Τι είναι τα εργαλεία αυτοματοποίησης ροής εργασιών;

Ορισμός του λογισμικού αυτοματοποίησης ροής εργασιών

Το λογισμικό αυτοματοποίησης ροής εργασιών απλοποιεί τις παραδοσιακά μη αυτόματες και κουραστικές εργασίες για να βοηθήσει τις επιχειρήσεις να εξοικονομούν χρόνο, να μειώνουν τον κίνδυνο ανθρώπινου λάθους και να ενισχύουν την παραγωγικότητα στον χώρο εργασίας. Με την αυτοματοποίηση διεργασιών, επιτρέπει στις ομάδες να επικεντρώνονται σε πιο σημαντικά έργα αντί σε επαναλαμβανόμενες εργασίες, ενώ παρέχει ορατότητα σε ροές εργασιών για να συμβάλλει στον εντοπισμό ευκαιριών.

Η αυτοματοποίηση ροών εργασιών βοηθά τις επιχειρήσεις να βελτιώνουν τις διεργασίες τους με διάφορους τρόπους όπως οι εξής:

• Αυτοματοποίηση και ενεργοποίηση εργασιών.
• Βελτίωση αποδοτικότητας και παραγωγικότητας.
• Εντοπισμός τομέων για βελτιώσεις διεργασιών.
• Διαχείριση ροών εργασιών και παρακολούθηση επιδόσεων.
• Ρύθμιση υπενθυμίσεων.
• Διατήρηση ομάδων σε συγχρονισμό.
• Συγκέντρωση αξιοποιήσιμων πληροφοριών.
• Βελτιστοποίηση χρήσης πόρων.

Το λογισμικό αυτοματοποίησης ροής εργασιών εκτελείται σε πηγές δεδομένων και σε ένα σύνολο κανόνων για τον χειρισμό αυτών των δεδομένων, μιμούμενο την ανθρώπινη νοημοσύνη. Αυτά τα εργαλεία ροής εργασιών ακολουθούν συνήθως τις δηλώσεις "αν/τότε", πραγματοποιώντας εργασία σε έναν κανόνα "αν συμβαίνει το Α, κάντε το Β". Αυτό το σύστημα λογικής που βασίζεται σε κανόνες σχεδιάζει τις ενέργειες που πρέπει να εκτελεστούν μετά από ένα συμβάν, κάτι που εξοικονομεί χρόνο και χρήμα και μειώνει τον κίνδυνο για ανθρώπινα λάθη.

Τύποι εργαλείων αυτοματοποίησης ροής εργασιών

Από την καταχώρηση δεδομένων μέχρι την ανάπτυξη σχέσεων με υποψήφιους πελάτες και τη λογιστική, τα εργαλεία αυτοματοποίησης ροής εργασιών έχουν σχεδιαστεί για να μειώνουν τις μη παραγωγικές εργασίες και να βελτιστοποιούν τις διεργασίες. Αυτό βοηθά στην εξοικονόμηση χρόνου και πόρων της εταιρείας, επιτρέποντας στους υπαλλήλους να επικεντρωθούν σε πιο σημαντικά έργα που συχνά απαιτούν περισσότερη προσπάθεια για την επίλυση προβλημάτων και δημιουργική σκέψη—ενέργειες που ακόμη και το καλύτερο λογισμικό αυτοματοποίησης ροής εργασιών δεν μπορεί να αντικαταστήσει.

Το λογισμικό αυτοματοποίησης ροής εργασιών είναι ένα βασικό στοιχείο της διαχείρισης επιχειρηματικών διεργασιών (BPM) και υπάρχουν πολλά εργαλεία για τη βελτιστοποίηση των βασικών λειτουργιών στον οργανισμό σας και την απλοποίηση των μη αυτόματων εργασιών. Ορισμένοι τύποι εργαλείων αυτοματοποίησης ροής εργασιών περιλαμβάνουν:

Διαχείριση έργων

Οι εφαρμογές διαχείρισης έργων που ίσως είναι ο πιο αναγνωρισμένος τύπος εργαλείου αυτοματοποίησης ροής εργασιών, συμβάλλουν στην πραγματοποίηση σύνδεσης μεταξύ εργαζομένων, δεδομένων και άλλων παγίων στοιχείων για τη βελτιστοποίηση των διεργασιών. Αυτοί οι τύποι εργαλείων βελτιώνουν τη συνεργασία και συμβάλλουν στον καθορισμό, τη διαχείριση και τη βελτίωση της παράδοσης εργασιών σε πολλές ομάδες. Διατηρώντας την ορατότητα στο έργο σε υψηλά επίπεδα και την επικοινωνία ανοιχτή, οι διεργασίες εκτελούνται πιο ομαλά και αποτελεσματικά.

