6 οφέλη για τον αυτοματισμό επιχειρηματικών διεργασιών

Τι είναι ο αυτοματισμός επιχειρηματικών διεργασιών;

Καθώς η επιχείρησή σας συνεχίζει να επεξεργάζεται μεγάλες ποσότητες δεδομένων και να αντιμετωπίζει πολλές εργασίες καθημερινά, μπορεί να γίνει πιο δύσκολο για τα μέλη της ομάδας να μειώσουν τα περιθώρια λάθους και τις καθυστερήσεις και να βελτιώσουν τα αναποτελεσματικά συστήματα. Η αυτοματοποίηση επιχειρηματικών διεργασιών σάς δίνει τη δυνατότητα να δημιουργήσετε, να διαχειριστείτε και να βελτιστοποιήσετε ροές εργασίας που αυξάνουν την οργανωτική αποτελεσματικότητα και παραγωγικότητα.

Ο αυτοματισμός επιχειρηματικών διεργασιών είναι ο αυτοματισμός καθημερινών, επαναλαμβανόμενων επιχειρηματικών διεργασιών που συνήθως ολοκληρώνονται σε μη αυτόματες ρυθμίσεις. Η BPA σάς προσφέρει τη δυνατότητα ολοκλήρωσης επαναλαμβανόμενων εργασιών και μετατροπής σε μη έντυπες διεργασίες γρήγορα και αποτελεσματικά, όπως με ροές εργασιών πολλαπλών επιπέδων ή με απλές απαντήσεις πελατών. Έτσι, επιτυγχάνεται η αυτοματοποίηση εργασιών για υπερβολική ποσότητα πρωτογενών δεδομένων και τεκμηρίωσης, όπως είναι η ανάπτυξη προϊόντων, οι πωλήσεις, οι ανθρώπινοι πόροι και άλλα. Η προσθήκη του λογισμικού διαχείρισης επιχειρηματικών διαδικασιών (BPMS) σάς βοηθά στη διαχείριση όλων των νέων ροών εργασίας που δημιουργήθηκαν χρησιμοποιώντας αυτοματισμό επιχειρηματικών διεργασιών.

Τα πλεονεκτήματα της υλοποίησης μιας λύσης BPA

Μόλις καταλάβετε ποιες διεργασίες μπορούν ή δεν μπορούν να αυτοματοποιηθούν, καθώς και πώς να δημιουργήσετε μια δυναμική ροή εργασίας για την ομάδα σας, μπορείτε να επωφεληθείτε από αυτό που προσφέρει το λογισμικό αυτοματισμού επιχειρηματικών διεργασιών. Ακολουθούν τα κορυφαία έξι οφέλη που μπορεί να αποκομίσει ο οργανισμός σας για την αυτοματοποίηση των επιχειρηματικών σας διεργασιών:

