Γιατί οι επιχειρήσεις αξιοποιούν τα εργαλεία RPA

Τι είναι ένα εργαλείο RPA;

Η ρομποτική αυτοματοποίηση διεργασιών (RPA) χρησιμοποιεί bot λογισμικού για να μιμηθεί την ανθρώπινη αλληλεπίδραση μέσα σε ένα γραφικό περιβάλλον χρήστη (GUI) για να αυτοματοποιήσει επαναλαμβανόμενες και μη αυτόματες εργασίες, εξοικονομώντας χρόνο, προσπάθεια και πονοκεφάλους στις επιχειρήσεις. Ένα εργαλείο RPA είναι λογισμικό για τον καθορισμό ροών εργασιών και τη ρύθμιση παραμέτρων των bot για την εκτέλεση καθορισμένων εργασιών με λογική σειρά. Ένα ρομπότ μπορεί να εκτελέσει οποιαδήποτε διεργασία πολλαπλών βημάτων που συμβαίνει σε ένα GUI πιο γρήγορα και χωρίς σφάλματα. Επομένως, μια ρομποτική αυτοματοποίηση διεργασιών σάς βοηθά να επιταχύνετε τις μη αυτόματες, επιρρεπείς σε σφάλματα ροές εργασιών, ώστε οι εργαζόμενοι να μπορούν να εργάζονται σε πιο εργασίες υψηλής αξίας.

Για παράδειγμα, το τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού μπορεί να αναπτύξει ένα εργαλείο RPA για να αυτοματοποιήσει τον τρόπο με τον οποίο επεξεργάζεται τις αιτήσεις άδειας. Αντί ένας υπάλληλος να αφιερώσει πέντε λεπτά για να επεξεργαστεί κάθε αίτηση, ένα bot RPA μπορεί να εξαγάγει τα δεδομένα από το εταιρικό σύστημα προγραμματισμού πόρων της εταιρείας και να επεξεργαστεί την αίτηση γρηγορότερα σε άλλο σύστημα, ακόμη και σε εκείνα που δεν έχουν API, και χωρίς λάθη.

Τα bot που δημιουργεί ένα εργαλείο ρομποτικής αυτοματοποίησης διεργασιών μπορούν να εκτελέσουν ενέργειες που έχουν ανατεθεί και να αλληλεπιδράσουν με άλλα συστήματα μέσω αντιγραφής πληροφοριών από ψηφιακές οθόνες (συλλογή δεδομένων οθόνης) ή χρησιμοποιώντας API. Για παράδειγμα, η επιχείρησή σας μπορεί να χρησιμοποιήσει ένα εργαλείο RPA για να δημιουργήσει bot που συνδέονται σε εφαρμογές, διαχειρίζονται αρχεία και φακέλους, κάνουν αντιγραφή και επικόλληση περιεχομένου, συμπληρώνουν φόρμες, λειτουργούν με δομημένα δεδομένα και αλληλεπιδρούν με άλλες εφαρμογές.

Τα οφέλη από την υιοθέτηση εργαλείων RPA

Οποιοδήποτε οργανισμός που αναπτύσσει ένα εργαλείο RPA μπορεί να αναμένει κάποια ή όλα τα ακόλουθα οφέλη:

