Τι είναι η εξόρυξη διεργασιών;

Εξόρυξη διεργασιών, εξόρυξη δεδομένων και διαχείριση επιχειρηματικών διεργασιών: σε τι διαφέρουν;

Δεδομένου ότι η εξόρυξη διεργασιών συχνά συγχέεται με την εξόρυξη δεδομένων και τη διαχείριση επιχειρηματικών διεργασιών (BPM), θα σας βοηθήσει να γνωρίζετε τη διαφορά μεταξύ των τριών και τι ακριβώς κάνει το καθένα.

Για λόγους σαφήνειας, ας ξεκινήσουμε με την εξόρυξη δεδομένων.

Η εξόρυξη δεδομένων είναι ο γενικός όρος για την πρακτική της ανάλυσης μεγάλου όγκου δεδομένων για την εύρεση προτύπων, την ανακάλυψη τάσεων και την απόκτηση πληροφοριών για μελλοντική χρήση. Από την άλλη πλευρά, η εξόρυξη διεργασιών είναι απλώς μια μορφή εξόρυξης δεδομένων που χρησιμοποιείται ειδικά για την εύρεση προτύπων εντός των διεργασιών ενός οργανισμού.

Στην εξόρυξη διεργασιών, ο στόχος είναι η εύρεση πληροφοριών σχετικά με τις επιχειρηματικές διεργασίες για την ανακάλυψη, τη σύγκριση ή τη βελτίωση μιας συγκεκριμένης επιχειρηματικής διεργασίας, ενώ η εξόρυξη δεδομένων περιλαμβάνει ένα πολύ ευρύτερο σύνολο δεδομένων με σκοπό να γίνουν πράγματα που περιλαμβάνουν την πρόβλεψη της συμπεριφοράς των πελατών, την εξέταση της απομάκρυνσης πελατών, την ανίχνευση της απάτης και την εύρεση άλλων επωφελών προσωπικών πληροφοριών σχετικά με τους πελάτες μας.

Με άλλα λόγια, η εξόρυξη διεργασιών είναι μια εσωτερική διεργασία που βελτιώνει την επιχείρηση εκ των έσω, ενώ η εξόρυξη δεδομένων είναι ο ευρύτερος γενικός όρος που χρησιμοποιείται για την ανάλυση όλων των συνόλων δεδομένων, αλλά μπορεί επίσης να περιλαμβάνει τη βελτίωση εξωτερικών ευκαιριών εκτός της επιχείρησης, όπως τη βελτίωση των πωλήσεων ή των υποψήφιων πελατών.

Από την άλλη πλευρά, η διαχείριση επιχειρηματικών διεργασιών (BPM) αναφέρεται στις ανθρώπινες προσπάθειες του οργανισμού σας να αναλύσει, να επιταχύνει και να βελτιστοποιήσει τις διεργασίες.

Στη διαχείριση επιχειρηματικών διεργασιών, αυτές οι διεργασίες συνήθως καταγράφονται χειροκίνητα σε ένα σύστημα παρακολούθησης λογισμικού μέσω συνεντεύξεων, εργαστηρίων και ερωτηματολογίων. Τα δεδομένα από τη διαχείριση επιχειρηματικών διεργασιών είναι συνήθως πολύ πιο ποιοτικά, καθώς τα δεδομένα προέρχονται από πραγματικούς ανθρώπους, αλλά η εξόρυξη διεργασιών παρέχει μια πολύ πιο ποσοτική προσέγγιση στα ίδια δεδομένα.

Με άλλα λόγια, η διαχείριση επιχειρηματικών διεργασιών είναι η προβολή των ανθρώπινων λειτουργιών των επιχειρηματικών διεργασιών, ενώ η εξόρυξη διεργασιών αποκαλύπτει ποια είναι η πραγματική διεργασία που βασίζεται σε αντικειμενικά δεδομένα.

Ένας άλλος τρόπος για να κατανοήσουμε τη διαφορά μεταξύ των δύο είναι ο εξής: η διαχείριση επιχειρηματικών διεργασιών είναι αυτό που οι εταιρείες πιστεύουν ότι είναι, ενώ η εξόρυξη διεργασιών τις βοηθά να ανακαλύψουν ποιοι και τι είναι στην πραγματικότητα από αντικειμενική σκοπιά.

