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¿Qué es BPMS?

Guía para principiantes del software de gestión de procesos de negocio

Introducción

El software de gestión de procesos de negocio (BPMS) permite a una empresa definir, implementar y gestionar procesos de negocio automatizados, así como convertir los procesos manuales que requieren mucho tiempo en flujos de trabajo optimizados en las aplicaciones empresariales.

Con la incorporación de la nube, IA y las funcionalidades de los análisis de macrodatos, BPMS se transforma en un entorno BPMS inteligente (iBPMS) y logra automatizar aún más los procesos, acelerar el desarrollo del flujo de trabajo y mejorar la orquestación de los procesos de negocio.

¿Cómo puede ayudar BPMS
a mi empresa?

BPMS le permite usar la automatización de procesos de negocio para optimizar una gran variedad de tareas, lo que garantiza que se sigan los procesos para llevar a cabo actividades como la revisión, aprobación y gestión de documentos, la incorporación de recursos humanos y la gestión de las solicitudes de los empleados.

Al automatizar las comunicaciones desencadenadas como alertas de tareas mediante correo electrónico, recordatorios de pago y cartas de agradecimiento, BPMS mejora el flujo de trabajo en toda la empresa. BPMS incluso se puede usar para organizar campañas de marketing por correo electrónico, lo que le ayudará a transmitir el mensaje o la respuesta correctos en el momento adecuado.

Las ventajas de BPMS

Las soluciones BPMS e iBPMS facilitan la creación de la automatización de flujos de trabajo en una amplia gama de aplicaciones empresariales, lo que estandariza los procesos y ofrece lo siguiente:)

Mayor eficiencia

La implementación del software de gestión de procesos de negocio implica que el personal de la empresa dedica menos tiempo a procesos manuales repetitivos, por lo que los empleados podrán centrarse mejor en su trabajo y, por tanto, aumentarán su productividad.

Mayor agilidad

Al permitir a las empresas documentar, estandarizar y automatizar los procesos de negocio, BPMS facilita la tarea de impulsar y responder a los cambios mediante una implementación rápida y coherente de los nuevos procesos en toda la organización.

Colaboración optimizada

BPMS permite a los equipos distribuir tareas y asignaciones de forma automática y garantiza que los procesos nuevos o actualizados se adopten en tiempo real, por lo que todo el equipo siempre estará en sintonía.

Cumplimiento normativo mejorado

Al usar BPMS para crear reglas en sus procesos, las empresas pueden garantizar el cumplimiento de las normativas existentes y adaptarse rápidamente a los cambios legislativos con una interrupción mínima.

Mejor soporte técnico e interacción con los clientes

Dado que BPMS garantiza la aplicación coherente de los procesos de negocio, las empresas pueden establecer, aplicar y supervisar aspectos clave de las interacciones con los clientes. Los clientes y las empresas se benefician de una mayor personalización, una creación de incidencias automatizada, respuestas desencadenadas uniformes y una gestión coherente de clientes potenciales o de casos.

¿Quién utiliza BPMS?

Gracias a una moderna solución BPMS prácticamente todos los empleados de la empresa pueden diseñar e implementar las automatizaciones que les ayuden a hacer más cosas en menos tiempo.

Hace tan solo unos años la automatización de los procesos de negocio resultaba un proceso complejo. Los desarrolladores pasaban mucho tiempo con las partes interesadas de la empresa con el fin de asignar cada una de las tareas de un proceso antes de incorporar la tecnología TI para escribir el código de cada proceso automatizado desde cero. Los cambios posteriores realizados en un proceso suponían más asignación, más codificación y más tiempo dedicado a las actualizaciones.

Las mejores plataformas BPMS de hoy en día simplifican las iniciativas de automatización de procesos mediante la reducción o eliminación de la necesidad de soporte técnico del departamento de TI y de los desarrolladores. Estos sistemas permiten a las organizaciones implementar procesos altamente complejos, así como a los equipos y usuarios individuales crear e implementar de forma sencilla sus propios procesos automatizados.

Por lo tanto, la respuesta corta a "¿Quién usa BPMS?" es cualquier usuario que necesite esta plataforma.

Generar automatizaciones
con BPMS

Una solución de software BPMS de calidad elimina las conjeturas a la hora de diseñar e implementar procesos automatizados, lo que le permite seguir un enfoque paso a paso mediante plantillas que le servirán de guía. Las mejores soluciones BPMS le proporcionarán una forma eficiente e integrada de:

  1. Identifique y diseñe el proceso que desee automatizar.

    Comprenda la lógica de negocios del proceso y examine cualquier documentación o modelo de proceso existente que la defina.

  2. Modele la lógica o los pasos del flujo de proceso de negocio.

    Defina las etapas y pasos del proceso de negocio en el BPMS y pruebe varios escenarios empresariales en la plataforma mediante las herramientas de modelado integradas.

  3. Cree su propio proceso de automatización mediante herramientas de diseño en las que solo tiene que apuntar y hacer clic, en lugar de escribir código.

    Cree los flujos de proceso y las interfaces de usuario para el proceso de negocio mediante la biblioteca de plantillas y conectores predefinidos de la solución BPMS.

  4. Inicie y comparta el proceso de automatización con su equipo o toda la empresa.

Elegir una solución BPMS

Si su objetivo es simplificar la gestión de procesos empresariales, una opción inteligente es crear una lista preliminar de soluciones BPMS que verdaderamente faciliten el aprendizaje y el uso de la automatización por parte de los usuarios. Las mejores plataformas de automatización de hoy en día logran eso y mucho más. Asegúrese de que puede responder a las preguntas siguientes antes de comenzar la búsqueda:)

¿En qué procesos se centrará?

Decida si necesita una solución que pueda automatizar más tareas rutinarias como el procesamiento de facturas, o que pueda admitir la automatización de procesos complejos de larga ejecución, como la administración del presupuesto o la supervisión del rendimiento.

¿Quién utilizará la solución?

Como componente clave de una transformación digital efectiva, la solución BPMS que elija debe estar orientada a la usabilidad por parte de todos los empleados de la empresa. Las mejores soluciones BPMS con poco código de hoy en día ofrecen funcionalidades de automatización de procesos robóticos (RPA) que facilitan su adopción en toda la organización.)

¿Cómo implementará BPMS?

Una decisión importante que deberá tomar es si desea implementar una solución BPMS basada en la nube o local.

Entre las ventajas principales de una plataforma BPMS de software como servicio (SaaS) se incluyen una implementación simplificada, ya que la aplicación está en funcionamiento desde el primer día; la capacidad de escalabilidad, ya que va ampliando su suscripción y no la infraestructura; y el coste previsible de pago por uso.

Las ventajas de una plataforma BPMS local son una mayor seguridad y control (dado que reside dentro de la infraestructura), ya que los datos permanecen en los sistemas, lo que limita su exposición.

¿Quién admitirá la solución BPMS?

La implementación y el mantenimiento de una solución BPMS local requiere una inversión considerable en la infraestructura y el personal de TI. Con una plataforma BPMS SaaS sin apenas código, se reducen drásticamente las exigencias al departamento de TI.

¿Qué es lo que se puede permitir?

Aunque el coste sea siempre un factor importante, no olvide tener en cuenta la rentabilidad de la inversión prevista. Cuantas más funcionalidades incluya la herramienta, mayor será la probabilidad de que su empresa se vea beneficiada.

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