Warum Unternehmen RPA-Tools einsetzen

Was ist ein RPA-Tool?

Dieser unter der Bezeichnung „Robotergesteuerte Prozessautomatisierung (RPA)“ bekannte Ansatz bedient sich Softwarebots, um Interaktionen zwischen Menschen in einer grafischen Benutzeroberfläche (GUI) nachzubilden und wiederholt auftretende manuelle Aufgaben zu automatisieren. Das spart Zeit, Mühe und Kopfzerbrechen. Ein RPATool ist eine Software, mit der sich Workflows definieren und Bots konfigurieren lassen, um vorgegebene Aufgaben in einer logischen Reihenfolge durchzuführen. Roboter können in einer grafischen Benutzeroberfläche beliebige aus mehreren Schritten bestehende Abläufe schneller und fehlerfrei erledigen. Aus diesem Grund lassen sich mit der robotergesteuerten Prozessautomatisierung händische und fehleranfällige Arbeiten beschleunigen, damit sich die Mitarbeiter Aufgaben mit einem höheren Mehrwert widmen können.

So kann beispielsweise die Personalabteilung mithilfe eines RPA-Tools die Verarbeitung von Urlaubsanträgen automatisieren. Statt eines Mitarbeiters, der die einzelnen Anträge in jeweils fünf Minuten bearbeitet, könnte ein RPA-Bot die Daten aus dem ERP-System des Unternehmens extrahieren und die Anträge schneller und vor allem fehlerfrei in ein anderes System überführen, selbst wenn dieses keine API hat.

Die von einem RPA-Tool erstellten Roboter können vorab festgelegte Handlungen durchführen und durch Kopieren digitaler Informationen von Digitalanzeigen (Auslesen von Texten aus Computerbildschirmen) oder über eine API mit anderen Systemen interagieren. Sie könnten ein RPA-Tool beispielsweise im Unternehmen einsetzen, um Bots zu entwickeln, die sich bei Anmeldungen anmelden, Dateien und Ordner bearbeiten, Inhalte kopieren und einfügen, Formulare ausfüllen, mit strukturierten Daten arbeiten und sogar mit anderen Anwendungen interagieren.

Die Vorteile von RPA-Tools

Unternehmen, die ein RPA-Tool einführen, profitieren von einigen oder allen der nachstehenden Vorteile:

• Besserer Einsatz von Mitarbeitern: RPA befreit Mitarbeiter von wiederkehrenden Aufgaben ohne großen Mehrwert, wie zum Beispiel Dateneingaben, damit sie sich Tätigkeiten widmen können, die mit einem größeren Mehrwert für das Unternehmen verbunden sind.
• Bessere Berührungspunkte mit Kunden: Dient RPA für Prozesse mit Kundenkontakt, verbessert sich durch die höhere Effizienz auch die Kundenerfahrung und die Kundenbindung.
• Weniger Kosten: RPA-Bots erledigen die Arbeit ihrer menschlichen Kollegen zu einem Bruchteil der Kosten.
• Verbessere Analysen, um Informationen zu Ihrem Workflowmanagement zu gewinnen: Jeder Bot generiert eine Protokolldatei seiner Aktivitäten, damit Sie überprüfen können, ob er effizient funktioniert.
• Bessere Skalierbarkeit: Es ist schlicht unmöglich, ein Team aus Mitarbeitern so zu skalieren wie Umfang und Reichweite einer Gruppe automatisierter Bots. Mit RPA-Software können Bots spielend leicht dupliziert und dann so programmiert werden, dass sie eine ähnliche, aber geringfügig andere Reihe an Abläufen durchführen.
• Mehr Sicherheit: RPA-Bots vergessen niemals, sich abzumelden. Sie können mit einem Zeitlimit programmiert werden, damit Ihre Systeme zu einer gewünschten Zeit nicht mehr zugänglich sind. Das verringert die Anfälligkeit für Hackerangriffe.

Wie schneiden RPA-Tools im Vergleich zu anderen Lösungen zur Prozessautomatisierung ab?

Wenn Sie wissen möchten, welchen Vorteil RPA-Tools im Vergleich zu anderen Lösungen zur Workflowautomatisierung haben, sollten Sie den Unterschied zwischen Automatisierung und RPA kennen. Workflowautomatisierung nutzt Technologie, mit der die manuellen Prozesse eines geschäftlichen Ablaufs verringert werden. Nach wie vor bedarf es aber einer Person, die den Prozess abschließt. RPA-Tools erstellen Roboter, die über die grafische Benutzeroberfläche funktionieren, damit kein Mitarbeiter eingreifen muss. Es kann sich hierbei um überwachte Abläufe handeln, bei denen die Aufgaben durch Mitarbeiter initiiert werden müssen, oder um unbeaufsichtigte Prozesse, die komplett alleine ablaufen.