Για να μάθετε περισσότερα σχετικά με τη διαχείριση επιχειρηματικών διεργασιών, ανατρέξτε στο άρθρο «Τι είναι η διαχείριση επιχειρηματικών διεργασιών;»

Τύποι μοντέλων εξόρυξης επιχειρηματικών διεργασιών

Η εξόρυξη διεργασιών έρχεται σε τρεις κύριες μορφές: (1) ανακάλυψη, (2) συμμόρφωση και (3) βελτίωση.

1. Ανακάλυψη: Ο πιο κοινός τύπος εξόρυξης διεργασιών είναι η διεργασία ανακάλυψης. Μια διεργασία ανακάλυψης είναι η χρήση δεδομένων καταγραφής συμβάντων για τη δημιουργία ενός μοντέλου διεργασίας χωρίς καμία εξωτερική επιρροή από ένα υπάρχον μοντέλο διεργασίας. Με μια διεργασία ανακάλυψης, καμία πληροφορία από ένα υπάρχον μοντέλο διεργασίας δεν θα μπορούσε να ενημερώσει ή να επηρεάσει την ανάπτυξη ενός νέου μοντέλου διεργασίας.
2. Συμμόρφωση: Μια διεργασία ελέγχου συμμόρφωσης επαληθεύει αν ένα προβλεπόμενο μοντέλο διεργασίας χρησιμοποιείται στην πραγματική πράξη. Αυτός ο τύπος διεργασίας αξιολογεί την περιγραφή μιας διεργασίας σε ένα υπάρχον μοντέλο διεργασίας με βάση τα δεδομένα του αρχείου καταγραφής συμβάντων και προσπαθεί να εντοπίσει τυχόν αποκλίσεις από το προβλεπόμενο μοντέλο διεργασίας.
3. Βελτίωση: Μια διεργασία βελτίωσης (γνωστή και ως οργανωτική εξόρυξη, εξόρυξη επιδόσεων ή διεργασία επέκτασης) περιλαμβάνει τη βελτίωση ενός υπάρχοντος μοντέλου διεργασίας που βασίζεται σε δεδομένα από μια διεργασία ελέγχου συμμόρφωσης. Για παράδειγμα, μια διεργασία βελτίωσης μπορεί να χρησιμοποιήσει τα δεδομένα από μια διεργασία ελέγχου συμμόρφωσης για να βελτιώσει ένα σημείο συμφόρησης ή μια μη παραγωγική τιμή που ανακαλύφθηκε.

Γιατί είναι σημαντική η εξόρυξη διεργασιών;

Η εξόρυξη διεργασιών έχει πολλά οφέλη που μπορούν να εξυπηρετήσουν διάφορες βιομηχανίες —από τις ρίζες της στις αίθουσες του ακαδημαϊκού χώρου μέχρι τα απέραντα βάθη του επιχειρηματικού κόσμου.

Μόνο την τελευταία δεκαετία, η εξόρυξη διεργασιών έχει γίνει μία από τις πιο πολύτιμες και σημαντικές νέες τεχνολογίες που χρησιμοποιούν οι επιχειρήσεις όχι μόνο για να βελτιώσουν τις επιχειρηματικές τους διεργασίες, αλλά και για να ευδοκιμήσουν στην επόμενη δεκαετία.

Αυτό οφείλεται στο γεγονός ότι η εξόρυξη διεργασιών είναι κάτι πολύ περισσότερο από τη βελτίωση των πωλήσεών σας —βοηθά επίσης τις επιχειρήσεις να μειώσουν το λειτουργικό κόστος που επηρεάζει τη συνολική απόδοση της επένδυσής τους (ROI), ποσοτικοποιώντας τις ανεπάρκειες στα λειτουργικά τους μοντέλα, επιτρέποντας στους διευθυντές να λαμβάνουν αντικειμενικές, βασισμένες σε δεδομένα αποφάσεις σχετικά με τη σωστή κατανομή των πόρων για καλύτερες ροές εργασιών.

Για να μάθετε περισσότερα σχετικά με το πώς η εξόρυξη διεργασιών μπορεί να ωφελήσει τον οργανισμό σας, ανατρέξτε σε αυτό το άρθρο καθοδηγούμενη περιήγηση για τον σύμβουλο διεργασιών της Microsoft σε αυτήν την αυτοκαθοδηγούμενη επίδειξη.

