Τι είναι οι εφαρμογές επεξεργασίας εγγράφων;
Οι εφαρμογές επεξεργασίας εγγράφων χρησιμοποιούν μηχανική εκμάθηση και τεχνητή νοημοσύνη (AI) για εξαγωγή δεδομένων από έγγραφα και φόρμες. Λαμβάνουν δεδομένα, όπως πληροφορίες από τιμολόγια, αποδείξεις και εντολές παράδοσης σε email ή έντυπη μορφή, τα ψηφιοποιούν και τα αποθηκεύουν σε μια δομημένη μορφή βάσης δεδομένων. Αυτά τα δεδομένα, στη συνέχεια, εισάγονται σε ένα σύστημα προορισμού, όπως μια λύση προγραμματισμού εταιρικών πόρων (ERP) ή διαχείρισης σχέσεων πελατών (CRM). Η αποτελεσματικότητα που παρέχουν οι εφαρμογές επεξεργασίας εγγράφων μπορούν να έχουν σημαντική επίδραση στον τρόπο με τον οποίο οι επιχειρήσεις εξοικονομούν χρήματα, αυξάνουν την παραγωγικότητα και απαλλάσσουν τους υπαλλήλους από επαναλαμβανόμενες, χαμηλής αξίας και επιρρεπείς σε σφάλματα εργασίες.
Η εύρεση λύσης για την ψηφιοποίηση τόμων έντυπων εγγράφων είναι μια πρόκληση που θα αντιμετωπίσουν πολλές επιχειρήσεις κάποια στιγμή. Οι εφαρμογές επεξεργασίας εγγράφων προσφέρουν μεγάλη αποτελεσματικότητα σε αυτόν τον τομέα, όχι μόνο εξαλείφοντας την απαιτητική εργασία της μη αυτόματης καταχώρησης δεδομένων, αλλά και δίνοντας στις επιχειρήσεις πληροφορίες για το πώς να αντλήσουν περισσότερα στοιχεία από τα δεδομένα τους.
Πώς λειτουργεί η επεξεργασία εγγράφων;
Η επεξεργασία εγγράφων βασίζεται στην οπτική αναγνώριση χαρακτήρων (OCR), την εκμάθηση μηχανής και τη ρομποτική αυτοματοποίηση διεργασιών (RPA). Αυτά τα τρία στοιχεία είναι ουσιαστικά ικανά να ερμηνεύουν και να κατανοούν πληροφορίες με τον ίδιο τρόπο που θα έκαναν οι άνθρωποι.
- OCR αναγνωρίζει τυπωμένο, γραπτό ή δακτυλογραφημένο κείμενο από σαρωμένα έγγραφα ή εικόνες. Προσδιορίζει φωτεινές και σκοτεινές περιοχές στο σαρωμένο περιεχόμενο και αναζητά γράμματα ή ψηφία τα οποία στη συνέχεια κατηγοριοποιούνται βάσει μοτίβων ή χαρακτηριστικών.
- Εκμάθηση μηχανής δημιουργεί αλγόριθμους που μαθαίνουν από τα μοτίβα και το πλαίσιο στα έγγραφα. Καθώς επεξεργάζεται όλο και περισσότερες πληροφορίες, η εκμάθηση μηχανής μαθαίνει από όλες τις περιπτώσεις χρήσης που συναντά, γίνεται πιο έξυπνη και πιο αποτελεσματική όσον αφορά τον τρόπο λήψης αποφάσεων.
- RPA χρησιμοποιεί bots που εκτελούνται βάσει κανόνων και οδηγιών που λαμβάνουν για την αυτοματοποίηση επαναλαμβανόμενων εργασιών. Χρησιμοποιώντας προηγμένες δυνατότητες αναγνώρισης κειμένου, η RPA μπορεί να επεξεργαστεί γρήγορα δεδομένα από πολλές πηγές.
