Co je inteligentní zpracování dokumentů?
Data dosáhla bodu nasycení. Organizace dnes často disponují tolika daty, že je těžké rozluštit, co je cenná informace a co ne. Dolování obrovského množství dat pro praktické statistiky může být nákladné a časově náročné. A zde přichází na řadu inteligentní zpracování dokumentů neboli IDP.
Inteligentní zpracování dokumentů (IDP) je technologie automatizace pracovních postupů, která skenuje, čte, extrahuje, kategorizuje a organizuje smysluplné informace do přístupných formátů z velkých toků dat. Tato technologie dokáže zpracovat mnoho různých typů dokumentů: papíry, PDF, dokumenty aplikace Word, tabulky a mnoho dalších formátů. Primární funkcí IDP je extrahovat cenné informace ve velkých souborech dat bez lidského zásahu.
Automatizace některých vašich dokumentů prostřednictvím IDP má několik výhod. Prostřednictvím umělé inteligence může IDP eliminovat potřebu ručního zadávání a zpracování dat pracovníky. To nejen zvyšuje rychlost, jakou lze data zpracovávat, ale také snižuje náklady a zároveň snižuje pravděpodobnost lidské chyby a zvyšuje efektivitu.
Moderní organizace mají obvykle velké objemy tří typů dat: strukturovaná, nestrukturovaná a polostrukturovaná. Strukturovaná data jsou organizována a snáze čitelná pro zpracování pracovníky. Na druhé straně nestrukturovaná data jsou časově náročná na zpracování a analýzu. Polostrukturovaná data jsou někde mezi. Inteligentní řešení pro zpracování dokumentů jsou schopna automatizovat zpracování dat pro strukturovaná, nestrukturovaná a polostrukturovaná data.
Jak inteligentní zpracování dokumentů funguje?
Inteligentní zpracování dokumentů zahrnuje několik kroků.
Začíná to inteligentním rozpoznáváním dokumentů, kdy IDP využívá komplexní technologii hlubokého učení AI ke skenování dokumentů a jejich klasifikaci. Tato technologie se dokáže učit až ve 190 jazycích a je schopna číst a interpretovat dokumenty podobně jako pracovník zpracování dat.
Po klasifikaci vašich dat začne inteligentní software pro automatizaci dokumentů extrahovat data, která mají pro vaši organizaci hodnotu. Extrakce se provádí pomocí kognitivních technologií AI, které identifikují konkrétní části dat z většího dokumentu. IDP poté uspořádá příslušná data a prezentuje je ve snadno dostupném formátu.
Pokud má vaše organizace velké množství strukturovaných, polostrukturovaných nebo nestrukturovaných dat, je inteligentní zpracování dokumentů investicí, která stojí za zvážení jako součást vaší strategie správy obchodních procesů.
Výhody inteligentního zpracování dokumentů
Bylo prokázáno, že inteligentní zpracování dokumentů zlepšuje obchodní procesy a zvyšuje efektivitu týmu. Zde je několik klíčových výhod automatizace zpracování dokumentů:
- Zvýšená přesnost vašeho zpracování pomocí inteligentního zpracování dokumentů. Chybovost u zpracovávání dat lidmi je mnohem vyšší než u IDP.
- Nižší náklady na zpracování dokumentů automatizací některých vašich pracovních postupů. V průměru stojí ruční zpracování dokumentů 6 až 8 dolarů za dokument. Náklady na jeden dokument při automatizovaném zpracování dokumentů jsou podstatně nižší.
- Vyšší produktivita zaměstnanců tím, že jim umožníte dělat efektivnější práci. Bez nutnosti bezmyšlenkovitě zpracovávat časově náročné dokumenty mohou zaměstnanci nasměrovat svou pozornost jinam.
Jaký je rozdíl mezi inteligentním zpracováním dokumentů a automatizovaným zpracováním dokumentů?
Automatizované zpracování dokumentů je technologie související s IDP, ale je také velmi odlišná. Automatizované zpracování dokumentů slouží především k digitalizaci papírových dokumentů. Vytváření digitálních kopií papírových dokumentů umožňuje jejich indexování a vyhledávání v databázi. To je zásadní pro organizace, jako je DMV, které se spoléhají na papírovou dokumentaci, ale potřebují svá data digitalizovat.
Inteligentní zpracování dokumentů je software pro řízení obchodních procesů, který je schopen digitalizovat a indexovat papírové dokumenty, ale jde také o několik kroků dál a odděluje cenné informace a poskytuje přehledy z dat v papírových dokumentech (nebo jakémkoli jiném typu). Nejedná se jen o zpřístupnění informací pomocí počítače.
Jak vybrat software pro inteligentní zpracování dokumentů
Existuje několik kroků k výběru nejlepšího softwaru pro inteligentní zpracování dokumentů pro vaši organizaci.
- Prvním krokem při výběru IDP je identifikace potřeb zpracování dat vaší organizace. Máte více strukturovaných nebo nestrukturovaných dat? V jakém formátu máte většinu dat? Jakou část zpracování svých dat chcete automatizovat?
