Hvad er værktøjer til automatisering af arbejdsprocesser?

Definition af software til automatisering af arbejdsprocesser

Software til automatisering af arbejdsprocesser strømliner traditionelt manuelle og kedelige opgaver og hjælper virksomhederne med at spare tid, reducere risikoen for menneskelige fejl og øge produktiviteten på arbejdspladsen. Når processer automatiseres, giver det teams mulighed for at fokusere på projekter med større betydning i stedet for på gentagne opgaver – og det giver synlighed i processer, så områder, der indeholder muligheder, kan identificeres.

Automatisering af arbejdsprocesser hjælper virksomheder med at forfine deres processer på flere måder gennem:

• Automatisering og udløsning af opgaver.
• Forbedring af effektivitet og produktivitet.
• Identificering af områder til procesforbedringer.
• Administration af arbejdsprocesser og overvågning af ydeevne.
• Konfiguration af påmindelser.
• Holde teams synkroniseret.
• Indsamling af handlingsrettet indsigt.
• Optimering af ressourceanvendelse.

Software til automatisering af arbejdsprocesser kører på kilder af data og et sæt af regler for at behandle de pågældende data på en måde, der efterligner menneskelig intelligens. Disse værktøjer til arbejdsprocesser følger typisk "hvis/så-sætninger" og arbejder efter en regel med "hvis A indtræder, så foretag B". Dette regelbaserede logiksystem beskriver de handlinger, der skal foretages efter en hændelse – hvilket sparer tid og penge og reducerer risikoen for menneskelige fejl.

Typer af værktøjer til automatisering af arbejdsprocesser

Når det gælder alt fra dataindtastning til pleje af kundeemner og bogføring, er værktøjer til automatisering af arbejdsprocesser designet til at reducere hastværk og optimere processer. Det hjælper med til at maksimere tid og ressourcer for virksomheden, så medarbejderne kan fokusere på projekter med større betydning, der ofte kræver mere problemløsning og kreativ tænkning – noget som selv den bedste software til automatisering af arbejdsprocesser ikke kan erstatte.

Software til automatisering af arbejdsprocesser er en vigtig bestanddel af styring af forretningsprocesser (BPM), og der findes adskillige værktøjer til at optimere kernefunktioner i organisationen og strømline manuelle opgaver. Nogle typer af værktøjer til automatisering af arbejdsprocesser omfatter:

Projektstyring

Den måske mest kendte type af værktøj til automatisering af arbejdsprocesser, nemlig apps til projektstyring hjælper med til at sammenkæde personer, data og andre aktiver for at optimere processer. Disse type værktøjer forbedrer samarbejdet og hjælper med til at definere, administrere og forbedre leveringen af arbejde på tværs af flere teams. Når synligheden af projektet er stor og kommunikationen er åben, kører processer mere problemfrit og effektivt.

Salg og marketing

Værktøjer til arbejdsprocesser i salg og marketing gør det lettere at administrere data fra kundeemner og kunder. De bedste apps bruger indbyggede analyser til at finde ineffektivitet og gøre processer hurtigere på tværs af flere kanaler – fra mail og SMS til sociale medier. Disse værktøjer til automatisering gentager ikke blot den samme opgave hver gang. Faktisk opretter mange arbejdsprocesser for at sende tilpasset marketingindhold på basis af kundens adfærd.

Kundeservice

Værktøjer til arbejdsprocesser i kundeservice hjælper med til at styre automatisk tildeling af anmodninger til helpdesk-medarbejdere, sender autosvar på almindelige spørgsmål og mærker automatisk anmodninger på basis af det stillede spørgsmål. Med automatisering af arbejdsprocesser til kundeservice kan virksomhederne løse kundeproblemer hurtigere – så live helpdesk-medarbejdere frigøres til mere komplicerede problemer.

Økonomi

Værktøjer til automatisering af arbejdsprocesser i økonomi hjælper virksomhederne med at de finansielle processer er organiserede, overholder angivne standarder og er konsistente. Disse typer arbejdsprocesser hjælper muligvis med daglige handlinger som budgetgodkendelser, fakturering, køb og anmodninger om udgifter samt bogføringsposter.

HR

Værktøjer til arbejdsprocesser i HR hjælper med til at automatisere dokumentation og skære ned på administrativ overvågning, reducere risikoen for fejl og give bedre support til medarbejderne. Disse typer værktøjer kan hjælpe styring af nyansættelser, timesedler, jobopslag og anmodninger om fravær – det giver medarbejderne i HR mere time til at fokusere på opgaver med høj værdi.