Für RPA-Tools ist wenig bzw. gar kein Code erforderlich, und weil die Bots dieselbe Infrastruktur und dieselben Lösungen nutzen, die auch die Mitarbeiter verwenden, muss die zugrundeliegende Architektur nicht verändert werden. Bei RPA-Lösungen sind Geschäftsanwender der Antriebsfaktor. Tatsächlich richten sich manche RPA-Lösungen an Citizen Developer, das heißt, Mitarbeiter ohne technologisches Fachwissen. Diese automatisieren die händischen Tätigkeiten aus ihrem Arbeitsalltag. Mit wenig oder sogar ohne jedweden IT-Aufwand können Sie Vorgänge optimieren und die Mitarbeiterzufriedenheit verbessern, ohne die Kosten einer traditionellen Entwicklung tragen zu müssen.

RPA unterscheidet sich von herkömmlichen Tools zur Prozessautomatisierung außerdem wie folgt:

• Bei herkömmlichen Automatisierungsprozessen kann es erforderlich sein, die technologische Infrastruktur ganz oder teilweise zu verändern. RPA-Bots funktionieren und interagieren in der grafischen Benutzeroberfläche mit anderen Systemen genauso wie ihre menschlichen Kollegen.
• RPA-Bots sind flexibel genug, Prozesse für mehrere Anwendungen zu automatisieren.
• Weil sich RPA-Bots für wiederkehrende allgemeine Tätigkeiten wie Dateneingaben eignen, lassen sie sich einfacher skalieren und aktualisieren als eine Workflowlösung, die für einen einzelnen Prozess entwickelt wurde.

Zwar liefert RPA-Software einen Mehrwert, indem sie die Effizienz wiederkehrender regelbasierter Abläufe verbessert, dennoch sollten Sie manche Prozesse Ihren Mitarbeitern überlassen. Das sind in der Regel Prozesse mit vielen unstrukturierten Daten oder grafischen Informationen sowie Abläufe, die von sich schnell verändernden Parametern abhängen. Um diese kümmern sich am besten Ihre kreativ veranlagten Mitarbeiter.

RPA heute und in Zukunft

Weil Unternehmen momentan erste Erfahrungen mit RPA-Software sammeln und direkt von den damit verbundenen Vorteilen profitieren, ist RPA derzeit in aller Munde. Aber wie andere Technologien auch, ist RPA aufgrund der wechselhaften Unternehmensanforderungen Anpassungen und Veränderungen unterworfen. So könnten sich RPA-Tools mitunter weiterentwickeln:

• Engere Einbindung in KI: Im Zuge der Weiterentwicklung von RPA finden Unternehmen sehr wahrscheinlich neue Möglichkeiten, RPA mit modernen Technologien wie KI, maschinellem Lernen oder gar dem Internet der Dinge (Internet of things, IoT), zu kombinieren. Manche Unternehmen tun dies bereits. Bei der Hyperautomatisierung, die auch als intelligente Automatisierung bezeichnet wird, wird die Art von Tätigkeiten erweitert, die RPA-Tools durchführen können, und es lassen sich zahlreiche komplexe Aufgaben automatisieren.
• Komplexere Automatisierungen: Unternehmen automatisieren mit RPA allerlei täglich anfallende Arbeiten. Durch die Kombination mit KI und maschinellem Lernen aber entstehen vollkommen neue Strukturierungsmöglichkeiten. So verwenden Unternehmen RPA-Tools derzeit beispielsweise zur Digitalisierung von Dokumenten. RPA-Tools, die zudem KI nutzen, könnten hingegen auch die Inhalte dieser Dokumente verstehen und diese effizient und fehlerfrei klassifizieren.
• Günstiger und besser zugänglich: Als RPA-Tools erstmalig am Markt aufkamen, waren sie schwer zu bekommen und mitunter sehr teuer. Nachdem die Nachfrage danach aber gestiegen ist, bieten nun mehrere Unternehmen RPA-Software an. Je mehr Optionen erhältlich sind, desto wahrscheinlicher werden die Preise fallen und die Wettbewerbsfähigkeit der Funktionen zunehmen.