• Καλύτερη χρήση ανθρώπινων πόρων. Η RPA απαλλάσσει τους υπαλλήλους από επαναλαμβανόμενες, ασήμαντες εργασίες, όπως η εισαγωγή δεδομένων, έτσι ώστε να μπορούν να επικεντρωθούν στην εργασία που προσφέρει μεγαλύτερη αξία στην επιχείρηση.
• Βελτιωμένα σημεία επαφής των πελατών. Όταν η RPA χρησιμοποιείται για την επιτάχυνση των διαδικασιών με τις οποίες έρχονται αντιμέτωποι οι πελάτες, η πρόσθετη απόδοση βελτιώνει την εμπειρία του πελάτη και προωθεί την αφοσίωση.
• Χαμηλότερο κόστος. Τα bot RPA κάνουν τη δουλειά των ανθρώπων με μικρό μέρος του κόστους.
• Βελτιωμένα αναλυτικά στοιχεία για την κατανόηση της διαχείρισης της ροής εργασίας σας. Κάθε bot δημιουργεί ένα αρχείο καταγραφής των δραστηριοτήτων του, ώστε να μπορείτε να παρακολουθείτε πόσο αποτελεσματικά εκτελεί τις λειτουργίες του.
• Βελτιωμένη επεκτασιμότητα. Είναι απλώς αδύνατο να επεκτείνετε μια ομάδα υπαλλήλων με τον τρόπο που μπορείτε να επεκτείνετε το πεδίο και την εμβέλεια μιας ομάδας αυτοματοποιημένων bot. Χρησιμοποιώντας το λογισμικό RPA, τα bot μπορούν εύκολα να επαναλαμβάνονται και να προγραμματίζονται ώστε να επιτυγχάνουν ένα παρόμοιο και ελαφρώς διαφορετικό σύνολο διαδικασιών.
• Καλύτερη ασφάλεια. Τα bot RPA δεν ξεχνούν ποτέ να αποσυνδέονται. Μπορούν επίσης να ρυθμιστούν με "χρονικό όριο", ώστε τα συστήματά σας να μην είναι προσβάσιμα όταν πρέπει, μειώνοντας τις συνέπειες από κακόβουλους χάκερ.

Πώς συγκρίνονται τα εργαλεία RPA με άλλες λύσεις αυτοματοποίησης διαδικασιών;

Προκειμένου να κατανοήσετε το πλεονέκτημα των εργαλείων RPA σε σύγκριση με άλλες λύσεις αυτοματοποίησης της ροής εργασίας, είναι χρήσιμο να κατανοήσετε τη διαφορά μεταξύ αυτοματοποίησης και RPA. Η Αυτοματισμός ροής εργασίας χρησιμοποιεί τεχνολογία για τη μείωση των μη αυτόματων βημάτων σε μια επιχειρηματική διαδικασία, αλλά απαιτεί ακόμη από ένα άτομο να ολοκληρώσει τη διαδικασία. Τα εργαλεία ρομποτικής αυτοματοποίησης διεργασιών δημιουργούν ρομπότ για να λειτουργούν μέσω του GUI, ώστε να μην απαιτείται ανθρώπινη παρέμβαση. Μπορεί να αφορούν επιτηρούμενες διαδικασίες στις οποίες άνθρωποι εξακολουθούν να πρέπει να ξεκινήσουν τις εργασίες, ή μπορεί να είναι διαδικασίες χωρίς επιτήρηση, οι οποίες είναι πλήρως αυτοματοποιημένες.

Τα εργαλεία RPA απαιτούν ελάχιστη ή καθόλου κωδικοποίηση και επειδή τα bot χρησιμοποιούν την ίδια υποδομή και λύσεις που χρησιμοποιούν οι υπάλληλοι, δεν χρειάζεται να αλλάξετε την υποκείμενη αρχιτεκτονική σας. Οι επιχειρηματικοί χρήστες προωθούν λύσεις RPA. Στην πραγματικότητα, ορισμένες λύσεις RPA έχουν σχεδιαστεί για ερασιτέχνες προγραμματιστές - υπαλλήλους χωρίς τεχνικό υπόβαθρο - που μπορούν να αυτοματοποιήσουν τις μη αυτόματες διαδικασίες με τις οποίες ασχολούνται καθημερινά. Με ελάχιστη ή καθόλου συμμετοχή IT, μπορείτε να βελτιστοποιήσετε τις λειτουργίες και να βελτιώσετε την ικανοποίηση των υπαλλήλων χωρίς να πληρώσετε το κόστος της παραδοσιακής ανάπτυξης.

Η RPA διαφέρει επίσης από τα παραδοσιακά εργαλεία αυτοματοποίησης διαδικασιών με τους εξής τρόπους:

• Οι παραδοσιακές διαδικασίες αυτοματοποίησης μπορεί να απαιτούν αλλαγή μέρους ή όλης της τεχνολογικής υποδομής. Τα bot RPA λειτουργούν στο GUI και αλληλεπιδρούν με άλλα συστήματα με τον ίδιο τρόπο όπως οι άνθρωποι.
• Τα bot RPA είναι αρκετά ευέλικτα ώστε να αυτοματοποιούν διαδικασίες για πολλές εφαρμογές.
• Επειδή τα bot RPA προορίζονται για επαναλαμβανόμενες, γενικές διαδικασίες όπως η εισαγωγή δεδομένων, είναι επεκτάσιμα και αναβαθμίζονται πιο εύκολα από μια λύση ροής εργασίας που έχει σχεδιαστεί για μία μόνο διαδικασία.

