Τι πρέπει να γνωρίζετε σχετικά με τα οφέλη της Ρομποτικής αυτοματοποίησης διεργασιών (RPA)

Τα οφέλη της ρομποτικής αυτοματοποίησης διεργασιών

Με τα εργαλεία RPA, η επιχείρησή σας μπορεί να αυτοματοποιήσει τις διαδικασίες και τις εργασίες για να εξοικονομήσει χρόνο και να αποφύγει κοινά ανθρώπινα λάθη. Το λογισμικό RPA λειτουργεί διαμορφώνοντας τα bot ώστε να εκτελούν εργασίες που κανονικά θα εκτελούνταν από ανθρώπους. Τα bot μπορούν να μάθουν να κάνουν κλικ και να πληκτρολογούν σε όλες τις εφαρμογές, καθώς και να ρυθμιστούν ώστε να εκτελούν πιο σύνθετες εργασίες, χωρίς την ανάγκη ανθρώπινης παρέμβασης. Τα εργαλεία RPA ωφελούν την επιχείρησή σας αυτοματοποιώντας διάφορες δραστηριότητες, όπως μεταφορά δεδομένων, ενημέρωση προφίλ πελατών, εισαγωγή δεδομένων, διαχείριση αποθέματος και άλλες πιο σύνθετες εργασίες.

Ακολουθούν επτά βασικά οφέλη της ρομποτικής αυτοματοποίησης διεργασιών:

1. Εξοικονόμηση χρόνου

   Οι επαναλαμβανόμενες διοικητικές εργασίες αποτελούν κοινό σημείο πολλών επιχειρηματικών διαδικασιών. Η RPA επιτρέπει στην επιχείρησή σας να αυτοματοποιεί και να εκτελεί επαναλαμβανόμενες εργασίες με γρήγορη, ρομποτική ταχύτητα. Επίσης, επωφελούνται η εταιρεία και οι υπάλληλοί σας επειδή η RPA έχει τη δυνατότητα να αφιερώνει περισσότερο χρόνο σε ευαίσθητες και σύνθετες εργασίες.

2. Αύξηση ROI

   Τα εργαλεία RPA είναι πιο αποτελεσματικά από τους ανθρώπους στη διαχείριση επαναλαμβανόμενων εργασιών και βοηθούν την επιχείρησή σας να βελτιώσει την παραγωγικότητα της εργασίας. Γι' αυτό ένα από τα μεγαλύτερα οφέλη της RPA είναι η θετική της επίδραση στην απόδοση επένδυσης (ROI). Με τη ρομποτική αυτοματοποίηση διεργασιών, η επιχείρησή σας μπορεί να βελτιώσει πολλές διαδικασίες και να συγκεντρώσει σημαντικά ποσά ποιοτικών και ποσοτικών δεδομένων με την πάροδο του χρόνου, γεγονός που βοηθά στην πληρέστερη ενημέρωση και διαχείριση του κόστους.

3. Εξάλειψη ανθρώπινων λαθών

   Ρεαλιστικά, ανεξάρτητα από τις ικανότητες ενός ατόμου στον ρόλο του, το ανθρώπινο λάθος και η κούραση είναι πάντα παράγοντες που πρέπει να λαμβάνονται υπόψη. Με τα εργαλεία RPA, τα αυτοματοποιημένα ρομπότ δεν κουράζονται ποτέ, επομένως οι εργασίες εκτελούνται με ακρίβεια, όπως θα έπρεπε, κάθε φορά.

4. Βελτίωση της ασφάλειας

   Η κυβερνοασφάλεια είναι εξαιρετικά σημαντική για την επιχείρησή σας και οι λύσεις RPA βοηθούν στην προστασία από απειλές ασφαλείας. Τα εργαλεία RPA αυξάνουν την ασφάλεια μειώνοντας τον αριθμό των ανθρώπινων αλληλεπιδράσεων με ευαίσθητα δεδομένα και πληροφορίες, γεγονός που βοηθά στην αποφυγή δαπανηρών διαρροών και παραβιάσεων δεδομένων. Τα εργαλεία RPA βοηθούν να διατηρήσετε την επιχείρησή σας ασφαλή, είτε με την προστασία από πρόσβαση μη εξουσιοδοτημένων χρηστών είτε με στοχευμένες αποσυνδέσεις λογαριασμών.