Hauptfunktionen von RPA-Software

Auf dem Markt sind inzwischen viele RPA-Tools mit ganz unterschiedlichen Funktionen erhältlich. Ein gutes RPA-Tool sollte zumindest folgende Grundeigenschaften und -funktionen haben:

• Interoperabilität: Die RPA-Software muss mit Ihren vorhandenen Desktop- und Webanwendungen und anderen Softwareprogrammen funktionieren. Sie muss sich außerdem mit System-APIs verbinden lassen und muss in Datenbanken schreiben bzw. daraus lesen können.
• Datenzuwachs: Die Software muss Daten aus Websites und sozialen Netzwerken extrahieren können.
• Verschiedene Datentypen verarbeiten: Entscheidend ist, dass die Software Daten extrahieren, eingeben und aus mehreren Quellen kombinieren sowie bedingte Anweisungen wie „as if“ und „else if“ befolgen kann.
• Programmierschnittstellen: Wichtig ist eine Programmierschnittstelle. RPA-Software kann intelligente oder kognitive Funktionen zur Konfiguration von Bots bereitstellen, um Entscheidungen zu treffen und den Unternehmensbetrieb effizienter zu gestalten. Beispielsweise können Bots IT-Supporttickets abarbeiten und den IT-Mitarbeitern dadurch Verwaltungsaufgaben abnehmen, damit diese sich mit anderen Vorhaben beschäftigen können. Einige Software-Optionen umfassen auch codefreie Verfahren zur Bot-Konfiguration, allerdings sollten alle RPA-Tools mit verschiedenen Arten von Anwendungen, E-Mails, Dateien und Ordnern zurechtkommen.

Eine RPA-Software auswählen und damit arbeiten

Denken Sie bei der Beurteilung der möglichen RPA-Tools an Diese Arten von Prozessen können Sie automatisieren. Jedes RPA-Tool ist mit unterschiedlichen Steuerelementen und Befehlen ausgestattet, die sein Funktionsspektrum bestimmen. Achten Sie daher darauf, dass die Funktionen auch zu Ihren Automatisierungszielen passen. Suchen Sie auch nach wiederverwendbaren Komponenten, und stellen Sie sicher, dass die Bots in den Bestandssystemen problemlos funktionieren.

Beachten Sie bei der Auswahl einer geeigneten RPA-Software für Ihr Unternehmen folgende Kriterien:

• Anwenderfreundlich: RPA-Software muss so einfach in der Anwendung sein, dass auch jemand mit nur geringen Programmierkenntnissen die Automatisierung erstellen und dann einen Workflow in der Software konfigurieren kann. Es gibt auch codearme RPA-Angebote, mit denen Citizen Developer ohne IT-Fachwissen ihre Abläufe automatisieren können. Für welche Software Sie sich auch immer entscheiden – sie sollte mit erweiterbaren Befehlen, Assistenten und grafischen Benutzeroberflächen ausgestattet sein.
• Vielseitig: Sie sollten mit der Software benutzerdefinierte Funktionen konfigurieren können, ohne dass der Anbieter dafür zusätzliche Gebühren verlangt. Außerdem sollte die Software bei gleichbleibender Leistung verschiedene Anwendungsfälle handhaben können und mit verschieden großen Datenmengen zurechtkommen.
• Skalierbar: RPA-Software muss schnell skaliert werden können, um den betrieblichen Anforderungen und Aktualisierungen des Unternehmens gerecht zu werden. Ferner müssen mit der Software mehrere Bots und Workflows ausgeführt werden können.

RPA in verschiedenen Branchen

Alle Arten von Unternehmen profitieren in irgendeiner Art und Weise von RPA-Software. Im Gesundheitswesen beispielsweise können mit RPA Termine vereinbart, Patientendaten eingegeben, Reklamationen abgewickelt und Abrechnungen verarbeitet werden. Auch andere Branchen verändern mit RPA ihre Prozesse zum Positiven:

• Einzelhandel: Bestellungen aktualisieren, Produkte verschicken und Lieferungen verfolgen
• Telekommunikation: Überwachen, Betrugsdaten verwalten, Kundendaten aktualisieren
• Bankwesen: Arbeitseffizienz, Datengenauigkeit und Sicherheit verbessern
• Versicherungen: Arbeitsvorgänge verwalten, Kundendaten eingeben, Anwendungsausführung unterstützen
• Fertigung: Lieferkettenprozesse unterstützen, Material abrechnen, Kundendienst und -support sowie Verwaltung

Die Grenzen von RPA-Tools

RPA-Software ist eindeutig mit vielerlei Vorteilen verbunden, hat aber auch ihre Grenzen. Obwohl die Technologie zunehmend erweitert wird, funktioniert sie nach wie vor am besten zusammen mit anderen Technologien. Bisher ist RPA keine allumfassende Lösung, mit der alle betrieblichen Probleme gelöst werden können.