Ενώ το λογισμικό RPA δημιουργεί αξία βελτιώνοντας την αποτελεσματικότητα των επαναλαμβανόμενων ροών εργασίας που βασίζονται σε κανόνες, ορισμένες διαδικασίες είναι καλύτερο να τις αφήσετε στους υπαλλήλους σας. Σε γενικές γραμμές, είναι καλύτερο να αφήνετε τους δημιουργικούς υπαλλήλους σας να διαχειρίζονται τις διαδικασίες που χρησιμοποιούν πολλά μη δομημένα δεδομένα ή γραφικές πληροφορίες και εξαρτώνται από ταχέως μεταβαλλόμενες παραμέτρους.

Ο ρόλος της RPA σήμερα και αύριο

Επί του παρόντος, το λογισμικό RPA αποκτά μεγάλη ορατότητα καθώς οι εταιρείες μαθαίνουν να το χρησιμοποιούν και παρατηρούν από πρώτο χέρι τα οφέλη που προσφέρει, όπως εξοικονόμηση χρόνου και κόστους. Όπως όμως όλες οι τεχνολογίες, η RPA θα γίνει πιο εξελιγμένη και θα αλλάξει καθώς αλλάζουν οι επιχειρηματικές ανάγκες. Ακολουθούν μερικές προβλέψεις για τους τρόπους κατά τους οποίους μπορούν να εξελιχθούν τα εργαλεία RPA:

• Βαθύτερη ενσωμάτωση με AI. Καθώς προχωρά η RPA, οι επιχειρήσεις πιθανότατα θα ανακαλύψουν νέους τρόπους ώστε να τη συνδυάσουν με τεχνολογία επόμενου επιπέδου όπως η AI, η εκμάθηση μηχανής ή ακόμα και το Internet of Things (IoT), ενώ ορισμένες εταιρείες το έχουν ήδη κάνει. Η υπερ-αυτοματοποίηση, ή η έξυπνη αυτοματοποίηση, επεκτείνει τα είδη εργασιών που μπορούν να εκτελέσουν τα εργαλεία RPA και τους δίνει τη δυνατότητα να αυτοματοποιήσουν διάφορα πολύπλοκα καθήκοντα.
• Πιο σύνθετες αυτοματοποιήσεις. Οι επιχειρήσεις χρησιμοποιούν την RPA για την αυτοματοποίηση όλων των ειδών καθημερινών εργασιών, αλλά η συγχώνευσή της με την ΑΙ και την εκμάθηση μηχανής θα ξεκλειδώσει ένα εντελώς νέο φάσμα εργασιών που μπορεί να βελτιώσει. Για παράδειγμα, οι επιχειρήσεις μπορούν προς το παρόν να χρησιμοποιούν εργαλεία RPA για ψηφιοποίηση εγγράφων, αλλά τα εργαλεία RPA που εμπεριέχουν AI θα μπορούσαν επίσης να κατανοήσουν το περιεχόμενο των εγγράφων και να το ταξινομήσουν αποτελεσματικά χωρίς σφάλματα.
• Λιγότερο ακριβά και πιο προσιτά. Όταν τα εργαλεία RPA κυκλοφόρησαν για πρώτη φορά στην αγορά, ήταν πιο δυσεύρετα και μπορεί να ήταν ακριβά. Επειδή όμως η ζήτηση για λογισμικό RPA έχει αυξηθεί, περισσότερες εταιρείες τα προσφέρουν πλέον. Με περισσότερες διαθέσιμες επιλογές, οι τιμές είναι πιθανό να μειωθούν και οι λειτουργίες να γίνουν πιο ανταγωνιστικές.