5. Αύξηση συμμόρφωσης

   Η συμμόρφωση είναι σημαντική για την αξιοπιστία και τη βιωσιμότητα της επιχείρησής σας και οι λύσεις RPA συμμορφώνονται με καθορισμένους κανόνες και οδηγίες με μεγάλη ακρίβεια και συνέπεια. Συνήθως, οι περισσότεροι οργανισμοί ακολουθούν διάφορους κανονισμούς του κλάδου και του κράτους και αυτοί οι οργανισμοί αποκομίζουν τα οφέλη των εργαλείων RPA με αυτοματοποιημένα, συνεπή μέτρα συμμόρφωσης. Επιπλέον, μπορείτε να ελέγξετε τα εργαλεία RPA από μία μόνο τοποθεσία, αντί να εκτελούνται πολλαπλοί έλεγχοι της εφαρμογής, πράγμα που μειώνει τους κινδύνους που σχετίζονται με τη συμμόρφωση. Η Ρομποτική αυτοματοποίηση διεργασιών μπορεί να εφαρμοστεί σε συμβατικές ροές εργασιών και υποβολές, ενημερώσεις φόρμας, καθώς και ανακοινώσεις και προειδοποιήσεις σχετικά με τη συμμόρφωση.

6. Προσαρμογή της αυτοματοποίησης επιχειρηματικών διεργασιών

   Καθώς η εταιρεία σας εφαρμόζει ένα εργαλείο RPA για περισσότερες επιχειρηματικές δραστηριότητες, η αυτοματοποίηση των διεργασιών και των εργασιών επεκτείνεται σε ολόκληρο τον οργανισμό σας. Η ρομποτική αυτοματοποίηση διεργασιών επιτρέπει επίσης στην επιχείρησή σας να προσαρμόζει τη δυναμικότητα, ώστε να ανταποκρίνεται στις εποχιακές αυξήσεις της ζήτησης και στους προβλεπόμενους στόχους με μεγαλύτερη αυτοπεποίθηση, είτε πρόκειται για την επεξεργασία παραγγελιών, τιμολογίων, τη διαχείριση αποθέματος ή άλλες μορφές παραγωγής και υπηρεσίας.

7. Ικανοποίηση υπαλλήλων

   Όταν οι κουραστικές διαδικασίες αυτοματοποιούνται, οι υπάλληλοι έχουν την ελευθερία να επικεντρωθούν σε πιο κρίσιμες ανάγκες της επιχείρησής σας. Καθώς τα εργαλεία RPA μειώνουν τις επαναλαμβανόμενες εργασίες που συνήθως εκτελούνται από ανθρώπους, η ικανοποίηση των υπαλλήλων αυξάνεται. Οι υπάλληλοι μπορούν στη συνέχεια να εφαρμόσουν τις δεξιότητές τους σε εργασίες που απαιτούν στρατηγική σκέψη, όπως ο επιχειρηματικός σχεδιασμός, οι δημόσιες σχέσεις και ο καταιγισμός ιδεών.

Πώς ωφελεί τον οργανισμό σας η αυτοματοποίηση της ροής εργασιών;

Η αυτοματοποίηση της ροής εργασιών αφορά τη χρήση τεχνολογίας αυτοματισμού για την αυτοματοποίηση και τη σύνδεση επιχειρηματικών διαδικασιών με σκοπό τη διαμόρφωση μιας βελτιωμένης ροής εργασιών. Αν και η αυτοματοποίηση της ροής εργασιών χρησιμοποιεί τα εργαλεία RPA για την εκτέλεση των επιμέρους εργασιών σε μια ροή εργασιών, διαφέρει από τα εργαλεία RPA επειδή αυτοματοποιεί και συνδέει ολόκληρες διεργασίες μεταξύ τους από την αρχή μέχρι την ολοκλήρωση—δημιουργώντας μια πλήρη ροή εργασιών.

