Una persona trabajando en un portátil

¿Qué es la administración de los procesos de negocio?

Un proceso de negocio consiste una serie de tareas repetibles que se realizan secuencialmente para lograr un objetivo rutinario. Los procesos de negocio pueden tardar minutos o semanas e incluir actividades tan simples como las solicitudes de vacaciones de los empleados o tan complicadas como la logística de la cadena de suministro. Si los procesos son eficientes y efectivos, ayudarán a mejorar la productividad de los empleados, el compromiso del cliente y todas las demás facetas de su negocio. Los procesos ineficientes y disfuncionales crean empleados frustrados, costes innecesarios, clientes insatisfechos y, en última instancia, la pérdida de ingresos.

La administración de procesos de negocio (BPM) se refiere a los esfuerzos a largo plazo de una empresa para analizar, acelerar y optimizar estos procesos, a menudo mediante el uso de automatización de flujos de trabajo para agilizar los procesos manuales y lograr objetivos comerciales específicos. Al automatizar todo tipo de tareas comerciales de rutina, desde la administración de archivos hasta la actualización de hojas de cálculo, puede mejorar la eficiencia, reducir el riesgo y mantener su negocio más enfocado estratégicamente.

Desbloquear las ventajas de BPM

Antes de comenzar a construir una estrategia de BPM, es importante comprender los diferentes tipos de procesos de negocio, quién es responsable de ellos dentro de su empresa y qué problemas puede ayudar a abordar BPM.

Primero, los procesos de negocio se pueden dividir en tres categorías principales:

  • Los procesos operativos cubren el negocio principal y flujos de valor específicos, como los pedidos de los clientes, la creación de cuentas y la optimización de la fabricación.

  • Los procesos de administración incluyen aspectos como el gobierno corporativo, los presupuestos y los flujos de trabajo de recursos humanos.

  • Los procesos de apoyo sustentan procesos más amplios en áreas como contabilidad, contratación y soporte técnico.

Desarrollar el equipo de BPM

Los empleados que son responsables de cualquier proceso empresarial se denominan propietarios de procesos de negocio. Debido a que administran un proceso de un extremo al otro, comprenden cómo afecta y se ve afectado por los procesos que vienen antes y después de él. Ceder la propiedad de procesos de negocio discretos a los empleados clave que trabajan con otros departamentos puede fomentar una mayor comprensión y conducir a un mejor BPM en toda la organización.

Por ejemplo, un equipo de BPM exitoso en una gran empresa podría incluir todos estos roles:

  • Campeón de procesos de negocio. Un campeón comprende los beneficios de gran alcance y comunica el valor de BPM a la organización.

  • Propietario del proceso. Una persona o un equipo con desafíos empresariales que cumplir, flujos de trabajo que optimizar u oportunidades que aprovechar puede proporcionar una perspectiva y un aporte clave, lo que es fundamental para la aceptación del usuario y el éxito de BPM.

  • Director de proceso de negocio. Un director lidera los esfuerzos de BPM en toda la organización.

  • Consultor de proceso de negocio. Un consultor utiliza sus habilidades técnicas y comprensión de BPM para asesorar a un director de proceso de negocio.

  • Jefe de proyecto. Un jefe de proyecto ayuda a construir e implementar el plan del proyecto y administra las comunicaciones, los hitos, los entregables y los plazos del equipo.

  • Analista de negocios. Un analista identifica las mejoras necesarias en los procesos.

  • Arquitecto de soluciones. Un arquitecto de soluciones proporciona soporte técnico, particularmente cuando se trata de interoperabilidad con aplicaciones de línea de negocio existentes.

  • Personas influyentes. Las personas influyentes, que a menudo son líderes entre sus iguales, adoptan temprano y defienden nuevas ideas, prácticas y herramientas, y ayudan a refinar las mejoras de los procesos de negocio, abogando por el cambio.

  • Grupo de soporte BPM. Este grupo comprende profesionales de TI clave, agentes de planificación corporativa y otros líderes que ayudan a institucionalizar estándares, métodos, gobernanza y tecnología de BPM.

No se conforme con la pérdida de oportunidades

Traditionally, business leadership has owned BPM; they are business processes, after all. But with the advent of highly sophisticated business process management software, IT is now playing a greater role. You might find a productive balance between your technology and business requirements if you let IT deploy a self-serve, low-code workflow automation platform that business employees can use to streamline processes and solve the issues they best understand.

Automatizar, automatizar y automatizar

La automatización es el corazón de BPM. Con la tecnología ahora disponible, las empresas exitosas deben encontrar todas las oportunidades para automatizar procesos manuales repetitivos y que consumen mucho tiempo. Con la automatización de los flujos de trabajo, puede optimizar los procesos de negocio, como la entrada de datos, las actualizaciones de redes sociales, el inventario, los informes y más. Puede liberar a sus empleados de procesos repetitivos y rutinarios, aumentar la productividad, bajar los costes y reducir los errores humanos.

