Ένα άτομο που μιλάει στο τηλέφωνο και κοιτάζει έναν φορητό υπολογιστή

6 οφέλη για τον αυτοματισμό επιχειρηματικών διεργασιών

Καθώς η επιχείρησή σας συνεχίζει να επεξεργάζεται μεγάλες ποσότητες δεδομένων και να διεκπεραιώνει πολλές εργασίες καθημερινά, μπορεί να είναι δυσκολότερο να μειωθούν τα περιθώρια σφάλματος, οι καθυστερήσεις και τα αναποτελεσματικά επιχειρηματικά συστήματα για τα μέλη της ομάδας σας. Με την προσθήκη ενός εύχρηστου λογισμικού όπως είναι ο αυτοματισμός επιχειρηματικών διεργασιών, η εταιρεία σας μπορεί να αποκομίσει πολλά μακροπρόθεσμα οφέλη άμεσα, μέσω της αυτοματοποίησης των καθημερινών λειτουργιών, επιτρέποντας στην επιχείρησή σας να ανταγωνιστεί στη σημερινή ανταγωνιστική αγορά.

Τι είναι ο αυτοματισμός επιχειρηματικών διεργασιών;

Ο αυτοματισμός επιχειρηματικών διεργασιών (BPA) είναι ο αυτοματισμός καθημερινών, επαναλαμβανόμενων επιχειρηματικών διεργασιών που συνήθως ολοκληρώνονται σε μη αυτόματες ρυθμίσεις. Η BPA σας προσφέρει τη δυνατότητα ολοκλήρωσης επαναλαμβανόμενων εργασιών και μετατροπής σε μη έντυπες διεργασίες γρήγορα και αποτελεσματικά, όπως με ροές εργασιών πολλαπλών επιπέδων ή με απλές απαντήσεις πελατών. Έτσι, επιτυγχάνεται η αυτοματοποίηση εργασιών για υπερβολική ποσότητα πρωτογενών δεδομένων και τεκμηρίωσης, όπως είναι η ανάπτυξη προϊόντων, οι πωλήσεις, οι ανθρώπινοι πόροι και άλλα. Η προσθήκη του λογισμικού διαχείρισης επιχειρηματικών διαδικασιών (BPMS) βοηθά στη διαχείριση όλων των νέων ροών εργασίας που δημιουργήθηκαν από τον αυτοματισμό της νέας επιχειρηματικής σας διεργασίας για τη δημιουργία, διαχείριση και βελτιστοποίηση της αποτελεσματικότητας και της αποδοτικότητας του οργανισμού σας.

Τα πλεονεκτήματα της υλοποίησης μιας λύσης BPA

Μόλις καταλάβετε ποιες διεργασίες μπορούν ή δεν μπορούν να αυτοματοποιηθούν, καθώς και πώς να δημιουργήσετε μια δυναμική ροή εργασίας για την ομάδα σας, μπορείτε να επωφεληθείτε από αυτό που μπορεί να προσφέρει το λογισμικό αυτοματισμού. Ακολουθούν τα κορυφαία έξι οφέλη που θα αποκομίσει ο οργανισμός σας για την αυτοματοποίηση των επιχειρηματικών σας διεργασιών:

1. Βελτιωμένη απόδοση και παραγωγικότητα

Κατά την προσθήκη μιας νέας λύσης αυτοματοποίησης που εξαλείφει τις πιθανότητες λαθών, η επιχείρησή σας γίνεται αποκτά αμέσως πιο απλοποιημένη ροή εργασιών και κάνει λιγότερα λάθη. Αφαιρώντας τις παρωχημένες και μη παραγωγικές, μη αυτόματες διαδικασίες που κάνει η ομάδα σας σε καθημερινή βάση, εξαλείφετε καθυστερήσεις και επιταχύνετε τις ανώτερου επιπέδου επιχειρηματικές διεργασίες μεταξύ επιχειρηματικών μονάδων, μελών ομάδων και όλων των μελών του οργανισμού σας.

2. Μειωμένος χρόνος και κόστος

Η αυτοματοποίηση βοηθά την επιχείρησή σας να μειώσει το κόστος και να αυξήσει την κερδοφορία, ειδικά όσον αφορά αρμοδιότητες που σχετίζονται με μη αυτόματες, έγχαρτες διαδικασίες. Δεδομένου ότι η αυτοματοποίηση των διεργασιών επιταχύνει τις εσωτερικές σας λειτουργίες, είναι εύκολο να εξοικονομήσετε χρόνο και χρήμα στους πόρους που απαιτούνται για την ολοκλήρωση αυτών των διεργασιών και μπορείτε να αναθέσετε ξανά σε αυτούς τους υπαλλήλους που είχαν ανατεθεί προηγουμένως σε μη αυτόματες προσπάθειες σε πιο σημαντικά θέματα.

3. Απλή διαχείριση δεδομένων και εγγράφων

Κατά τη χρήση μη αυτόματων διαδικασιών, είναι εύκολο ξεφύγουν από τον έλεγχό σας γραπτές επικοινωνίες, υπολογιστικά φύλλα και άλλα έγγραφα, είτε αυτά εκτυπώνονται είτε διαβιβάζονται με email. Επιπλέον, η διαβίβαση πληροφοριών ή ο υπολογισμός από τη μία πηγή δεδομένων στην άλλη σημαίνει περισσότερες πιθανότητες για ανθρώπινα λάθη, καθώς και περισσότερη δαπάνη χρόνου. Αυτοματοποίηση διεργασιών σημαίνει ότι όλα τα έγγραφα και τα δεδομένα σας βρίσκονται σε μία και μοναδική τοποθεσία, απλοποιώντας τη διαχείριση εγγράφων, έτσι ώστε να απλοποιείται η οργάνωση και η ανάκτησή τους.