Momentan ist RPA eine regelbasierte Technologie, die sich am besten für strukturierte Daten oder Informationen eignet, die einem vorab festgelegten Datenmodell folgen. Damit RPA erfolgreich angewendet werden kann, müssen die Bots entsprechend der von ihnen erwarteten Tätigkeit programmiert werden. Sie funktionieren dann nur im Rahmen dieser Parameter. Sofern Sie die RPA-Lösung nicht mit KI oder maschinellem Lernen kombinieren, kann sie nur die Regeln befolgen, die Sie zuweisen, nicht aber die Inhalte verstehen oder auslegen, auf die sie zugreift.

Damit ein RPA-Tool Informationen aus Rechnungen oder anderen Papierdokumenten verarbeiten kann, müssen diese Dokumente alle das gleiche Format haben. Das Tool kann keine Dateien verarbeiten, die von diesem Format abweichen. Daher eignen sich RPA-Tools nicht für unstrukturierte Daten oder Informationen, die keinem vorab festgelegten Datenmodell folgen.

Zudem lernen RPA-Tools weder dazu noch passen sie sich an. Wenn sich Ihre Geschäftsabläufe ändern, müssen die Bots neu programmiert werden, damit sie mit den neuen Prozessen funktionieren. Das kann zeitaufwändig sein. Ist das RPA-Tool nicht kompatibel mit den neuen Abläufen, waren die Investitionen diesbezüglich eventuell nur von geringem Nutzen. Um dieses Problem zu vermeiden, überlegen Sie vor der Einführung eines RPA-Tools, wie wahrscheinlich es ist, dass sich Ihre Prozesse und Technologien ändern.

Mehr Erfolg mit RPA-Tools

Wie bei allen Technologien hängt der Erfolg der RPA-Software davon ab, wie sie eingesetzt wird. Ein im Prinzip dysfunktionaler Ablauf lässt sich auch mit den besten Tools nicht reparieren. Suchen Sie die zu automatisierenden Tätigkeiten daher sorgfältig aus. An geeigneter Stelle mit einem klaren und messbaren Ziel angewandt, kann ein geeignetes RPA-Tool neue Maßstäbe in Sachen Effizienz in Ihrem Unternehmen setzen. Beachten Sie bei der Nutzung von RPA-Technologien zur Automatisierung von Abläufen die folgenden bewährten Vorgehensweisen:

• Den zu automatisierenden Prozess prüfen: Überprüfen Sie alle Betriebsabläufe, um herauszufinden, welche Tätigkeiten für RPA am besten geeignet sind. Denken Sie daran, dass RPA-Tools Informationen im Allgemeinen nicht verstehen. Sofern Sie also keine KI einbinden möchten, entscheiden Sie sich für einen Ablauf mit klar definierten Parametern und bei dem nur wenig Eingriffe oder die Kontrolle durch einen Anwender erforderlich sind, wie zum Beispiel Terminplanung oder Rechnungsverarbeitung. Manche Software, wie beispielsweise Microsoft Power Automate, bietet Möglichkeiten, um geeignete Prozesse für eine Automatisierung zu ermitteln an.
• Das richtige Tool aussuchen: Nachdem Sie entschieden haben, welche Prozesse automatisiert werden sollen, suchen Sie die Tools heraus, die sich für diese Art von Arbeit am besten eignen. Alle Tools haben ihre Vor- und Nachteile. Bedenken Sie bei Ihrer Auswahl daher Funktionsspektrum, Preis, Anwenderfreundlichkeit und wie gut sie zusammen mit der vorhandenen Software funktionieren.
• Mitarbeiter schulen: Indem Sie die Mitarbeiter in der Anwendung des RPA-Tools – und schließlich auch in seiner Änderung oder Pflege – schulen, sorgen Sie dafür, dass das Tool seinen Mehrwert behält und schnell im gesamten Unternehmen Verwendung findet.
• Ergebnisse messen: Überwachen Sie vor und nach der Implementierung wichtige Leistungsindikatoren (KPIs), wie die Mitarbeiterproduktivität, die Genauigkeit der Datenerfassung und die Anzahl der vereinbarten Termine oder verarbeiteten Dokumente. Verbessern sich die KPIs nach der Implementierung nicht, kann dies darauf hindeuten, dass Sie die falschen Abläufe ausgewählt oder den Bots die falschen Parameter zugewiesen haben.