Hvordan er automatisering af arbejdsgange til fordel for organisationen?

Uanset om du ønsker at automatisere processer i økonomi, marketing eller it, så letter software til automatisering af arbejdsprocesser byrden af manuelle opgaver og giver virksomhederne en betydelig besparelse i tid, ressource og penge. Disse værktøjer til arbejdsprocesser gør ikke blot processerne hurtigere for dit team, de hjælper også med til at frigøre tid til det arbejde, der betyder mest, og viser retningen for fremtidige beslutningstagen – da de fungerer dom en del af en større software til styring af forretningsprocesser løsning.

Fordele ved værktøjer til automatisering af arbejdsprocesser

1. Færre fejl

   Manuel dataindtastning er kedelig og giver plads til små menneskelige fejl, der kan have stor indvirkning på organisationen – fra bogføringsunøjagtigheder til forkerte fakturaer. Software til arbejdsprocesser bruger i modsætning hertil centraliserede data i realtid til at køre administrative opgaver, hvilket reducerer risikoen for kostbare fejl.

2. Strømlinede processer

   Værktøjer til automatisering af arbejdsprocesser øger synligheden af processer, reducerer flaskehalse og sørger for at projekter fortsat bevæger sig i den rigtige retning. Da der kan ske automatisk tildeling af opgaver og opfølgninger, kan performance lettere spores og styres – hvilket minimerer forsinkelser i processen.

3. Forbedret produktivitet

   Når kedelige og manuelle opgaver automatiseres, har teams mere tid og flere ressourcer til at fokusere på projekter med større betydning. Mange apps til automatisering af arbejdsprocesser forbedrer også det generelle samarbejde – så der spildes mindre tid på at finde oplysninger, søge godkendelser eller følge op på kommunikation frem og tilbage.

4. Bedre kommunikation

   Klart designede arbejdsprocesser og automatiserede meddelelser hjælper medarbejderne med at så sammen og forstå deres rolle i et projekt. Det gør også samarbejde på tværs af funktioner lettere og forbedrer ansvarligheden for opgaver, så det sikres, at alle arbejder mod det samme mål.

5. Dybere indsigt

   Rapportering i realtid med bedre synlighed er en vigtig fordel ved automatisering af arbejdsprocesser. Anvendelsen af dataanalyse på processer betyder, at organisationer kan registrere målinger af ydeevne, identificere områder med muligheder og foretage mere kvalificerede beslutninger om deres handlinger.

Sådan vælger du de bedste værktøjer til automatisering af arbejdsprocesser til dine forretningsbehov

Når du skal vælge det bedste værktøj til automatisering af arbejdsprocesser til din organisation, er det vigtigt, at de nuværende processer først analyseres, flaskehalse udpeges, og at man gør sig klart, hvilke teams der skal bruge værktøjerne. Når du har en bedre forståelse af de forretningsmæssige behov, skal du se efter følgende funktioner, når du sammenligner forskellige løsninger:

• En brugervenlig grænseflade og en enkel navigation.
• AI og maskinel indlæring til intelligent dokumentbehandling (IDP).
• Problemfrie integrationer med tredjepartsværktøjer og de apps, du bruger i hverdagen.
• Arbejdsprocesser, der kan tilpasses.
• Cloudbaseret operabilitet.
• Dataanalyse og rapportering i realtid.
• Forbedret sikkerhed og databeskyttelse.
• Skalerbarhed med hensyn til forretningsmæssige behov.

Eksempler på brugen af værktøjer til automatisering af arbejdsprocesser

Den tid, der bruges på enkle processer som besvarelse af mails, oprettelse af opgaver eller kopiering af data fra én kilde til en anden, kan hurtigt løbe op. Men ved at indføre automatiserede arbejdsprocesser kan virksomheder få en drastisk forøgelse af effektivitet og føre værdi tilbage til kernehandlinger – lige fra marketing og økonomi til HR.

Nogle eksempler på automatisering af arbejdsprocesser omfatter:

• Afsendelse af automatiserede opfølgninger og svar, når en kunde udfylder en kontaktformular.
• Afsendelse af mailsekvenser, der plejer kundeemner, efter en udløst hændelse.
• Automatisk fakturering af kunder til månedlige betalinger.
• Oprettelse af SLA'er, der sikrer rettidige reaktioner på vigtige problemer.
• Refusion af medarbejdernes udgifter.
• Afsendelse af påmindelser om deadlines og godkendelser.
• Automatisk tildeling af opgaver og projekter til teammedlemmer.
• Onboarding af nye medarbejdere.
• Godkendelse af ferieanmodninger.