4. Ορατότητα και διαφάνεια

Δεν θα χρειαστεί να παράσχετε πρόσθετη υποστήριξη στην ομάδα σας, καθώς οι λύσεις αυτοματοποίησης εγγυώνται την τήρηση των βέλτιστων πρακτικών και την επιβολή της διακυβέρνησης. Μέσω της συλλογής δεδομένων, των αναφορών και των δυνατοτήτων ανάλυσης, θα μπορείτε να προβάλετε πίνακες εργαλείων δεδομένων που προσφέρουν ορατότητα και διαφάνεια στα αντικείμενα που εργάζονται όλοι, έτσι ώστε να μπορείτε να λαμβάνετε πιο σωστές αποφάσεις, βάσει δεδομένων.

5. Τυποποίηση και συμμόρφωση διεργασιών

Οι διαδικασίες αυτοματοποίησης έχουν αυστηρές οδηγίες για το ποιος μπορεί να προβαίνει σε αλλαγές ή να ενημερώνει έγγραφα, αλλά τα μέλη της ομάδας σας ενδέχεται να μην τις ακολουθούν πάντα. Με την εφαρμογή BPA, δεν χρειάζεται να ανησυχείτε για τα χαμένα βήματα, επειδή η διεργασία είναι ήδη ενσωματωμένη στο σύστημα. Μπορείτε να δημιουργήσετε μια αποτελεσματική, ψηφιακή αυτοματοποίηση ροής εργασιών που διασφαλίζει τη διαβίβαση των σωστών πληροφοριών στο σωστό άτομο και την κατάλληλη στιγμή. Αυτό σημαίνει επίσης ότι οι επιχειρήσεις θα μπορούν να παρακολουθούν ποιος χρησιμοποιεί ποια δεδομένα — μέσω καταγραφής ονομάτων, ημερομηνιών και λεπτομερειών εκχώρησης χωρίς ταλαιπωρία. Η τεκμηρίωση αυτών των πληροφοριών σας βοηθά επίσης κατά τη διάρκεια των διαδρομών ελέγχου και την κατάδειξη συμμόρφωσης.

6. Βελτιωμένη ικανοποίηση υπαλλήλων και πελατών

Καθώς οι υπάλληλοί σας μπορούν να ολοκληρώσουν πολλές από τις καθημερινές τους αρμοδιότητες χωρίς σφάλματα, η ομάδα σας θα είναι πολύ πιο ευχαριστημένη με την προσθήκη μιας αυτοματοποιημένης λύσης στη διαδικασία σας. Η αυτοματοποίηση παρέχει ένα περιβάλλον χωρίς τριβές στο οποίο οι εργαζόμενοι μπορούν να εξελίσσονται. Τα διοικητικά στελέχη παρέχουν εγκρίσεις πιο γρήγορα, πράγμα που σημαίνει ότι οι υπάλληλοί σας μπορούν να επικεντρώνονται σε πιο σημαντικά έργα που παρακινούν και καινοτομούν επιχειρηματικές αποφάσεις. Και ως πρόσθετο κέρδος, θα έχετε και πιο ευτυχισμένους πελάτες. Δεδομένου ότι οι πελάτες σας θα λαμβάνουν πιο ακριβή και συνεπή δεδομένα, θα είναι πιο ικανοποιημένοι με το τελικό προϊόν ή τα αποτελέσματα.

Ξεκινήστε τον εξορθολογισμό με το Microsoft Power Automate

Με την υιοθέτηση ενός νέου αυτοματισμού διεργασιών, θα μπορείτε να κάνετε την εργασία σας οικονομικά αποδοτική, απλοποιημένη και λιγότερο επιρρεπή σε σφάλματα. Ενώ ο BPA χρησιμεύει ως μια ολιστική προσέγγιση για τη βελτιστοποίηση των επιχειρηματικών σας διεργασιών, η προσθήκη λογισμικού όπως το εργαλείο ρομποτικής αυτοματοποίησης διεργασιών (RPA) βοηθά στην αυτοματοποίηση διαδικασιών που βασίζονται σε κανόνες, οι οποίες είναι συνήθως απαραίτητες στην αρχή μιας διεργασίας.

Το κλειδί για την εξισορρόπηση των παραπάνω πλεονεκτημάτων με το BPA και το RPA βοηθά εσάς, την ομάδα και τον οργανισμό σας να βρείτε μια λύση στην οποία μπορείτε όλοι να προσαρμόσετε εύκολα, χωρίς να διακόψετε καμία από τις τρέχουσες επιχειρηματικές σας στρατηγικές. Το Power Automate δημιουργεί αυτοματοποιήσεις ροής εργασιών που εξοικονομούν χρόνο και που μπορούν να αντιμετωπίσουν όλες τις μεμονωμένες εργασίες σας, επιτρέποντάς σας να ολοκληρώνετε μεγάλο αριθμό κοπιαστικών εργασιών σε σύντομο χρονικό διάστημα.