Ακολουθούν τέσσερις τρόποι με τους οποίους η αυτοματοποίηση της ροής εργασιών ωφελεί τον οργανισμό σας:

1. Απλοποίηση διαδικασιών

   Η αυτοματοποίηση της ροής εργασιών συνδέει και αυτοματοποιεί διάφορες δραστηριότητες που σχετίζονται με την εργασία ενώ ολοκληρώνει εργασίες πιο γρήγορα και με μεγαλύτερη ακρίβεια από τους ανθρώπους, γεγονός που διευκολύνει τις διαδικασίες για τον οργανισμό σας.

2. Αύξηση παραγωγικότητας

   Περιστασιακά, οι εταιρείες χρειάζεται να μπορούν να εκτελούν διαδικασίες πιο γρήγορα για να καλύψουν ζήτηση που υπερβαίνει τον μέσο όρο. Το λογισμικό αυτοματοποίησης της ροής εργασιών αυξάνει την παραγωγικότητα αυξάνοντας την ταχύτητα και την ακρίβεια των επιχειρηματικών διαδικασιών σας και με την κλιμάκωση των αυτοματοποιημένων διαδικασιών στον οργανισμό σας. Η αύξηση της παραγωγικότητας σημαίνει μεγαλύτερη ικανότητα εξυπηρέτησης και ανάπτυξης του οργανισμού και της πελατειακής σας βάσης.

3. Αύξηση της αξιοπιστίας

   Καθώς οι αυτοματοποιημένες διαδικασίες συμμορφώνονται με τους κανόνες μιας ροής εργασιών με ακρίβεια, προσφέρουν αποτελέσματα που έχουν πολύ μικρή πιθανότητα λαθών. Επομένως, ο οργανισμός σας κερδίζει εμπιστοσύνη καθώς τα εργαλεία αυτοματοποίησης παρέχουν αξιόπιστα, βάσιμα αποτελέσματα κάθε φορά.

4. Έλεγχος κόστους

   Κάθε επιχείρηση θέλει να διαχειρίζεται αποτελεσματικά το κόστος και τις δαπάνες της. Ωστόσο, οι επιχειρηματικές διαδικασίες συχνά επηρεάζονται από πολλές μεταβλητές, όπως τη ζήτηση και τη μεταβαλλόμενη ανθρώπινη παραγωγή, που μπορεί να προκαλέσουν διακυμάνσεις στο κόστος. Η αυτοματοποίηση της ροής εργασιών επιτρέπει στον οργανισμό σας να έχει πιο προβλέψιμα αποτελέσματα και κόστη, αυτοματοποιώντας τυποποιημένες διαδικασίες. Χρησιμοποιώντας την αυτοματοποίηση της ροής εργασιών, ο οργανισμός σας μειώνει την ανάγκη για πρόσθετους πόρους και, ως εκ τούτου, είναι καλύτερα εξοπλισμένος να διαχειρίζεται το κόστος και να ανταποκρίνεται με μεγαλύτερη συνέπεια σε ποικίλες απαιτήσεις.

RPA για κλάδους και τμήματα

Τα εργαλεία RPA μπορούν να προσαρμοστούν για τη διαχείριση εργασιών για διάφορους κλάδους και τμήματα. Δείτε πώς οι παρακάτω έξι κλάδοι και τμήματα μπορούν να χρησιμοποιήσουν τη ρομποτική αυτοματοποίηση διεργασιών:

1. Τεχνολογία πληροφοριών

   Τα τμήματα Πληροφορικής (IT) επωφελούνται από τα Εργαλεία RPA επιτυγχάνοντας αυξημένη συμμόρφωση, μείωση του φόρτου εργασίας και μειωμένο κίνδυνο ασφάλειας. Αυτά τα τμήματα δέχονται συχνά μεγάλο αριθμό ερωτήσεων, δελτίων υποστήριξης και εργασιών που σχετίζονται με την ασφάλεια. Τα εργαλεία RPA μειώνουν τον φόρτο εργασίας που αντιμετωπίζουν τα τμήματα πληροφορικής όταν χρησιμοποιούνται για τη διεκπεραίωση εργασιών που δεν απαιτούν εξειδικευμένη παρέμβαση, όπως τη διαλογή δελτίων υποστήριξης και υπενθυμίσεις ενημέρωσης λογισμικού. Ωστόσο, τα εργαλεία RPA μπορούν επίσης να διαχειριστούν εξειδικευμένες εργασίες, όπως ελέγχους συμμόρφωσης σε όλες τις εφαρμογές και διαμόρφωση και διαχείριση υποδομών.

