Derfor implementerer virksomheder RPA-værktøjer

Hvad er et RPA-værktøj?

Procesautomatisering med robotteknologi (RPA) bruger softwarerobotter til at efterligne menneskelig interaktion i en grafisk brugergrænseflade (GUI) for at automatisere gentagne og manuelle opgaver, så du kan spare virksomheden tid, kræfter og problemer. Et RPA-værktøj er et program til definition af arbejdsgange og konfiguration af robotter, der skal udføre angivne opgaver i en logisk rækkefølge. En robot kan udføre alle flertrinsprocesser, der finder sted i en GUI – hurtigere og uden fejl. Et værktøj til procesautomatisering med robotteknologi vil derfor hjælpe dig med at optimere manuelle arbejdsgange, hvor der er risiko for fejl, så medarbejderne kan arbejde med opgaver med højere værdi.

Din personaleafdeling kan f.eks. implementere et RPA-værktøj for at automatisere behandlingen af ferieanmodninger. I stedet for at en medarbejder bruger fem minutter på at behandle hver anmodning, kan en RPA-robot udtrække dataene fra virksomhedens ressourceplanlægningssystem og behandle anmodningen hurtigere til andre systemer – også dem, der ikke har API'er – og uden fejl.

De robotter, som et værktøj til procesautomatisering med robotteknologi opretter, kan bruges til at udføre tildelte handlinger og arbejde sammen med andre systemer ved at kopiere oplysninger fra digitale visninger (skærmudtræk) eller ved hjælp af API'er. Din virksomhed kan f.eks. bruge et RPA-værktøj til at oprette robotter, der logger på applikationer, manipulerer filer og mapper, kopierer og indsætter indhold, udfylder formularer, arbejder med strukturerede data og endog arbejder sammen med andre applikationer.

Fordelene ved at anvende RPA-værktøjer

Alle organisationer, der implementerer et RPA-værktøj, kan forvente at opleve nogle eller alle følgende fordele:

• Bedre udnyttelse af menneskelige ressourcer. RPA frigør medarbejdere fra gentagne opgaver med lav værdi, f.eks. dataindtastning, så de kan fokusere på arbejde, der giver større værdi for virksomheden.
• Forbedrede berøringspunkter med kunder. Når RPA bruges til at fremskynde kundevendte processer, forbedrer den ekstra effektivitet kundeoplevelsen og styrker loyaliteten.
• Lavere omkostninger. RPA-robotter udfører medarbejdernes arbejde til en brøkdel af omkostningerne.
• Forbedret analyse, der giver en bedre forståelse af arbejdsprocesstyringen. Hver robot genererer en logfil med sine aktiviteter, så du kan overvåge, hvor effektivt den udfører sine funktioner.
• Forbedret skalerbarhed. Det er simpelthen ikke muligt at skalere et team af medarbejdere på den måde, du kan skalere omfanget og dækningen af en gruppe automatiserede robotter. Ved hjælp af RPA-software kan robotter nemt duplikeres og programmeres til at gennemføre et lignende, men lidt anderledes, sæt procedurer.
• Bedre sikkerhed. RPA-robotter glemmer aldrig at logge af. De kan også indstilles til at få "timeout", så systemerne bliver utilgængelige, når de skal være det, og det reducerer sårbarhederne over ondsindede hackere.

Hvordan er RPA-værktøjer i sammenligning med andre løsninger til procesautomatisering?

Hvis du vil forstå fordelene ved RPA-værktøjer sammenlignet med andre løsninger til automatisering af arbejdsprocesser, er det en god ide at forstå forskellen mellem automatisering og RPA. Automatisering af arbejdsprocesser bruger teknologi til at reducere de manuelle trin i en forretningsproces, men det kræver stadig, at en person fuldfører processen. RPA-værktøjer opretter robotter, der arbejder via den grafiske brugergrænseflade, så der ikke er behov for menneskelig interaktion. Det kan være overvågede processer, hvor personer stadig skal igangsætte opgaverne, eller det kan være uovervågede processer, der er helt automatiseret.

RPA-værktøjer kræver kun lidt eller ingen kodning, og da robotterne bruger samme infrastruktur og løsninger som medarbejderne, behøver du ikke ændre den underliggende arkitektur. Erhvervsbrugere skaber vækst inden for RPA-løsninger. Faktisk er nogle RPA-løsninger udviklet til selvlærte udviklere – medarbejdere uden teknisk baggrund – der kan automatisere de manuelle processer, de arbejder med i hverdagen. Med minimal eller ingen involvering af it kan du optimere driftsprocesser og forbedre medarbejdertilfredsheden uden at skulle betale omkostningerne ved traditionel udvikling.

RPA adskiller sig også fra de traditionelle værktøjer til procesautomatisering på følgende måder:

• Traditionelle automatiseringsprocesser kan kræve ændring af en del af eller hele teknologiinfrastrukturen. RPA-robotter arbejder i GUI'en og interagerer med andre systemer på samme måde, som personer gør det.
• RPA-robotter er fleksible nok til at automatisere processer for flere applikationer.
• Da RPA-robotter er beregnet til gentagne, generiske processer, f.eks. datainput, er de skalerbare og kan lettere opgraderes end en arbejdsprocesløsning, der er udviklet til en enkelt proces.

