Co jsou nástroje pro automatizaci pracovního postupu?

Definice softwaru pro automatizaci pracovních postupů

Software pro automatizaci pracovních postupů zefektivňují tradičně manuální a zdlouhavé úkoly, čímž pomáhají šetřit čas, snižovat riziko lidských chyb a zvyšovat produktivitu na pracovišti. Automatizace procesů umožňuje týmům soustředit se na projekty s větším dopadem namísto opakujících se úkolů a poskytuje přehled o pracovních postupech, což pomáhá identifikovat oblasti s příležitostmi.

Automatizace pracovních postupů pomáhá podnikům zdokonalit jejich procesy několika způsoby:

• Automatizace a spouštění úloh.
• Zlepšení efektivity a produktivity.
• Identifikace oblastí pro zlepšení procesů.
• Správa pracovních postupů a sledování výkonu.
• Nastavení připomenutí.
• Udržování synchronizovaných týmů.
• Shromažďování užitečných přehledů.
• Optimalizace použití zdrojů.

Software pro automatizaci pracovních postupů pracuje se zdroji dat a sadou pravidel pro manipulaci s těmito daty, čímž napodobuje lidskou inteligenci. Tyto nástroje pro pracovní postupy se obvykle řídí příkazy jestliže/pak a pracují na základě pravidla „jestliže se stane A, pak udělej B“. Tento logický systém založený na pravidlech popisuje akce, které by měly následovat po události, což šetří čas a peníze a navíc snižuje riziko lidských chyb.

Typy nástrojů pro automatizaci pracovních postupů

Nástroje pro automatizaci pracovních postupů jsou navrženy tak, aby snižovaly administrativní zátěž a optimalizovaly procesy - od zadávání dat přes péči o zákazníky až po účetnictví. To pomáhá maximalizovat firemní čas a zdroje a umožňuje zaměstnancům soustředit se na projekty s vyšším dopadem, které často vyžadují více řešení problémů a kreativního myšlení, což ani ten nejlepší software pro automatizaci pracovních postupů nedokáže nahradit.

Software pro automatizaci pracovních postupů je klíčovou součástí správy podnikových procesů (BPM) a existuje několik nástrojů pro optimalizaci hlavních funkcí v organizaci a zefektivnění manuálních úkolů. K některým typům nástrojů pro automatizaci pracovních postupů patří:

Správa projektů

Aplikace pro řízení projektů, které jsou pravděpodobně nejznámějším typem nástroje pro automatizaci pracovních postupů, pomáhají propojit lidi, data a další prostředky a optimalizovat procesy. Tyto typy nástrojů zlepšují spolupráci a pomáhají definovat, řídit a zlepšovat dodávky práce v rámci více týmů. Díky vysokému přehledu o projektu a otevřené komunikaci probíhají procesy v konečném důsledku plynuleji a efektivněji.

Prodej a marketing

Nástroje pro obchodní a marketingové pracovní postupy usnadňují správu dat od potenciálních i aktivních zákazníků. Nejlepší aplikace využívají vestavěnou analytiku, která pomáhá najít neefektivitu a urychlit procesy napříč různými kanály - od e-mailu a SMS až po sociální média. Tyto nástroje pro automatizaci neopakují pokaždé jen stejný úkol. Mnohé z nich navíc vytvářejí pracovní postupy pro zasílání přizpůsobeného marketingového obsahu na základě chování zákazníků.

Služby zákazníkům

Nástroje pro pracovní postupy v zákaznických službách pomáhají automaticky přiřazovat tikety agentům, odesílat automatické odpovědi na běžné dotazy a automaticky označovat tikety na základě zadaného dotazu. Díky automatizaci pracovních postupů služeb zákazníkům mohou firmy rychleji řešit více problémů se zákazníky a uvolnit živé agenty pro složitější problémy.

Finance

Nástroje pro automatizaci finančních pracovních postupů pomáhají firmám udržovat finanční procesy organizované, v souladu s předpisy a konzistentní. Tyto typy pracovních postupů mohou pomoci s každodenními operacemi, jako jsou schvalování rozpočtu, fakturace, žádosti o nákup a výdaje a účetní zápisy.

Lidské zdroje

Nástroje pro pracovní postupy v oblasti lidských zdrojů pomáhají automatizovat dokumentaci a omezit administrativní dohled, čímž snižují riziko chyb a poskytují lepší podporu zaměstnancům. Tyto typy nástrojů mohou pomoci se správou nových zaměstnanců, časovými výkazy, zveřejňováním pracovních míst a žádostmi o volno. Personalisté tak získají více času, aby se mohli soustředit na úkoly s vysokou hodnotou.