Βασικές λειτουργίες ενός λογισμικού RPA

Πολλά εργαλεία RPA κυκλοφορούν πλέον στην αγορά, όλα με διαφορετικές λειτουργίες. Ωστόσο, αυτές είναι οι βασικές λειτουργίες που θα πρέπει να προσφέρει τουλάχιστον ένα καλό λογισμικό RPA:

• Διαλειτουργικότητα. Το λογισμικό RPA θα πρέπει να λειτουργεί με τις υπάρχουσες εφαρμογές για επιτραπέζιους υπολογιστές, εφαρμογές web και άλλες σημαντικές εφαρμογές λογισμικού. Θα πρέπει επίσης να μπορεί να συνδεθεί σε API συστήματος και να διαβάζει/γράφει σε βάσεις δεδομένων.
• Αύξηση δεδομένων. Το λογισμικό σας θα πρέπει να μπορεί να εξαγάγει δεδομένα από τοποθεσίες web και μέσα κοινωνικής δικτύωσης.
• Επεξεργασία διαφορετικών τύπων δεδομένων. Είναι σημαντικό το λογισμικό σας να εξαγάγει και να εισαγάγει δεδομένα, να συνδυάζει δεδομένα από πολλές πηγές και να ακολουθεί προτάσεις υπό όρους, όπως ο όρος if/else.
• Διεπαφές προγραμματισμού. Μια διεπαφή με δυνατότητα προγραμματισμού είναι σημαντική. Το λογισμικό RPA μπορεί να παρέχει έξυπνες ή γνωστικές δυνατότητες για τη διαμόρφωση bot για τη λήψη αποφάσεων, βοηθώντας έτσι την επιχείρησή σας να λειτουργεί πιο αποτελεσματικά. Για παράδειγμα, τα bot μπορούν να ανταποκρίνονται σε δελτία υποστήριξης IT, απαλλάσσοντας την ομάδα IT από διοικητικό φόρτο, ώστε να μπορεί να επικεντρωθεί σε άλλες πρωτοβουλίες. Ορισμένες επιλογές λογισμικού παρέχουν ακόμη και μεθόδους χωρίς κώδικα για προγραμματισμό bot, αλλά όλα τα εργαλεία RPA θα πρέπει να μπορούν να αλληλεπιδρούν με διαφορετικά είδη εφαρμογών, email, αρχείων και φακέλων.

Επιλογή και εργασία με λογισμικό RPA

Όταν αρχίσετε να αξιολογείτε τα διαθέσιμα εργαλεία RPA, λάβετε υπόψη τι είδους διαδικασίες σκοπεύετε να αυτοματοποιήσετε. Διαφορετικά στοιχεία ελέγχου και εντολές είναι ενσωματωμένα σε κάθε εργαλείο ρομποτικής αυτοματοποίησης διεργασιών που υπαγορεύουν τις δυνατότητές του, οπότε βεβαιωθείτε ότι ταιριάζουν με τους στόχους αυτοματοποίησης της ροής εργασίας σας. Επίσης, προσπαθήστε να βρείτε επαναχρησιμοποιήσιμα στοιχεία και βεβαιωθείτε ότι τα bot σας μπορούν να λειτουργούν εύκολα στα υπάρχοντα συστήματά σας.

Λάβετε υπόψη τα ακόλουθα κριτήρια κατά την επιλογή του σωστού λογισμικού RPA για τον οργανισμό σας:

• Ευκολία στη χρήση. Το λογισμικό RPA θα πρέπει να είναι αρκετά εύκολο για κάποιον με περιορισμένες δεξιότητες προγραμματισμού ώστε να παράγει την αυτοματοποίηση και στη συνέχεια να διαμορφώσει μια ροή εργασίας στο λογισμικό RPA. Υπάρχουν ακόμη και μερικές προσφορές RPA με χαμηλό κώδικα που μπορούν να χρησιμοποιήσουν οι ερασιτέχνες προγραμματιστές χωρίς δεξιότητες ΙΤ για την αυτοματοποίηση των ροών εργασίας τους. Όποιο λογισμικό κι εάν επιλέξετε, θα πρέπει να προσφέρει ενσωματωμένες, επεκτάσιμες εντολές, οδηγούς και GUI.
• Ευελιξία. Το λογισμικό θα πρέπει να σας παρέχει τη δυνατότητα να διαμορφώσετε προσαρμοσμένες λειτουργίες χωρίς να χρειάζεται να πληρώσετε επιπλέον τον προμηθευτή για προσαρμογή. Θα πρέπει επίσης να μπορεί να χειρίζεται διαφορετικές περιπτώσεις χρήσης και διάφορες ποσότητες δεδομένων, διατηρώντας παράλληλα συνεπή απόδοση.
• Επεκτασιμότητα. Το λογισμικό RPA θα πρέπει να επεκταθεί γρήγορα ώστε να ανταποκρίνεται στις επιχειρησιακές απαιτήσεις της επιχείρησής σας και να δέχεται ενημερώσεις. Το λογισμικό θα πρέπει επίσης να μπορεί να εκτελεί πολλά bot και πολλές ροές εργασίας.

