Was sind Tools zur Workflowautomatisierung?

Definition von Software zur Workflowautomatisierung

Software zur Workflowautomatisierung rationalisiert traditionell manuelle und mühsame Aufgaben, damit Unternehmen Zeit sparen, das Risiko menschlicher Fehler verringern und die Produktivität am Arbeitsplatz steigern können. Durch die Automatisierung von Prozessen können sich die Teams auf Projekte mit größerer Wirkung konzentrieren, anstatt sich wiederholende Aufgaben zu erledigen, und erhalten Einblick in die Arbeitsabläufe, um Chancen zu erkennen.

Workflowautomatisierung  unterstützt Unternehmen bei der Optimierung ihrer Prozesse auf vielfältige Weise:

• Automatisieren und Auslösen von Aufgaben.
• Verbesserung der Effizienz und Produktivität.
• Identifizieren von Bereichen für Prozessverbesserungen.
• Verwalten von Workflows und Überwachung der Leistung.
• Einrichten von Erinnerungen.
• Synchronisieren von Teams.
• Sammeln von verwertbaren Erkenntnissen.
• Optimieren der Ressourcennutzung.

Software zur Workflowautomatisierung wird auf der Grundlage von Datenquellen und einer Reihe von Regeln ausgeführt, um diese Daten zu verarbeiten und so menschliche Tätigkeiten abzubilden. Diese Workflow-Tools folgen in der Regel „Wenn/Dann-Anweisungen“ und arbeiten nach der Regel „Wenn A eintritt, dann mache B.“ Dieses regelbasierte Logiksystem umreißt die Aktionen, die auf ein Ereignis folgen sollten. Das spart Zeit und Geld und verringert das Risiko menschlicher Fehler.

Arten von Tools zur Workflowautomatisierung

Von der Dateneingabe über die Pflege von Kundenkontakten bis hin zur Buchhaltung – Workflow-Automatisierungstools sind darauf ausgelegt, den Arbeitsaufwand zu reduzieren und Prozesse zu optimieren. Dadurch werden die Zeit und die Ressourcen des Unternehmens maximiert, und die Mitarbeiter können sich auf wichtigere Projekte konzentrieren, die oft mehr Problemlösungen und kreatives Denken erfordern. Diese Bereiche kann auch die beste Workflowautomatisierung nicht ersetzen.

Software zur Workflowautomatisierung ist ein wichtiger Bestandteil von Geschäftsprozessmanagement (BPM), und es gibt verschiedene Tools, mit denen Sie Kernfunktionen in Ihrem Unternehmen optimieren und manuelle Aufgaben rationalisieren können. Einige Arten von Tools zur Workflowautomatisierung umfassen:

Projektmanagement

Die wohl bekannteste Form der Workflowautomatisierung sind Projektmanagement-Apps, die Menschen, Daten und andere Ressourcen miteinander verbinden, um Prozesse zu optimieren. Diese Art von Tools verbessert die Zusammenarbeit und hilft bei der Definition, Verwaltung und Verbesserung der Arbeitsergebnisse in verschiedenen Teams. Dank einer hohen Projekttransparenz und einer offenen Kommunikation werden die Prozesse letztendlich reibungsloser und effizienter ausgeführt.

Vertrieb und Marketing

Workflow-Tools für den Vertrieb und das Marketing erleichtern die Verwaltung der Daten von Interessenten und Kunden. Die besten Apps nutzen integrierte Analysen, um Ineffizienzen aufzudecken und Prozesse über mehrere Kanäle hinweg zu beschleunigen – von E-Mail und SMS bis hin zu sozialen Medien. Diese Automatisierungstools wiederholen nicht nur jedes Mal dieselbe Aufgabe; viele erstellen sogar Workflows, um maßgeschneiderte Marketinginhalte auf der Grundlage des Kundenverhaltens zu versenden.

Kundenservice

Workflow-Tools für den Kundenservice helfen bei der automatischen Zuweisung von Tickets an Live-Mitarbeitende beim Versenden von automatischen Antworten auf häufig gestellte Fragen und bei der automatischen Kennzeichnung von Tickets auf der Grundlage der gestellten Frage. Mit der Workflowautomatisierung im Kundenservice können Unternehmen mehr Kundenprobleme schneller lösen, sodass Live-Mitarbeiter für kompliziertere Probleme frei werden.

Finanzen

Tools zur Workflowautomatisierung im Finanzbereich helfen Unternehmen dabei, ihre Finanzprozesse zu organisieren und diese konform und konsistent zu halten. Diese Art von Workflows kann bei täglichen Vorgängen wie Budgetgenehmigungen, Rechnungsstellung, Kauf- und Ausgabenanträgen und Buchungen helfen.

Personalwesen

Workflow-Tools in der Personalabteilung helfen, die Dokumentation zu automatisieren und den administrativen Aufwand zu reduzieren, wodurch das Fehlerrisiko verringert und die Mitarbeiter besser unterstützt werden. Diese Art von Tools kann bei der Verwaltung von Neueinstellungen, Arbeitszeitnachweisen, Stellenausschreibungen und Urlaubsanträgen helfen, sodass die Mitarbeiter der Personalabteilung mehr Zeit haben, sich auf die wichtigen Aufgaben zu konzentrieren.