Jaké výhody přináší automatizace pracovních postupů vaší organizaci?

Ať už chcete automatizovat procesy v oblasti financí, marketingu nebo IT, software pro automatizaci pracovních postupů snižuje zátěž spojenou s manuálními úkoly a šetří firmám čas, zdroje a peníze. Tyto nástroje pro pracovní postupy nejen urychlují procesy vašeho týmu, ale také pomáhají uvolnit čas pro práci, která je nejdůležitější, a řídit budoucí rozhodování - pracují jako součást širšího řešení softwaru pro řízení obchodních procesů.

Výhody nástrojů pro automatizaci pracovních postupů

1. Méně chyb

   Ruční zadávání dat je zdlouhavé a nechává prostor pro drobné lidské chyby, které mohou mít velký dopad na vaši organizaci - od nepřesností v účetnictví až po nesprávné faktury. Naproti tomu software pro pracovní postupy využívá centralizovaná data v reálném čase k provádění administrativních úkolů, čímž snižuje riziko nákladných chyb.

2. Zjednodušené procesy

   Nástroje pro automatizaci pracovních postupů zvyšují přehlednost procesů, snižují výskyt problematických kroků a udržují projekty ve správném směru. Vzhledem k tomu, že následné úkoly lze přiřazovat automaticky, je snadnější sledovat a řídit výkon - což minimalizuje zpoždění v procesu.

3. Zvýšená produktivita

   Pokud jsou zdlouhavé a manuální úkoly automatizovány, týmy mají více času a zdrojů, aby se mohly soustředit na projekty s větším dopadem. Mnoho aplikací pro automatizaci pracovních postupů také zlepšuje celkovou spolupráci - takže se méně času ztrácí dohledáváním informací, hledáním schválení nebo následnou zpětnou komunikací.

4. Lepší komunikace

   Jasně navržené pracovní postupy a automatická oznámení pomáhají zaměstnancům zůstat na stejné vlně a pochopit jejich role v projektu. Usnadňují také spolupráci mezi jednotlivými pracovníky a zlepšují odpovědnost za úkoly, čímž zajišťují, že všichni táhnou za jeden provaz.

5. Detailnější přehledy

   Klíčovým přínosem automatizace pracovních postupů je vykazování v reálném čase s lepší vizualizací. Využití datové analýzy procesů znamená, že organizace mohou zachytit metriky výkonnosti, identifikovat oblasti příležitostí a přijímat informovanější rozhodnutí o svém provozu.

Jak vybrat nejlepší nástroje pro automatizaci pracovních postupů pro potřeby vaší firmy

Při výběru nejlepšího nástroje pro automatizaci pracovních postupů ve vaší organizaci je důležité nejprve analyzovat stávající procesy, určit kritická místa a pochopit, které týmy budou nástroje používat. Jakmile lépe porozumíte potřebám své firmy, hledejte při porovnávání různých řešení následující vlastnosti:

• Uživatelsky přívětivé rozhraní a jednoduchá navigace.
• Umělá inteligence a strojové učení pro inteligentní zpracování dokumentů (IDP).
• Bezproblémová integrace s nástroji třetích stran a aplikacemi, které používáte každý den.
• Přizpůsobitelné pracovní postupy.
• Provozuschopnost založená na cloudu.
• Datová analýza a vykazování v reálném čase.
• Pokročilé zabezpečení a ochrana dat.
• Škálovatelnost pro vyvíjející se obchodní potřeby.

Příklady používaných nástrojů pro automatizaci pracovních postupů

Čas strávený jednoduchými procesy, jako je odpovídání na e-maily, vytváření úkolů nebo kopírování dat z jednoho zdroje do druhého, se může rychle sčítat. Nastavením automatizovaných pracovních postupů však mohou firmy výrazně zvýšit efektivitu a přidat hodnotu zpět do hlavních činností - od marketingu a financí až po lidské zdroje.

Pár příkladů automatizace pracovních postupů v akci:

• Odesílání automatických následných zpráv a odpovědí poté, co zákazník vyplní kontaktní formulář.
• Odesílání e-mailových sekvencí při péči o zájemce po spuštěné události.
• Automatické vystavování faktur zákazníkům za měsíční platby.
• Vytváření smluv SLA pro zajištění včasných odpovědí na naléhavé problémy.
• Náhrada výdajů zaměstnanců.
• Zasílání upomínek na termíny a schválení.
• Automatické přiřazování úkolů a projektů členům týmu.
• Zaškolení nových zaměstnanců.
• Schvalování žádostí o dovolenou.