Οφέλη της εξόρυξης διεργασιών

Η εξόρυξη διεργασιών περιέχει πολλά οφέλη για κάθε κλάδο. Μερικά από αυτά τα οφέλη περιλαμβάνουν:

• Αντικειμενικές πληροφορίες: Η εξόρυξη διεργασιών παρέχει πληροφορίες βασισμένες σε πραγματικά δεδομένα για να βοηθήσει τους διευθυντές σας να ελέγξουν, να αναλύσουν και να βελτιώσουν τις υπάρχουσες επιχειρηματικές διεργασίες.
• Φθηνότερη, ταχύτερη και πιο ακριβής: Σε αντίθεση με τις μη αυτόματες διεργασίες που παρατηρούνται συχνά στη διαχείριση επιχειρηματικών διεργασιών, η εξόρυξη διεργασιών παρέχει πιο ακριβείς πληροφορίες πολύ πιο γρήγορα και φθηνότερα από τα εργαστήρια χαρτογράφησης διεργασιών και άλλες μη αυτόματες διεργασίες εισαγωγής.
• Λειτουργεί με υπάρχοντα συστήματα: Η εξόρυξη διεργασιών μπορεί να συνεργαστεί με τα υπάρχοντα συστήματα λογισμικού σας και να σας βοηθήσει να επεκτείνετε τις υπάρχουσες τεχνολογικές επενδύσεις σας χωρίς να χρειάζεται να επενδύσετε σε νέα λογισμικά.

Για να μάθετε περισσότερα σχετικά με το πώς η εξόρυξη διεργασιών και η ρομποτική αυτοματοποίηση διεργασιών (RPA) μπορούν να αυξήσουν την παραγωγικότητα, την ακρίβεια, την ταχύτητα και τη συμμόρφωση της εργασίας, ανατρέξτε: «Τι πρέπει να γνωρίζετε σχετικά με τα οφέλη της RPA»

Πώς λειτουργεί η εξόρυξη διεργασιών με το κίνημα ανάπτυξης χαμηλών απαιτήσεων κώδικα

Καθώς οι περισσότερες εταιρείες συνεχίζουν να πιέζουν για ταχύτερη παραγωγή εργασίας, αρχίζουν να στρέφονται στα μοντέλα ανάπτυξης χαμηλών απαιτήσεων κώδικα τα οποία βασίζονται λιγότερο σε έργα με απαιτητικό κώδικα και σε μια ομάδα προγραμματιστών.

Η εξόρυξη διεργασιών είναι μια διεργασία που μπορεί να σας βοηθήσει να προσδιορίσετε ποιες επιχειρηματικές διεργασίες μπορούν να λειτουργήσουν καλύτερα σε μια ανάπτυξη μοντέλου χαμηλών απαιτήσεων κώδικα.

Αλλά πρώτα, τι είναι η ανάπτυξη χαμηλών απαιτήσεων κώδικα; Η ανάπτυξη χαμηλών απαιτήσεων κώδικα είναι μια εναλλακτική προσέγγιση ανάπτυξης λογισμικού που απαιτεί ελάχιστη εμπειρία ή γνώση κώδικα.

Με άλλα λόγια, προγραμματιστές και μη προγραμματιστές μπορούν εύκολα να παράγουν νέες εφαρμογές και προϊόντα γρήγορα με τη χρήση προκαθορισμένων λειτουργικών μονάδων, προτύπων, λειτουργιών μεταφοράς και απόθεσης και αυτοματοποιημένων διεργασιών.

Αυτό επιτρέπει στα τμήματα με προγραμματιστές και μη προγραμματιστές να παράγουν τοποθεσίες web, εφαρμογές και άλλα ψηφιακά προϊόντα με εντυπωσιακά γρήγορες ταχύτητες.

Όταν οι οργανισμοί χρησιμοποιούν την εξόρυξη διεργασιών, μπορούν πρώτα να προσδιορίσουν ποιες διεργασίες μπορούν να αναπτυχθούν γρηγορότερα στο πλαίσιο ενός μοντέλου ανάπτυξης χαμηλών απαιτήσεων κώδικα πριν από την αναμόρφωση ολόκληρης της επιχείρησης σε ένα μοντέλο ανάπτυξης χαμηλών απαιτήσεων κώδικα ή μπορούν να καθορίσουν τις διεργασίες που θα πρέπει να έχουν προτεραιότητα στο πλαίσιο μιας διεργασίας βαριάς κωδικοποίησης με προγραμματιστές.

Με άλλα λόγια, η εξόρυξη διεργασιών συμβάλλει στην ομαλή λειτουργία των πραγμάτων κατά τη μετάβαση σε ένα μοντέλο ανάπτυξης χαμηλών απαιτήσεων κώδικα χωρίς τη δημιουργία περιττού όγκου εργασιών.