Με τη συνδυαστική λειτουργία της OCR, της εκμάθησης μηχανής και της RPA, η επεξεργασία εγγράφων ακολουθεί συνήθως τα εξής βήματα:
Συλλογή
Δεδομένα από πηγές όπως έντυπα έγγραφα, PDF, email και ηλεκτρονικές φόρμες σαρώνονται και ψηφιοποιούνται.
Προεπεξεργασία
Η ποιότητα και η ακρίβεια των σαρωμένων δεδομένων βελτιώνονται με λειτουργίες όπως η διόρθωση λοξών γωνιών, η μείωση του θορύβου εξαλείφοντας τυχόν σημεία ή σημάδια φόντου και η περικοπή ανεπιθύμητων περιοχών εκτός των εικόνων.
Ταξινόμηση
Τα έγγραφα χωρίζονται σε διαφορετικές κατηγορίες με βάση τη μορφή, το περιεχόμενο και τον τύπο τους, κάτι που συμβάλλει στη βελτίωση της εξαγωγής και της αρχειοθέτησης των δεδομένων.
Εξαγωγή
Ένα κρίσιμο βήμα στη διαδικασία με την οποία η OCR εξάγει δεδομένα από έγγραφα και καθορίζει τους τύπους που πρέπει να μεταφραστούν (π.χ. ονόματα, αριθμοί, ημερομηνίες, χειρόγραφο κείμενο).
Επικύρωση
Η RPA ελέγχει και επαληθεύει όλα τα δεδομένα προτού τα μεταβιβάσει σε σχετικά συστήματα, βάσεις δεδομένων και ροές εργασίας. Τυχόν ανακρίβειες επισημαίνονται σε αυτό το στάδιο για μη αυτόματο έλεγχο και διόρθωση.
Ενοποίηση
Μόλις εκτελεστούν όλες οι άλλες διεργασίες, τα δεδομένα αποστέλλονται στις σχετικές βάσεις δεδομένων και αποθετήρια μέσω διεπαφών προγραμματισμού εφαρμογών.
Τι είναι η ανάλυση εγγράφων βαθιάς εκμάθησης;
Η τεκμηρίωση βαθιάς εκμάθησης ενοποιείται με την επεξεργασία εγγράφων βασιζόμενη στις δυνατότητες των νευρωνικών δικτύων να αναγνωρίζουν μοτίβα σε δεδομένα, ιδιαίτερα για ανάλυση εγγράφων και διατάξεων, αναγνώριση κειμένου και ανάκτηση εγγράφων. Όπως ακριβώς ο ανθρώπινος εγκέφαλος μαθαίνει, τα νευρωνικά δίκτυα συλλέγουν πληροφορίες σε πολλά επίπεδα αποκτώντας όλο και περισσότερες πληροφορίες και γνώσεις, ενώ γίνονται όλο και πιο έξυπνα καθώς εκτελούν αυτήν τη διαδικασία.
Η ανάλυση εγγράφων βαθιάς εκμάθησης αξιοποιεί την ικανότητά της να τροφοδοτεί την ανθρώπινη τεχνητή νοημοσύνη μέσω διαφορετικών αλγορίθμων νευρωνικών δικτύων, κυρίως συνελικτικών και επαναλαμβανόμενων. Τα συνελικτικά νευρωνικά δίκτυα φιλτράρουν τις εικόνες για να ανιχνεύσουν κάθε στοιχείο μέσα τους, ενώ τα επαναλαμβανόμενα νευρωνικά δίκτυα είναι σε θέση να θυμούνται σημεία δεδομένων, κάτι που διαμορφώνει την ικανότητά τους να προβλέπουν μελλοντικά αποτελέσματα.
