Was ist intelligente Dokumentenverarbeitung?
Daten haben einen gewissen Sättigungspunkt erreicht. Unternehmen verfügen heute oft über so viele Daten, dass wertvolle Informationen und Rauschen nur schwer zu unterscheiden sind. Riesige Datenmengen nach umsetzbaren Erkenntnissen zu durchsuchen, kann kostspielig und zeitaufwändig sein. Hier kommt die intelligente Dokumentenverarbeitung oder IDP ins Spiel.
Intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP) ist eine Technologie zur Workflowautomatisierung, die aus großen Datenströmen aussagekräftige Informationen scannt, liest, extrahiert, kategorisiert und in übersichtlichen Formaten strukturiert. Die Technologie kann viele verschiedene Arten von Dokumenten verarbeiten: Papiere, PDFs, Word-Dokumente, Tabellenkalkulationen und zahlreiche andere Formate. Die Hauptfunktion von IDP besteht darin, wertvolle Informationen aus großen Datensätzen ohne menschliche Eingabe zu extrahieren.
Die teilweise Automatisierung der Dokumentenverarbeitung durch IDP bietet mehrere Vorteile. Durch künstliche Intelligenz kann IDP die Notwendigkeit manueller Dateneingabe und -verarbeitung beseitigen. Dies beschleunigt nicht nur die Datenverarbeitung, sondern senkt auch die damit verbundenen Kosten – während gleichzeitig menschliche Fehler reduziert werden, um die Effizienz zu steigern.
Moderne Organisationen verfügen in der Regel über große Mengen dreier Datentypen: strukturierte, unstrukturierte und halbstrukturierte Daten. Strukturierte Daten werden von menschlichen Datenverarbeitern organisiert und leichter gelesen. Unstrukturierte Daten hingegen sind zeitaufwändig in der Verarbeitung und Analyse. Halbstrukturierte Daten liegen dazwischen. Lösungen zur intelligenten Dokumentenverarbeitung sind in der Lage, die Datenverarbeitung für strukturierte, unstrukturierte und halbstrukturierte Daten zu automatisieren.
Wie funktioniert die intelligente Dokumentenverarbeitung?
Die intelligente Dokumentenverarbeitung umfasst nur wenige Schritte.
Bei der intelligenten Dokumentenerkennung verwendet IDP zunächst komplexe Deep-Learning-KI-Technologie, um Dokumente zu scannen und zu klassifizieren. Diese Technologie kann in bis zu 190 Sprachen trainiert werden und ist in der Lage, Dokumente ähnlich wie ein Datenverarbeiter zu lesen und zu interpretieren.
Nach der Klassifizierung der Daten beginnt eine intelligente Software zur Dokumentenautomatisierung damit, die für Ihr Unternehmen wertvollen Daten zu extrahieren. Die Extraktion erfolgt durch kognitive KI-Technologien, die bestimmte Datenelemente aus dem größeren Dokument identifizieren. IDP organisiert dann die relevanten Daten und präsentiert sie in einem übersichtlichen Format.
Wenn Ihr Unternehmen über große Mengen an strukturierten, halbstrukturierten oder unstrukturierten Daten verfügt, ist die intelligente Dokumentenverarbeitung im Rahmen Ihrer Geschäftsprozessverwaltungs-Strategie eine erwägenswerte Investition.
Vorteile der intelligenten Dokumentenverarbeitung
Die intelligente Dokumentenverarbeitung optimiert nachweislich Geschäftsprozesse und steigert die Teameffizienz. Nachfolgend werden einige der wichtigsten Vorteile der Automatisierung Ihrer Dokumentenverarbeitung aufgeführt:
- Verbessern Sie die Genauigkeit der Verarbeitung mit der intelligenten Dokumentenverarbeitung. Die Fehlerquote bei menschlichen Datenverarbeitern ist viel höher als bei IDP.
- Senken Sie die Kosten der Dokumentenverarbeitung, indem Sie einige Arbeitsabläufe automatisieren. Im Durchschnitt kostet die manuelle Dokumentenverarbeitung 6 bis 8 Dollar pro Dokument. Bei der automatisierten Dokumentenverarbeitung sind die Kosten pro Dokument erheblich niedriger.