Τα αντικειμενικά δεδομένα από την εξόρυξη διεργασιών θα παρέχουν επίσης στους διευθυντές σας έναν ακριβή χάρτη για το πώς να επανασχεδιάσουν κάθε διεργασία ροής εργασιών από την κορυφή έως τη βάση για μια ομαλή και απρόσκοπτη μετάβαση σε ένα μοντέλο ανάπτυξης χαμηλών απαιτήσεων κώδικα.

Για να μάθετε περισσότερα για την ανάπτυξη χαμηλών απαιτήσεων κώδικα, ανατρέξτε εδώ: «Τι είναι οι πλατφόρμες ανάπτυξης εφαρμογών με χαμηλών απαιτήσεων κώδικα;»

Πώς το λογισμικό εξόρυξης διεργασιών βελτιώνει τις ροές εργασίας: παραδείγματα και περιπτώσεις χρήσης

Τα εργαλεία και οι τεχνικές εξόρυξης διεργασιών μπορούν να χρησιμοποιηθούν για τη βελτίωση των ροών εργασίας διεργασιών σε πάρα πολλούς κλάδους.

Δεδομένου ότι η εξόρυξη διεργασιών αναδεικνύει και ποσοτικοποιεί τις λειτουργικές ανεπάρκειες, πολλοί κλάδοι έχουν αρχίσει να εφαρμόζουν εργαλεία εξόρυξης διεργασιών για να ανακαλύψουν πώς μπορούν να βελτιώσουν όλες τις διεργασίες στον οργανισμό τους.

Ορισμένες περιπτώσεις χρήσης του κλάδου περιλαμβάνουν:

• Κατασκευή: Η εξόρυξη διεργασιών μπορεί να βοηθήσει τους διευθυντές της μεταποιητικής βιομηχανίας να αποκτήσουν πληροφορίες σχετικά με τους χρόνους παραγωγής για ένα συγκεκριμένο προϊόν και να ανακατανείμουν πόρους, όπως αποθηκευτικό χώρο, μηχανήματα ή εργαζόμενους, ανάλογα με τις ανάγκες για τη βελτίωση της παραγωγής και την ικανοποίηση της ζήτησης.
• Για παράδειγμα: Η Coca-Cola Bottling Company United αντιμετωπίζει προβλήματα παραγγελιών με τους δημοφιλείς διανομείς ποτών Freestyle. Η χρήση της ρομποτικής αυτοματοποίησης διεργασιών (RPA) με το Microsoft Power Automate βοήθησε την εταιρεία να εκπληρώσει τις παραγγελίες καλύτερα και ταχύτερα χωρίς να καταφύγουν στην πρόσληψη περισσότερων υπαλλήλων πλήρους απασχόλησης.
• Εκπαίδευση: Η εξόρυξη διεργασιών μπορεί να παρακολουθεί και να αξιολογεί τις επιδόσεις και τις συμπεριφορές των σπουδαστών, όπως πόσο χρόνο αφιερώνει κάθε σπουδαστής για την προβολή του υλικού της τάξης. Μπορεί επίσης να βοηθήσει τους εκπαιδευτικούς και τους διαχειριστές να προσδιορίσουν ποιες διεργασίες λειτουργούν καλύτερα για κάθε πρόγραμμα σπουδών.
• Υγειονομική περίθαλψη: Η εξόρυξη διεργασιών συμβάλλει στη μείωση του χρόνου επεξεργασίας της θεραπείας για κάθε ασθενή και συμβάλλει ακόμη και στην παροχή συστάσεων για ταχύτερη αποκατάσταση.
• Δημόσια έργα: Η εξόρυξη διεργασιών μπορεί να βελτιώσει τη διεργασία τιμολόγησης για διάφορους ενδιαφερόμενους σε έργα δημοσίων έργων για εταιρείες σε κλάδους όπως οι κατασκευές, οι επιχειρήσεις καθαρισμού, τα περιβαλλοντικά γραφεία, η πληροφορική και οι επικοινωνίες.
• Για παράδειγμα: Η Vodafone —μια κορυφαία εταιρεία τηλεπικοινωνιών στην Ευρώπη και την Αφρική— βελτίωσε τις επιχειρηματικές της διεργασίες καθιστώντας το Microsoft Power Platform προσβάσιμο σε όλους τους υπαλλήλους της, παρέχοντάς τους περισσότερες από 1.000 λύσεις για την αυτοματοποίηση των καθημερινών τους εργασιών.
• Οικονομικά: Η εξόρυξη διεργασιών μπορεί να συμβάλει στη βελτίωση των διοργανωτικών διεργασιών για χρηματοπιστωτικά ιδρύματα, όπως στον έλεγχο λογαριασμών, στην αύξηση του εισοδήματος και στην επέκταση των πελατειακών βάσεων.
• Για παράδειγμα: Η Illimity,, η πρώτη εγγενής στο cloud τράπεζα της Ιταλίας, χρησιμοποίησε την εξόρυξη διεργασιών και άλλες ρομποτικές αυτοματοποιήσεις διεργασιών (RPA) για να βελτιώσει τις διεργασίες υποβολής αιτήσεων δανείων και εγκρίσεων για τους αιτούντες.
• Ηλεκτρονικό εμπόριο: H εξόρυξη διεργασιών μπορεί να βοηθήσει στην εξέταση της συμπεριφοράς των αγοραστών στο διαδίκτυο και να προτείνει νέες στρατηγικές για τη μεγιστοποίηση της απόδοσης επένδυσης και των πωλήσεων για τους λιανοπωλητές ηλεκτρονικού εμπορίου ή για κάθε είδους εμπειρία διαδικτυακών αγορών.
• Ανάπτυξη λογισμικού: Η εξόρυξη διεργασιών μπορεί να βοηθήσει τους προγραμματιστές λογισμικού και τους διαχειριστές IT να αναδιοργανώσουν τις διεργασίες ανάπτυξής τους σε έναν σαφώς τεκμηριωμένο οπτικό χάρτη, ώστε να μπορούν να παρακολουθούν τις διεργασίες τους για να βεβαιωθούν ότι η ανάπτυξή τους εκτελείται όπως αναμένεται.