Crear una cultura de desarrollo civil

You can also optimize some business processes by building mobile apps that help your employees stay more connected and efficient, transform how they get work done, and generate real-time business insights. With the right app development platform, engineers, IT specialists, and ordinary business users can build a citizen development culture and create their own low-code business solutions—without having to rely on or wait for business leadership and professional developers.

Aprovechar la máximo cada oportunidad

No tiene que conformarse con procesos manuales ineficientes, costes adicionales y oportunidades perdidas. Con las personas adecuadas en los roles adecuados, una sólida comprensión de sus procesos y buenas herramientas de automatización, su empresa puede utilizar BPM para:

  • Mitigar los engorrosos procesos de pago en línea que desaniman a los clientes y repercuten en las ventas.
  • Automatizar los procesos manuales que llevan demasiado tiempo, cuestan demasiado y frustran a los empleados.
  • Eliminar los obstáculos en los procesos financieros que retrasan los pagos.
  • Reducir la duplicación que hace que se desperdicien recursos.
  • Acortar o estandarizar los procesos largos o erráticos que afectan a los plazos.
  • Optimizar la incorporación ineficiente de clientes que socava las relaciones.

Crear una estrategia de administración de procesos de negocio

Si su empresa tiene problemas con los procesos operativos, de gestión y de soporte que son engorrosos, redundantes, demasiado largos, demasiado lentos o demasiado costosos, la creación de una estrategia integral de BPM puede ayudar. Las siguientes prácticas recomendadas le ayudarán a lanzar una iniciativa de BPM y evaluar su éxito:

  • Obtenga apoyo de la dirección. Es fundamental si necesita recursos para respaldar sus planes de mejora de los procesos de negocio.

  • Analice y trace el proceso en sí. Utilice diagramas de flujo, mapas mentales o software de minería de procesos para encontrar cuellos de botella, esfuerzos duplicados y retrasos innecesarios . Obtenga comentarios de las personas que están más involucradas en el proceso para comprender qué puede mejorar; la aceptación del cambio comienza con ellos.

  • Rediseñe el proceso. Solicite la opinión de las partes interesadas y asegúrese de que todas comprendan el valor de simplificar el proceso. Incluya sus lecciones aprendidas del análisis y los mapas mentales. Considere un análisis de impacto para flujos de trabajo críticos o complejos.

  • Reúna recursos e implemente el cambio. Recopile los recursos que necesita para crear una plataforma de BPM eficaz, como software de gestión de proyectos, herramientas de automatización de flujos de trabajo y paneles de control en tiempo real. Elija recursos que se alineen con el valor empresarial que desea crear y administre el cambio con entregables y plazos específicos. Al implementar primero una pequeña prueba piloto, puede solucionar errores, generar entusiasmo por las prácticas mejoradas e impulsar la adopción.

  • Realice un seguimiento y optimice. Supervise cómo funcionan sus nuevos procesos consultando con las partes interesadas. Esté preparado para agregar mejoras según sea necesario.

Crear valor de BPM

Si sigue las prácticas recomendadas anteriores, crea un equipo de BPM sólido y comprende cómo puede mejorar los procesos para crear más valor, la gestión de procesos de negocio puede generar beneficios tangibles, que incluyen:

  • Productividad mejorada. Los procesos más eficientes crean empleados más eficientes y puede evaluar las métricas de rendimiento mediante el uso de software de análisis del lugar de trabajo.

  • Tiempo más rápido del que beneficiarse. La mejora de los procesos de TI puede afectar a la rapidez con que se desarrollan e implementan las aplicaciones de software en la empresa.

  • Calidad mejorada. Además de acelerar el desarrollo, las mejoras en las pruebas pueden resolver rápidamente cualquier problema de rendimiento o seguridad, mejorando la calidad del producto o servicio.

  • Mayor satisfacción del cliente. Corregir los procesos de servicio al cliente de la empresa puede ayudar a ganar clientes e impulsar la lealtad.

  • Mejores experiencias laborales de los empleados. Los procesos de negocio eficientes son la base de la satisfacción en el lugar de trabajo, mejoran la moral y reducen potencialmente la rotación.

Empezar a optimizar los procesos de negocio ahora

Todas las empresas se esfuerzan por hacer las cosas mejor, más rápido y de forma más inteligente. La combinación de una estrategia integral de BPM con el software de automatización de flujo de trabajo adecuado puede ayudar a su empresa a cumplir estos objetivos.

Microsoft Power Automate es una solución de optimización de flujos de trabajo fácil de usar que puede capacitar a sus empleados para optimizar las ineficiencias diarias y lograr un impacto en toda la empresa.