- Steigern Sie die Produktivität von Mitarbeitern indem Sie ihnen die Möglichkeit bieten, effektivere Arbeit zu leisten. Wenn Mitarbeiter nicht mehr stumpfsinnig zeitintensive Dokumente bearbeiten müssen, können sie ihre Aufmerksamkeit auf andere Dinge richten.
Was ist der Unterschied zwischen intelligenter und automatisierter Dokumentenverarbeitung?
Die automatisierte Dokumentenverarbeitung ist eine verwandte Technologie, die sich jedoch sehr von IDP unterscheidet. Die automatisierte Dokumentenverarbeitung dient in erster Linie der Digitalisierung von Papierdokumenten. Durch die Erstellung digitaler Kopien von Papierdokumenten können diese indexiert und in einer Datenbank durchsucht werden. Dies ist entscheidend für Organisationen wie die DMV, die auf Papierdokumentation angewiesen sind, aber ihre Daten digitalisieren müssen.
Intelligente Dokumentenverarbeitung ist eine Software für die Verwaltung von Geschäftsprozessen, die Papierdokumente digitalisieren und indizieren kann. Sie geht jedoch noch einige Schritte weiter, indem sie wertvolle Informationen und Erkenntnisse aus den Daten in Papierdokumenten (oder anderen Arten von Dokumenten) herausfiltert, anstatt nur den computergestützten Zugriff darauf zu ermöglichen.
Auswählen einer Softwarelösung zur intelligenten Dokumentenverarbeitung
Die Auswahl der besten Software zur intelligenten Dokumentverarbeitung für Ihr Unternehmen erfolgt in mehreren Schritten.
- Der erste Schritt bei der Auswahl eines IDP besteht darin, die Datenverarbeitungsanforderungen Ihres Unternehmens zu ermitteln. Sind die Daten eher strukturiert oder eher unstrukturiert? In welchem Format liegen die meisten Daten vor? Wie groß ist der Anteil der Datenverarbeitung, den Sie automatisieren möchten?
- Als Nächstes sollten Sie prüfen, welche Daten sich ideal für die intelligente Dokumentenverarbeitung eignen. Überlegen Sie, wie zeitaufwändig die Verarbeitung der einzelnen DataSets ist und welches DataSet Ihrem Unternehmen am meisten Nutzen bringen würde, wenn es automatisiert würde. Die Dokumente, deren manuelle Verarbeitung am längsten dauert, können gute Kandidaten für IDP sein.
- Nachdem Sie die zu automatisierenden Dokumentenverarbeitungsworkflows ermittelt haben, können Sie sich für eine Software zur intelligenten Dokumentenverarbeitung entscheiden. Sie sollten Ihre Entscheidung auf Grundlage des Automatisierungsbedarfs und der Anforderungen Ihres Unternehmens an die automatisierte Dokumentenverarbeitung treffen. Nachfolgend finden Sie einige Fragen, die für Ihre Entscheidung hilfreich sein können:
- Wie schnell lässt sich die Lösung zur intelligenten Dokumentenautomatisierung implementieren?
- Wie pflegeleicht ist die Software?
- Welchen Grad an Support bietet das Softwareunternehmen für seine Dienste zur intelligenten Dokumentenautomatisierung?
- Kann die intelligente Dokumentenerkennungstechnologie in der Software alle Dokumente lesen, die in Ihrem Unternehmen verarbeitet werden?
- Wird die Genauigkeit der Software Ihre Fehlerquote signifikant verbessern?
Anwendungsfälle für intelligente Dokumentenverarbeitung
IDP wird branchenübergreifend eingesetzt. Unten werden einige Anwendungsfälle für die intelligente Dokumentenverarbeitung aufgeführt:
- Finanzabteilungen können Kreditorenfunktionen wie die Rechnungsverarbeitung automatisieren.
- Personalabteilungen sind in der Lage, Lebensläufe zu verarbeiten, Mitarbeiter zu überprüfen und Mitarbeiterbefragungen und andere HR-Daten mit IDP zu verarbeiten.