Ψηφιακοί μετασχηματισμοί με εξόρυξη διεργασιών

Δεδομένου ότι οι οργανισμοί σε όλο τον κόσμο πρέπει να συμβαδίζουν με τους ψηφιακούς μετασχηματισμούς που συμβαίνουν κάθε χρόνο, πολλοί οργανισμοί έχουν απόλυτη ανάγκη να ελέγχουν τις επιχειρηματικές τους διεργασίες από την κορυφή έως τη βάση.

Με την εξόρυξη διεργασιών, ένας οργανισμός μπορεί να βελτιώσει κάθε πτυχή των επιχειρηματικών διεργασιών του και να αποκτήσει γνώσεις σχετικά με τον τρόπο λειτουργίας τους σε σύγκριση με τον τρόπο που πιστεύει ότι λειτουργούν με έναν σαφή οπτικό χάρτη ο οποίος παρέχεται από τα εργαλεία εξόρυξης διεργασιών.

Η εξόρυξη διεργασιών είναι μια συνεχής διεργασία που μπορεί να παρέχει στον οργανισμό σας αυτοματοποιημένη αντιστοίχιση διεργασιών, διεργασίες ανακάλυψης και ανάλυση δεδομένων για τη βελτίωση κάθε διεργασίας στην επιχείρησή σας, ώστε να διατηρούνται οι επιδόσεις και η παραγωγή με τα επιδιωκόμενα αποτελέσματα.

Όταν κάθε διεργασία στον οργανισμό σας λειτουργεί πάντα με βέλτιστη αποτελεσματικότητα, αφήνει περιθώριο στον οργανισμό σας να τροποποιήσει και να προσαρμοστεί στις νέες τεχνολογίες γρήγορα και αποτελεσματικά, χωρίς να εμποδίζει την παραγωγή ή να μειώνει τις επιδόσεις της επένδυσής σας. Αφήνει επίσης χώρο στον οργανισμό σας να προβεί σε νέες καινοτομίες και να ενισχύσει τις σχέσεις με τους πελάτες.

Για να μάθετε περισσότερα σχετικά με τα εργαλεία εξόρυξης διεργασιών και ρομποτικής αυτοματοποίησης διεργασιών (RPA), ανατρέξτε στο άρθρο γιατί οι επιχειρήσεις αξιοποιούν τα εργαλεία RPA και εξερευνήστε μόνοι σας πώς το Microsoft Power Automate μπορεί να συμβάλει στη βελτίωση των διεργασιών της επιχείρησής σας.