Co jsou aplikace pro zpracování dokumentů?

Aplikace pro zpracování dokumentů používá strojové učení a umělou inteligenci (AI) k extrahování dat z dokumentů a formulářů. Bere data, jako jsou informace z faktur, účtenek a dodacích objednávek v e-mailové nebo papírové podobě, digitalizuje je a ukládá ve strukturovaném databázovém formátu. Tato data jsou poté importována do cílového systému, jako je řešení pro plánování podnikových zdrojů (ERP) nebo řízení vztahů se zákazníky (CRM). Efektivita, kterou poskytují aplikace pro zpracování dokumentů, může mít zásadní vliv na to, jak podniky šetří peníze, zvyšují produktivitu a osvobozují zaměstnance od opakujících se úloh s nízkou hodnotou a náchylností k chybám.

Vyhledání řešení pro digitalizaci objemů papírových dokumentů je výzvou, které bude v určitém okamžiku čelit mnoho podniků. Aplikace pro zpracování dokumentů přinášejí v této oblasti velkou efektivitu tím, že nejen eliminují pracný úkol ručního zadávání dat, ale také tím, že podnikům poskytují informace o tom, jak ze svých dat získat více.

Shromáždění

Data ze zdrojů, jako jsou papírové dokumenty, soubory PDF, e-maily a elektronické formuláře, jsou naskenována a digitalizována.

Předběžné zpracování

Kvalita a přesnost naskenovaných dat je zvýšena například korekcí zkosených úhlů, snížením šumu, odstraněním skvrn nebo značek na pozadí a oříznutím nežádoucích vnějších oblastí z obrázků.

Klasifikace

Dokumenty jsou rozděleny do různých kategorií na základě jejich formátu, obsahu a typu, což pomáhá zlepšit extrakci a archivaci dat.

Extrakce

Zásadní krok v procesu, během kterého OCR extrahuje data z dokumentů a definuje, jaké typy je třeba přeložit (např. jména, čísla, data, ručně psaný text).

Ověření

RPA zkontroluje a ověří všechna data před jejich přesunem do příslušných systémů, databází a pracovních toků. Jakékoli nepřesnosti jsou v této fázi označeny pro ruční kontrolu a opravu.

Integrace

Jakmile jsou všechny ostatní procesy spuštěny, data jsou odeslána do příslušných databází a úložišť prostřednictvím aplikačních programovacích rozhraní.

Co je analýza dokumentů s hlubokým učením?

Dokumentace s hlubokým učením se integruje se zpracováním dokumentů tak, že využívá schopnosti neuronových sítí rozpoznat vzory v datech, zejména pro analýzu dokumentů a rozvržení, identifikaci textu a vyhledávání dokumentů. Podobně jako se učí lidský mozek, neuronové sítě shromažďují informace na mnoha vrstvách tím, že získávají stále více informací a znalostí a jsou tak stále chytřejší a chytřejší.

Analýza dokumentů s hlubokým učením využívá schopnost pohánět umělou inteligenci podobnou té lidské prostřednictvím různých algoritmů neurální sítě, zejména těch konvolučních a opakujících se. Konvoluční neurální sítě filtrují obrazy, aby detekovaly každý prvek v nich, zatímco rekurentní neurální sítě jsou schopny si pamatovat datové body, což utváří jejich schopnost předpovídat budoucí výsledky.

Výhody automatizovaného zpracování dokumentů

Automatizované zpracování dokumentů zlepšuje obchodní procesy a zvyšuje efektivitu týmu tím, že přináší rychlost, přesnost a škálovatelnost. Může mít dalekosáhlý dopad na to, jak průmyslová odvětví, jako je právo, nemovitosti, zdravotnictví a bankovnictví, zlepšují své procesy a výsledky.

Hlavní výhody automatizovaného zpracování dokumentů zahrnují:

Rychlé načtení:

Jakmile jsou dokumenty digitalizovány, jsou dostupné prakticky kdykoli a kdekoli pro kohokoli, kdo má oprávnění si je prohlížet.

Lepší zabezpečení a ochrana osobních údajů

Podniky mohou šifrovat své soubory a přiřazovat jim úrovně zabezpečení, aby chránily svá data před nechtěnými uživateli.

Úspora času a nákladů:

Díky eliminaci časově náročného a nákladného procesu správy papírových souborů mohou zaměstnanci věnovat více času kritickým obchodním cílům a mohou být produktivnější.

Snížené riziko lidské chyby:

Bez nutnosti ručního zadávání dat automatizace dokumentů výrazně zvyšuje přesnost a kvalitu dokumentů.

Více spolupráce:

Zaměstnanci v různých týmech napříč odděleními mohou sdílet dokumenty a pracovat na nich společně, přičemž mají přehled o stavu v reálném čase.

Standardizované šablony:

Automatizace dokumentů umožňuje standardizaci šablon a struktur, které lze průběžně aplikovat na pracovní postupy.

Jak vybrat softwarové řešení pro zpracování dokumentů

Výběr řešení pro zpracování dokumentů závisí na faktorech specifických pro vaše potřeby. Jedním z nejdůležitějších rozhodnutí, které je třeba zvážit, je, zda chcete, aby bylo vaše řešení provozováno v cloudu, nebo na místě u vás. Cloudové systémy jsou hostovány poskytovatelem za poplatek a automaticky ukládají všechna vaše data, takže máte vše dostupné online. Místní řešení znamená, že budete používat své vlastní servery a úložiště, provádět vlastní údržbu a vytvářet vlastní zálohy.

Mezi další důležitá kritéria pro výběr řešení pro zpracování dokumentů patří:

Vyhledávání:

Užitečným pravidlem je mít širokou škálu možností vyhledávání, včetně názvu a typu souboru, obsahu a data úprav. Je také dobré mít možnost přiřadit metadata a značky pro uspořádání všech vašich souborů.

Přímá struktura souborů:

Je důležité, aby struktura souborů byla snadno použitelná a logická pro všechny uživatele.

Zabezpečení:

Systém by vám měl umožnit omezit přístup k citlivým dokumentům a nastavit oprávnění podle uživatele.

Jednoduchost:

Všichni zaměstnanci by měli být schopni snadno používat systém bez zmatků a bez narušení jejich každodenních úkolů.

Integrace:

Ujistěte se, že systém bude spolupracovat s programy, které již používáte, jako je váš e-mailový klient a software pro vztahy se zákazníky.