Πωλήσεις και μάρκετινγκ

Τα εργαλεία ροής εργασιών πωλήσεων και μάρκετινγκ διευκολύνουν τη διαχείριση των δεδομένων από υποψήφιους πελάτες και υφιστάμενους πελάτες. Οι καλύτερες εφαρμογές χρησιμοποιούν ενσωματωμένες αναλύσεις για να συμβάλλουν στην εύρεση αναποτελεσματικών λειτουργιών και να επιταχύνουν τις διεργασίες σε πολλά κανάλια—από μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και SMS έως και μέσα κοινωνικής δικτύωσης. Αυτά τα εργαλεία αυτοματοποίησης δεν επαναλαμβάνουν απλώς την ίδια εργασία κάθε φορά. Στην πραγματικότητα, πολλοί δημιουργούν ροές εργασιών για την αποστολή εξατομικευμένου περιεχομένου μάρκετινγκ με βάση τη συμπεριφορά των πελατών.

Εξυπηρέτηση πελατών

Τα εργαλεία ροής εργασιών εξυπηρέτησης πελατών βοηθούν στην αυτόματη εκχώρηση δελτίων σε εκπροσώπους, στην αποστολή αυτόματων απαντήσεων σε συνήθεις ερωτήσεις και στην αυτόματη προσθήκη ετικετών σε δελτία με βάση την ερώτηση που υποβάλλεται. Με την αυτοματοποίηση ροής εργασιών εξυπηρέτησης πελατών, οι επιχειρήσεις μπορούν να επιλύσουν περισσότερα ζητήματα των πελατών πιο γρήγορα, αποδεσμεύοντας τους εκπροσώπους ζωντανής υποστήριξης από πιο πολύπλοκα ζητήματα.

Οικονομικά

Τα εργαλεία αυτοματοποίησης ροής εργασιών στα οικονομικά βοηθούν τις εταιρείες να διατηρούν οργανωμένες, σε συμμόρφωση και συνεπείς τις οικονομικές διεργασίες. Αυτοί οι τύποι ροών εργασιών μπορεί να βοηθήσουν σε καθημερινές λειτουργίες όπως εγκρίσεις προϋπολογισμού, τιμολόγηση, αιτήματα αγορών και εξόδων και λογιστικές καταχωρήσεις.

Ανθρώπινο δυναμικό

Τα εργαλεία ροής εργασιών για το ανθρώπινο δυναμικό συμβάλλουν στην αυτοματοποίηση της τεκμηρίωσης και στη μείωση της διοικητικής εποπτείας, μειώνοντας τον κίνδυνο λάθους και παρέχοντας καλύτερη υποστήριξη στους εργαζόμενους. Αυτοί οι τύποι εργαλείων μπορούν να βοηθήσουν στη διαχείριση νέων προσλήψεων, τα φύλλα κατανομής χρόνου, τις αναρτήσεις θέσεων εργασίας και τα αιτήματα χορήγησης άδειας, δίνοντας στους επαγγελματίες ανθρώπινου δυναμικού περισσότερο χρόνο να επικεντρωθούν σε σημαντικές εργασίες.

Πώς ωφελεί τον οργανισμό σας η αυτοματοποίηση της ροής εργασιών;

Αν θέλετε να αυτοματοποιήσετε διεργασίες τους τομείς των οικονομικών, του μάρκετινγκ ή της πληροφορικής, το λογισμικό αυτοματοποίησης ροής εργασιών διευκολύνει τις μη αυτόματες εργασίες και εξοικονομεί σημαντικό χρόνο, πόρους και χρήματα για τις επιχειρήσεις. Αυτά τα εργαλεία ροής εργασιών, όχι μόνο επιταχύνουν τις διεργασίες για την ομάδα σας, αλλά επίσης συμβάλλουν στην εξοικονόμηση χρόνου για τις εργασίες που έχουν μεγαλύτερη σημασία, καθώς και καθοδηγούν τη μελλοντική λήψη αποφάσεων—λειτουργώντας ως τμήμα μιας ευρύτερης λύσης λογισμικού διαχείρισης επιχειρηματικών διεργασιών.

Οφέλη των εργαλείων αυτοματοποίησης ροής εργασιών

1. Λιγότερα λάθη

   Η μη αυτόματη καταχώρηση δεδομένων είναι κουραστική και δημιουργεί τις συνθήκες για μικρά ανθρώπινα λάθη που μπορούν να έχουν σοβαρό αντίκτυπο στον οργανισμό σας—από ανακρίβειες κατά την τήρηση λογιστικών βιβλίων έως και εσφαλμένα τιμολόγια. Το λογισμικό ροής εργασιών, από την άλλη, χρησιμοποιεί κεντρικά δεδομένα πραγματικού χρόνου για την εκτέλεση διοικητικών εργασιών, μειώνοντας τον κίνδυνο λαθών που στοιχίζουν.

2. Απλοποιημένες διεργασίες

   Τα εργαλεία αυτοματοποίησης ροής εργασιών αυξάνουν την ορατότητα στις διεργασίες, μειώνοντας τα σημεία συμφόρησης και διατηρώντας τα έργα στη σωστή κατεύθυνση. Δεδομένου ότι οι εκχωρήσεις και οι επακόλουθες εργασίες μπορούν να ανατεθούν αυτόματα, γίνεται πιο εύκολη η παρακολούθηση και η διαχείριση των επιδόσεων—κάτι που ελαχιστοποιεί τις καθυστερήσεις στη διεργασία.