Πώς χρησιμοποιούν οι βιομηχανίες το λογισμικό RPA

Όλα τα είδη επιχειρήσεων έχουν βρει έναν τρόπο να επωφεληθούν από το λογισμικό RPA. Για παράδειγμα, κλάδοι όπως η υγειονομική περίθαλψη μπορούν να χρησιμοποιήσουν την RPA για να κλείσουν ραντεβού, να πραγματοποιήσουν καταχώριση δεδομένων ασθενών, να επεξεργαστούν αιτήσεις και να διαχειριστούν τις χρεώσεις. Δείτε πώς άλλες βιομηχανίες χρησιμοποιούν εργαλεία RPA για να μεταμορφώσουν τις διαδικασίες τους:

• Λιανεμπόριο. Ενημέρωση παραγγελιών, αποστολή προϊόντων και παρακολούθηση αποστολών.
• Τηλεπικοινωνίες. Παρακολούθηση, διαχείριση δεδομένων από περιπτώσεις απάτης και ενημέρωση δεδομένων πελατών.
• Τράπεζες. Βελτίωση των επιδόσεων εργασίας, της ακρίβειας δεδομένων και της ασφάλειας.
• Ασφάλιση. Διαχείριση διαδικασιών εργασίας, εισαγωγή δεδομένων πελατών και συμβολή στην εκτέλεση εφαρμογών.
• Παραγωγή. Συμβολή στις διαδικασίες αλυσίδας εφοδιασμού, χρέωση υλικών, εξυπηρέτηση και υποστήριξη πελατών και διαχείριση.

Οι περιορισμοί των εργαλείων RPA

Το λογισμικό RPA προσφέρει πολλά οφέλη, αλλά δεν μπορεί να κάνει τα πάντα. Ενώ η τεχνολογία αναπτύσσεται, λειτουργεί ακόμα σε καλύτερο βαθμό ως μέρος ενός δικτύου άλλων τεχνολογιών. Δεν αποτελεί ακόμη μια ολοκληρωμένη λύση που μπορεί να αντιμετωπίσει κάθε επιχειρησιακή πρόκληση.

Προς το παρόν, η RPA είναι μια τεχνολογία βασισμένη σε κανόνες, η οποία λειτουργεί καλύτερα με δομημένα δεδομένα ή πληροφορίες που ακολουθούν ένα προκαθορισμένο μοντέλο δεδομένων. Για να λειτουργήσει με επιτυχία, πρέπει να προγραμματίσετε τα bot ώστε να κάνουν ό,τι θέλετε, ενώ θα λειτουργούν μόνο με αυτές τις παραμέτρους. Εκτός κι εάν τη συνδυάσετε με τεχνολογίες AI ή εκμάθησης μηχανής, η λύση RPA μπορεί να ακολουθήσει μόνο τους κανόνες που αναθέτετε και όχι να κατανοήσει ή να ερμηνεύσει το περιεχόμενο στο οποίο έχει πρόσβαση.

Για παράδειγμα, για να μπορέσει ένα εργαλείο RPA να επεξεργαστεί πληροφορίες από τιμολόγια ή άλλα έγγραφα, όλα αυτά τα έγγραφα πρέπει να έχουν την ίδια μορφή. Το εργαλείο δεν μπορεί να επεξεργαστεί αρχεία που αποκλίνουν από τη μορφή. Για αυτόν τον λόγο, τα εργαλεία RPA δεν είναι κατάλληλα για μη δομημένα δεδομένα ή πληροφορίες που δεν ακολουθούν ένα προκαθορισμένο μοντέλο δεδομένων.