- Dále byste měli posoudit, která z vašich dat by byla ideální pro inteligentní zpracování dokumentů. Zvažte, jak časově náročné je zpracování každé z vašich datových sad a kde by automatizace vaší společnosti nejvíce prospěla. Dokumenty, jejichž ruční zpracování trvá nejdéle, mohou být dobrými kandidáty na IDP.
- Jakmile identifikujete pracovní postupy zpracování dokumentů, které chcete automatizovat, jste připraveni vybrat inteligentní software pro zpracování dokumentů. Měli byste se rozhodnout na základě poptávky po automatizaci a požadavků, které má vaše organizace na automatizované zpracování dokumentů. Zde je několik otázek, které byste si při výběru mohli položit:
- Jak rychle lze implementovat řešení inteligentní automatizace dokumentů?
- Jak snadno lze software udržovat?
- Jakou úroveň podpory poskytuje softwarová společnost pro své služby inteligentní automatizace dokumentů?
- Dokáže technologie inteligentního rozpoznávání dokumentů v softwaru přečíst všechny dokumenty, které chce vaše organizace zpracovat?
- Zlepší přesnost softwaru výrazně vaši chybovost?
Příklady použití inteligentního zpracování dokumentů
IDP se používá napříč průmyslovými odvětvími. Zde je několik případů použití inteligentního zpracování dokumentů:
- Finanční oddělení mohou automatizovat funkce závazků, jako je zpracování faktur.
- Personální oddělení mohou s IDP zpracovávat životopisy, prověřovat zaměstnance a zpracovávat zaměstnanecké průzkumy a další data personalistiky.
- Vládní agentury pomocí softwaru pro inteligentní zpracování dokumentů spravují povolení, vydávají elektronické dokumenty a zpracovávají žádosti.
- Pojišťovny využívají automatizované zpracování dokumentů ke zpracování nároků, odhalování podvodů, třídění pojistných smluv a urychlení zpracování dokumentů vaší organizace.
- Advokátní kanceláře mohou pomocí IDP zpracovávat, archivovat a spravovat právní data s vyšší přesností než v případě ručního zpracování dokumentů.
To jsou jen některá z odvětví, kde se inteligentní zpracování dokumentů používá k urychlení a zlepšení pracovních postupů zpracování dat. Pokud pracujete se správným softwarem, IDP má pro většinu organizací širokou škálu aplikací a výhod.
Zjednodušte zpracování dokumentů pomocí Microsoft Power Automate
Pomocí inteligentního zpracování dokumentů ve vaší organizaci budete moct shromažďovat užitečná data z vašich dokumentů s menším počtem lidských chyb a za nižší náklady. Protože IDP osvobozuje vaše zaměstnance od únavného zpracování velkých objemů dat, získá pro vás smysluplné informace o datech ve snadno použitelných a přístupných formátech.
IDP je jen jednou z automatizací pracovních postupů, kterou umožňuje Power Automate a která eliminuje opakované úkoly a zefektivňuje práci. S minimem psaní kódu a nástroji podporujícími přetahování vám Power Automate pomůže vytvořit inovativní způsoby práce.
Nejčastější dotazy
Co je inteligentní zpracování dokumentů?
Inteligentní zpracování dokumentů (IDP) je technologie pro automatizaci pracovních postupů, která skenuje, čte, extrahuje a organizuje smysluplné informace z velkých toků dat.
Jak inteligentní zpracování funguje?
Inteligentní zpracování dokumentů využívá technologii inteligentního rozpoznávání dokumentů ke klasifikaci dokumentů a následně zpracovává jejich data pomocí technologie rozpoznávání vzorů. Po zpracování dokumentu software IDP extrahuje smysluplná data a sestaví je do přístupného formátu.
Jaké jsou výhody inteligentního zpracování dokumentů?
Ukázalo se, že inteligentní zpracování dokumentů zvyšuje přesnost, efektivitu a rychlost zpracování dat pro organizace z různých odvětví.
Jaký je rozdíl mezi inteligentním zpracováním dokumentů a automatizovaným zpracováním dokumentů?
Automatizované zpracování dokumentů slouží především k digitalizaci papírových dokumentů. Inteligentní zpracování dokumentů plně zpracovává mnoho různých typů dokumentů a organizuje jejich relevantní data, takže data nemusí zpracovávat lidé.
Jak implementuji software pro inteligentní zpracování dokumentů?
Implementace softwaru pro inteligentní zpracování dokumentů začíná posouzením vašich pracovních postupů při zpracování dokumentů, abyste zjistili, které z nich lze automatizovat. Jakmile znáte dokumenty, které chcete automatizovat, měli byste identifikovat pracovní postupy, které vyžadují nejvyšší úroveň přesnosti, a zahájit automatizaci s nimi.
Jaké jsou některé případy použití pro inteligentní zpracování dokumentů?
Inteligentní zpracování dokumentů lze použít napříč průmyslovými odvětvími, od pojišťoven po vládní agentury, k urychlení a zpřesnění zpracování mnoha různých typů dat.