Selvom RPA-software skaber værdi ved at effektivisere gentagne, regelbaserede arbejdsgange, er det bedst at lade medarbejderne beholde nogle processer. Generelt er det bedst at lade dine kreative medarbejdere styre processer, der bruger en masse ustrukturerede data eller grafiske oplysninger, og som er betinget af parametre, der ændres hurtigt.

RPA's rolle i dag og i morgen

I øjeblikket får RPA-software en masse synlighed, i takt med at virksomhederne lærer at bruge den og får et førstehåndsindtryk af de fordele, som programmet giver, f.eks. tids- og omkostningsbesparelser. Men som alle teknologier bliver RPA mere avanceret og ændres, efterhånden som forretningsbehovene ændres. Her er nogle forudsigelser om, hvordan RPA-værktøjerne kan udvikle sig:

• Dybere integration med AI. I takt med den øgede anvendelse af RPA vil virksomhederne sandsynligvis opdage nye måder til at kombinere den med teknologi på næste niveau, f.eks. AI, maskinel indlæring eller måske endda IoT (Internet of Things) – og det har nogle firmaer allerede gjort. Hyperautomatisering eller intelligent automatisering udvider de forskellige typer opgaver, som RPA-værktøjer kan udføre, og giver dem mulighed for at automatisere forskellige komplekse opgaver.
• Mere komplicerede automatiseringer. Virksomheder bruger RPA til at automatisere alle former for trivielle opgaver, men når den flettes sammen med AI og maskinel indlæring, bliver det muligt at strømline en helt ny række opgaver. Virksomheder kan f.eks. aktuelt bruge RPA-værktøjer til at digitalisere dokumenter, men RPA-værktøjer med tilført AI kan også forstå dokumenternes indhold og klassificere dem effektivt uden fejl.
• Billigere og mere tilgængelige. Da RPA-værktøjerne først kom på markedet, var de sværere at få fat i og kunne være dyre. Men da efterspørgslen efter RPA-software er steget, tilbyder flere firmaer den nu. Der er flere tilgængelige valgmuligheder, priserne vil sandsynligvis falde, og funktionerne bliver mere konkurrencedygtige.

Nøglefunktioner i RPA-software

Der er mange RPA-værktøjer på markedet nu, alle med forskellige funktioner. Men som minimum er dette de kernefunktioner, som god RPA-software skal tilbyde:

• Interoperabilitet. RPA-softwaren skal fungere sammen med de eksisterende desktopapplikationer, webapplikationer og andre større softwareapplikationer. Den skal også være i stand til at oprette forbindelse til system-API'er og læse/skrive til databaser.
• Dataudvidelse. Din software skal kunne udtrække data fra websteder og social medier.
• Behandling af forskellige datatyper. Det er vigtigt, at softwaren kan udtrække og indtaste data, kombinere data fra flere kilder og følge betingede sætninger, f.eks. "if/else".
• Programmeringsgrænseflader. En programmerbar grænseflade er vigtig. RPA-software kan levere intelligente eller kognitive funktioner til konfiguration af robotter, så de kan foretage beslutninger, og virksomheden kan køre mere effektivt. F.eks. kan robotter være en hjælp til at reagere på it-supportanmodninger, så it-teamet aflastes for nogle administrative belastninger og kan fokusere på andre initiativer. Visse softwareløsninger indeholder endda mulighed for metoder uden kodning til programmering af robotter, men alle RPA-værktøjer skal kunne arbejde sammen med forskellige former for applikationer, mails, filer og mapper.

Valg af og arbejde med RPA-software

Når du begynder at evaluere de tilgængelige RPA-værktøjer, skal du holde dette for øje, hvilke typer processer du planlægger at automatisere. Der er indbygget forskellige kontrolelementer og kommandoer i det enkelte værktøj til procesautomatisering med robotteknologi, der dikterer dets funktioner, så du skal sørge for, at de matcher dine mål for automatisering af arbejdsprocesser. Du skal også forsøge at finde komponenter, der kan genbruges, og sikre, at dine robotter nemt kan fungere i de eksisterende systemer.

Overvej følgende kriterier, når du vælger den rette RPA-software til din organisation:

• Let at bruge. RPA-softwaren skal være let nok til, at en person med begrænsede programmeringsfærdigheder kan opbygge automatisering og derefter konfigurere en arbejdsproces i RPA-softwaren. Der findes sågar nogle RPA-tilbud med kun lidt kode, som selvlærte udviklere uden it-færdigheder kan bruge til at automatisere deres arbejdsprocesser. Uanset hvilken software du vælger, skal den indeholde indbyggede kommandoer, der kan udvides, guider og GUI'er.
• Fleksibel. Softwaren skal give dig mulighed for at konfigurere brugerdefinerede funktioner, uden at du skal betale leverandøren ekstra for tilpasning. Den skal også kunne håndtere forskellige brugsmønstre og forskellige datamængder, samtidig med at ydeevnen bevares.
• Skalerbar. RPA-software skal kunne skaleres hurtigt for at opfylde virksomhedens driftsmæssige behov og tage højde for opdateringer. Softwaren skal også kunne køre flere robotter og flere arbejdsprocesser.