2. Ανθρώπινο δυναμικό

   Μειώστε τον χρόνο που αφιερώνεται σε επαναλαμβανόμενες εργασίες που σχετίζονται με δραστηριότητες όπως την πρόσληψη και την ένταξη υπαλλήλων. Το ανθρώπινο δυναμικό μπορεί να χρησιμοποιήσει λογισμικό RPA για τη γρήγορη διεκπεραίωση αιτήσεων κατά την αναζήτηση υποψηφίων υπαλλήλων με υψηλό επίπεδο. Επίσης, υπάρχει δυνατότητα προσαρμογής των εργαλείων RPA για την εκτέλεση συχνών εργασιών στη διαδικασία πρόσληψης, όπως είναι η παροχή των διαπιστευτηρίων σε νέους υπαλλήλους, π.χ. των διευθύνσεων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και των κωδικών πρόσβασης, καθώς και της απαραίτητης τεκμηρίωσης κατά την ένταξη στην εταιρεία.

3. Χρηματοοικονομικά

   Για τις ομάδες χρηματοοικονομικών, η ακρίβεια των δεδομένων και η τήρηση αρχείων είναι απαραίτητες. Τα εργαλεία RPA αυξάνουν την ακρίβεια και την αξιοπιστία της τήρησης βιβλίων και της διαχείρισης δεδομένων. Το λογισμικό RPA μπορεί επίσης να βοηθήσει τα τμήματα χρηματοοικονομικών, εκτελώντας απλούς ή σύνθετους οικονομικούς υπολογισμούς, αυτοματοποιώντας την επικοινωνία για απαιτήσεις, με την αυτοματοποιημένη ενοποίηση και αναφορά και επιβεβαιώνοντας πληρωμές.

4. Πωλήσεις

   Με μια λύση RPA, οι διαδικασίες πωλήσεων γίνονται πιο εύκολες. Χρησιμοποιώντας την αυτοματοποίηση, οι ομάδες πωλήσεων αυξάνουν τον όγκο των πιθανών επιχειρηματικών δραστηριοτήτων μέσω αυτοματοποιημένης προσέγγισης πελατών, ενημερώσεων προφίλ και απόκτησης νέων δυνητικών πελατών. Ένα εργαλείο RPA μειώνει επίσης την ανάγκη για εξειδίκευση σε καθημερινές εργασίες σε διάφορα τμήματα, επιτρέποντας την καλύτερη συνεργασία μεταξύ των ομάδων πωλήσεων και άλλων τμημάτων.

5. Μάρκετινγκ

   Οι ομάδες Μάρκετινγκ χρησιμοποιούν τη ρομποτική αυτοματοποίηση διεργασιών προς όφελός τους με διάφορους τρόπους. Για παράδειγμα, τα τμήματα μάρκετινγκ χρησιμοποιούν εργαλεία RPA για αγορές διαφημίσεων, στοχευμένους οδηγούς, διαχείριση της ροής εργασιών και αναλυτικά στοιχεία. Με το λογισμικό RPA, οι ομάδες μάρκετινγκ αποφεύγουν τη στέρευση της δημιουργικότητάς τους και επικεντρώνονται στη δημιουργία και την παράδοση περιεχομένου.

6. Λειτουργίες

   Τα εργαλεία RPA μπορούν να βελτιώσουν και να μειώσουν το κόστος διαφορετικών λειτουργικών διαδικασιών. Για παράδειγμα, τα εργαλεία RPA μπορούν να χρησιμοποιηθούν για τη γρήγορη αξιολόγηση ερωτήσεων και την εκπλήρωση αιτημάτων στο πλαίσιο διαδικασιών προμήθειας. Και στις αλυσίδες εφοδιασμού, τα εργαλεία RPA διαχειρίζονται τις υποβολές παραγγελιών, την επικοινωνία και την εκπλήρωση παραγγελιών και τη διεκπεραίωση πληρωμών.