización aparece en escena.
Al asegurarse de elegir una solución de pila completa que incluya hiperautomatización, su negocio se beneficiará de una tecnología que reúne varios componentes de la automatización de procesos con el fin de integrar herramientas y tecnologías que amplíen aún más la capacidad de automatizar tareas mediante API, IA, minería de procesos, análisis y otras herramientas.
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