6 Vorteile durch die Automatisierung von Geschäftsprozessen

Was ist Geschäftsprozessautomatisierung?

In Ihrem Unternehmen werden große Datenmengen verarbeitet, und es fallen täglich zahlreiche Aufgaben an. Fehlerquoten, Verzögerungen und ineffiziente Systeme lassen sich dabei nur schwerlich verringern bzw. vermeiden. Die Automatisierung von Geschäftsprozessen ermöglicht es Ihnen, Workflows zu erstellen, zu verwalten und zu optimieren, die die Effektivität und Produktivität Ihrer Organisation steigern.

Bei der Geschäftsprozessautomatisierung werden täglich anfallende Geschäftsprozesse, die normalerweise manuell erfolgen, automatisiert. Von mehrstufigen Workflows bis hin zu einfachen Antworten an Kunden haben Sie mit BPA die Möglichkeit, wiederkehrende Arbeiten zu erledigen und schnell und effizient auf papierlose Prozesse umzustellen. Automatisiert werden somit Aufträge, die mit riesigen Mengen an Rohdaten und Dokumentation einhergehen, so wie beispielsweise bei der Produktentwicklung, im Vertrieb, im Personalwesen und anderen Bereichen. Mit Software für die Verwaltung von Geschäftsprozessen (BPMS) können Sie alle neuen Workflows verwalten, die mit der Geschäftsprozessautomatisierung erstellt werden.

Vorteile einer BPA-Lösung

Sobald klar ist, welche Prozesse automatisiert werden können und welche nicht, und wie ein dynamischer Workflow für das Team etabliert werden kann, können Sie das Potenzial von Automatisierungssoftware ausschöpfen. Durch die Automatisierung von Geschäftsprozessen kann Ihr Unternehmen von diesen sechs entscheidenden Vorteilen profitieren:

1. Mehr Effizienz und Produktivität. Mit einer Automatisierungslösung, die zur Vermeidung von Fehlern beiträgt, verringert sich die Fehlerquote in Ihrem Unternehmen umgehend, und durch den Wegfall lästiger und mühsamer manueller Arbeiten, die Ihre Mitarbeiter jeden Tag verrichten müssen, entfallen auch Aufgaben, die Engpässe verursachen. Zudem lassen sich Geschäftsprozesse, die auf höherer Ebene zwischen Geschäftsbereichen, Teammitgliedern und sämtlichen Mitarbeitern im Unternehmen stattfinden, beschleunigen.
2. Weniger Zeitaufwand, weniger Kosten. Durch Automatisierung spart Ihr Unternehmen auch Kosten und kann die Rentabilität steigern, insbesondere bei Teams, die Papierdokumente händisch bearbeiten. Weil bei der Automatisierung von Prozessen die internen Abläufe beschleunigt werden, sparen Sie Zeit und Geld im Zusammenhang mit den für diese Arbeiten erforderlichen Ressourcen. Außerdem können Sie die Mitarbeiter, die zuvor mit manuellen Aufgaben betraut waren, wichtigeren Arbeiten zuweisen.
3. Einfache Daten- und Dokumentverwaltung. Bei manuellen Prozessen können Mitarbeiter den Überblick über schriftliche Mitteilungen, Arbeitsmappen und andere Dokumente verlieren – egal ob gedruckt oder per E-Mail versendet – schnell verloren. Zudem geht das Verschieben von Informationen oder Berechnungen von einer Datenquelle in die nächsten mit einem größeren Fehlerrisiko und einem höheren Zeitaufwand einher. Bei der Prozessautomatisierung werden alle Ihre Dokumente und Daten an einem einzigen Ort gespeichert und können so schnell und problemlos aufgerufen werden. Das verbessert das Dokumentenmanagement spürbar.
4. Überblick und Transparenz. Sie müssen das Team nicht weiter unterstützen, denn Automatisierungslösungen ermöglichen die Umsetzung von bewährten Vorgehensweisen und Governance. Mithilfe von Datenerfassung, Berichterstellung und Analysefunktionen können Datendashboards erstellt werden, aus denen klar hervorgeht, woran jeder gerade arbeitet. Das trägt auch zu einer besseren Entscheidungsfindung bei.
5. Prozessstandardisierung und Compliance. Bei Automatisierungsprozessen gibt es strenge Richtlinien dafür, wer Änderungen vornehmen oder Dokumente aktualisieren darf. Ggf. aber halten sich Ihre Teammitglieder nicht immer daran. Mit BPA müssen Sie sich keine Sorgen um vergessene Schritte mehr machen, weil der Prozess bereits im System integriert ist. So können Sie eine effiziente digitale Workflowautomatisierung etablieren, mit der gewährleistet wird, dass die richtigen Informationen zum richtigen Zeitpunkt an die richtige Person weitergeleitet werden. Auf diese Weise kann das Unternehmen auch nachverfolgen, wer welche Daten verwendet. Dazu werden Name, Datum und Angaben zur Aufgabe protokolliert. Werden diese Informationen dokumentiert, ist dies außerdem beim Erstellen von Audit-Trails und Konformitätsnachweisen hilfreich.
6. Höhere Zufriedenheit von Mitarbeitern und Kunden. Weil sich viele tägliche Aufgaben problemlos und fehlerfrei erledigen lassen, werden Ihre Mitarbeiter der Einführung einer Lösung zur Prozessautomatisierung freudig entgegensehen. Automatisierungen schaffen eine reibungslose Arbeitsumgebung, in der Mitarbeiter ihr ganzes Potenzial entfalten können. Genehmigungen durch Manager erfolgen schneller, sodass sich die Mitarbeiter auf wichtigere Projekte konzentrieren können, die sie motivieren und zu guten Geschäftsentscheidungen führen. Ein weiteres Plus sind begeisterte Kunden, denn die profitieren von genaueren und konsistenteren Daten, was sich auch auf die Zufriedenheit mit dem Endprodukt oder den Ergebnissen auswirkt.