- Regierungsbehörden verwalten Genehmigungen, stellen elektronische Dokumente aus und bearbeiten Anträge mit einer Software zur intelligenten Dokumentenverarbeitung.
- Versicherungsunternehmen nutzen die automatisierte Dokumentenverarbeitung, um Ansprüche zu bearbeiten, Betrug zu erkennen, Versicherungspolicen zu prüfen und die Dokumentenverarbeitung Ihres Unternehmens zu beschleunigen.
- Anwaltskanzleien können rechtsrelevante Daten mit IDP genauer verarbeiten, archivieren und verwalten als mit der manuellen Dokumentenverarbeitung.
Dies sind nur einige Bereiche, in denen die intelligente Dokumentenverarbeitung zur Beschleunigung und Verbesserung von Datenverarbeitungsworkflows eingesetzt wird. Wenn Sie mit der richtigen Software arbeiten, bietet IDP für die meisten Unternehmen eine breite Palette von Anwendungen und Vorteilen.
Dokumentenverarbeitung mit Microsoft Power Automate automatisieren
Durch den Einsatz von intelligenter Dokumentenverarbeitung in Ihrem Unternehmen können Sie kostengünstig nützliche Daten aus Ihren Dokumenten gewinnen, ohne dass menschliche Fehler auftreten. IDP befreit Ihre Mitarbeiter von der mühsamen Verarbeitung großer Datenmengen und liefert aussagekräftige Data Insights in benutzerfreundlichen, übersichtlichen Formaten.
IDP ist nur eine der von Power Automate ermöglichten Workflowautomatisierungen, die sich wiederholende Aufgaben und die Arbeit effizienter machen. Mit Drag-and-Drop-Tools ohne Code kann Power Automate Sie dabei unterstützen, innovative Wege zur Erledigung von Aufgaben zu finden.
Häufig gestellte Fragen
Was ist intelligente Dokumentenverarbeitung?
Intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP) ist eine Technologie zur Workflowautomatisierung, die aussagekräftige Informationen aus großen Datenströmen scannt, liest, extrahiert und organisiert.
Wie funktioniert die intelligente Verarbeitung?
Die intelligente Dokumentenverarbeitung klassifiziert Dokumente mithilfe intelligenter Dokumentenerkennungstechnologie und verarbeitet die Daten dann mit der Mustererkennungstechnologie. Nach Verarbeitung eines Dokuments extrahiert die IDP-Software aussagekräftige Daten und stellt sie in einem zugänglichen Format zusammen.
Welche Vorteile bietet die intelligente Dokumentenverarbeitung?
Die intelligente Dokumentenverarbeitung erhöht nachweislich die Genauigkeit, Effizienz und Geschwindigkeit der Datenverarbeitung in Unternehmen aller Branchen.
Was ist der Unterschied zwischen intelligenter und automatisierter Dokumentenverarbeitung?
Die automatisierte Dokumentenverarbeitung dient in erster Linie der Digitalisierung von Papierdokumenten. Bei der intelligenten Dokumentenverarbeitung werden viele verschiedene Arten von Dokumenten vollständig verarbeitet und die relevanten Daten strukturiert – menschliche Datenverarbeiter sind überflüssig.
Wie implementiere ich eine Software zur intelligenten Dokumentenverarbeitung?
Die Implementierung intelligenter Dokumentensoftware beginnt mit einer Bewertung Ihrer Dokumentenverarbeitungsworkflows. Auf diese Weise stellen Sie fest, welche Dokumente automatisiert werden können. Sobald Sie diese kennen, ermitteln Sie die Workflows, die das höchste Maß an Genauigkeit erfordern, und beginnen die Automatisierung mit ihnen.
Was sind einige Anwendungsfälle für die intelligente Dokumentenverarbeitung?
Die intelligente Dokumentenverarbeitung kann branchenübergreifend eingesetzt werden, von Versicherungsunternehmen bis hin zu Regierungsbehörden, um die Verarbeitung vieler verschiedener Arten von Daten zu beschleunigen und zu verfeinern.