Hvordan bruger brancher RPA-software

Alle former for virksomheder har fundet en måde at drage fordel af RPA-softwaren på. For eksempel kan brancher inden for sundhedssektoren bruge RPA til at lave aftaler, foretage indtastning af patientdata, behandle krav og administrere fakturering. Andre brancher bruges RPA-værktøjer på denne måde til at omforme deres processer:

• Detail. Opdatering af ordrer, afsendelse af produkter og sporing af forsendelser.
• Telekommunikation. Overvågning, styring af svindeldata og opdatering af kundedata.
• Bankvæsen. Forbedring af arbejdseffektivitet, datanøjagtighed og sikkerhed.
• Forsikring. Administration af arbejdsprocesser, indtastning af kundedata og hjælp til at køre applikationer.
• Produktion. Hjælp til forsyningskædeprocesser, fakturering af materialer, kundeservice og support samt administration.

Begrænsningerne ved RPA-værktøjer

RPA-software giver mange fordele, men den kan ikke gøre alt. Selvom teknologien er i vækst, fungerer den stadig bedst som del af et netværk af andre teknologier. Det er endnu ikke en altomfattende løsning, der kan løse alle driftsmæssige udfordringer.

RPA er i øjeblikket en regelbaseret teknologi, der fungerer bedst med strukturerede data eller oplysninger, som følger en foruddefineret datamodel. Hvis systemet skal fungere korrekt, skal du programmere robotterne til at gøre det, de skal gøre, og de fungerer kun inden for disse parametre. Medmindre du indlejrer teknologier med AI eller maskinel indlæring, er RPA-løsningen kun i stand til at følge de regler, du tildeler. Den kan ikke forstå eller tolke det indhold, den får adgang til.

Hvis et RPA-værktøj f.eks. skal behandle oplysninger fra fakturaer eller andre papirer, skal alle papirerne følge samme format. Værktøjet kan ikke behandle nogen filer, der afviger fra formatet. Derfor er RPA-værktøjer ikke gode til ustrukturerede data, eller oplysninger, der ikke følger en foruddefineret datamodel.

Desuden kan RPA-værktøjer ikke lære eller tilpasse sig. Hvis forretningsprocesserne ændres, skal dine robotter omprogrammeres, så de kan arbejde med de nye processer, hvilket kan være tidskrævende. Og hvis dit RPA-værktøj ikke er kompatibelt med de nye processer, er din investering i det måske kortsigtet. Du kan undgå dette problem ved at overveje, hvor stor en risiko der er for, at processerne og teknologierne ændres, før du indfører et RPA-værktøj.

Sådan sikrer du, at du får succes med RPA-værktøjer

Som med enhver anden teknologi afhænger din succes med RPA-software af, hvordan du anvender den. Selv de bedste værktøjer kan ikke løse en grundlæggende beskadiget proces, så det er vigtigt at overveje, hvilke opgaver der automatiseres. Anvendt i den rette sammenhæng og med et specifikt, målbart mål i tankerne kan det rette RPA-værktøj redefinere begrebet effektivitet i din virksomhed. Husk på følgende bedste fremgangsmåder, når du begynder at bruge RPA-teknologi til at automatisere dine processer:

• Kend den proces, du vil automatisere. Overvåg alle driftsprocesser for at finde ud af, hvilke opgaver der passer bedst til RPA. Husk, at RPA-værktøjer generelt ikke kan forstå oplysninger, så medmindre du også har planer om at medtage AI, skal du vælge en proces, der har klart definerede parametre og ikke har brug for så megen personlig involvering eller tilsyn, f.eks. planlægning af aftaler eller behandling af fakturaer. Nogle programmer, f.eks. Microsoft Power Automate, tilbyder egenskaber, der kan hjælpe dig med at identificere de rette processer, der skal automatiseres.
• Vælg det rette værktøj. Når du har fastlagt de processer, du vil automatisere, kan du finde de værktøjer, der bedst understøtter denne type arbejde. Alle værktøjer har forskellige styrker, så de skal evalueres ud fra funktioner, pris, nem implementering, og hvor godt de fungerer med den eksisterende software.
• Uddan dine medarbejdere. Det er en god ide at undervise dine medarbejdere i, hvordan de bruger – og eventuelt senere ændrer eller vedligeholder – dit RPA-værktøj, da det er en god måde til at sikre programmets fortsatte værdi og til at øge implementeringen på tværs af virksomheden.
• Mål resultaterne. Før og efter implementeringen skal nøgletal overvåges, f.eks. medarbejderproduktiviteten, nøjagtigheden af dataindtag, antallet af planlagte aftaler eller dokumenter, der er behandlet. Hvis nøgletallene ikke forbedres efter implementeringen, kan det være et tegn på, at du har valgt de forkerte processer, eller at du har angivet de forkerte parametre i robotterne.