Una persona hablando por teléfono y mirando un portátil

6 beneficios de la automatización de procesos empresariales

A medida que su empresa vaya procesando grandes volúmenes de datos y ejecutando numerosas tareas a diario, le será cada vez más difícil a su equipo reducir los márgenes de error, las demoras y los sistemas de negocio ineficientes. Sin embargo, con un software intuitivo como la automatización de procesos empresariales, su empresa obtendrá numerosos beneficios, tanto inmediatos como a largo plazo, gracias a la automatización de las operaciones diarias, lo que la situará en una posición ventajosa en el competitivo mercado actual.

¿Qué es la automatización de los procesos empresariales?

Business process automation (BPA) is the automation of daily, repeatable business processes that are normally completed in manual settings. Ranging from multi-level workflows to simple customer responses, BPA offers you the ability to complete repetitive work and convert to paperless processes quickly and efficiently. This means automating jobs that deal with an excessive amount of raw data and documentation like product development, sales, human resources, and more. Adding business process management software (BPMS) helps to manage all of the new workflows created from your new business process automation to build, manage, and optimize your organization’s effectiveness and efficiency.

Beneficios de poner en práctica una solución de BPA

Una vez que comprenda qué procesos pueden automatizarse y cuáles no, además de cómo desarrollar un flujo de trabajo dinámico para su equipo, podrá sacar partido a las posibilidades que le ofrece el software. A continuación, indicamos los seis principales beneficios que obtendrá su organización al automatizar sus procesos empresariales:

1. Mejora de la productividad y la eficiencia

Al agregar una nueva solución de automatización que elimine la posibilidad de cometer errores, su negocio se optimizará al instante y se producirán menos equivocaciones. Con la eliminación de los procesos manuales, pesados y laboriosos, que su equipo realiza a diario, acabará con las tareas lentas y poco eficientes, y acelerará los procesos empresariales de más alto nivel entre las unidades de negocio, los miembros del equipo y todos los miembros de su organización.

2. Tiempo y costes reducidos

La automatización ayuda a su negocio a recortar costes y aumentar la rentabilidad, en especial en las responsabilidades relacionadas con los procesos manuales sobre papel. Como la automatización de procesos acelera sus operaciones internas, es fácil ahorrar tiempo y dinero en los recursos necesarios para realizar dichos procesos, y usted puede reasignar los empleados que anteriormente realizaban tareas manuales a asuntos más importantes.

3. Administración de documentos y datos sencilla

Cuando se utilizan procesos manuales, es fácil perder el rastro de las comunicaciones escritas, las hojas de cálculo y otros documentos, ya sean impresos o enviados por correo electrónico. Además, tener que trasladar información o realizar cálculos de un origen de datos al siguiente hace que las posibilidades de cometer errores se multipliquen y sea preciso dedicar más tiempo a las tareas. La automatización de procesos significa que todos sus documentos y datos se almacenan en una única ubicación, agilizando de este modo la gestión de documentos y facilitando su organización y recuperación.

4. Visibilidad y transparencia

No tendrá que brindar soporte adicional a su equipo, ya que las soluciones de automatización garantizan que se sigan las prácticas recomendadas y se cumpla la gobernanza. Mediante la recopilación de datos, los informes y sus capacidades de análisis, podrá ver paneles de datos que le aportarán visibilidad y transparencia sobre las tareas que en esos momentos realicen todos a fin de poder tomar decisiones con más información.

5. Estandarización y cumplimiento de procesos

Los procesos de automatización tienen estrictas directrices sobre quién puede introducir cambios en documentos o actualizarlos, pero es posible que los miembros de su equipo no siempre las sigan. Si tiene la BPA implantada, ya no tiene que preocuparse por que no se sigan algunos pasos, puesto que el proceso ya está integrado en el sistema. Puede desarrollar una automatización del flujo de trabajo digital eficiente que garantice el envío de la información adecuada a la persona adecuada, en el momento adecuado. Esto significa que las empresas tendrán la posibilidad de realizar un seguimiento de quién usa determinados datos, basándose en los nombres y las fechas de registro, además de los detalles de la asignación, sin ningún tipo de problema. Documentar esa información también le ayuda en los seguimientos de auditoría y para demostrar su cumplimiento.

6. Mayor satisfacción de empleados y clientes

Como sus empleados podrán realizar muchas de sus tareas diarias fácilmente y sin cometer errores, su equipo estará encantado de que se agregue una solución automatizada a su proceso. La automatización proporciona un entorno libre de fricciones en el que los empleados pueden prosperar. Las aprobaciones de los jefes son más rápidas, lo que significa que sus empleados podrán concentrarse en proyectos más importantes, motivadores e innovadores en las decisiones comerciales. Y, como beneficio adicional, los clientes también estarán más contentos. Al recibir datos más precisos y coherentes, se mostrarán más satisfechos con el producto final o los resultados obtenidos.

Inicie la optimización con Microsoft Power Automate

Al adoptar una nueva automatización de procesos, su trabajo será más rentable, estará optimizado y se cometerán menos errores al realizarlo. Aunque la BPA es un método holístico de optimización de los procesos empresariales, agregar un software como herramienta de automatización de procesos robóticos (RPA) le será útil para automatizar los procesos basados en reglas que normalmente suelen necesitarse al iniciar un proceso.

La clave al equilibrar los beneficios anteriores con BPA y RPA consiste en ayudarle a usted, su equipo y su organización a encontrar una solución a la que todos puedan adaptarse fácilmente sin tener que interrumpir ninguna de sus estrategias comerciales en curso. Power Automate desarrolla automatizaciones de flujo de trabajo escalables que le permiten ahorrar tiempo y encargarse de todos los trabajos individuales, consiguiendo, de este modo, realizar un gran número de tareas tediosas en un breve espacio de tiempo.