Οφέλη της αυτοματοποιημένης επεξεργασίας εγγράφων
Η αυτοματοποιημένη επεξεργασία εγγράφων βελτιώνει τις επιχειρηματικές διαδικασίες και αυξάνει την αποτελεσματικότητα της ομάδας παρέχοντας ταχύτητα, ακρίβεια και δυνατότητα κλιμάκωσης. Μπορεί να έχει εκτεταμένο αντίκτυπο στον τρόπο με τον οποίο κλάδοι όπως ο νομικός, ο μεσιτικός, ο υγειονομικός και ο τραπεζικός βελτιώνουν τις διαδικασίες και τα αποτελέσματα τους.
Τα κύρια οφέλη της αυτοματοποιημένης επεξεργασίας εγγράφων περιλαμβάνων του εξής:
Γρήγορη ανάκτηση:
Μόλις τα έγγραφα ψηφιοποιούνται, γίνονται προσβάσιμα σχεδόν ανά πάσα στιγμή και οπουδήποτε για όποιον έχει την εξουσιοδότηση να τα προβάλλει.
Βελτιωμένη ασφάλεια και απόρρητο
Οι επιχειρήσεις μπορούν να κρυπτογραφούν τα αρχεία τους και να εκχωρούν επίπεδα ασφάλειας για την προστασία των δεδομένων τους από ανεπιθύμητους χρήστες.
Εξοικονόμηση χρόνου και κόστους:
Με την εξάλειψη της χρονοβόρας και δαπανηρής διαδικασίας διαχείρισης των έντυπων αρχείων, οι εργαζόμενοι έχουν περισσότερο χρόνο να αφιερώσουν σε κρίσιμους επιχειρηματικούς στόχους και να είναι πιο παραγωγικοί.
Μειωμένος κίνδυνος ανθρώπινου λάθους:
Χωρίς την ανάγκη για μη αυτόματη καταχώρηση δεδομένων, η αυτοματοποίηση εγγράφων βελτιώνει σημαντικά την ακρίβεια και την ποιότητα των εγγράφων.
Αυξημένη συνεργασία:
Οι εργαζόμενοι σε διαφορετικές ομάδες σε διάφορα τμήματα μπορούν να μοιράζονται και να εργάζονται σε έγγραφα μαζί, μένοντας ενήμεροι για την κατάσταση σε πραγματικό χρόνο.
Τυποποιημένα πρότυπα:
Η αυτοματοποίηση εγγράφων επιτρέπει την τυποποίηση προτύπων και δομών που μπορούν να εφαρμοστούν σε ροές εργασιών σε συνεχή βάση.
Πώς να επιλέξω μια λύση λογισμικού επεξεργασίας εγγράφων
Η επιλογή μιας λύσης επεξεργασίας εγγράφων εξαρτάται από παράγοντες που έχουν να κάνουν με τις ανάγκες σας. Μία από τις πιο σημαντικές αποφάσεις που πρέπει να λάβετε είναι αν θέλετε η λύση σας να εκτελείται στο cloud ή επιτόπου στην τοποθεσία σας. Τα συστήματα που βασίζονται σε cloud φιλοξενούνται από έναν πάροχο έναντι χρέωσης και αποθηκεύουν αυτόματα όλα τα δεδομένα σας, καθιστώντας τα πάντα προσβάσιμα μέσω διαδικτύου. Μια λύση εσωτερικής εγκατάστασης σημαίνει ότι θα χρησιμοποιείτε τους δικούς σας διακομιστές και χώρο αποθήκευσης, θα εκτελείτε τη δική σας συντήρηση και θα εκτελείτε τα δικά σας αντίγραφα ασφαλείας.
Άλλοι σημαντικοί παράγοντες για την επιλογή λύσης επεξεργασίας εγγράφων περιλαμβάνουν τους εξής:
Αναζήτηση:
Είναι καλό να έχετε μια μεγάλη ποικιλία επιλογών αναζήτησης, όπως το όνομα και τον τύπο αρχείου, το περιεχόμενο και τις ημερομηνίες τροποποίησης. Είναι επίσης καλό να μπορείτε να εκχωρείτε μετα-δεδομένα και ετικέτες για την οργάνωση όλων των αρχείων σας.
