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So erreichen Sie mehr mit der Workflow-Automatisierung

Ganz gleich, ob Kundendienstmitarbeiter oder Geschäftsführer – nahezu alle Mitarbeiter verbringen zu viel Zeit, das heißt, bis zur Hälfte des Arbeitstages, mit unproduktiven, überflüssigen und händischen Arbeiten, die sich allesamt automatisieren ließen. Zeitintensive Routineaufgaben beeinträchtigen bei allen Mitarbeitern die Effizienz. Clevere Unternehmen setzen auf die Automatisierung von Arbeitsabläufen, damit alle effektiver arbeiten können.

Die Automatisierung von Workflows ist das Herzstück des modernen Unternehmensmanagements und wird durch die kontinuierliche Optimierung von Technologien sowie durch schnelle Innovationen angetrieben. Je mehr Unternehmen Automatisierung in ihre Geschäftsabläufe einfließen lassen und den damit verbundenen Nutzen erfahren, desto stärker wächst der Markt für Workflowautomatisierung. Während sich die entsprechenden Technologien zunehmend verbreiten und immer ausgefeilter werden, sorgen Unternehmen mit der Automatisierung von Arbeitsabläufen für eine strukturierte und effiziente Arbeitsweise. Damit versetzen sie die Branche in Unruhe und verschaffen sich auf ihrem Markt einen Wettbewerbsvorteil.

Was ist Workflowautomatisierung?

Indem Sie eine für Ihr Unternehmen geeignete Software zur Workflowautomatisierung einsetzen, können Sie manuelle Vorgänge wie Dateneingabe, Veröffentlichung von Neuigkeiten in sozialen Netzwerken und die Abwicklung von E-Mail-Antworten durch strukturierte automatisierte Prozesse ersetzen. Das spart Zeit und verringert das Auftreten von Fehlern, damit Sie weniger Zeit mit deren Berichtigung verbringen und sich auf strategisch wichtigere Arbeiten mit Mehrwert konzentrieren können.

Durch Workflowautomatisierung lassen sich sogar papierhafte Geschäftsprozesse wie Bestandsbestellung oder Beantwortung von Genehmigungsanfragen digitalisieren und optimieren. Sämtliche wiederkehrende manuelle Arbeiten können im Zuge der Automatisierung von Workflows verbessert werden.

In fünf Schritten zu einer effektiven Workflowautomatisierung

Mit der richtigen Software verläuft die Automatisierung manueller Tätigkeiten problemlos und ist mit einem großen Nutzen verbunden. Damit Sie ineffiziente händische Arbeiten abschaffen und die Arbeitsweise im Unternehmen verändern können, müssen Sie zuerst herausfinden, welche Arbeiten zulasten der Effizienz gehen und welche Automatisierungsoptionen es gibt. Anschließend müssen Sie die Anwendung einführen, die Mitarbeiter darin schulen und den Erfolg messen.

Automatisieren Sie Ihre Workflows in diesen fünf Schritten:

  1. Prozesse auswählen: Suchen Sie nach ineffizienten, übertrieben komplizierten oder zu teuren Prozessen, erstellen Sie davon eine Rangliste, und wählen Sie die Prozesse aus, die am ehesten automatisiert werden sollten.
  2. Sich informieren: Wie haben andere Unternehmen ähnliche Abläufe automatisiert? Überlegen Sie, welche Möglichkeiten Sie haben, um automatisierte Workflows zu entwickeln und umzusetzen. Sind dafür IT-Experten erforderlich oder können auch allgemeine Entwickler aus dem Unternehmen mit einem codearmen Automatisierungstool eigene leistungsstarke automatisierte Workflows entwickeln?
  3. Veränderungen und Akzeptanz fördern: Nach Einführung der neuen Workflows müssen diese im gesamten Unternehmen angewendet werden. Je mehr Mitarbeiter automatisierte Workflows einsetzen, desto höher ist die Effektivität.
  4. Mit Mitarbeitern kommunizieren und diese schulen: Sorgen Sie dafür, dass im Unternehmen bekannt ist, dass neue Tools zur Erleichterung der Arbeit eingeführt werden. Schulen Sie die Mitarbeiter in der Anwendung der Tools, und stellen Sie die zugehörige Dokumentation zur Verfügung.
  5. Beurteilen und optimieren: Messen Sie umgehend den Erfolg der neuen Prozesse. Indem Sie vorab festgelegte Leistungskennzahlen nachverfolgen, wird die Wirkung automatisierter Workflows klar, und Sie können geeignete Feinabstimmungen vornehmen.