Wie profitiert Ihre Organisation von der Workflowautomatisierung?

Ganz gleich, ob Sie Prozesse im Finanzwesen, im Marketing oder in der IT automatisieren möchten, Workflowautomatisierungssoftware entlastet Sie von manuellen Aufgaben und spart Unternehmen viel Zeit, Ressourcen und Geld. Diese Workflow-Tools beschleunigen nicht nur die Abläufe in Ihrem Team, sondern helfen auch dabei, Zeit für die wichtigen Aufgaben freizumachen und zukünftige Entscheidungen zu treffen – als Teil einer größerenSoftware für die Verwaltung von GeschäftsprozessenLösung.

Vorteile von Tools zur Workflowautomatisierung

1. Weniger Fehler

   Die manuelle Dateneingabe ist mühsam und bietet Raum für kleine menschliche Fehler, die große Auswirkungen auf Ihr Unternehmen haben können – von Fehlern in der Buchhaltung bis hin zu falschen Rechnungen. Workflow-Software hingegen nutzt zentralisierte Echtzeitdaten, um Verwaltungsaufgaben auszuführen, und verringert so das Risiko kostspieliger Fehler.

2. Rationalisierte Prozesse

   Tools zur Workflowautomatisierung erhöhen die Transparenz von Prozessen, verringern Engpässe und sorgen dafür, dass Projekte in die gewünschte Richtung laufen. Da Zuweisungen und Folgeaufgaben automatisch zugeordnet werden können, ist die Leistung leichter zu verfolgen und zu verwalten, wodurch Verzögerungen im Prozess minimiert werden.

3. Verbesserte Produktivität

   Wenn mühsame und manuelle Aufgaben automatisiert werden, haben Teams mehr Zeit und Ressourcen, um sich auf wichtigere Projekte zu konzentrieren. Viele Apps zur Workflowautomatisierung verbessern auch die allgemeine Zusammenarbeit, sodass weniger Zeit mit dem Aufspüren von Informationen, dem Einholen von Genehmigungen oder dem Nachfassen bei der Kommunikation verschwendet wird.

4. Bessere Kommunikation

   Klar konzipierte Workflows und automatische Benachrichtigungen helfen den Mitarbeitern, auf dem gleichen Stand zu bleiben und ihre Rollen in einem Projekt zu verstehen. Außerdem wird die funktionsübergreifende Zusammenarbeit erleichtert und die Verantwortlichkeit für Aufgaben verbessert, sodass alle auf dasselbe Ziel hinarbeiten.

5. Tiefere Einblicke

   Ein wesentlicher Vorteil der Workflowautomatisierung ist die Berichterstattung in Echtzeit mit besserer Visualisierung. Die Verwendung von Datenanalysen zu Prozessen bedeutet, dass Unternehmen Leistungskennzahlen erfassen, Bereiche mit Chancen identifizieren und fundiertere Entscheidungen über ihre Abläufe treffen können.

So wählen Sie die besten Tools zur Workflowautomatisierung für Ihre Geschäftsanforderungen aus

Bei der Auswahl des besten Tools zur Workflowautomatisierung für Ihr Unternehmen ist es wichtig, zunächst Ihre aktuellen Prozesse zu analysieren, Engpässe zu ermitteln und zu verstehen, welche Teams die Tools verwenden werden. Sobald Sie ein besseres Verständnis Ihrer geschäftlichen Anforderungen haben, sollten Sie beim Vergleich verschiedener Lösungen auf die folgenden Merkmale achten:

• Eine benutzerfreundliche Oberfläche und einfache Navigation.
• KI und maschinelles Lernen für die intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP).
• Nahtlose Integrationen mit Tools von Drittanbietern und den von Ihnen tagtäglich genutzten Apps.
• Anpassbare Workflows.
• Cloud-basierte Funktionalität.
• Datenanalysen und Echtzeitberichte.
• Verbesserte Sicherheit und Schutz der Daten.
• Skalierbarkeit für sich steigernde Geschäftsanforderungen.

Beispiele für Tools zur Workflowautomatisierung im Einsatz

Der Zeitaufwand für einfache Prozesse wie das Beantworten von E-Mails, das Erstellen von Aufgaben oder das Kopieren von Daten aus einer Quelle in eine andere kann sich schnell summieren. Durch die Einrichtung automatisierter Workflows können Unternehmen jedoch ihre Effizienz drastisch steigern und den Wert ihrer Kernprozesse erhöhen – von Marketing über den Finanzbereich bis hin zum Personalwesen.

Einige Beispiele für Workflowautomatisierung im Einsatz sind:

• Automatisierte Nachfassaktionen und Antworten senden, nachdem ein Kunde ein Kontaktformular ausgefüllt hat.
• Versenden von Lead-Nurture-E-Mail-Sequenzen nach einem ausgelösten Ereignis.
• Automatische Rechnungsstellung an Kunden für monatliche Zahlungen.
• Erstellen von SLAs, um rechtzeitige Antworten auf dringende Probleme zu gewährleisten.
• Erstattung von Mitarbeiterausgaben.
• Senden von Erinnerungen für Fristen und Genehmigungen.
• Automatische Zuweisung von Aufgaben und Projekten an Teammitglieder.
• Einarbeitung neuer Mitarbeiter.
• Genehmigung von Urlaubsanträgen.