Απλή δομή αρχείου:
Είναι σημαντικό η δομή του αρχείου να είναι εύκολη στη χρήση και λογική για όλους τους χρήστες.
Ασφάλεια:
Το σύστημα θα πρέπει να σας επιτρέπει να περιορίζετε την πρόσβαση σε ευαίσθητα έγγραφα και να ορίζετε δικαιώματα ανά χρήστη.
Απλότητα:
Όλοι οι υπάλληλοι θα πρέπει να μπορούν να χρησιμοποιούν εύκολα το σύστημα χωρίς σύγχυση και χωρίς διακοπή των καθημερινών τους εργασιών.
Ενοποίηση:
Βεβαιωθείτε ότι μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το σύστημα με προγράμματα που χρησιμοποιείτε ήδη, όπως το πρόγραμμα‑πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και το λογισμικό σχέσεων πελατών.
Ξεκινήστε με τον μετασχηματισμό επεξεργασίας εγγράφων τώρα
Το Microsoft Power Automate είναι μια εύχρηστη λύση βελτιστοποίησης ροής εργασιών που επιτρέπει στους υπαλλήλους σας να δημιουργήσουν μια λύση επεξεργασίας εγγράφων. Ελαχιστοποιήστε τις επαναλαμβανόμενες, μη αυτόματες, χρονοβόρες εργασίες και δώστε περισσότερο χρόνο στις ομάδες σας, ώστε να επικεντρωθούν στη στρατηγική εργασία με μια ενιαία πλατφόρμα για αυτοματοποίηση.
Συνήθεις ερωτήσεις
Τι είναι οι εφαρμογές επεξεργασίας εγγράφων;
Οι εφαρμογές επεξεργασίας εγγράφων παρέχουν μια αυτοματοποιημένη λύση για την ψηφιοποίηση μεγάλων ποσοτήτων έντυπων εγγράφων.
Πώς λειτουργεί η επεξεργασία εγγράφων;
Η επεξεργασία εγγράφων βασίζεται στην εκμάθηση μηχανής και την τεχνητή νοημοσύνη, οι οποίες λειτουργούν για την εξαγωγή δεδομένων από έγγραφα και τα αποθηκεύουν σε μια βάση δεδομένων.
Τι είναι η ανάλυση εγγράφων βαθιάς εκμάθησης;
Η ανάλυση τεκμηρίωσης βαθιάς εκμάθησης βασίζεται στις δυνατότητες των νευρωνικών δικτύων, τα οποία μαθαίνουν και αποκτούν γνώση όπως ο ανθρώπινος εγκέφαλος. Όσο περισσότερες πληροφορίες αποκτούν και μαθαίνουν αυτά τα δίκτυα, τόσο πιο έξυπνα γίνονται καθώς επεξεργάζονται περισσότερες πληροφορίες.
Ποια είναι τα οφέλη της αυτοματοποιημένης επεξεργασίας εγγράφων;
Η αυξημένη παραγωγικότητα, ο μειωμένος κίνδυνος ανθρώπινου λάθους και η βελτιωμένη δυνατότητα κλιμάκωσης είναι μερικά από τα πολλά οφέλη της αυτοματοποιημένης επεξεργασίας εγγράφων.
Πώς επιλέγω μια λύση λογισμικού επεξεργασίας εγγράφων;
Ξεκινήστε αξιολογώντας την τρέχουσα ροή εργασιών εγγράφων σας και προσδιορίστε τι θέλετε να βελτιώσετε σε αυτήν. Μερικές από τις βασικές λειτουργίες που θα θέλετε από μια λύση επεξεργασίας εγγράφων περιλαμβάνουν τις δυνατότητες σάρωσης, την αποθήκευση σε cloud, τη λειτουργία αναζήτησης, τον έλεγχο έκδοσης εγγράφων και τη δυνατότητα διαχείρισης αδειών.