Bestleistungen durch Software zur Workflowautomatisierung ermöglichen

Nachdem Sie jetzt wissen, was Workflowautomatisierung ist, überlegen Sie, wie Sie das Prinzip umsetzen können und welchen Nutzen Sie davon haben. Die einfachste Möglichkeit, Workflows im Unternehmen zu automatisieren, ist eine entsprechende Software oder einen entsprechenden cloudbasierten Dienst einzuführen.

Die richtigen Mitarbeiter fördern

Bei diesen Technologien obliegt die Entwicklung innovativer Workflows den Menschen, die sich mit Ihrem Unternehmen am besten auskennen, das heißt, Ihren Mitarbeitern. Diese wissen aus erster Hand, welche Abläufe durch eine Automatisierung beschleunigt und verbessert werden können. Das muss nicht schwer sein. In den meisten Unternehmen kann jeder Mitarbeiter mit codearmer oder codefreier Automatisierungstechnologie leistungsstarke Workflows schaffen.

Wichtig ist eine Lösung zur Workflowautomatisierung, die intuitiv, einfach und vielseitig in der Anwendung ist. Im Idealfall entscheiden Sie sich für eine Technologie mit voreingestellten Konnektoren, mit denen sich diverse Anwendungen in Ihre Workflows einbinden lassen.

Eine andere Möglichkeit zur Optimierung geschäftlicher Abläufe ist die Verwendung einer codearmen App-Entwicklungstechnologie, mit der Entwickler, normale Geschäftsanwender und Führungskräfte Die mobilen Apps entwickeln, auf die es ankommt ohne Abhängigkeit von professionellen Entwicklern in Verbindung bleiben, produktiv arbeiten und Geschäftschancen nutzen können.

Workflows in der Cloud

Vergessen Sie nicht, dass cloudbasierte Automatisierungstools lokalen Bereitstellungen im Hinblick auf Skalierbarkeit und Sicherheit überlegen sind. Auch sollte Software zur Workflowautomatisierung mit den vorhandenen Geschäftsanalysetools kompatibel sein, damit sich die Leistung der automatisierten Workflows überwachen lässt.

Und schließlich können Ihre Mitarbeiter mit einer Software zur Automatisierung, die mit mobilen Funktionen ausgestattet ist, Workflows von überall aus und jederzeit sicher automatisieren.

So funktioniert es

Bei der Automatisierung von Abläufen legen Benutzer einen Auslöser für eine Reihe von Handlungen fest. Wird beispielsweise ein neuer Mitarbeiter eingestellt, kann ein automatisierter Workflow erstellt werden, mit dem diesem neuen Mitarbeiter umgehend eine E-Mail zur Begrüßung gesendet wird und er in der Ausfüllung der richtigen Einstellungsunterlagen angeleitet wird.

Die Reihe der Tätigkeiten, die zur Erfüllung gängiger geschäftlicher Abläufe erforderlich sind, wird von den Benutzern festgelegt. Anschließend führt der automatisierte Workflow die zugewiesenen Handlungen dann aus, wenn der Auslöser erfolgt.

Bessere Arbeitsweisen finden

Geben Sie mit Microsoft Power Automate allen Mitarbeitern die Möglichkeit, automatisierte Lösungen einzusetzen, um den Arbeitstag optimal zu nutzen. Mithilfe von Flows (in Power Automate als Workflowautomatisierung bezeichnet) können sich Mitarbeiter von wiederkehrenden und zeitaufwendigen lästigen Arbeiten befreien und ein stärker strategisch ausgerichtetes und dynamisches Arbeitsumfeld schaffen.