3. Βελτιωμένη παραγωγικότητα

   Όταν οι κουραστικές και μη αυτόματες εργασίες αυτοματοποιούνται, οι ομάδες έχουν περισσότερο χρόνο και πόρους για να επικεντρωθούν σε έργα μεγαλύτερης σημασίας. Επίσης, πολλές εφαρμογές αυτοματοποίησης ροής εργασιών βελτιώνουν τη συνολική συνεργασία—έτσι χάνεται λιγότερος χρόνος για τον εντοπισμό πληροφοριών, τα αιτήματα εγκρίσεων ή την αμφίδρομη επικοινωνία.

4. Καλύτερη επικοινωνία

   Οι ξεκάθαρα σχεδιασμένες ροές εργασιών και οι αυτοματοποιημένες ειδοποιήσεις βοηθούν τους υπαλλήλους να παραμένουν στην ίδια σελίδα και να κατανοούν τους ρόλους τους σε ένα έργο. Επίσης, διευκολύνουν τη διαλειτουργική συνεργασία και βελτιώνουν την υπευθυνότητα για εργασίες, διασφαλίζοντας ότι όλοι εργάζονται για τον ίδιο στόχο.

5. Πιο αναλυτικές πληροφορίες

   Η αναφορά σε πραγματικό χρόνο με καλύτερη απεικόνιση είναι ένα βασικό πλεονέκτημα της αυτοματοποίησης ροής εργασιών. Η χρήση ανάλυσης δεδομένων σε διεργασίες σημαίνει ότι οι οργανισμοί μπορούν να καταγράφουν μετρήσεις επιδόσεων, να εντοπίζουν τομείς ευκαιριών και να λαμβάνουν πιο τεκμηριωμένες αποφάσεις σχετικά με τις λειτουργίες τους.

Πώς να επιλέξετε τα καλύτερα εργαλεία αυτοματοποίησης ροής εργασιών για τις ανάγκες της επιχείρησής σας

Όταν επιλέγετε το καλύτερο εργαλείο αυτοματοποίησης ροής εργασιών για τον οργανισμό σας, είναι σημαντικό να αναλύσετε πρώτα τις τρέχουσες διεργασίες σας, να εντοπίσετε τα σημεία συμφόρησης και να κατανοήσετε ποιες ομάδες θα χρησιμοποιήσουν τα εργαλεία. Αφού κατανοήσετε καλύτερα τις ανάγκες της επιχείρησής σας, αναζητήστε τις παρακάτω δυνατότητες καθώς συγκρίνετε διαφορετικές λύσεις:

• Εύχρηστο περιβάλλον εργασίας και απλή πλοήγηση.
• AI και εκμάθηση μηχανής για έξυπνη επεξεργασία εγγράφων (IDP).
• Απρόσκοπτες ενσωματώσεις με εργαλεία τρίτου μέρους και τις εφαρμογές που χρησιμοποιείτε καθημερινά.
• Προσαρμόσιμες ροές εργασιών.
• Λειτουργικότητα που βασίζεται σε Cloud.
• Ανάλυση δεδομένων και αναφορές σε πραγματικό χρόνο.
• Ενισχυμένη ασφάλεια και προστασία δεδομένων.
• Δυνατότητα κλιμάκωσης για εξελισσόμενες επιχειρηματικές ανάγκες.

Παραδείγματα εργαλείων αυτοματοποίησης ροής εργασιών σε χρήση

Ο χρόνος που αφιερώνεται σε απλές διεργασίες, όπως η απάντηση σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, η δημιουργία εργασιών ή η αντιγραφή δεδομένων από τη μια πηγή στην άλλη, μπορεί να αυξηθεί γρήγορα. Ωστόσο, με τη δημιουργία αυτοματοποιημένων ροών εργασιών, οι επιχειρήσεις μπορούν να αυξήσουν δραστικά την αποδοτικότητα και να προσθέσουν αξία στις βασικές λειτουργίες—από το μάρκετινγκ και τη χρηματοδότηση έως τους ανθρώπινους πόρους.

Ορισμένα παραδείγματα αυτοματοποίησης ροής εργασιών σε χρήση περιλαμβάνουν:

• Αποστολή αυτοματοποιημένων επακόλουθων μηνυμάτων και απαντήσεων αφού ένας πελάτης συμπληρώσει μια φόρμα επικοινωνίας.
• Αποστολή αλληλουχιών μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ανάπτυξης σχέσεων με υποψήφιους πελάτες μετά από ενεργοποίηση συμβάντος.
• Αυτόματη τιμολόγηση πελατών για μηνιαίες πληρωμές.
• Δημιουργία SLA για τη διασφάλιση έγκαιρων απαντήσεων σε επείγοντα ζητήματα.
• Επιστροφή εξόδων των υπαλλήλων.
• Αποστολή υπενθυμίσεων για προθεσμίες και εγκρίσεις.
• Αυτόματη ανάθεση εργασιών και έργων σε μέλη ομάδων.
• Ενσωμάτωση νέων υπαλλήλων.
• Έγκριση αιτήσεων άδειας.