Επιπλέον, τα εργαλεία RPA δεν μαθαίνουν ούτε προσαρμόζονται. Εάν οι επιχειρηματικές σας διαδικασίες αλλάξουν, θα χρειαστεί να επαναπρογραμματίσετε τα bot σας ώστε να λειτουργούν με τις νέες διαδικασίες, οι οποίες μπορεί να είναι χρονοβόρες. Κι εάν το εργαλείο RPA δεν είναι συμβατό με τις νέες σας διαδικασίες, η επένδυσή σας σε αυτό μπορεί να είναι μικρής διάρκειας. Για να αποφύγετε αυτό το πρόβλημα, σκεφτείτε πόσο πιθανό είναι να αλλάξουν οι διαδικασίες και οι τεχνολογίες σας προτού υιοθετήσετε ένα εργαλείο RPA.

Πώς μπορείτε να διασφαλίσετε την επιτυχία με τα εργαλεία RPA

Όπως κάθε άλλη τεχνολογία, η επιτυχία σας με το λογισμικό RPA εξαρτάται από τον τρόπο που το εφαρμόζετε. Ακόμη και τα καλύτερα εργαλεία δεν μπορούν να επιδιορθώσουν μια ουσιαστικά κατεστραμμένη διαδικασία, οπότε είναι σημαντικό να είστε προσεκτικοί σχετικά με τις εργασίες που αυτοματοποιείτε. Εάν εφαρμοστεί στο σωστό πλαίσιο με γνώμονα έναν συγκεκριμένο, μετρήσιμο στόχο, το σωστό εργαλείο RPA μπορεί να επαναπροσδιορίσει την απόδοση της εταιρείας σας. Να λάβετε υπόψη τις ακόλουθες βέλτιστες πρακτικές καθώς αρχίζετε να χρησιμοποιείτε την τεχνολογία RPA για να αυτοματοποιήσετε τις διαδικασίες σας:

• Μάθετε τη διαδικασία που θέλετε να αυτοματοποιήσετε. Ελέγξτε όλες τις επιχειρησιακές σας διαδικασίες για να δείτε ποιες εργασίες είναι οι πιο κατάλληλες για RPA. Να θυμάστε ότι τα εργαλεία RPA δεν μπορούν γενικά να κατανοήσουν πληροφορίες, οπότε εκτός κι εάν σκοπεύετε να ενσωματώσετε και AI, επιλέξτε μια διαδικασία που έχει σαφώς καθορισμένες παραμέτρους και δεν χρειάζεται ανθρώπινη παρέμβαση ή επίβλεψη σε μεγάλο βαθμό, όπως ο προγραμματισμός συναντήσεων ή η επεξεργασία τιμολογίων. Ορισμένα λογισμικά, όπως το Microsoft Power Automate, παρέχουν δυνατότητες που θα σας βοηθήσουν να προσδιορίσετε τις σωστές διαδικασίες για αυτοματοποίηση.
• Επιλέξτε το σωστό εργαλείο. Αφού προσδιορίσετε τις διαδικασίες που θέλετε να αυτοματοποιήσετε, βρείτε τα εργαλεία που υποστηρίζουν καλύτερα αυτό το είδος εργασίας. Όλα τα εργαλεία έχουν διαφορετικά πλεονεκτήματα, οπότε αξιολογήστε τα με βάση τις δυνατότητες, την τιμή, την ευκολία εφαρμογής και το πόσο καλά λειτουργούν με το υπάρχον λογισμικό σας.
• Εκπαιδεύστε τους υπαλλήλους σας. Μαθαίνοντας στο προσωπικό σας πώς να χρησιμοποιήσει - και τελικά να αλλάξει ή να συντηρήσει - το εργαλείο RPA αποτελεί έναν πολύ καλό τρόπο για να διασφαλίσετε τη συνεχιζόμενη αξία του και να επεκτείνετε την υιοθέτησή του από ολόκληρη την εταιρεία.
• Μετρήστε τα αποτελέσματά σας. Πριν και μετά την εφαρμογή, παρακολουθήστε βασικούς δείκτες επιδόσεων (KPI) όπως παραγωγικότητα υπαλλήλου, ακρίβεια λήψης δεδομένων, αριθμό προγραμματισμένων συναντήσεων ή επεξεργασία εγγράφων. Εάν οι KPI σας δεν βελτιωθούν μετά την εφαρμογή, μπορεί να είναι ένα σημάδι ότι έχετε επιλέξει λάθος διαδικασίες ή έχετε δώσει στα bot σας λανθασμένες παραμέτρους.