1. Βελτιωμένη αποδοτικότητα και παραγωγικότητα. Κατά την προσθήκη μιας νέας λύσης αυτοματοποίησης που εξαλείφει τις πιθανότητες λαθών, η επιχείρησή σας αποκτά αμέσως πιο απλοποιημένη ροή εργασιών και κάνει λιγότερα λάθη. Αφαιρώντας τις παρωχημένες και μη παραγωγικές, μη αυτόματες διαδικασίες που κάνει η ομάδα σας σε καθημερινή βάση, εξαλείφετε καθυστερήσεις και επιταχύνετε τις ανώτερου επιπέδου επιχειρηματικές διεργασίες μεταξύ επιχειρηματικών μονάδων, μελών ομάδων και όλων των μελών του οργανισμού σας.
2. Μειωμένος χρόνος και κόστος. Η αυτοματοποίηση βοηθά την επιχείρησή σας να μειώσει το κόστος και να αυξήσει την κερδοφορία, ειδικά μεταξύ ομάδων που εκπληρώνουν τα καθήκοντά τους χρησιμοποιώντας έγχαρτες διαδικασίες. Δεδομένου ότι η αυτοματοποίηση των διεργασιών επιταχύνει τις εσωτερικές σας λειτουργίες, είναι εύκολο να εξοικονομήσετε χρόνο και χρήμα στους πόρους που απαιτούνται για την ολοκλήρωση αυτών των διεργασιών και μπορείτε να αναθέσετε ξανά σε αυτούς τους υπαλλήλους που είχαν ανατεθεί προηγουμένως σε μη αυτόματες προσπάθειες σε πιο σημαντικά θέματα.
3. Απλή διαχείριση δεδομένων και εγγράφων. Κατά τη χρήση μη αυτόματων διαδικασιών, οι υπάλληλοι είναι εύκολο χάσουν τον έλεγχο των γραπτών επικοινωνιών, των υπολογιστικών φύλλων και άλλων εγγράφων, είτε αυτά εκτυπώνονται είτε διαβιβάζονται με email. Επιπλέον, η διαβίβαση πληροφοριών ή ο υπολογισμός από τη μία πηγή δεδομένων στην άλλη σημαίνει περισσότερες πιθανότητες για ανθρώπινα λάθη, καθώς και περισσότερη δαπάνη χρόνου. Αυτοματοποίηση διεργασιών σημαίνει ότι όλα τα έγγραφα και τα δεδομένα σας βρίσκονται σε μία και μοναδική τοποθεσία, απλοποιώντας τη διαχείριση εγγράφων, έτσι ώστε να απλοποιείται η οργάνωση και η ανάκτησή τους.
4. Ορατότητα και διαφάνεια. Δεν θα χρειαστεί να παράσχετε πρόσθετη υποστήριξη στην ομάδα σας, καθώς οι λύσεις αυτοματοποίησης βοηθούν να εξασφαλιστεί η τήρηση των βέλτιστων πρακτικών και η επιβολή της διακυβέρνησης. Μέσω της συλλογής δεδομένων, των αναφορών και των δυνατοτήτων ανάλυσης, μπορείτε να προβάλετε πίνακες εργαλείων δεδομένων που προσφέρουν ορατότητα και διαφάνεια στα αντικείμενα που εργάζονται όλοι, επιτρέποντας να λαμβάνετε πιο σωστές αποφάσεις, βάσει δεδομένων.
5. Τυποποίηση διεργασιών και συμμόρφωση. Οι διαδικασίες αυτοματοποίησης έχουν αυστηρές οδηγίες για το ποιος μπορεί να προβαίνει σε αλλαγές ή να ενημερώνει έγγραφα, αλλά τα μέλη της ομάδας σας ενδέχεται να μην τις ακολουθούν πάντα. Με την εφαρμογή BPA, δεν χρειάζεται να ανησυχείτε για τα χαμένα βήματα, επειδή η διεργασία είναι ήδη ενσωματωμένη στο σύστημα. Μπορείτε να δημιουργήσετε μια αποτελεσματική, ψηφιακή αυτοματοποίηση της ροής εργασίας που διασφαλίζει τη διαβίβαση των σωστών πληροφοριών στο σωστό άτομο και την κατάλληλη στιγμή. Αυτό σημαίνει επίσης ότι οι επιχειρήσεις θα μπορούν να παρακολουθούν ποιος χρησιμοποιεί ποια δεδομένα — μέσω καταγραφής ονομάτων, ημερομηνιών και λεπτομερειών εκχώρησης χωρίς ταλαιπωρία. Η τεκμηρίωση αυτών των πληροφοριών σάς βοηθά επίσης να δημιουργείτε ίχνη ελέγχου και να επιδεικνύετε συμμόρφωση.
6. Βελτιωμένη ικανοποίηση υπαλλήλων και πελατών. Η προσθήκη μιας αυτοματοποιημένης λύσης στη διεργασία σας θα επιτρέψει στους υπαλλήλους να ολοκληρώσουν πολλές από τις καθημερινές τους αρμοδιότητες χωρίς σφάλματα, κάνοντας την ομάδα σας πολύ πιο ευχαριστημένη. Η αυτοματοποίηση παρέχει ένα περιβάλλον χωρίς τριβές στο οποίο οι εργαζόμενοι μπορούν να εξελίσσονται. Τα διοικητικά στελέχη παρέχουν εγκρίσεις πιο γρήγορα, πράγμα που σημαίνει ότι οι υπάλληλοί σας μπορούν να επικεντρώνονται σε πιο σημαντικά έργα που παρακινούν και καινοτομούν επιχειρηματικές αποφάσεις. Και ως πρόσθετο κέρδος, θα έχετε και πιο ευτυχισμένους πελάτες. Επειδή οι πελάτες σας θα λαμβάνουν πιο ακριβή και συνεπή δεδομένα, θα είναι πιο ικανοποιημένοι με το τελικό προϊόν ή τα αποτελέσματα.